Giám sát nhân viên của Microsoft Teams: Hướng dẫn tối mật (2022)

Hôm nay, tôi muốn cho bạn thấy tất cả các cách khác nhau mà Microsoft nhóm giám sát nhân viên hoạt động. Cách bạn sử dụng các nhóm của Microsoft, vậy tôi muốn nói gì về điều đó? Chà, bất kỳ khi nào bạn nhấp vào thứ gì đó, bất kỳ lúc nào bạn khởi chạy ứng dụng, bất kỳ lúc nào bạn tham gia cuộc họp và bất kỳ lúc nào bạn gửi tin nhắn và nội dung trong tin nhắn đó, tất cả đều được theo dõi và lưu trữ để ai đó có thể quay lại sau và họ có thể truy xuất tất cả thông tin đó.

Tốt hơn hết bạn nên hy vọng rằng mình không nói điều gì đó ác ý vì điều đó có thể được công chúng đưa ra ánh sáng. Tôi đã từng làm việc với tư cách là người quản lý chương trình và chúng tôi đã chuẩn bị mọi thứ trong tất cả những trải nghiệm khác nhau mà chúng tôi đang xây dựng. Tôi đã làm việc trên Exchange Online nhưng cũng trong các nhóm của Microsoft, mọi thứ đều được hỗ trợ. Bất kỳ lúc nào có một cú nhấp chuột, tất cả thông tin đó sẽ có sẵn sau này. Giả sử bạn làm việc cho một công ty hoặc một tổ chức hoặc có thể bạn đến học tại một trường học của tổ chức đó hoặc trường học đó, họ có thể tìm hiểu những gì bạn đang làm và thậm chí họ có thể xem nội dung của những gì bạn đang viết.

Trước khi bạn phát hoảng và bạn nói, tôi đã nói chuyện phiếm về một trong những đồng nghiệp của tôi, tôi thực sự không muốn điều này được đưa ra ánh sáng. Chà, bạn không cần phải lo lắng vì nó không thực sự thiết thực nếu chỉ dùng trong các trường hợp hàng ngày. Trên thực tế, nếu người quản lý của bạn hoặc sếp của bạn muốn có quyền truy cập vào một số thông tin này, thì họ sẽ phải làm việc với nó. Họ sẽ phải làm việc với một nhân sự và có lẽ họ sẽ cần sự biện minh thực sự tốt để có quyền truy cập vào loại dữ liệu này.

Bây giờ, các loại trường hợp mà bạn có thể thấy điều này sắp xảy ra, có thể là có sự quấy rối hoặc có thể ai đó đã bán công thức bí mật cho Công ty Luke Cookie. Đó là những loại trường hợp mà bạn có thể muốn quay lại, có một số khám phá để có thể lấy loại thông tin này.

Nhóm giám sát nhân viên của Microsoft

• Hãy xem nhóm Microsoft có thể theo dõi loại thông tin nào. Chúng tôi cần truy cập một số trung tâm quản trị khác nhau và để đến đó, hãy đăng nhập vào cổng văn phòng để có thể truy cập loại thông tin này, bạn cần phải là quản trị viên và đối với một số trung tâm quản trị, bạn thậm chí cần có các đặc quyền cao hơn thế .
• Nếu bạn là quản trị viên, hãy nhấp vào trung tâm quản trị trong trung tâm quản trị, nhấp vào hiển thị tất cả để chúng tôi có thể xem tất cả các tùy chọn khác nhau. Hãy nhấp vào tuân thủ.

• Chúng ta sẽ bắt đầu trong Trung tâm Tuân thủ Microsoft 365. Nếu điều đó chỉ khiến bạn rùng mình, tôi biết điều cuối cùng bạn muốn nghe tại nơi làm việc là bạn không tuân thủ trong trung tâm tuân thủ.
• Chúng tôi có thể tìm kiếm mọi thứ trong các nhóm của Microsoft. Điều đó bao gồm những thứ như kênh riêng tư và thậm chí cả tin nhắn trực tiếp mà bạn gửi cho người khác và nó không chỉ giới hạn ở các nhóm Microsoft. Chúng tôi cũng có thể tìm kiếm qua email, về cơ bản là bất kỳ sản phẩm nào thuộc Microsoft 365.
• Bây giờ hãy nhớ rằng, thường chỉ có thành viên nhóm pháp lý hoặc tuân thủ mới có quyền truy cập vào loại thông tin này. Bạn không phải lo lắng về việc người quản lý của mình theo dõi các tin nhắn của nhóm để bắt đầu.
• Ở phía bên tay trái. Hãy nhấp vào tùy chọn cho biết hiển thị tất cả. Tiếp theo, nhấp vào một cái có nội dung tìm kiếm.

