Verwalten Ihrer E-Mails: Sehen Sie sich diese Best Practices für den E-Mail-Versand mit Outlook unter Windows 10 an

In unserem neuesten Artikel zu Microsoft 365 erläutern wir einige unserer Best Practices für Outlook unter Windows.

Organisieren Sie Ihre E-Mails in Ordnern in Outlook

Verwenden Sie Filter und Kategorien, um Ihren Posteingang zu bereinigen und Ihre Nachrichten zu finden

Verwenden von Outlook zum Planen von Teams-Besprechungen

Blockieren Sie Spam und Junk mit Junk-E-Mail-Optionen

Heutzutage verbringen Sie möglicherweise viel Zeit in Ihrem E-Mail-Posteingang, um die Schule und die Arbeit nachzuholen und sogar all diese Online-Shopping-Bestellungen. Das könnte bedeuten, dass Ihr Posteingang unordentlich ist, was bedeutet, dass die Verwaltung Ihrer E-Mails noch wichtiger ist.

Nun, wenn Sie es noch nicht verwenden, ist die Microsoft Outlook-App, die als Teil von Microsoft 365 enthalten ist, eine großartige Möglichkeit, Ihre E-Mails unter Windows 10 zu verwalten. Damit können Sie E-Mails in Ordnern organisieren, Teams-Besprechungen erstellen, und so viel mehr. Aus diesem Grund werden wir in unserem neuesten Artikel zu Microsoft 365 einige unserer Best Practices für Outlook unter Windows erläutern.

Ordner verwenden

Das Wichtigste zuerst: Sie möchten Ihre E-Mails in Outlook in Ordnern organisieren. Dies mag wie eine der offensichtlichsten Dinge erscheinen, aber es wird wirklich helfen, Ihren Posteingang zu bereinigen und sich selbst zu organisieren. Dies zu tun ist ganz einfach. Zuerst möchten Sie Outlook öffnen und Ihren Posteingang und die Nachrichtenliste aufrufen. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf Posteingang und wählen Sie Neuer Ordner.

Sobald Sie dies getan haben, können Sie zu Ihrem Posteingang zurückkehren, mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht klicken und dann den von Ihnen erstellten Ordner auswählen. Sie können an den meisten Stellen in Outlook Ordner erstellen, einschließlich des Ordners Gelöschte Elemente, in dem gelöschte Elemente abgelegt werden. Auf diese Weise können Sie Nachrichten leicht finden, die Sie möglicherweise vergessen. Außerdem werden alle Ordner, die Sie in der Outlook-Desktop-App erstellen, mit Outlook im Web und Outlook auf Ihrem Telefon synchronisiert, sodass Sie E-Mails überall organisieren können.

Verwenden Sie Filter und Kategorien

Wenn Ordner für Sie nicht funktionieren und Ihr Posteingang immer noch ein Chaos ist, gibt es in der Outlook-App für Windows 10 einige zusätzliche Steuerelemente, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen können. Dazu gehören Kategorien und Filter.

Kategorien sind Ordnern sehr ähnlich, aber anstatt E-Mails in ihren eigenen Bereich zu verschieben, erhält jede von Ihnen kategorisierte E-Mail einen Farbcode, während sie in Ihrem Posteingang verbleibt. Standardmäßig gibt es einige Kategorien. Die Liste enthält Blau, Grün, Rot, Gelb und Lila. Wenn Sie zum ersten Mal mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail klicken, um sie zu kategorisieren, können Sie die Kategorie benennen und sogar eine Verknüpfung zuweisen. Nachdem Sie Ihre E-Mails kategorisiert haben, können Sie die Registerkarte Start besuchen und das vierfarbige quadratische Symbol auswählen, um das Kategoriesymbol in einer E-Mail anzuzeigen. Über dem Datum wird die jeweilige Farbkategorie angezeigt.

Neben Kategorien gibt es auch die Filteroption in Outlook. Mit dieser Option, die auf der Registerkarte Home als Dreieck rechts auf dem Bildschirm angezeigt wird, können Sie Ihre Nachrichten nach ungelesenen Nachrichten, Nachrichten mit Anhängen, nach Woche, Kategorie und sogar nach Personen, die darauf mit CC versehen wurden, filtern. Dies macht das Auffinden Ihrer E-Mails so viel einfacher!

Verwenden von Teams mit Outlook

Microsoft Teams geht zusammen mit Outlook und Outlook geht zusammen mit Teams. Aber wussten Sie, dass Sie Teams-Besprechungen direkt aus Outlook erstellen können? Anstatt ein Meeting manuell in der Microsoft Teams-App zu erstellen, können Sie eines auch über Outlook selbst erstellen, wo Sie normalerweise sowieso einen Link per E-Mail senden müssen.

Wir haben zuvor erklärt, wie Sie dies tun können , aber wir fassen es zusammen. Auch hier ist es ganz einfach. Öffnen Sie zunächst Outlook und wechseln Sie zu dem Konto, mit dem dieses Meeting stattfinden soll. Gehen Sie danach zur oberen Registerkarte und wählen Sie Home. Neben Neue E-Mail sollte ein Dropdown-Pfeil angezeigt werden. Sobald Sie darauf klicken, sind sie eine Option für die Teams-Besprechung. Ein neues Besprechungsfenster wird angezeigt, und Sie können die Informationsfelder nach Bedarf ausfüllen. Wenn Sie fertig sind, können Sie auf Senden klicken. So einfach ist das Erstellen einer Teams-Besprechung in Outlook!

Blockieren Sie Spam und Junk

Junk-E-Mails sind gefährlich. Es verschmutzt nicht nur Ihren Posteingang, sondern manchmal können die darin enthaltenen Links auch Ihrem PC schaden, wenn Sie versehentlich darauf klicken. Aus diesem Grund können Sie den Junk in Outlook blockieren, indem Sie auf bestimmte Absender klicken. Normalerweise erledigen die Spam- und Junk-Filter von Outlook die Aufgabe, aber wenn Sie ständig unerwünschte Nachrichten erhalten, können Sie die Outlook-App in Windows 10 verwenden, um Nachrichten von einem bestimmten Absender zu blockieren.

Um Nachrichten zu blockieren, können Sie zur Registerkarte Start gehen, gefolgt von Junk-E-Mail-Optionen. Sie sollten dann ein neues Fenster erhalten, in dem Sie auswählen können, welche Absender und E-Mails aus welchem ​​Land Sie als Spam identifizieren möchten. Von hier aus können Sie auch Ihr Schutzniveau ändern.

Es gibt verschiedene Ebenen, von niedrigen, hohen und nur sicheren Listen. Niedrig ist normalerweise am besten, wenn Sie nicht viele Junk-Nachrichten erhalten. Hoch ist, wenn Sie viel Müll erhalten. Und sichere Listen sind die restriktivsten. Auf dieser Support-Seite erklärt Microsoft diese ausführlich .

Wir haben mehr Anleitungen!

Unsere Best Practices für den E-Mail-Versand mit Outlook sind nur der Anfang. Wir haben auch einige unserer Lieblingstricks für die Outlook-App erklärt , die Tastenkombinationen und das Sichern von E-Mails umfasst. Außerdem haben wir einige Tipps und Tricks zur optimalen Nutzung von Outlook im Web zusammengestellt . Dies alles ist Teil unserer Microsoft 365-Abdeckung, die Sie hier erkunden können, um weitere Leitfäden, Anleitungen, Nachrichtenartikel und vieles mehr zu finden.