Hướng dẫn từng bước cho quản trị viên Microsoft Teams (2022)

Đây là hướng dẫn từng bước dành cho quản trị viên nhóm Microsoft.

Nếu bạn đang muốn đóng một vai trò quan trọng trong việc triển khai, chấp nhận và sử dụng Microsoft Teams trong tổ chức của mình, bạn sẽ thích hướng dẫn mới này.

Hãy đi sâu vào ngay.

1 Hiểu Microsoft Teams

1.1 Các điểm khác biệt

1.2 Định nghĩa

1.2.1 Tổ chức

1.2.2 Đội ngũ

1.2.3 Kênh

1.2.4 Tư cách thành viên nhóm

1.2.5 Vai trò nhóm

1.2.6 Cài đặt nhóm

2 Triển khai Microsoft Teams

2.1 Bật Microsoft Teams cho tổ chức của bạn

2.2 Kết nối

2.3 Phân phối khách hàng

2.4 Bật hoặc tắt giấy phép Microsoft Teams

2.5 Các URL và dải địa chỉ IP của Microsoft Teams

3 Khởi động nhóm thí điểm 3.1 Kế hoạch

3.1.1 Xác định đội thí điểm

3.1.2 Xác định đội vô địch

3.1.3 Thiết lập thí điểm để thành công

3.2 Khởi chạy

3.2.1 Tổ chức một cuộc họp khởi động với các nhà vô địch của đội

3.2.2 Mời đội vô địch vào Microsoft Teams

3.2.3 Giúp đội vô địch giai đoạn và khởi động thí điểm

3.2.3.1 Dàn Microsoft Teams

3.2.3.2 Khởi chạy Microsoft Teams

3.3 Nuôi dưỡng

3.3.1 Chuyển công việc sang Microsoft Teams

3.3.2 Tích hợp Microsoft Teams

3.3.3 Giám sát Microsoft Teams

4 Khởi chạy đến phần còn lại của tổ chức của bạn

4.1 Nâng cao nhận thức

4.2 Cung cấp đào tạo

4.3 Kích hoạt đổi mới

Hiểu Microsoft Teams

Microsoft Teams được thiết kế cho các nhóm phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành công việc:

• Chia sẻ thông tin và cập nhật một cách công khai để luôn cập nhật thông tin
• Dựa vào thảo luận nhóm và hỗ trợ đưa ra quyết định nhanh chóng
• Cộng tác trong các dự án và nhiệm vụ, bao gồm cả nội dung và sản phẩm phân phối

Microsoft Teams là không gian làm việc dựa trên trò chuyện trong Microsoft 365. Đây là một dịch vụ cộng tác trong Microsoft 365 nhằm giải quyết các nhu cầu và thách thức riêng của việc làm việc theo nhóm. Bởi vì nhu cầu cộng tác của một công ty là duy nhất, không có một quy mô nào phù hợp với tất cả. Các công ty dựa vào một, hai hoặc nhiều ứng dụng trong Microsoft 365, chẳng hạn như Outlook, SharePoint, Skype for Business và Yammer để đáp ứng các nhu cầu làm việc cùng nhau khác nhau.