• Với điều này, tôi có thể tìm kiếm trên tất cả nội dung trong đối tượng thuê Microsoft 365 của tôi. Bây giờ, gần đây chúng tôi đã có một nhân viên (Advance Vance) và cô ấy đã không rời đi theo điều kiện tốt nhất. Tôi muốn tìm mọi thông tin liên lạc từ Adele Vance để xem chuyện gì đang xảy ra.
• Ngay lên đây ở góc trên cùng bên trái. Tôi có thể bắt đầu một tìm kiếm mới bằng cách nhấp vào đây.

• Điều này đưa tôi đến một trang mà tôi có thể soạn truy vấn tìm kiếm của mình. Tôi có thể tìm kiếm các từ khóa cụ thể. Tôi cũng có thể nhấp để thêm các điều kiện bổ sung. Khi tôi nhấp vào cái này và mở ra ở phía bên tay phải và có rất nhiều điều kiện khác nhau mà tôi có thể thêm vào.

• Bây giờ, một lần nữa, tôi muốn tìm tất cả nội dung từ Adele Vance, vì vậy hãy chọn một tùy chọn cho biết Người gửi / Tác giả và nhấp vào Thêm. Bây giờ, ở phía bên trái cho truy vấn tìm kiếm của tôi, tôi thấy một trường mới cho người gửi hoặc tác giả ở đây. Tôi sẽ nhập địa chỉ email của Adel.

• Tôi không muốn tìm kiếm bất kỳ từ khóa cụ thể nào. Tôi đã chọn tất cả các điều kiện và viết ra đây. Tôi cũng có thể chọn nếu tôi muốn tìm kiếm trên các vị trí cụ thể. Tôi chỉ muốn tìm kiếm theo nhóm hay tôi cũng muốn bao gồm các email trao đổi?

• Tôi có thể chỉ định tất cả các vị trí khác nhau đó là gì. Tôi muốn chỉ đơn giản là tìm kiếm trên mọi thứ, vì vậy tất cả hãy chọn tất cả các vị trí ngay dưới đây, tất cả hộp kiểm đó được chọn và sau đó nhấp vào Lưu và Chạy. Tiếp theo, tôi có thể lưu tìm kiếm của mình và tôi sẽ gọi đây là cuộc điều tra Adell Vance. Bây giờ tôi đã nhập thông tin chi tiết của mình nên tất cả hãy nhấp vào Lưu.

• Bây giờ tôi đã hoàn tất việc chạy truy vấn của mình và tôi có thể nhấp đúp vào nó và điều này sẽ hiển thị cho tôi bản tóm tắt cấp cao nhất. Tôi có thể xem lại truy vấn là gì và ở bên dưới, tôi có thể thấy trạng thái. Có vẻ như nó đã tìm thấy 182 mặt hàng khác nhau liên quan đến Adele Vance.

• Bây giờ ngay tại đây, tôi có thể xuất kết quả hoặc tôi có thể xem chúng trực tiếp bằng cách sử dụng chế độ xem kết quả. Kết quả xem đưa tôi trở lại chế độ xem tìm kiếm nội dung và bây giờ tôi có thể xem tất cả nội dung trong đối tượng thuê của mình phù hợp với tiêu chí này. Ở đây, tôi có thể xem bất kỳ phần nội dung nào liên quan đến Adele Vance.

