Microsoft Teams: trò chuyện với người dùng bên ngoài mà không cần thêm với tư cách khách

Microsoft Teams cho phép người dùng trò chuyện trực tiếp với các thành viên của nhóm hoặc trò chuyện với nhiều thành viên trong một nhóm hoặc qua một kênh. Bất kể bạn trò chuyện với ai đó bằng cách nào, những người bạn có thể trò chuyện luôn bị giới hạn trong những người trong tổ chức của bạn.

Microsoft Teams có hai phương pháp khác nhau để cho phép người dùng bao gồm những người bên ngoài vào một nhóm; truy cập của khách và truy cập bên ngoài. Cả hai chế độ này phải được quản trị viên hoặc chủ sở hữu nhóm bật từ trung tâm quản trị Microsoft Teams. 

Microsoft Teams: Trò chuyện với người dùng bên ngoài

Người dùng bên ngoài được định nghĩa là người dùng có địa chỉ email trên miền khác với những gì Microsoft Teams được định cấu hình. 

Ví dụ: nếu tổ chức của bạn có các email được định cấu hình trên miền myteamsdomain.com thì chỉ những người dùng có email trên miền này mới có thể được thêm vào nhóm. Tất cả các email khác với một miền này đều được coi là miền 'bên ngoài' và người dùng có email trên các miền bên ngoài này là người dùng bên ngoài.

Bật quyền truy cập bên ngoài trong Microsoft Teams

Để cho phép truy cập bên ngoài trong Microsoft Teams, bạn cần;

• Quyền truy cập vào tài khoản quản trị viên của nhóm
• Tên miền bạn muốn thêm người dùng

Chúng tôi sẽ thêm 'gmail.com' cho phép chúng tôi thêm bất kỳ ai có email Gmail làm người dùng bên ngoài vào Microsoft Teams.

1. Truy cập trung tâm quản trị Microsoft Teams .
2. Trong cột bên trái, chuyển đến Cài đặt toàn tổ chức> Quyền truy cập bên ngoài.
3. Nhấp vào 'Thêm miền'.
4. Nhập miền bạn muốn thêm.
5. Nhấp vào Xong.

Thêm người dùng bên ngoài

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thêm người dùng bên ngoài vào Microsoft Teams. Nếu bạn đang mở ứng dụng Microsoft Teams trên màn hình của mình, bạn nên thoát và khởi chạy lại ứng dụng này.

1. Mở Microsoft Teams.
2. Chuyển đến tab Trò chuyện.
3. Nhấp vào nút cuộc trò chuyện mới.
4. Nhập email cho người dùng bạn muốn trò chuyện.
5. Chọn 'Tìm kiếm bên ngoài'. 
6. Gửi tin nhắn.

Lưu ý: Người dùng phải đăng ký Microsoft Teams. Họ có thể đăng ký tài khoản miễn phí nhưng họ phải có tài khoản Microsoft Teams để trò chuyện với bạn. Gửi tin nhắn sẽ gửi cho người dùng lời mời trò chuyện với bạn.

Microsoft Teams: Người dùng bên ngoài so với Người dùng khách

Người dùng bên ngoài có quyền truy cập vào nhóm Microsoft Teams của bạn ít hơn nhiều so với người dùng khách.

Một người dùng khách có thể;

• Tham gia các cuộc họp
• Xem các kênh trong một nhóm
• Gửi tin nhắn qua các kênh
• Giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm

Người dùng bên ngoài có thể;

• Chỉ trò chuyện với thành viên nhóm Microsoft Teams đã thêm họ
• Chỉ có thể tham gia trò chuyện trực tiếp với người dùng
• Không thể tham gia cuộc họp hoặc xem các kênh nhóm

Sự kết luận

Quyền truy cập bên ngoài cung cấp ít tính năng hơn nhiều so với quyền truy cập Khách . Quản trị viên có thể bật tính năng này để cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng trò chuyện với những người bên ngoài tổ chức. Quản trị viên cũng có thể chọn tắt tính năng cụ thể này và nếu họ chọn, bạn không thể làm việc với nó. Bạn sẽ không thể nói chuyện với người dùng bên ngoài khi đăng nhập bằng tài khoản Microsoft Teams của công ty bạn.