Người khác biệt

• Là một phần của Microsoft 365 có nghĩa là Microsoft Teams đi kèm với các tích hợp tích hợp cho Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Microsoft 365 Groups, v.v. Điều này cho phép bạn tối đa hóa khoản đầu tư vào Microsoft 365 của mình đồng thời cung cấp trải nghiệm người dùng đơn giản và an toàn trên các công cụ.
• Microsoft 365 có các cam kết mạnh mẽ về bảo mật, tuân thủ, quyền riêng tư và tính minh bạch. Microsoft Teams được xây dựng bằng cách sử dụng các nguyên tắc tương tự này để cung cấp một nền tảng cấp doanh nghiệp.
• Ngay từ đầu, Microsoft Teams đã được kiến ​​trúc tuân thủ, xác thực và bảo mật. Microsoft Teams sẽ được tích hợp sẵn tính tuân thủ, hỗ trợ các tiêu chuẩn ngành bao gồm ISO 27001 và 27018, SOC 1 và SOC 2, HIPPA, Điều khoản mẫu của EU, v.v.
• Microsoft Teams bảo vệ dữ liệu của nhóm một cách an toàn bằng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ bao gồm xác thực hai yếu tố, mật khẩu cứng và chính sách truy cập. Dữ liệu của bạn được mã hóa, cho dù đó là trò chuyện, ghi chú hay tệp. Đó là dữ liệu của bạn, bạn sở hữu nó, bạn kiểm soát nó. Microsoft không khai thác dữ liệu khách hàng cho mục đích quảng cáo và chúng tôi bảo vệ dữ liệu khách hàng bằng các cam kết hợp đồng chặt chẽ.
• Để tuân theo cam kết của chúng tôi là cung cấp cho khách hàng sự minh bạch tối đa, khách hàng có thể xem thời gian hoạt động, vị trí dữ liệu của họ và các báo cáo chi tiết về cách Microsoft 365 kiểm soát ánh xạ tới các biện pháp kiểm soát quản lý rủi ro, quyền riêng tư và bảo mật được xác định trong Cloud Security Ma trận kiểm soát đám mây liên minh (CSA CCM).
• Microsoft Teams là cấp doanh nghiệp, với sự hỗ trợ bằng 18 ngôn ngữ trên 181 thị trường và 6 trung tâm dữ liệu trên toàn thế giới, SLA được hỗ trợ tài chính 99,9% và hỗ trợ 24/7.

Định nghĩa

Cơ quan

Tất cả các nhóm do nhân viên trong tổ chức của bạn tạo đều được liên kết với đối tượng thuê Microsoft 365 của bạn. Bạn có thể chỉ định tất cả nhân viên hoặc một nhóm nhỏ nhân viên có khả năng tạo nhóm bằng cách sử dụng Microsoft 365 Groups.

Đội

Một nhóm được thiết kế để tập hợp một nhóm người hợp tác chặt chẽ với nhau để hoàn thành công việc. Các nhóm có thể năng động cho công việc dựa trên dự án (ví dụ: ra mắt sản phẩm, tạo phòng chiến tranh kỹ thuật số), cũng như đang diễn ra, để phản ánh cấu trúc nội bộ của tổ chức của bạn (ví dụ: các phòng ban và địa điểm văn phòng). Các cuộc trò chuyện, tệp và ghi chú trên các kênh của nhóm chỉ hiển thị với các thành viên trong nhóm.

Kênh truyền hình

• Kênh giúp tổ chức các cuộc trò chuyện, nội dung và công cụ của nhóm xoay quanh một chủ đề cụ thể.
• Các kênh có thể được sắp xếp, ví dụ: theo chủ đề (sự kiện), kỷ luật (thiết kế), dự án (ra mắt) hoặc chỉ để giải trí (nội dung thú vị).
• Chủ sở hữu nhóm có thể tạo kênh và cho phép các thành viên trong nhóm có khả năng tạo kênh nếu cần. Các tab dọc theo đầu kênh cho phép các nhóm lưu giữ các tệp, ghi chú và nội dung tùy chỉnh, chẳng hạn như số liệu Power BI, mục tiêu kinh doanh trên tài liệu Word hoặc sơ đồ tổ chức trên trang trình bày PowerPoint.
• Nội dung này sau đó có thể dễ dàng truy cập cho tất cả mọi người trong nhóm. Các trình kết nối bổ sung với các ứng dụng của bên thứ 3 có thể được tùy chỉnh ở cấp độ kênh để mang lại dữ liệu từ các công cụ hàng ngày như Trello, Asana, GitHub, v.v.

Tư cách thành viên nhóm

• Khi Microsoft Teams được kích hoạt cho toàn bộ tổ chức của bạn, chủ sở hữu nhóm được chỉ định có thể mời bất kỳ nhân viên nào mà họ làm việc cùng tham gia vào nhóm của họ. Microsoft Teams giúp chủ sở hữu nhóm dễ dàng thêm người trong tổ chức dựa trên tên của họ.
• Chủ sở hữu nhóm cũng có thể tạo nhóm dựa trên Nhóm Microsoft 365 hiện có. Mọi thay đổi được thực hiện đối với nhóm sẽ được tự động đồng bộ hóa với Microsoft Teams. Tạo nhóm dựa trên Nhóm Microsoft 365 hiện có không chỉ đơn giản hóa quy trình mời và quản lý thành viên mà còn đồng bộ hóa các tệp nhóm bên trong Microsoft Teams.

