Cách tạo thẻ nhóm trong Microsoft Teams

Các cuộc trò chuyện nhóm và chuỗi trò chuyện nhóm là phổ biến trong ứng dụng trò chuyện trung bình. Một vấn đề với cuộc trò chuyện nhóm là mọi người đều đang nói chuyện và thật khó để biết khi nào ai đó đang được đề cập trực tiếp.

Để theo dõi cuộc trò chuyện dễ dàng hơn và để nói chuyện trực tiếp với ai đó trong cuộc trò chuyện nhóm, các ứng dụng cho phép người dùng 'đề cập đến' những người dùng khác. Điều này thường được thực hiện bằng cách gắn thẻ một người dùng sau đó sẽ nhận được một thông báo đặc biệt cho họ biết rằng họ đã được người khác đề cập đến.

Đề cập đến người dùng trong Microsoft Teams

Microsoft Teams , giống như hầu hết các ứng dụng trò chuyện hiện đại, cho phép người dùng đề cập đến các thành viên khác trong nhóm trong một cuộc trò chuyện. Họ có thể đề cập đến một hoặc một số người dùng bằng cách chèn ký hiệu @, theo sau là tên của người dùng.

Đề cập đến một thành viên trong nhóm rất dễ dàng nhưng khi bạn phải đề cập đến một số thành viên trong nhóm, luôn có khả năng bạn bỏ sót một người nào đó. Để dễ dàng hơn, Microsoft Teams có các thẻ nh��m có thể được sử dụng để đề cập đến nhiều người bằng một thẻ.

1. Thẻ nhóm trong Microsoft Teams

Để tạo thẻ nhóm trong Microsoft Teams, bạn phải là quản trị viên nhóm. Người dùng bình thường không có các quyền cần thiết để tạo thẻ nhóm.

1. Mở Microsoft Teams.
2. Chuyển đến tab Nhóm trong cột bên trái.
3. Nhấp vào nút tùy chọn khác bên cạnh nhóm mà bạn muốn thêm thẻ nhóm.
4. Chọn Quản lý thẻ từ menu.
5. Nhấp vào Tạo thẻ.
6. Đặt tên cho thẻ. Tên là những gì người dùng sẽ nhập khi họ muốn 'đề cập đến' nhiều người dùng. Đảm bảo rằng tên thẻ không quá dài.
7. Chọn người dùng sẽ được cảnh báo khi thẻ này được sử dụng.
8. Nhấp vào Tạo.

Lưu ý: Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng thẻ nhóm và không chỉ quản trị viên nhóm, tuy nhiên, quản trị viên nhóm có thể hạn chế việc sử dụng chúng đối với một số thành viên trong nhóm.

2. Sử dụng thẻ nhóm

Để sử dụng thẻ nhóm, hãy làm theo các bước sau.

1. Trong Microsoft Teams, chọn Nhóm từ cột bên trái.
2. Chọn một kênh nhóm.
3. Nhấp vào 'Cuộc trò chuyện Mới'.
4. Nhập ký hiệu @ và theo dõi nó với tên của thẻ nhóm.
5. Nhập tin nhắn của bạn và gửi nó.
6. Mọi người trong thẻ nhóm sẽ được thông báo về tin nhắn.

3. Chỉnh sửa thẻ nhóm

Bạn có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng khỏi thẻ nhóm nhưng giống như việc tạo thẻ nhóm yêu cầu quyền quản trị viên, thì việc chỉnh sửa thẻ nhóm cũng vậy.

1. Đăng nhập vào Microsoft Teams bằng tài khoản quản trị nhóm.
2. Chuyển đến tab Nhóm.
3. Nhấp vào nút tùy chọn khác bên cạnh nhóm bạn muốn chỉnh sửa thẻ.
4. Chọn Quản lý thẻ.
5. Chọn thẻ bạn muốn chỉnh sửa.
6. Nhấp vào bên trong trường Thêm người và nhập tên của người dùng mới mà bạn muốn thêm vào nhiệm vụ.
7. Nhấp vào nút tùy chọn khác bên cạnh người dùng đã thêm và chọn Xóa để xóa họ khỏi thẻ.
8. Nhấp vào tên của thẻ để thay đổi nó.

Đã đổi tên / chỉnh sửa thẻ nhóm

Thẻ nhóm sau khi được chỉnh sửa sẽ không thay đổi tên của nó trong các thư cũ hơn. Ví dụ: giả sử bạn có một thẻ có tên Tất cả và bạn đã sử dụng thẻ này để gửi tin nhắn. Một vài ngày sau khi sử dụng thẻ này, bạn đổi tên nó thành Mọi người.

Khi bạn xem qua lịch sử cuộc trò chuyện, thẻ 'Tất cả' sẽ vẫn xuất hiện khi nó được sử dụng. Di chuột qua nó và nó sẽ hiển thị một cửa sổ bật lên hiển thị tên mới của nó. Đối với các cuộc trò chuyện trong tương lai, bạn sẽ sử dụng tên mới của thẻ.

Còn đối với các thành viên, chúng sẽ được chỉnh sửa cho các cuộc trò chuyện cũ và mới. Khi bạn quay lại cuộc trò chuyện mà thẻ đã được sử dụng, thẻ đó sẽ hiển thị số người hiện tại được bao gồm trong đó. Điều này có nghĩa là có thể có nhiều hơn hoặc ít người hơn trong thẻ khi nó được sử dụng ban đầu.

Sự kết luận

Gắn thẻ nhóm là một tính năng mà bạn sẽ không tìm thấy trên các ứng dụng trò chuyện thông thường như Facebook Messenger nhưng các ứng dụng trò chuyện hướng đến năng suất và sử dụng ở nơi làm việc thông thường sẽ có một cái gì đó như thế này. Khái niệm này không xa lạ vì nhiều ứng dụng email nâng cao có tính năng tương tự cho các nhóm email.