• Ở đây tôi có thể xem các mục từ lịch của cô ấy. Nếu tôi nhảy về phía trước, tôi cũng có thể xem các email mà Adele đã gửi và tôi cũng có thể xem bất kỳ tin nhắn đội nào mà cô ấy gửi. Tôi có thể xem chi tiết của tin nhắn. Tôi có thể xem ai đã gửi nó, ai cô ấy đã gửi nó với chủ đề, ngày tháng và tôi cũng có thể xem nội dung cụ thể của tin nhắn.
• Tôi đã xem qua tất cả các tin nhắn khác nhau và tôi không tìm thấy bất cứ điều gì nơi Adele bán công thức bí mật của Công ty Luke Cookie. Tôi vẫn còn nghi ngờ của mình nhưng cô ấy không để lại dấu vết nào hoặc ít nhất là không có dấu vết kỹ thuật số.
• Ở phía bên tay trái, cũng có một thứ gọi là khám phá điện tử. Điều này cũng cho phép bạn tìm kiếm trên tất cả nội dung bên trong đối tượng thuê của bạn, nhưng nó cũng cho phép bạn giữ lại nội dung.

• Giả sử có một cuộc điều tra và xử lý hoặc có thể có một vụ kiện và bạn cần đảm bảo rằng bạn giữ lại dữ liệu. Bạn có thể sử dụng e-Discovery để làm điều đó. Để biết thêm thông tin về eDiscovery, hãy xem bài viết này .
• Quay lại ngay trong trung tâm quản trị Microsoft 365. Hãy xem những gì được theo dõi trong trung tâm quản trị nhóm Microsoft.
• Để đến đó, qua bên tay trái. Ở dưới cùng, hãy nhấp vào nhóm

• Trong trung tâm quản trị nhóm, ở phía bên trái, hãy nhấp vào phân tích và báo cáo, sau đó nhấp vào báo cáo sử dụng.

• Điều này đưa chúng ta vào chế độ xem báo cáo. Có một số loại báo cáo khác nhau mà tôi có thể chạy. Chúng ta sẽ xem xét nhanh những báo cáo này là gì.

• Hãy bắt đầu từ đầu với việc sử dụng ứng dụng tại đây. Tôi có thể chọn loại báo cáo và chọn phạm vi ngày. Hãy xem xét 90 ngày qua và sau đó chạy báo cáo. Báo cáo đầu tiên cho tôi biết những ứng dụng nào đang được sử dụng trong tổ chức của tôi để tôi có thể xem danh sách đầy đủ với tất cả các báo cáo khác nhau này.

• Ở góc trên cùng bên phải, tôi có một số tùy chọn khác nhau. Tôi có thể xuất báo cáo sang Excel để có thể phân tích ở đó. Tôi cũng có thể lọc báo cáo.
• Giả sử tôi muốn lọc theo tên ứng dụng cụ thể ngay tại đây. Tôi cũng có thể xem nó toàn màn hình. Nếu tôi nhấp vào bánh răng cài đặt, tôi có thể chỉnh sửa các cột hiển thị trong báo cáo. Một lần nữa, tôi có quyền truy cập vào các kiểm soát tương tự này và tất cả các chế độ xem báo cáo khác nhau trên các báo cáo.

• Bây giờ tôi có một bộ ba báo cáo bổ sung và tất cả chúng đều phải làm với PSTN. Cái này là cái gì? Đó là viết tắt của chuyển đổi công cộng sang điện thoại mạng. Về cơ bản, nếu bạn có thể thực hiện các cuộc gọi điện thoại truyền thống từ các nhóm, bạn có thể xem phân tích trên đó. Bạn sẽ có thể xem những thứ như số phút cuộc gọi hoặc số lượng SMS đã được gửi.

• Ngoài ra còn có một báo cáo về việc sử dụng thiết bị của nhóm. Hãy nhấp vào đây và chạy báo cáo.
• Điều này cho tôi biết người dùng trong tổ chức của tôi đang sử dụng thiết bị nào để kết nối với nhóm Microsoft. Tôi có thể thấy rằng nhiều người dùng của tôi đang sử dụng Windows. Tôi cũng có một số người dùng trên iOS và sau đó tôi có một loạt người dùng kết nối trên Web nên điều này cung cấp cho tôi thông tin về từng người dùng về thiết bị họ đang sử dụng để kết nối với các nhóm. Tôi cũng có thể biết khi nào hoạt động cuối cùng của họ trở lại trong danh sách báo cáo.

• Ngoài ra còn có một báo cáo cho các sự kiện trực tiếp của các đội . Nếu bạn tổ chức các sự kiện trực tiếp, bạn có thể xem phân tích về điều đó.