Vai trò của nhóm

Có hai vai trò chính trong Microsoft Teams : chủ sở hữu nhóm, người tạo nhóm và các thành viên trong nhóm, những người mà họ mời tham gia vào nhóm của họ. Chủ sở hữu nhóm có thể đặt bất kỳ thành viên nào trong nhóm của họ làm đồng sở hữu khi họ mời họ vào nhóm hoặc bất kỳ lúc nào sau khi họ đã tham gia nhóm. Có nhiều chủ sở hữu nhóm cho phép bạn chia sẻ trách nhiệm quản lý cài đặt và tư cách thành viên, bao gồm cả lời mời.

Cài đặt nhóm

Chủ sở hữu nhóm có thể quản lý cài đặt toàn nhóm trực tiếp trong Microsoft Teams. Cài đặt bao gồm khả năng thêm ảnh nhóm, đặt quyền cho các thành viên trong nhóm tạo kênh, thêm tab và trình kết nối, @ đề cập đến toàn bộ nhóm hoặc kênh và sử dụng GIF, hình dán và meme.

Với tư cách là quản trị viên Microsoft Teams, bạn có quyền truy cập vào cài đặt trên toàn hệ thống trong trung tâm quản trị. Các cài đặt này có thể ảnh hưởng đến các tùy chọn và mặc định mà chủ sở hữu nhóm nhìn thấy trong cài đặt nhóm. Ví dụ: bạn có thể bật kênh mặc định, " Chung ", cho các thông báo, thảo luận và tài nguyên của toàn nhóm, sẽ xuất hiện trên tất cả các nhóm.

Triển khai Microsoft Teams

Microsoft Teams có sẵn cho khách hàng thương mại Microsoft 365 với một trong các gói sau: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 và E5. Microsoft Teams cũng sẽ có sẵn cho những khách hàng đã mua E4 trước khi nó ngừng hoạt động. Là khách hàng của Microsoft 365, Microsoft Teams có sẵn cho toàn bộ tổ chức của bạn. Trước khi triển khai Microsoft Teams, có một số điều bạn nên biết về cài đặt trong trung tâm quản trị Microsoft 365.

Bật Microsoft Teams cho tổ chức của bạn

Quản trị viên cần sử dụng Trung tâm quản trị Microsoft 365 để kích hoạt Microsoft Teams cho tổ chức của bạn.

• Đi tới " Trung tâm quản trị Microsoft 365 "
• Điều hướng đến Cài đặt > Cài đặt tổ chức.
• Chọn “ Dịch vụ ” và nhấp vào Microsoft Teams .

• Trên màn hình cài đặt Microsoft Teams mở ra, hãy bật Doanh nghiệp & Doanh nghiệp và loại khác nếu bạn muốn bật Microsoft Teams cho tổ chức của mình. Bạn cũng có thể kích hoạt quyền truy cập với tư cách khách và nhấp vào Lưu .

• Bạn có thể kiểm soát những người dùng nào trong tổ chức của bạn có thể sử dụng Microsoft Teams. Theo mặc định, tính năng tạo Nhóm Microsoft 365 được bật trong Exchange Online. Tuy nhiên, có một số cách mà quản trị viên có thể hạn chế việc tạo nhóm mới cho những người dùng cụ thể.
• Mọi người dùng Exchange Online đều có chính sách hộp thư OWA quản lý những gì họ có thể và không thể làm với hộp thư của mình. Bằng cách sử dụng lệnh ghép ngắn Set-OwaMailboxPolicy , bạn có thể định cấu hình tham số GroupCreationEnabled thành $ true cho người dùng được phép tạo nhóm và $ false cho người dùng không được phép tạo nhóm. Tại thời điểm này, cách duy nhất để cập nhật chính sách hộp thư là thông qua Windows PowerShell.
• Xem Sử dụng PowerShell để quản lý Nhóm Microsoft 365 - Trợ giúp của quản trị viên để biết thêm thông tin.

