Cách thêm thành viên nhóm vào cuộc trò chuyện đa thư

Có nhu cầu về một nền tảng email phục vụ cho nhu cầu của các tổ chức ngày nay và quy trình làm việc của họ. Hợp tác là điều cơ bản đối với các doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại của chúng ta. Điều này bao gồm cách mà các nhóm liên lạc với khách hàng, đối tác, khách hàng và khách hàng tiềm năng của họ. Nhiều công cụ và ứng dụng khác nhau được sử dụng cùng với email để liên lạc.

Đây là nơi Polymail Team xuất hiện. Cho đến nay, rất nhiều người đã được hưởng lợi từ ứng dụng email này. Khi đăng ký lần đầu tiên, bạn sẽ được dùng thử miễn phí gói Premium 14 ngày. Điều này sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tính năng nâng cao. Bạn có thể gửi lời mời đến cộng sự và đồng nghiệp tham gia nhóm của bạn. Nếu bạn thích tính năng Polymail Team, thì bạn luôn có thể nâng cấp lên Premium để tận hưởng những lợi ích của nó về lâu dài.

Mời mọi người tham gia nhóm 

Để mời các thành viên trong nhóm, trước tiên bạn nên chọn cà rốt có mặt ở phần dưới cùng bên trái của ứng dụng email. Sau đó chọn Cài đặt từ thanh bên. Trong Cài đặt, cuộn xuống Nhóm và Người dùng. Trong phần này, bạn sẽ có thể xem các tài khoản email chính được liên kết với nhóm của bạn bên dưới tiêu đề tài khoản Nhóm. Nó sẽ bao gồm các tính năng của nhóm như Chuỗi và Phân tích. Tiêu đề tiếp theo mà bạn sẽ thấy trong phần này là mời đồng đội.

Bạn có thể mời các thành viên trong nhóm bằng cách nhập địa chỉ email của họ vào khoảng trống bên dưới tiêu đề. Họ sẽ trở thành thành viên của nhóm Polymail của bạn, sau khi họ đã chấp nhận yêu cầu mời của bạn. Bất cứ khi nào, một thành viên mới trong nhóm tham gia vào nhóm của bạn, bạn sẽ bị tính phí cho điều đó.

Thêm thành viên trong nhóm vào cuộc trò chuyện 

Polymail cho phép bạn trò chuyện nội bộ với nhóm của mình trong các cuộc trò chuyện qua email. Tính năng này sẽ tiết kiệm thời gian vì các nhóm có thể thảo luận và đưa ra quyết định nhanh chóng mà không làm cho hộp thư đến của họ ngập trong các bản chuyển tiếp và bản sao (CC's). Để thêm một thành viên trong nhóm vào cuộc trò chuyện, tất cả những gì bạn phải làm là nhập @ theo sau là tên của thành viên trong nhóm.

Bằng cách đề cập đến tên, cuộc trò chuyện sẽ được chia sẻ với người đó. Thành viên trong nhóm đó sẽ có thể tham gia cuộc trò chuyện bằng cách đi tới Đề cập, sẽ xuất hiện trong thanh bên trái.

Tích hợp Slack với Polymail

Bạn có thể chia sẻ cuộc trò chuyện Polymail với Slack bằng cách chỉ cần nhấp vào tùy chọn Chia sẻ có ở phần trên cùng bên phải của ứng dụng email. Bằng cách này, bạn sẽ có thể cộng tác với các thành viên trong nhóm có sẵn trên Slack và không có tài khoản trong Polymail.

Bạn có thể chọn người mà bạn muốn chia sẻ cuộc trò chuyện trên Slack bằng cách nhập tên của thành viên trong nhóm hoặc kênh vào cửa sổ bật lên. Tính năng này của Polymail giúp các tổ chức muốn nâng cao hiệu quả của các cuộc thảo luận nhóm nội bộ của họ dễ tiếp cận hơn.

Chia sẻ cuộc trò chuyện qua email

Bạn có thể xác định ai sẽ có thể xem cuộc trò chuyện được chia sẻ của bạn. Bằng cách điều chỉnh cài đặt chia sẻ, bạn có thể quyết định ai có thể xem cuộc trò chuyện qua email của bạn. Để thực hiện việc này, hãy chọn tùy chọn Chia sẻ có sẵn ở phần trên cùng bên phải của email của bạn. Tiếp theo, một cửa sổ nhỏ hiện lên chứa liên kết chia sẻ. Bên dưới liên kết chia sẻ, bạn sẽ thấy tùy chọn “Thay đổi điều này”, cho phép bạn sửa đổi quyền chia sẻ. Ba tùy chọn để chọn trong cài đặt chia sẻ bao gồm bất kỳ ai có liên kết, chỉ đồng đội và riêng tư.

Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhấp vào tùy chọn Sao chép màu xanh lam để sao chép liên kết hội thoại. Polymail cũng cho phép bạn điều chỉnh quyền chia sẻ cho một cuộc trò chuyện email được chia sẻ tại bất kỳ thời điểm nào. Ngoài ra, bạn có thể xóa một cuộc trò chuyện được chia sẻ bằng cách nhấp vào biểu tượng xóa ở trên cùng của ứng dụng.

Đo lường hiệu suất của nhóm bằng phân tích

Tính năng Phân tích nhóm của ứng dụng email giúp bạn phân tích hiệu suất của nhóm của mình. Bạn có thể điều hướng đến Phân tích nhóm bằng cách nhấp vào biểu tượng Analytics ở phần dưới cùng bên trái của ứng dụng. Sau đó, bạn sẽ được dẫn đến một trang có biểu đồ hiển thị các con số và bảng bên dưới hiển thị thống kê của các thành viên trong nhóm trong một khoảng thời gian cụ thể. Polymail Team Analytics cho phép bạn theo dõi các danh mục như số lượng email mới được gửi bởi một thành viên trong nhóm, tỷ lệ phần trăm thư được người nhận mở, liên kết được người nhận nhấp vào, tệp đính kèm được tải xuống và phản hồi cho email đã gửi.

Trong Polymail Team Analytics, bạn có thể quyết định các danh mục mà bạn cần thống kê. Tất cả những gì bạn phải làm là vô hiệu hóa các danh mục cụ thể không quan trọng đối với bạn. Điều này sẽ hiển thị thống kê của các danh mục còn lại có liên quan đến bạn. Khi bạn đặt con trỏ qua một ngày cụ thể trên biểu đồ, một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị cho bạn thống kê cho tất cả các danh mục cho ngày cụ thể đó.