• Tiếp theo, hãy nhấp vào một cái gọi là sử dụng nhóm và sau đó chạy báo cáo.
• Việc sử dụng nhóm sẽ cho tôi thấy mức độ tương tác ở cấp độ nhóm. Tại đây, tôi có thể xem cho tất cả các nhóm khác nhau của mình, có bao nhiêu người dùng đang hoạt động, bao nhiêu bài đăng, bao nhiêu câu trả lời. Bạn có thể xem các loại thông tin mà bạn có thể xem tại đây. Tôi có thể hiểu được những gì mà các đội tích cực nhất trong tổ chức của tôi đang hoạt động trở lại.

• Trong menu thả xuống của báo cáo, hãy nhấp vào một báo cáo có tên Hoạt động của người dùng trong nhóm.
• Đây là một trong những điều thú vị ở đây. Khi nhấp vào Xem báo cáo hoặc chạy báo cáo tại đây, tôi có thể xem tất cả những người dùng khác nhau trong tổ chức của mình đang tương tác với các nhóm Microsoft như thế nào.
• Tôi sẽ lấy bản thân mình làm ví dụ ở đây. Tôi có thể xem mình đã đăng bao nhiêu tin nhắn kênh, bao nhiêu tin nhắn trả lời, bao nhiêu tin nhắn trò chuyện. Tôi cũng có thể thấy mức độ tương tác của mọi người với các nhóm của Microsoft. Khi xem qua một số thông tin thú vị khác, tôi có thể xem mình đã dành bao nhiêu thời gian cho các cuộc gọi thoại, thời gian xem video và chia sẻ màn hình. Tôi cũng có thể biết hoạt động cuối cùng của mình là khi nào.

• Báo cáo cuối cùng trong danh sách này được gọi là Chẩn đoán và báo cáo này sẽ cho bạn biết chất lượng của các cuộc gọi khác nhau của bạn.
• Cùng với tất cả các phân tích và báo cáo mà chúng tôi có ở đây. Chúng tôi cũng có một số thông tin bổ sung về cấp độ người dùng.
• Ở phía bên trái trên Trung tâm quản trị nhóm, nhấp vào người dùng.

• Điều này sẽ hiển thị tất cả những người dùng khác nhau trong tổ chức của tôi. Tôi sẽ nhấn vào bản thân mình để làm ví dụ. Ở đây, bạn có thể thấy những thứ như chất lượng cuộc gọi, số cuộc họp và số cuộc gọi của tôi trong bảy ngày qua.

• Ngay tại đây, tôi có thể xem lịch sử cuộc gọi hiển thị tất cả các cuộc gọi khác nhau mà tôi đã thực hiện và chúng đã gọi trong bao lâu.

• Nếu tôi nhấp vào nó, tôi thậm chí có thể xem người tổ chức là ai, những người tham gia khác nhau trong cuộc gọi là gì, loại phiên, thời lượng cuộc gọi và chất lượng âm thanh của cuộc gọi.

• Quay lại trung tâm quản trị Microsoft 365, có một số báo cáo cấp cao hơn mà nhóm Microsoft cung cấp. Ở phía bên trái, hãy nhấp vào tùy chọn cho biết báo cáo. Hãy bắt đầu với điểm được gọi là điểm năng suất.

• Điểm năng suất đánh giá tổ chức của bạn dựa trên mức độ bạn đang tận dụng các công cụ khác nhau đi kèm với Microsoft 365. Tại đây, tôi có thể thấy mức độ chúng ta đang giao tiếp, số lượng cuộc họp chúng ta đang có và mức độ chúng ta cộng tác về nội dung .

• Trước đây, Microsoft đã có một điểm số năng suất cá nhân đo lường các cá nhân dựa trên các số liệu tương tự và vâng đã nhận được khá nhiều phản ứng dữ dội và Microsoft đã nhanh chóng rút lại ý tưởng đánh giá dựa trên các ứng dụng bạn đang sử dụng. tốt với người dùng cuối.
• Ở phía bên trái, báo cáo tiếp theo được gọi là mức sử dụng.
• Với việc sử dụng, bạn có thể xem mức độ tương tác của những người dùng khác nhau với các ứng dụng và dịch vụ trong tổ chức của bạn. Nếu di chuột qua các nhóm của Microsoft, tôi có thể xem tổng hợp có bao nhiêu nhóm người dùng đang hoạt động.
• Điều này đặc biệt hữu ích nếu giả sử bạn đang cố gắng triển khai các nhóm trong tổ chức của mình và bạn muốn xem mức tăng là gì, bạn có thể xem điều đó ngay tại đây.

