Microsoft Teams: Cách quản lý quyền truy cập của khách

Quyền truy cập của khách là một tính năng cần thiết của Nhóm, cho phép bạn cộng tác với những người bên ngoài tổ chức của mình. Bạn có thể sử dụng nó để cấp cho người dùng cá nhân bên ngoài quyền truy cập vào các nhóm, tài liệu được chia sẻ trên các kênh và dữ liệu khác.

Cộng tác với những người không có tài khoản tại cơ quan hoặc trường học với tổ chức của bạn là rất quan trọng trong thế giới thống trị về học tập từ xa và làm việc từ xa ngày nay.

Microsoft đã bật quyền truy cập với tư cách khách mặc định

Cho đến tháng 2 năm 2021, quyền truy cập của khách đã bị tắt theo mặc định. Quản trị viên và chủ sở hữu nhóm phải kích hoạt tùy chọn này theo cách thủ công và đợi vài giờ để các thay đổi có hiệu lực đầy đủ.

Sau tháng 2 năm 2021, quyền truy cập với tư cách khách được bật theo mặc định cho cả khách hàng mới và khách hàng hiện tại nếu khách hàng chưa định cấu hình cài đặt khác.

Cách chặn quyền truy cập của khách trong nhóm

Đi tới trung tâm quản trị Microsoft Teams.

Điều hướng đến Cài đặt toàn tổ chức và chọn Quyền truy cập với tư cách khách .

Đặt Cho phép khách truy cập trong Microsoft Teams thành Tắt .

Cách quản lý quyền truy cập của khách trong nhóm

Nếu bạn quyết định bật quyền truy cập của khách, bạn có thể lọc thêm quyền của những người bên ngoài tổ chức của bạn. Các tính năng Gọi điện , Cuộc họp và Nhắn tin là một số cài đặt quan trọng nhất mà bạn cần chú ý.

Cài đặt cuộc gọi và cuộc họp cho người dùng khách

• Thực hiện cuộc gọi riêng : Nếu bạn bật tùy chọn này, khách có thể thực hiện các cuộc gọi ngang hàng.
• Cho phép video IP : Người dùng bên ngoài có thể sử dụng video trong các cuộc gọi và cuộc họp của họ.
• Chế độ chia sẻ màn hình : Người dùng khách có thể chia sẻ màn hình của họ với những người tham dự cuộc họp khác. Bạn có thể giới hạn chia sẻ màn hình cho các ứng dụng riêng lẻ hoặc cho phép người dùng khách chia sẻ toàn bộ màn hình của họ.
• Cho phép Meet Now : Quyết định xem người dùng là khách có thể sử dụng Meet Now hay không.

Cài đặt nhắn tin cho người dùng khách

• Chỉnh sửa tin nhắn đã gửi : Người dùng khách có thể chỉnh sửa tin nhắn họ đã gửi.
• Khách có thể xóa tin nhắn đã gửi : Tắt tùy chọn này nếu bạn không muốn người dùng khách xóa tin nhắn đã gửi của họ.
• Trò chuyện : Bật tùy chọn này để cho phép khách sử dụng trò chuyện trong Nhóm.
• Sử dụng Giphys, meme hoặc hình dán trong cuộc trò chuyện : Bạn có thể cho phép hoặc ngăn người dùng sử dụng GIF, meme hoặc hình dán trong cuộc trò chuyện . Nếu bạn muốn người dùng tận hưởng trải nghiệm trò chuyện thân thiện và thoải mái, vui lòng bật các tùy chọn này.

Khách có thể truy cập tệp trong Microsoft Teams không?

Người dùng khách có thể truy cập các tệp được chia sẻ trong các cuộc trò chuyện nhóm và các kênh mà họ đã được mời. Tất cả các tệp bạn chia sẻ trong một kênh sẽ được lưu trữ trong thư mục SharePoint của nhóm bạn. Để đảm bảo người dùng khách có thể truy cập các tệp này, hãy đi tới Cài đặt Sharepoint và điều hướng đến Chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn . Chọn tùy chọn chia sẻ phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Nếu tùy chọn có nội dung “Không cho phép chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn” được bật, người dùng khách sẽ không truy cập vào các tệp được chia sẻ trong các kênh của Nhóm.

Xem hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu thêm về cách chia sẻ và lưu trữ tệp trong Nhóm:

• Microsoft Teams: Cách sắp xếp tệp của bạn
• Microsoft Teams: Cách khóa tệp

Khách mời có thể bắt đầu cuộc họp nhóm không?

Người dùng khách có thể bắt đầu cuộc họp Nhóm bằng tùy chọn Gặp gỡ ngay. Để cấp cho họ quyền sử dụng tính năng này, hãy đi tới Trung tâm quản trị nhóm, chọn Cài đặt toàn tổ chức và đi tới Quyền truy cập với tư cách khách . Sau đó, chuyển đến cài đặt Cuộc họp và bật Gặp gỡ ngay .

Tại sao tôi lại xuất hiện với tư cách khách trên Microsoft Teams?

Nếu bạn xuất hiện với tư cách là người dùng khách trên Teams, điều này có thể cho biết trước đây ai đó đã thêm bạn làm khách trong Microsoft 365 Tenant. Để tham gia cuộc họp với tư cách người dùng thông thường, hãy khởi chạy tab trình duyệt mới ở Chế độ Riêng tư. Kiểm tra xem bạn có còn xuất hiện với tư cách khách không.

Tại sao tôi không thể thêm khách vào Microsoft Teams?

Nếu bạn không thể thêm người dùng khách vào Nhóm, rất có thể, điều này là do tính năng Quyền truy cập với tư cách khách đã bị tắt. Mở Trung tâm quản trị nhóm, đi tới cài đặt Toàn tổ chức và đảm bảo đã bật quyền truy cập của Khách  . Ngoài ra, hãy đảm bảo cài đặt nhóm AzureAD và Office 365 của bạn cho phép khách truy cập.

Sự kết luận

Microsoft đã cho phép quyền truy cập với tư cách khách trong Teams theo mặc định. Điều này giúp các nhóm cộng tác với người dùng bên ngoài dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hãy dành thời gian để xem qua cài đặt quyền truy cập với tư cách khách trong Nhóm và tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của tổ chức của bạn. Bạn không muốn người dùng khách vô tình truy cập vào các tệp mà họ không nên có quyền truy cập ngay từ đầu.

Cho đến nay, trải nghiệm tiếp cận khách hàng của bạn trong Nhóm của bạn như thế nào? Có điều gì bạn muốn thay đổi về nó không? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến ​​dưới đây.