Lưu ý: Các lệnh này chỉ tắt tính năng tạo nhóm cho OWA và Outlook.

Nếu bạn muốn tắt tính năng tạo nhóm trong tổ chức của mình, hãy sử dụng cài đặt Azure Active Directory. Hoặc, Tính khả dụng chung của Microsoft 365 Planner cung cấp cơ hội thay đổi cơ chế điều khiển thành chính sách được lưu trữ trong Azure Active Directory. Ưu điểm của phương pháp này là Azure Active Directory cung cấp một điểm trung tâm mà tất cả các ứng dụng Microsoft 365 có thể kiểm tra. Sau khi một chính sách phù hợp được tạo, quyền kiểm soát việc tạo Nhóm Microsoft 365 mới nhất quán ở mọi nơi. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài đăng trên blog Kiểm soát việc tạo Nhóm Microsoft 365 bằng chính sách Azure Active Directory .

Kết nối

Trình kết nối cho phép người dùng Microsoft Teams của bạn nhận các bản cập nhật từ các dịch vụ phổ biến như Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub và VSTS.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Kết nối ứng dụng với nhóm của bạn và Nền tảng trình kết nối Office .

Phân phối khách hàng

• Các tệp thiết lập cho máy khách Microsoft Teams là tệp thực thi có thể được tải xuống bởi quản trị viên và người dùng cuối từ https://teams.microsoft.com/downloads . Người dùng cuối trên máy tính để bàn có thể cài đặt ứng dụng miễn là họ có các đặc quyền thích hợp. Quản trị viên cũng có thể phân phối trình cài đặt và phân phối nó thông qua các công cụ phân phối máy khách.
• Người dùng cuối sử dụng thiết bị di động có thể tải xuống ứng dụng Microsoft Teams từ cửa hàng ứng dụng của nền tảng di động.
• Microsoft Teams khả dụng trên Windows (Windows 7 trở lên) và máy tính để bàn Mac (Mac 10.10 trở lên).
• Nó cũng có sẵn trên iOS v9 trở lên (iPhone và iPad), Android 4.4 trở lên và Windows Phone 10.0.10586 trở lên. Microsoft Teams hỗ trợ ứng dụng web trên Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ và Chrome 51.0+
• Người dùng đang cố gắng mở ứng dụng web Microsoft Teams trên Safari sẽ được chuyển hướng tải xuống ứng dụng khách dành cho máy tính để bàn. Hỗ trợ cho Safari sẽ đến vào một ngày sau đó.

Bật hoặc tắt giấy phép Microsoft Teams

• Quản trị viên quản lý giấy phép Microsoft Teams bằng cách sử dụng trung tâm quản trị Microsoft 365. Bạn cần phải là quản trị viên Microsoft 365 toàn cầu hoặc quản trị viên quản lý người dùng để quản lý giấy phép Microsoft Teams.
• Nếu bạn muốn giới hạn người dùng có quyền truy cập vào Microsoft Teams trong tổ chức của mình hoặc xóa người dùng mà bạn muốn hạn chế, bạn có thể làm như vậy bằng cách vô hiệu hóa giấy phép Microsoft Teams cho người đó.
• Sau khi giấy phép bị vô hiệu hóa, (những) người dùng sẽ không thể nhìn thấy Microsoft Teams trong trang chủ và trình khởi chạy ứng dụng Microsoft 365 nữa.
• Bạn chỉ định hoặc bỏ chỉ định giấy phép Microsoft Teams cho người dùng giống như cách bạn chỉ định bất kỳ giấy phép Microsoft 365 Business hoặc Enterprise nào khác. Đăng nhập vào Microsoft 365, điều hướng đến trung tâm quản trị Microsoft 365 và trên trang Người dùng > Người dùng đang hoạt động , chỉ định hoặc bỏ chỉ định giấy phép Microsoft Teams cho người dùng. Xem Gán hoặc xóa giấy phép cho Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp để biết thêm thông tin.

