Hack năng suất với Gmail và Slack

Giữa những lo ngại về Coronavirus mới lạ và mạng lưới công nghệ ngày càng phát triển, hoạt động trực tuyến phát triển như một phương tiện giao tiếp thay thế cho đồng nghiệp và sinh viên để tăng năng suất. Một số trang web và ứng dụng đã trở nên phổ biến để tạo điều kiện cho các hình thức giao tiếp và thảo luận hiệu quả hơn ở cả trong và ngoài nơi làm việc.

Chúng ta hãy xem xét Gmail và Slack, hai ứng dụng, khi được sử dụng hiệu quả, phần lớn có thể mang lại lợi ích cho việc sử dụng tại nơi làm việc.

Hack năng suất cho Gmail

Gmail hoạt động như một dịch vụ email do Google điều hành. Thông qua ứng dụng, mọi người gửi và nhận email, tài liệu, ảnh, video, và đôi khi cả thông báo về lớp học. Gmail cho phép đồng nghiệp, nhà giáo dục và mọi người nói chung liên hệ với nhau vì nhiều lý do khác nhau với nhiều tệp đính kèm khác nhau. Mặc dù người ta khẳng định rằng Gmail là một ứng dụng hữu ích, nhưng sau đây là một số cách bổ sung để nâng cao năng suất Gmail của bạn:

1. Ứng dụng và thông báo

Tải xuống Gmail cho điện thoại thông minh của bạn từ App Store hoặc Google Play Store. Đánh dấu nó trên máy tính xách tay của bạn. Giả sử bạn sở hữu một tài khoản Gmail và kiểm tra email của mình để liên lạc với người khác, làm những việc này sẽ giúp bạn truy cập vào tài khoản của mình dễ dàng hơn và do đó trở nên nhạy bén và chủ động hơn khi luôn cập nhật thông tin liên lạc hiệu quả. Mỗi khi nhận được email, bạn có thể bật thông báo để có thể trả lời và cập nhật rất nhanh cho những email rất quan trọng.

2. Danh sách Email

Gửi email nhóm với danh sách email. Nếu bạn là giám đốc hoặc trưởng câu lạc bộ và muốn gửi email hàng loạt cho nhiều người về các cuộc họp, sẽ rất hữu ích nếu bạn tạo nhóm và gửi email đến một nhóm, thay vì nhập email riêng lẻ của từng người nhận cho từng email riêng lẻ. . Để thực hiện việc này, hãy sử dụng Danh bạ Google, có thể truy cập từ chín dấu chấm ở góc trên cùng bên phải trên gmail.com. Chọn các địa chỉ liên hệ mà bạn muốn tạo nhóm và sử dụng tab đánh dấu trang trong hàng ngay bên dưới thanh tìm kiếm để đặt tên cho nhóm. Khi soạn email trong Gmail, bây giờ bạn có thể nhập tên của nhóm thay vì tên của từng cá nhân mà bạn đang cố gắng gửi email. Điều này chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

3. Lên lịch Email

Khi đó là 3:37 sáng vào tối Chủ Nhật / sáng Thứ Hai, bạn có thể đột nhiên nhận ra rằng bạn đã quên gửi email cho ai đó với thông tin quan trọng, nhưng cũng không muốn gửi nó vào một giờ lạ. Để tránh quên gửi email sau này, bạn có thể soạn thảo email và nhấp vào hình tam giác ở bên phải của nút gửi, sau đó chọn lịch gửi. Bạn có thể tự động gửi email này vào thời gian sau để những người nhận được email không thắc mắc về lịch ngủ hoặc tính hay quên của bạn.

Hack năng suất cho Slack

Slack hoạt động như một phần mềm thay thế, hợp tác hơn. Nó tương tự như nhắn tin hơn là gửi email. Slack nhấn mạnh vào làm việc theo nhóm và tích hợp thông qua giao tiếp tức thì hơn. Slack cũng là một ứng dụng rất hữu ích, nhưng đây là một số phương pháp khác để nâng cao năng suất làm việc của bạn:

1. Ứng dụng và Cảnh báo

Tương tự như Gmail, làm cho Slack dễ truy cập hơn là một cách chính để tăng năng suất của bạn thông qua phần mềm. Tải xuống ứng dụng trên điện thoại của bạn và nó cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng hoặc liên kết trực tuyến cho máy tính để bàn / máy tính xách tay. Mỗi khi ai đó gửi tin nhắn, bạn có thể đảm bảo rằng mình đang nhận được thông báo và luôn cập nhật thông tin quan trọng.

2. Kênh Star

Nếu bạn có nhiều kênh khác nhau và đôi khi gặp khó khăn trong việc tìm kênh phù hợp, bạn nên gắn dấu sao cho các kênh quan trọng. Bằng cách này, các kênh quan trọng sẽ xuất hiện ở đầu cột bên trái trên Slack và cho phép truy cập dễ dàng. Nếu bạn ngập tràn các thông báo từ Slack và không nhất thiết coi tất cả chúng đều có liên quan, bạn có thể thay đổi cài đặt thông báo trong tùy chọn thông báo cho một kênh. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào việc ưu tiên công việc quan trọng và kiểm tra Slack từ các bản cập nhật quan trọng mà bạn thực sự cần.

3. Tìm kiếm cuộc trò chuyện

Nếu có điều gì đó thực sự quan trọng được đề cập trước đó trong kênh, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông qua thanh tìm kiếm ở trên cùng bên phải. Chỉ cần nhập từ khóa và bạn có thể dễ dàng truy cập vào tệp bạn đã từng tải lên hoặc thông tin quan trọng mà ai đó đã từng gửi.

Nhìn chung, hai ứng dụng này là những công dụng đáng kinh ngạc của công nghệ để tăng năng suất tại nơi làm việc. Thông qua Gmail và Slack, mọi người tương tác với nhau trên các nền tảng khác nhau và chia sẻ thông tin quan trọng trên một mạng lớn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Sử dụng một số mẹo được liệt kê ở trên sẽ giúp bạn hiểu biết hơn về việc sử dụng các ứng dụng này và năng suất của bạn với tư cách là một sinh viên đang làm việc, nhà giáo dục, giám đốc và con người có kết nối công nghệ sẽ chỉ tăng lên.