5 tính năng Microsoft Teams tốt nhất cho các cuộc họp trực tuyến

Microsoft Teams là một công cụ tuyệt vời cho các cuộc họp nhưng đối với nhiều người dùng, một cuộc họp chỉ đơn giản là một cuộc gọi điện video. Chỉ cho đến khi họ phải thực hiện cuộc gọi điện video và họ phải đối mặt với những hạn chế khác nhau đi kèm với các công cụ gọi điện video đơn giản, họ mới hiểu rằng cần phải có một giải pháp phức tạp hơn như Microsoft Teams.

5 tính năng tốt nhất của Microsoft Teams

Nếu bạn đã nghe nói nhiều về Microsoft Teams nhưng không chắc nó có những tính năng nào khiến nó tốt hơn các công cụ họp trực tuyến khác, hãy xem qua danh sách bên dưới để tìm hiểu.

1. Lên lịch họp và lời mời

Các cuộc họp đặc biệt dễ tổ chức trong bất kỳ và tất cả các công cụ họp trực tuyến nhưng tính năng lập lịch trình thì nâng cao hơn. Khi một cuộc họp trực tuyến được lên lịch, ngày và giờ không phải là thông tin duy nhất phải được chia sẻ. Một liên kết đến cuộc họp mà người dùng có thể nhấp vào cũng phải được chia sẻ.

Về lý thuyết, bạn có thể chia sẻ liên kết đến một cuộc họp khi đến lúc nó bắt đầu nhưng nó rất tẻ nhạt và bạn sẽ mất thời gian từ cuộc họp. Với Microsoft Teams, bạn có thể tạo lời mời và gửi cho mọi người. Lời mời này có thể được cập nhật bất cứ khi nào bạn cần và nó sẽ chứa một liên kết đến cuộc họp. Tất cả những gì người dùng phải làm là nhấp vào nút Tham gia.

2. Phòng đột phá

Phòng đột phá là một tính năng tương đối mới trong Microsoft Teams. Phòng đột phá được tạo từ một cuộc họp đang diễn ra và những người tham gia là một tập hợp con của tất cả những người tham gia cuộc họp.

Phòng đột phá cho phép tất cả những người tham dự cuộc họp ở lại cuộc họp nhưng tạo các cuộc họp phụ riêng biệt của họ trong đó. Họ có thể di chuyển giữa các phòng khác nhau và quay lại cuộc họp chính khi cần thiết. 

Hãy nghĩ về nó như một cuộc họp lớn, nơi các thành viên tự chia thành các nhóm nhỏ hơn để thảo luận về điều gì đó và thỉnh thoảng quay lại để tham gia cùng những người khác. Phòng đột phá là một phiên bản ảo của bài tập này. 

3. Chế độ trình bày: chia sẻ màn hình và kiểm soát yêu cầu

Hầu hết các công cụ gọi điện video đều cho phép chia sẻ màn hình, ngay cả những công cụ chạy trên nền tảng di động nhưng chia sẻ màn hình thường là không đủ trong cuộc họp. 

Microsoft Teams có chế độ trình bày phức tạp cho phép người dùng trình bày bản trình bày PowerPoint, xem ghi chú trang chiếu của họ và kiểm soát trang trình bày nào người dùng có thể xem và điều hướng đến trong bản trình bày. 

Các chế độ chia sẻ màn hình cho phép người dùng kiểm soát yêu cầu và điều khiển từ xa màn hình của người dùng khác hoặc các ứng dụng mà họ đang chia sẻ. Ngoài quyền kiểm soát yêu cầu, người thuyết trình cũng có thể tự nguyện chuyển giao quyền kiểm soát cho người dùng thông qua tính năng Grant Access. 

4. Nền và nền mờ

Nếu bạn không thiết lập văn phòng tại nhà hoặc bạn muốn chặn người khác ở chế độ nền trong cuộc gọi điện video, làm mờ nền hoặc thêm nền tùy chỉnh sẽ thực hiện công việc.

Microsoft Teams cung cấp tính năng này một cách nguyên bản và nó rất tuyệt vời. Nó có thể phát hiện chính xác một người, cô lập họ khỏi nền của họ và làm mờ hoặc thay thế hoàn toàn . Tính năng này chỉ khả dụng trên ứng dụng máy tính để bàn chứ không phải ứng dụng web Microsoft Teams .

5. Bản ghi và bảng điểm

Các cuộc họp được tổ chức trong cuộc sống thực, tức là, với tất cả các thành viên có mặt trong một căn phòng được tổ chức xung quanh các chương trình nghị sự và theo dõi các cuộc họp. Với các cuộc họp trực tuyến, không có lý do gì để ngừng sử dụng một trong hai công cụ này nếu nó hữu ích sau này.

Microsoft Teams không chỉ cho phép người dùng ghi lại cuộc họp mà còn có thể tạo bản ghi cho cuộc họp . Được cấp, tính năng cụ thể này yêu cầu giấy phép doanh nghiệp nhưng bảng điểm khá chính xác và không ai phải tạo nó theo cách thủ công.

Sự kết luận

Đây là danh sách ngắn gọn về các tính năng của Microsoft Teams dành cho cuộc họp. Các cuộc họp chỉ là một phần của ứng dụng; nó cũng cung cấp lập lịch ca làm việc, một giải pháp gọi điện mở rộng và một thiết lập cộng tác tuyệt vời. Bạn có thể tìm thấy các công cụ họp cung cấp các tính năng tương tự hoặc có thể so sánh được với Microsoft Teams nhưng các công cụ thay thế thường tập trung vào cuộc họp và có ít công cụ khác để cung cấp hội nghị bên ngoài web.