Các URL và dải địa chỉ IP của Microsoft Teams

Nếu tổ chức của bạn hạn chế các máy tính trong mạng của bạn kết nối với Internet, hãy kiểm tra các dải địa chỉ IP và URL Microsoft 365 . Bài viết này liệt kê các điểm cuối mà bạn nên đưa vào danh sách cho phép gửi đi và Vùng trang web tin cậy của Internet Explorer của máy tính khách để đảm bảo máy tính của bạn có thể sử dụng thành công Microsoft Teams trong Microsoft 365.

Khởi động nhóm thí điểm

Trước khi triển khai Microsoft Teams cho toàn bộ tổ chức của mình, bạn nên bắt đầu với 2-3 nhóm thử nghiệm. Điều này sẽ giúp bạn tinh chỉnh kế hoạch ra mắt của mình và đảm bảo bạn đã sẵn sàng cho việc triển khai trên toàn tổ chức. Các phi công thành công cũng giúp quảng bá rộng rãi về kinh nghiệm của họ, từ đó tạo ra sự phấn khích trong toàn tổ chức cho đợt phóng tiếp theo.

Kế hoạch

Xác định đội thí điểm

Liên hệ với một số phòng ban để xác định 2-3 nhóm thí điểm. Để tham gia thử nghiệm, toàn bộ nhóm phải cam kết sử dụng Microsoft Teams làm cách chính để giao tiếp với nhau và cộng tác trong các dự án trong ít nhất một tuần. Điều này mang lại cho các nhóm thí điểm cơ hội hiểu đầy đủ các khả năng của Microsoft Teams và xác định cách tốt nhất để tích hợp nó vào quy trình làm việc của họ.

Xác định đội vô địch

Xác định các nhà vô địch trong các nhóm thí điểm và mời họ thúc đẩy việc sử dụng Microsoft Teams. Các nhà vô địch không chỉ đam mê những gì họ làm mà còn hào hứng truyền giáo và giúp các đồng nghiệp của họ tìm hiểu các giải pháp hiệu quả hơn.

Thiết lập thí điểm để thành công

Cung cấp cho các nhà vô địch sự linh hoạt để tùy chỉnh Microsoft Teams cho các phi công của họ, đồng thời đảm bảo bạn duy trì quyền kiểm soát thông qua các khả năng quản lý và bảo mật nâng cao trong trung tâm quản trị. Việc có cài đặt mở cho phép các nhóm thí điểm khám phá mọi thứ mà Microsoft Teams cung cấp. Bạn luôn có thể điều chỉnh cài đặt khi các nhóm phát triển.

Phóng

Tổ chức một cuộc họp khởi động với các nhà vô địch của đội

Cách tốt nhất để khiến các nhóm thí điểm hào hứng với Microsoft Teams là tập hợp mọi người lại với nhau, trực tiếp hoặc ảo. Lên lịch cuộc họp khởi động để giới thiệu Microsoft Teams, thảo luận về chương trình thử nghiệm và mời các nhà vô địch trong nhóm trải nghiệm Microsoft Teams. Hiển thị chuyến tham quan sản phẩm dưới dạng tổng quan về Microsoft Teams và Giới thiệu về cách thiết lập và vận hành nhóm của họ.

Mời đội vô địch vào Microsoft Teams

Bắt đầu sử dụng Microsoft Teams với các nhà vô địch trong nhóm của bạn khi bạn định ra mắt. Thông báo các bản cập nhật quan trọng liên quan đến việc khởi chạy, nắm bắt phản hồi từ nhóm thí điểm, trả lời các câu hỏi nhanh và chia sẻ thành công trong Microsoft Teams.

