In einer Aufgabenansicht, z. B. einem Aufgabenordner oder der Aufgabenleiste:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hintergrund der Aufgabenansicht.
Klicken Sie auf "Einstellungen anzeigen".
Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf die Schaltfläche "Filter". Wechseln Sie im Filter-Popup auf die Registerkarte "Erweitert".
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Feld" und wählen Sie "Alle Aufgabenfelder" > "Startdatum".
Wählen Sie im Dropdown-Menü "Bedingung" die Option "am oder vorher".
Geben Sie "Heute" in das Eingabefeld "Wert" ein und klicken Sie auf "Zur Liste hinzufügen".
Schließen Sie die geöffneten Popup-Fenster mit der Schaltfläche "OK".
Da Microsoft mehr Ressourcen in seine Aufgabenverwaltungs-Apps investiert, war der Zeitpunkt für die Verwendung von Outlook-Aufgaben noch nie so günstig. In Kombination mit Microsoft To-Do, Cortana und OneNote sind Outlook-Aufgaben eine äußerst vielseitige Lösung für die Verwaltung von Listen, Erinnerungen und Ihrem Tagesplan – mit nur einem kleinen Makel.
Outlook-Aufgaben haben sowohl ein "Startdatum" als auch ein "Fälligkeitsdatum", mit dem Sie angeben können, wann Sie voraussichtlich an einer Aufgabe arbeiten werden. Theoretisch ist Ihre Aufgabe erst relevant, wenn das Startdatum aufgetreten ist, daher sollte sie Sie nicht in der Outlook-Oberfläche belästigen.
Leider ignoriert Outlook normalerweise das Startdatum – daher bleiben für die Zukunft geplante Aufgaben sichtbar, was Ihre Liste überfüllt und es schwieriger macht, zu sehen, was sofort umsetzbar ist. Die Behebung dieses Problems ist nicht intuitiv, kann jedoch mit den erweiterten Ansichtsfilterfunktionen von Outlook erreicht werden.
Bevor wir beginnen, ist es wichtig zu beachten, dass Sie das folgende Verfahren für jede Outlook-Aufgabenansicht wiederholen müssen, mit der Sie es verwenden möchten. Die Outlook To-Do Bar, To-Do Peek und einzelne Aufgabenordner sind beispielsweise unterschiedliche Aufgabenansichten, die individuell gefiltert werden können. Daher ist das Anwenden dieses Verhaltens auf jede Ansicht eine Übung in Duplizierung.
Erstellen Sie zunächst eine Aufgabe mit einem Startdatum in der Zukunft, damit Sie etwas zum Arbeiten haben. Die Aufgabe sollte sofort angezeigt werden, was nicht besonders hilfreich ist, da sie noch nicht umsetzbar ist.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabenleiste (oder den Hintergrund der Ansicht, mit der Sie arbeiten) und klicken Sie im angezeigten Menü auf "Ansichtseinstellungen". Klicken Sie im Popup-Fenster auf „Filter…“ und wechseln Sie zur Registerkarte „Erweitert“ des resultierenden Filter-Popups.
Sie sollten sehen, dass bereits mindestens ein Standardfilter vorhanden ist. Wie aus seiner Logik hervorgeht, ist dieser Filter dafür verantwortlich, das Standardverhalten von Outlook zum Ausblenden abgeschlossener Aufgaben zu aktivieren, sodass wir ihn nicht berühren. Stattdessen fügen wir mithilfe der Eingaben unter der Tabelle neue Filter hinzu.
Beginnen Sie, indem Sie auf das Dropdown-Menü "Feld" klicken und im angezeigten Menü zu "Alle Aufgabenfelder" > "Startdatum" navigieren. Dadurch wird ein Filter zur Eigenschaft "Startdatum" hinzugefügt. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Bedingung" die Option "am oder vor" aus und geben Sie dann "Heute" (ohne Anführungszeichen) in das Eingabefeld "Wert" ein. Drücken Sie abschließend auf "Zur Liste hinzufügen".
Klicken Sie in beiden geöffneten Popup-Fenstern auf "OK". Sie sollten sehen, dass die Aufgabenansicht so gefiltert ist, dass nur Elemente enthalten sind, bei denen das Startdatum erreicht wurde. Dies kann Ihren spezifischen Anwendungsfall lösen, obwohl es ein weiteres Problem gibt, das Sie möglicherweise lösen möchten.
Derzeit blendet dieser Filter auch alle Aufgaben aus, die kein Startdatum haben, was nicht ideal ist. Um dies zu beheben, gehen Sie wie oben beschrieben zum Filterfenster zurück. Fügen Sie einen weiteren Filter zur Eigenschaft "Startdatum" hinzu, wählen Sie diesmal "existiert nicht" als Bedingung und lassen Sie den Wert leer.
Wenn Sie nun die Filter anwenden, sollten Sie sehen, dass die Aufgabenansicht Aufgaben anzeigt, bei denen das Startdatum aufgetreten ist, sowie alle Aufgaben, die kein Startdatum haben.
Ob Sie von dieser Änderung profitieren, hängt von Ihrem Aufgabenverwaltungsworkflow ab. Möglicherweise möchten Sie, dass alle Ihre Aufgaben jederzeit sichtbar sind, unabhängig davon, wann sie für die Implementierung geplant sind. In diesem Fall ist das Standardverhalten von Outlook zufriedenstellend. Bei komplexeren Workflows mit mehreren offenen Aufgaben ist es jedoch wichtig, Aufgaben auszublenden, die noch nicht ausgeführt werden können, um die kognitive Belastung zu reduzieren. Obwohl es alles andere als offensichtlich ist, ist die Einrichtung in Outlook nicht besonders schwierig.
Schließlich ist anzumerken, dass diese Änderungen ausschließlich für die Outlook-Desktop-App gelten – anderen Outlook-Aufgaben-Erfahrungen wie Microsoft To-Do fehlt die Möglichkeit, Aufgaben auf diese Weise zu filtern. Die Eigenschaft Startdatum (und alle anderen Outlook-Felder) sind jedoch für jede Outlook-Aufgabe verfügbar, unabhängig davon, wie sie erstellt wurde.
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