Phần bổ trợ Microsoft Teams dành cho Outlook: Cách tải xuống và cài đặt

Nếu bạn muốn kết hợp Microsoft Teams với ứng dụng email Outlook của mình, bạn có thể thực hiện điều đó dễ dàng với phần bổ trợ Microsoft Teams chuyên dụng . Nhưng rất nhiều người dùng không biết về công cụ này và không biết cách sử dụng nó. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước chi tiết để tải xuống và cài đặt nó vào máy tính xách tay hoặc PC chạy Windows của bạn cũng như cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết về nó.

Hiện tại, với nhiều người làm việc tại nhà và học tại nhà hơn bao giờ hết, mức độ phổ biến của các công cụ cộng tác và hội nghị truyền hình trực tuyến như Microsoft Teams chưa bao giờ lớn hơn thế.

Teams đã thêm ước tính khoảng 12 triệu người dùng chỉ trong ba tuần qua và mặc dù chỉ mới ra mắt vào năm ngoái, nhưng nó đã là một công cụ quan trọng cho hàng chục triệu người trên khắp thế giới.

Là một trong những chương trình hàng đầu của Microsoft, Teams đã được xây dựng để có thể tương thích với nhiều công cụ phần mềm quan trọng khác của họ. Điều này bao gồm bộ chương trình Office 365 của họ và một số ứng dụng email khách khác nhau. Đáng chú ý nhất trong số này là Outlook, công cụ email và webmail hàng đầu của Microsoft.

Là một phần của tích hợp này, Microsoft đã phát triển một bổ trợ đặc biệt để sử dụng với Outlook. Đó là một tính năng thực sự hữu ích nhưng lại là một tính năng mà nhiều người dùng Microsoft Teams không biết.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích các lợi ích của bổ trợ Teams dành cho Outlook và cũng cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách tải xuống và cài đặt công cụ thực sự hữu ích này.

Phần bổ trợ Microsoft Teams dành cho Outlook là gì

Phần bổ trợ Microsoft Teams dành cho Outlook là một công cụ tích hợp thực sự hữu ích cho người dùng của cả hai chương trình. Mục đích chính của nó là cho phép người dùng lên lịch Họp nhóm trực tiếp từ Outlook thay vì phải mở cả hai chương trình cùng một lúc.

Phần bổ trợ này có sẵn cho người dùng Windows, Mac, web và thiết bị di động nhưng trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tập trung vào người dùng Windows.

Khi bạn đã cài đặt phần bổ trợ Microsoft Teams cho Outlook, một biểu tượng mới sẽ xuất hiện trong dải băng ở đầu trang Outlook. Nó sẽ hiển thị logo Microsoft Teams và sẽ có tiêu đề Cuộc họp nhóm mới.

Nhấp vào biểu tượng sẽ mở ra một trang cho phép bạn thực hiện mọi thứ cần thiết để thiết lập cuộc họp Microsoft Teams mới với đồng nghiệp. Sau đó, bạn có thể chia sẻ thông tin về điều này thông qua Outlook.

Làm cách nào để tải phần bổ trợ cho Nhóm trong Outlook?

Trước khi bạn cố gắng tải xuống và bổ trợ Microsoft Teams cho Outlook, hãy lưu ý rằng chỉ các phiên bản mới hơn của Office 365 và Exchange mới cho phép cài đặt bổ trợ. Để sử dụng bổ trợ này, bạn cần chạy một trong các phiên bản sau:

• Văn phòng 2013
• Office 2016
• Exchange 2013
• Giao lưu 2016

Nếu bạn đang chạy Windows 11 hoặc Windows 10 mới, bạn sẽ không gặp vấn đề gì. Quá trình cơ bản để tải xuống phần bổ trợ Microsoft Teams cho Outlook rất đơn giản. Tất cả những gì bạn phải làm là làm theo một số bước đơn giản sau:

1. Trong Outlook, bấm vào Trang chủ
2. Nhấp vào Get Add-in
3. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ cho phép bạn tìm kiếm các phần bổ trợ. Bấm vào tab Tất cả rồi nhập Microsoft Teams vào hộp Tìm kiếm.
4. Chuyển nút gạt ở bên phải danh sách cho phần bổ trợ Microsoft Teams thành Bật .