Giúp đội vô địch giai đoạn và khởi động các phi công

Tổ chức Microsoft Teams

Hỗ trợ các nhà vô địch với việc thành lập Nhóm Microsoft của họ, bao gồm cài đặt nhóm, kênh và tích hợp với các ứng dụng của bên thứ 3 như Trello, Asana, GitHub, v.v. Khuyến khích các nhà vô địch trong nhóm tạo ra các bài đăng chào mừng và tài nguyên của nhóm để người dùng khám phá bên trong sản phẩm. Chúng tôi khuyên bạn nên giữ nguyên giai đoạn ban đầu rất tối thiểu để cho phép người dùng tạo kênh một cách tự nhiên, tùy chỉnh các tab và thêm trình kết nối nếu cần.

Khởi chạy Microsoft Teams

• Nhà vô địch nhóm chịu trách nhiệm xác định mục đích của nhóm của họ, phạm vi sử dụng so với các công cụ khác, tiêu chuẩn giao tiếp cởi mở và các quy ước để tạo kênh nhóm.
• Khi các nhà vô địch của nhóm chuẩn bị ra mắt, hãy khuyến khích họ tổ chức một cuộc họp với nhóm thí điểm của họ, tương tự như cuộc họp khởi động đầu tiên của bạn.
• Nhà vô địch của nhóm phải đảm bảo các thành viên trong nhóm được thiết lập đúng cách để sử dụng Microsoft Teams bằng cách dành thời gian cho mọi người đăng nhập, tải xuống ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động và bắt đầu trò chuyện với nhau.

Dưỡng dục

Chuyển công việc sang Microsoft Teams

Giúp các nhóm thí điểm thành công bằng cách khuyến khích các nhà vô địch chuyển các cuộc trò chuyện, cập nhật và dự án quan trọng sang Microsoft Teams. Điều này sẽ khiến các thành viên trong nhóm cảm thấy tự tin về việc tự chuyển đổi.

Tích hợp Microsoft Teams

Đưa các bản cập nhật và dữ liệu trực tiếp từ các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ 3 như Trello, Asana, GitHub trực tiếp vào Microsoft Teams. Điều này sẽ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian bằng cách kiểm tra nhiều công cụ để có được thông tin kịp thời. Khuyến khích các nhà vô địch trong nhóm chia sẻ ý tưởng của họ để tích hợp tùy chỉnh với các ứng dụng và bot của bên thứ ba, được thiết kế riêng cho đội của họ.

Giám sát Microsoft Teams

Chia sẻ phân tích về việc áp dụng và sử dụng Microsoft Teams với các nhà vô địch trong nhóm, đồng thời nhắc họ chia sẻ phản hồi từ các thành viên trong nhóm trong kênh " Phản hồi ".

Khởi chạy với phần còn lại của tổ chức của bạn

Nâng cao nhận thức

Vượt ra ngoài các nhóm thí điểm để cho toàn bộ tổ chức của bạn biết về Microsoft Teams. FastTrack cung cấp tài nguyên dành cho Quản trị viên CNTT để thực hiện việc này bằng cách bao gồm các tài nguyên để giúp truyền bá thông tin, chẳng hạn như mẫu Thông báo, mẫu Đếm ngược, Tờ rơi, Áp phích và các email Mẹo và Thủ thuật.

Cung cấp đào tạo

Tổ chức các sự kiện đào tạo và các buổi hỏi đáp phù hợp với các nhóm và trường hợp sử dụng cụ thể.

Kích hoạt đổi mới

Cộng tác với các nhà vô địch trong toàn tổ chức để xác định các trường hợp sử dụng nâng cao, bao gồm tích hợp tùy chỉnh và bot để tận dụng tối đa Microsoft Teams. Cân nhắc tạo một nhóm dành cho những nhà vô địch Microsoft Teams trong toàn tổ chức để chia sẻ những ý tưởng sẽ thay đổi cách các nhóm của họ làm việc cùng nhau. Chia sẻ phản hồi của Microsoft Teams qua User Voice hoặc qua liên kết Phản hồi trong sản phẩm. Tương tác với các Chuyên gia CNTT khác trong Cộng đồng Công nghệ Nhóm Microsoft .

Bây giờ tôi muốn nghe từ bạn:

Bạn thấy thú vị nhất với phát hiện nào từ báo cáo hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Dù bằng cách nào, tôi cũng muốn nghe ý kiến ​​từ bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và để lại bình luận bên dưới.