Cách thêm các thay đổi theo dõi vào menu Ribbon của Excel

Sau khi trải qua các bản cập nhật phần mềm gần đây cho một số phiên bản nhất định của Microsoft Excel vào mùa hè năm 2017, Microsoft đã phân bổ Theo dõi Thay đổi làm Tính năng Kế thừa. Để tạo điều kiện dễ sử dụng, bạn có thể thêm nó vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh của mình để theo dõi mọi tệp. Ngoài ra, bạn có thể thêm ribbon Excel thông qua việc tạo một nhóm mới và thêm nó vào nhóm mới này.

Giống như với Word, Microsoft đã cập nhật chương trình của mình với việc bao gồm tính năng đồng tác giả mới để cho phép chia sẻ sổ làm việc trực tuyến và thay đổi lịch sử giữa đồng nghiệp, đồng nghiệp, bạn bè, gia đình, v.v. Sổ làm việc được chia sẻ đã được thiết kế để cho phép người dùng truy cập và chỉnh sửa cùng nhau khi họ nhận được sự chấp thuận.

Ví dụ, giả sử rằng bạn đã yêu cầu ai đó đọc hiệu đính hoặc cộng tác trong một dự án Excel với bạn. Đó là một cơ chế khá đơn giản vì Excel hầu như cho phép bạn đánh dấu lỗi chính tả (và kiểm tra chính tả), chèn nhận xét vào lề, v.v. bằng điện tử và tương đối giống với tài liệu Word.

Ngoại lệ duy nhất cần lưu ý là Excel sẽ đánh dấu các ô đã thay đổi, trong khi trong Word, bạn sẽ quan sát các thay đổi đối với từ và câu. Tuy nhiên, có hai điều cần cân nhắc trước khi chúng ta bắt đầu.

Nếu trang tính Excel của bạn chứa một bảng, tính năng Theo dõi Thay đổi sẽ từ chối hoạt động trong bảng tính. Để cho phép sử dụng, bạn sẽ được yêu cầu bật “ Theo dõi Thay đổi ” trên sổ làm việc bằng cách chọn bảng có sẵn trước, sau đó chọn “ Tab thiết kế ” và sau đó chọn “ Chuyển đổi sang phạm vi ”. Nếu bạn cần chỉnh sửa từ những người dùng khác, các sổ làm việc sẽ phải được chia sẻ ở một vị trí có sẵn lẫn nhau.

Do thực tế là các phiên bản khác nhau về mức độ cập nhật, vì vậy bạn có thể không xem được tính năng này trên Ribbon mặc định. Nhưng đừng lo lắng. Chỉ cần thêm nút “ Theo dõi Thay đổi ” vào Menu Ribbon bằng cách thực hiện theo các bước bên dưới:

Trên Menu Ribbon, sử dụng chuột của bạn để nhấp chuột phải vào hầu như bất kỳ đâu và chọn tùy chọn bật lên “ Customize the Ribbon ”.

Từ màn hình hộp thoại “ Tùy chỉnh ruy-băng ”, hãy kéo chuột của bạn đến tuyến đường “ Chọn lệnh từ ” trong bảng điều khiển bên phải: “ menu / danh sách thả xuống ” sẽ xuất hiện từ đó bạn cần chọn “ Tất cả lệnh ” hoặc tùy chọn “ Các lệnh không có trong Ruy-băng ”.

Từ lệnh “ Customize the Ribbon ” song song, bạn sẽ nhập vào menu thả xuống. Bản thân điều này phải được đặt thành “ Tab chính ” đã ở chế độ mặc định (tức là danh sách cuộn nằm bên dưới sẽ hiển thị trước các tab chính). Sau xác minh này, hãy nhấp vào dấu + nằm bên cạnh “ Xem lại ” trong danh sách, tiếp tục nhấp vào lựa chọn “Nhóm mới” bên dưới danh sách. Điều này sẽ dẫn đến việc thêm một nhóm mới vào Phần “ Đánh giá ”.

Sau đó, để đổi tên nhóm mới tạo này, chỉ cần nhấp chuột phải vào Dòng “ Nhóm mới ”, thay đổi nó thành tên bạn muốn đặt và thậm chí có thể thêm vào một biểu tượng nếu bạn muốn. Để chứng minh, chúng tôi sẽ thay đổi nó thành “ Theo dõi thay đổi ”. (Excel sẽ tự thêm nhãn “ Tùy chỉnh ” sau tên của bạn, chỉ khi nó xuất hiện trong danh sách này.) Nếu bạn nhấp và sau đó kéo “ Nhóm XYZ ”, bạn có thể di chuyển nó đến một khu vực khác trong Danh sách Đánh giá.