Khi bạn đã hoàn tất việc này, bạn sẽ cần kiểm tra xem bổ trợ đã được tải xuống thành công chưa. Để làm điều này, chỉ cần:

1. Nhấp vào Tệp
2. Chọn Quản lý phần bổ trợ (được liệt kê là Quản lý Ứng dụng trong một số phiên bản của phần mềm).

Bổ trợ nhóm cho Outlook bị thiếu?

Nếu bổ trợ Microsoft Teams cho Outlook không được liệt kê hoặc bạn gặp bất kỳ sự cố nào khác khi tải xuống, có một số giải pháp khả thi mà bạn có thể thử để giải quyết vấn đề.

1. Kiểm tra để đảm bảo rằng bạn có quyền Quản trị viên trên máy tính xách tay hoặc PC chạy Windows của mình trước khi bạn cố gắng cài đặt phần bổ trợ Microsoft Teams cho Outlook.
2. Nếu bạn đã có những thứ này, hãy thử sử dụng O utlook với tư cách người dùng bình thường , không phải với tư cách Quản trị viên để xem điều này có hữu ích không.
3. Đóng ứng dụng Microsoft Teams rồi khởi động lại. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng bất kỳ sự cố nào với Teams không ngăn cản bạn tải xuống bổ trợ Outlook.
4. Đăng xuất khỏi Microsoft Teams và đăng nhập lại để đảm bảo rằng tài khoản của bạn đang mở và được kích hoạt đúng cách.
5. Kiểm tra để đảm bảo rằng bạn đang chạy phiên bản Outlook mới nhất . Nếu bạn không cập nhật phiên bản mới nhất và đảm bảo rằng tất cả các bản cập nhật đã được tải xuống và cài đặt.
6. Đóng ứng dụng hoặc ứng dụng Outlook trên máy tính và khởi động lại. Điều này đảm bảo không có sự cố nào với Outlook ngăn bạn tải xuống phần bổ trợ Microsoft Teams.
7. Kiểm tra tên tài khoản người dùng Outlook của bạn xem có bất kỳ khoảng trắng nào không . Theo Microsoft, đây là một vấn đề đã biết và có thể ngăn chặn việc tải xuống bổ trợ. Họ hy vọng sẽ sớm khắc phục nhưng tại thời điểm viết bài, sự việc vẫn chưa được giải quyết.
8. Đảm bảo rằng bạn chắc chắn đang chạy Office 201 3 hoặc Office 2016 . Nếu không, bạn sẽ không thể cài đặt bổ trợ Microsoft Teams. Nếu bạn không chắc chắn, bạn có thể kiểm tra phiên bản Office bạn đang chạy bằng cách mở bất kỳ ứng dụng của nó và sau đó nhấp vào  tập tin sau đó là tài khoản . Điều này sẽ liệt kê tất cả thông tin sản phẩm ở bên phải bao gồm cả phiên bản Office bạn đang chạy. Nếu bạn không chạy một trong các sản phẩm được liệt kê ở trên, bạn sẽ cần phải nâng cấp trước khi có thể sử dụng bổ trợ Microsoft Teams cho Outlook.

Yêu cầu xác thực

Để sử dụng bổ trợ Cuộc họp Nhóm cho Outlook, bạn cần đăng nhập vào Nhóm bằng Xác thực Hiện đại. Đây là thuật ngữ Microsoft thích sử dụng cho cái mà hầu hết các chương trình khác gọi là xác thực đa yếu tố.

Các phương pháp xác thực hiện đại có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Office bạn đang sử dụng. Thông thường, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận một tin nhắn văn bản, cuộc gọi hoặc thông báo ứng dụng ngoài việc nhập mật khẩu của mình.

