Cách sử dụng công cụ cộng tác tài liệu Microsoft Teams

Microsoft Teams được biết đến với các công cụ cộng tác nhưng thông thường, các tính năng họp trực tuyến của nó làm lu mờ chúng. Hợp tác tài liệu hoạt động cho các loại tệp; tài liệu, bản trình bày và bảng tính và bạn có thể sử dụng nó để làm việc trên bất kỳ tệp nào đã được chia sẻ qua một kênh.

Công cụ cộng tác tài liệu Microsoft Teams

Công cụ cộng tác tài liệu Microsoft Teams có thể được sử dụng cho bất kỳ tệp nào đã được tải lên kênh. Bạn có thể mở tệp từ tab Tệp hoặc bạn có thể thêm tệp dưới dạng tab để cộng tác trên đó dễ dàng hơn.

Thêm tệp vào kênh

Để cộng tác trên một tệp với các thành viên trong nhóm, bạn phải thêm tệp đó vào kênh của nhóm.

1. Mở Microsoft Teams.
2. Chọn Nhóm từ cột bên trái.
3. Chuyển đến một nhóm và chọn một kênh.
4. Chuyển đến tab Tệp.
5. Nhấp vào Mới hoặc Tải lên và tạo một tệp mới hoặc tải một tệp lên từ màn hình của bạn.

Sử dụng công cụ cộng tác tài liệu Microsoft Teams

Sau khi tệp đã được tải lên , tệp đó sẽ hiển thị với tất cả các thành viên của nhóm là thành viên của kênh. Các thành viên trong nhóm phải biết cách mở tệp hoặc cách thêm tệp dưới dạng tab. Sau khi tệp được mở, một thành viên trong nhóm có thể thực hiện các thay đổi đối với tệp đó. 

Để mở tệp để chỉnh sửa trong Microsoft Teams, hãy làm theo các bước sau.

1. Mở Microsoft Teams.
2. Chuyển đến nhóm và kênh mà tệp đã được tải lên.
3. Chuyển đến tab Tệp.
4. Nhấp vào nút tùy chọn khác bên cạnh tệp và chọn Mở> Chỉnh sửa trong Nhóm.
5. Các tài liệu sẽ mở ra và bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa nó.

Để thêm tài liệu dưới dạng tab, hãy làm theo các bước sau.

1. Mở Microsoft Teams.
2. Chuyển đến nhóm và kênh mà tệp đã được tải lên.
3. Xác định loại tệp đó là tệp Word, Powerpoint hoặc Excel.
4. Nhấp vào nút dấu cộng dọc theo các tab trên kênh và thêm ứng dụng sẽ mở tệp , ví dụ: thêm Word cho tệp tài liệu.
5. Chọn tệp từ những tệp được liệt kê.
6. Nhấp vào Thêm.
7. Tất cả người dùng sẽ có thể truy cập trực tiếp vào tab và chỉnh sửa tệp đang mở trong đó.

Sự kết luận

Chỉnh sửa được hiển thị trực tiếp và bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu sẽ đồng bộ hóa trong vòng vài giây. Khi bạn mở tệp, bạn sẽ có thể xem ai đã mở tệp cuối cùng. Để xem các thay đổi đã được thực hiện bởi các thành viên khác trong nhóm, hãy mở tệp trong Nhóm và nhấp vào nút Bắt kịp. Các bổ sung mới được thực hiện cho tài liệu sẽ được đánh dấu bằng một chấm màu xanh lam.