Khi bạn đã đánh dấu Nhóm theo dõi thay đổi, hãy tiếp tục chọn hai lệnh từ danh sách lệnh có sẵn ở phía bên trái:

• “ Đánh dấu các thay đổi ”
• “ Chấp nhận / Từ chối các Thay đổi ”

Để chuyển từng lệnh vào nhóm, bạn phải nhấp vào nút “ Thêm ”.

Bạn sẽ quan sát thấy rằng khi Nhóm mới bây giờ đã ở trên Ribbon. Tiếp theo, bạn phải:

Nhấn vào lệnh “ Đánh dấu các thay đổi ”.

“ Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa ” sẽ xuất hiện, hãy sử dụng chuột để nhấp và kiểm tra nó. Lặp lại cho “ Đánh dấu các thay đổi trên màn hình ”.

Để hoàn tất, hãy nhấp vào “ OK ”.

Sau khi hoàn thành các tác vụ này, từng thay đổi được thực hiện trong bảng tính Excel mong muốn sẽ được theo dõi và đánh dấu thông qua một chỉ báo đường viền màu xanh lam duy nhất và ở góc trên bên trái một hình tam giác nhỏ màu xanh lam sẽ xuất hiện trong các ô đã chỉnh sửa. Hơn nữa, đáp ứng sự thân thiện với người dùng, chương trình phân bổ một màu khác để xác định việc sử dụng nền tảng nhiều người dùng.

Hơn nữa, nếu bạn di chuyển con trỏ chuột qua một ô đã được chỉnh sửa, bạn sẽ có quyền truy cập vào những điều sau:

• Ngày tháng
• Tác giả
• Thời gian khi tài liệu được thay đổi
• Bản tóm tắt bật lên về các thay đổi được theo dõi, để xem xét trước khi chấp nhận các bản sửa đổi được thực hiện vĩnh viễn.

Bạn nên lưu ý rằng chỉ những thay đổi gần đây nhất sẽ được lưu trữ và trình bày trong bản tóm tắt bật lên này.

Giờ đây, sau khi mọi biên tập viên / người tham gia tiềm năng đã hoàn thành phần việc của họ, bạn có thể chuyển sang chấp nhận / từ chối các thay đổi được đề xuất trong một phần của nhiệm vụ.

• Nhấp vào “ Xem lại ” từ phần trên của Menu “ Ruy-băng ” và nhấp vào lệnh “ Chấp nhận / Từ chối ”.
• Sau khi cửa sổ bật lên Excel xác nhận lại với tính năng câu lệnh “ Lưu sổ làm việc ”, hãy nhấp vào “ OK ”.
• Excel sẽ đánh dấu ô đã chỉnh sửa ban đầu và đồng thời hiển thị cùng với ô này làm nổi bật hộp thoại Chọn Thay đổi thành “ Chấp nhận hoặc Từ chối ”.
• Bạn sẽ được bảo mật đối với tất cả các thay đổi hiện tại được thực hiện trong danh sách được hiển thị. Từ những điều đã nói ở trên, bạn có thể tự do chọn phiên bản đã chỉnh sửa ưa thích hoặc bạn có thể gắn bó với phiên bản gốc. Chọn bất cứ điều gì có ý nghĩa đối với bạn. Khi bạn đã quyết định, hãy nhấp vào “ Chấp nhận ” sau khi chọn từ danh sách phiên bản tốt nhất.
  Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy rằng không có phiên bản nào được liệt kê phù hợp với sở thích của bạn, hãy lặp lại quy trình nhưng thay thế bằng cách nhấp vào tùy chọn “ Từ chối ”. Sau khi quyết định, theo lệnh này, con trỏ sẽ tự động chuyển sang ô đã chỉnh sửa tiếp theo để xử lý thêm.
• Nếu thay đổi bạn đang chọn phải thực hiện trong toàn bộ bảng tính (ví dụ: tất cả các ký hiệu và được thay đổi thành một định dạng cụ thể), thì hãy nhấp vào nút " Chấp nhận tất cả ". Với lệnh này, tất cả các chỉnh sửa đã chọn sẽ được sửa và chấp nhận ngay lập tức.
• Bây giờ, bạn có thể muốn quay lại tắt tính năng “ Theo dõi thay đổi ”. Để làm như vậy, hãy quay lại “ Nhóm đánh giá ” và chuyển đến nhóm “ Theo dõi thay đổi ”. Nhấp vào “ Đánh dấu các thay đổi ” và chỉ cần bỏ chọn hộp đã chọn trước đó có nhãn “ Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa… ”