Nếu bạn chưa sử dụng phương pháp này để đăng nhập, bạn sẽ vẫn có thể sử dụng Microsoft Teams nhưng sẽ không thể lên lịch các cuộc họp trực tuyến của Nhóm thông qua bổ trợ Outlook.

Để bật bổ trợ Microsoft Teams Meeting cho Outlook, bạn cần phải:

• Định cấu hình xác thực hiện đại; hoặc là
• Đăng xuất khỏi tài khoản của bạn và đăng nhập lại bằng xác thực đa yếu tố.

Bật cài đặt cuộc họp riêng tư

Ngoài việc bật xác thực hiện đại, bạn cũng cần phải thay đổi cài đặt Microsoft Teams để cho phép bạn lên lịch các cuộc họp riêng tư.

Bạn sẽ cần phải truy cập trung tâm quản trị Microsoft Teams để có phần bổ trợ để thực hiện việc này. Đó là một quá trình đơn giản:

1. Đi tới Cuộc họp
2. Nhấp vào Chính sách cuộc họp
3. Trong phần Chung , chuyển nút Cho phép lập lịch họp riêng thành Bật .

Lưu các cài đặt này và sau đó bạn sẽ có thể sử dụng bổ trợ Nhóm cho Outlook để lên lịch các cuộc họp riêng tư.

Một số cân nhắc

Mặc dù bổ trợ Microsoft Teams cho Outlook là một tính năng thực sự hữu ích đối với nhiều người dùng, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là có một số hạn chế đối với việc sử dụng nó.

Thứ nhất, Microsoft Teams là một chương trình trẻ và phần bổ trợ Outlook thậm chí còn mới hơn. Do đó, nó vẫn đang xây dựng chức năng và vẫn chưa hoàn hảo.

Người dùng cũng nên biết rằng bổ trợ Nhóm dành cho Outlook cho phép người dùng lên lịch các cuộc họp riêng tư. Nó không thể lên lịch các cuộc họp trong một kênh. Các cuộc họp kênh phải được lên lịch trong chính ứng dụng Nhóm.

Bạn cũng không thể sử dụng phần bổ trợ để lên lịch các sự kiện trực tiếp. Những điều này cũng phải được lên lịch trong ứng dụng Nhóm vào lúc này.

Microsoft cũng cảnh báo rằng phần bổ trợ Outlook sẽ không hoạt động nếu Proxy xác thực nằm trong đường dẫn mạng của Dịch vụ PC và Nhóm của người dùng.

Bản tóm tắt

Sự phổ biến của Microsoft Teams đang tăng lên nhanh chóng và một trong những điểm thu hút lớn của nó là cách nó có thể được tích hợp vào các chương trình phần mềm phổ biến khác của Microsoft.

Phần bổ trợ Microsoft Teams dành riêng cho Outlook cho phép bạn lên lịch các cuộc họp Nhóm riêng tư trực tiếp thông qua ứng dụng Outlook. Đó là một tính năng thực sự hữu ích nhưng nó yêu cầu bạn tải thêm một chút phần mềm.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã giải thích cách tải xuống và cài đặt phần bổ trợ Microsoft Teams cho Outlook và cung cấp cho bạn một số mẹo về cách sửa lỗi tải xuống nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào.

Chúng tôi cũng đã cho bạn biết thêm một chút về bổ trợ Microsoft Teams dành cho Outlook, những gì nó có thể làm và những trở ngại bạn phải vượt qua để sử dụng nó.

Bạn đã tải xuống phần bổ trợ Microsoft Teams cho Outlook chưa? Bạn có gặp phải vấn đề gì không? Nếu vậy, bạn đã giải quyết chúng như thế nào? Bạn có bất kỳ mẹo hoặc lời khuyên nào cho độc giả của chúng tôi mà chúng tôi chưa đề cập trong hướng dẫn này không?

Nếu bạn có, chúng tôi rất muốn nghe ý kiến ​​của bạn, vì vậy vui lòng để lại suy nghĩ và mẹo của bạn trong khung bình luận bên dưới.