• Ngoài ra ở bên dưới, bạn có thể thấy tất cả các hình thức sử dụng dịch vụ khác nhau của mình. Bạn cũng có thể xem hoạt động của các nhóm Microsoft để có thể xem tin nhắn hoặc cuộc trò chuyện trên kênh và số lượng người dùng đang tham gia ở đây.

• Hãy nhấp vào để xem thêm trong báo cáo sử dụng nhóm Microsoft. Điều này có nhiều thông tin tương tự như những gì chúng tôi đã thấy trong trung tâm quản trị nhóm.

• Tôi có thể xem thông tin tổng thể và xuống bên dưới, tôi có thể xem thông tin tổng thể cho người dùng cá nhân của mình. Tôi cũng có thể chọn các cột và lấy các cột tương tự như những gì tôi đã có trong trung tâm quản trị nhóm.
• Cho đến nay, chúng tôi đã xem xét tất cả các thông tin khác nhau mà nhóm Microsoft theo dõi từ bên trong trung tâm quản trị nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không có quyền truy cập vào trung tâm quản trị. Bạn vẫn có thể theo dõi một số thông tin này.
• Nếu bạn đang học trong lĩnh vực giáo dục, bạn có quyền truy cập vào thứ gọi là thông tin chi tiết.
• Tôi đã thêm nó ở đây ở phía bên tay trái nếu bạn chưa có nó. Bạn có thể nhấp vào dấu ba chấm và tìm kiếm thông tin chi tiết và điều này đưa tôi vào thông tin chi tiết.

• Theo mặc định, trong giao diện trang tổng quan, tôi có thể chọn loại hoạt động tôi muốn xem và có một vài tùy chọn khác nhau.
• Còn bây giờ, tôi sẽ gắn bó với tất cả các hoạt động. Tôi cũng có thể chọn phạm vi ngày và xem tôi có bao nhiêu người dùng hoạt động hàng ngày. Điều này cung cấp cho tôi dữ liệu tổng hợp và tôi cũng có thể xem nó theo giờ trong ngày.

• Ngay phía trên, nhấp vào và tạo báo cáo. Trong các báo cáo, tôi có thể tạo một báo cáo cho tôi thấy mức độ tương tác ở cấp độ người dùng đối với tất cả các hoạt động khác nhau. Tôi có thể chọn phạm vi ngày của mình và tôi đã chọn 28 ngày qua. Khi tôi đã sẵn sàng chạy báo cáo, tôi sẽ nhấp vào xuất sang CSV.

• Tôi có thể biết họ đã dành bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp và bao nhiêu cuộc họp họ đã tham gia hàng ngày.

• Giả sử bạn có một sinh viên và bạn có một lớp học mỗi ngày, bạn có thể sử dụng điều này theo nghĩa như một công cụ theo dõi điểm danh và bạn có thể xem sinh viên đó đã dành bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp mỗi ngày và họ đã tham gia bao nhiêu cuộc họp.
• Bây giờ, chúng tôi đã xem xét nhiều cách khác nhau mà các nhóm có thể theo dõi việc sử dụng của bạn và hầu hết các cách này chỉ có sẵn cho quản trị viên hoặc nếu bạn là giáo viên trong tài khoản giáo dục nhưng có một cách bổ sung mà bạn có thể theo dõi người dùng và điều này có sẵn cho bất kỳ ai tổ chức cuộc họp.
• Khi bạn đang trong một cuộc họp trong các nhóm Microsoft và bạn mở chế độ xem người tham gia ở góc trên cùng bên phải, có một dấu chấm lửng và bạn có thể tải xuống danh sách tham dự.

• Điều này sẽ tải xuống ở định dạng csv và bạn có thể xem ai đã tham gia cuộc họp của mình, khi họ rời cuộc họp của bạn, nếu họ tham gia lại và họ đã tham gia cuộc họp của bạn trong bao lâu, vì vậy, điều này có sẵn cho bất kỳ người tổ chức cuộc họp nào.

Đó là cách hoạt động của Microsoft theo nhóm giám sát nhân viên.