Cómo aprovechar al máximo Microsofts rediseñado (y renombrado) To Do

Microsoft ha renovado su aplicación de creación de listas de tareas pendientes para convertirla en un sistema integral de gestión de tareas. Para aprovecharlo al máximo, puede

Importar listas existentes

Crea y comparte listas

Trabajar con tareas

Usar listas inteligentes

To Do es una de las últimas incorporaciones a la gama de herramientas de productividad de Microsoft. Recientemente, adquirió una actualización completa de la interfaz de usuario después de una gran cantidad de funciones nuevas, por lo que decidimos echar otro vistazo a lo que puede ofrecer en 2019.

To Do nació de la adquisición de Wunderlist por Microsoft. Aunque Wunderlist todavía está operativo hoy, los recursos de ingeniería se han desviado a To Do. Microsoft ha reconstruido la aplicación sobre su infraestructura de Office 365, asegurando que cumpla con los requisitos de cumplimiento para uso empresarial. Esta arquitectura también permite que To Do se sincronice con correos electrónicos y tareas en Outlook.

El rediseño de To Do a principios de este mes acercó la aplicación al lenguaje de diseño de Wunderlist. Hay un mayor uso del color y una atención más cuidadosa al relleno entre los elementos de la interfaz. La nueva apariencia, que viene con un cambio sutil de nombre (de To-Do a To Do), indica la creciente confianza de Microsoft en el producto.

Empezando

Today's To Do está disponible en casi todas las plataformas principales. Las aplicaciones se ofrecen en Windows 10, macOS, iOS, Android y la web. Además, To Do se integra en una creciente selección de productos de Microsoft. Estos incluyen Outlook, Cortana y Microsoft Planner, por lo que la aplicación es capaz de convertirse en un centro para todas sus tareas.

Para los propósitos de esta guía, usaremos To Do en una PC con Windows 10. La mayoría de las pantallas son muy similares en todas las plataformas, por lo que no debería encontrar ningún problema al seguirlo en su propio dispositivo.

Después de descargar To Do, primero deberá iniciar sesión. Se admiten tanto las cuentas personales de Microsoft como las cuentas empresariales de Office 365. Usando la pantalla de configuración de la aplicación, puede agregar cuentas adicionales más adelante.

Una vez que haya iniciado sesión, accederá a la pantalla "Mi día" de Tareas pendientes. Vale la pena tomarse un momento para evaluar la interfaz. En los dispositivos de escritorio, To Do usa una vista de dos paneles. Sus listas de tareas se muestran a la izquierda, mientras que la sección central se actualiza para mostrar el contenido de las listas. Cuando seleccione una tarea, aparecerá un panel adicional a la derecha para editar sus propiedades. El diseño móvil es muy similar, con la navegación oculta detrás de un menú de hamburguesas.

Para acceder a la página de configuración de la aplicación, haga clic en su foto de perfil en la esquina superior izquierda. Seleccione "Configuración" en el menú desplegable o "Administrar cuentas" para agregar y eliminar cuentas de Office 365.

Importar tareas existentes

La pantalla Configuración le permite importar sus tareas existentes desde Wunderlist. Esto significa que puede continuar donde lo dejó en la aplicación anterior. To Do creará automáticamente listas para reemplazar las de Wunderlist y las completará con sus tareas en Wunderlist.

La configuración también le permite cambiar algunas opciones fundamentales dentro de la aplicación. Hay soporte para temas claros u oscuros y la capacidad de deshabilitar las confirmaciones de eliminación y los sonidos de finalización.

Más abajo, encontrará un conjunto de botones de alternancia para "Listas inteligentes". Revisaremos las listas inteligentes más adelante, pero por ahora solo sepa que es posible evitar que las listas inteligentes no utilizadas aparezcan en la aplicación. El botón de alternancia final le permite controlar si los correos electrónicos marcados de Outlook deben aparecer en Tareas pendientes; si lo desactiva, se eliminará la sección "Correo electrónico marcado" de la barra de navegación.

Creando listas

Para crear una lista, haga clic en el botón "Nueva lista" en la parte inferior del menú de navegación. Escriba un nombre para su lista y presione Intro. Opcionalmente, puede agregar un emoji personalizado para usar como ícono de navegación de la lista. Haga clic en el nombre de la lista en el panel central y luego en el botón sonriente para seleccionar un emoji.

¿Tienes varias listas relacionadas? Intente crear un grupo. Haga clic en el botón a la derecha del botón "Nueva lista" para crear y nombrar su grupo. A continuación, puede arrastrar listas individuales al grupo, convirtiéndolas en niños dentro de él. Esto puede ayudar a ordenar su menú de navegación al ocultar las listas que se usan con poca frecuencia.

Opciones de lista

Puede acceder al menú de opciones de una lista haciendo clic en el icono de tres puntos en la parte superior derecha de la aplicación. Puede ajustar el tema de la aplicación individualmente para cada lista, cambiar el orden de clasificación de las tareas o cambiar el nombre de la lista.

This menu also gives you a way to show (or hide) completed tasks within your list. Finally, there's menu items to pin a shortcut to your Start menu or delete the list. This will remove all the tasks within the list, as well as the list itself.

Sharing lists

You can share lists with other users to facilitate collaboration. Begin by clicking the person icon next to the list options button.

Click "Create invitation link" to get your sharable link. Give the link to people who need access to the list. They'll be able to view, add and edit tasks within the list. To manage sharing options in the future, click the sharing button again. You'll see collaborators added to the list and an option to revoke shared access.

Working with tasks

Tasks are the most important objects within To Do. Creating a task is simple: select a list and then click "Add task" at the bottom of the screen. Type a task name and press enter.

In its most basic form, that's all there is to it. You can keep adding tasks by typing descriptions and hitting enter. Tasks have many more options available though, so try clicking one to bring up its details pane.

Here, you can set a reminder, due date and recurrence schedule for the task. There's a text field for additional notes (handy for website addresses) and a file picker to add attachments.

At the top of the pane, the "Add step" link lets you create a set of sub-tasks. This is useful to create simple checklists within a larger process. For example, you might add "Carpets", "Floors" and "Surfaces" to a "Clean the house" task.

Finally, the small star icon lets you mark a task as important. This will result in it showing up in the "Important" list visible in To Do's navigation menu. Similarly, "Add to My Day" will display the task in the "My Day" list – more on this in the next section...

Using Smart Lists

Smart Lists are To Do's way of describing lists which automatically aggregate tasks from other lists. You can't create Smart Lists but you can choose which ones are displayed, as we saw on the Settings page.

We've already looked at two Smart Lists: Important and My Day. My Day warrants further explanation, as it's one way in which To Do differentiates itself from the competition.

Rather than relying entirely on due dates, To Do gives you the ability to select tasks to work on each day. The idea is you'll review your pending tasks in the morning, add a few to "My Day" and then work from that list. This helps you avoid being distracted by unactionable tasks in your lists.

To Do es lo suficientemente inteligente como para poder sugerir tareas para agregar a My Day. Es posible que vea aparecer sugerencias al visitar Mi día por la mañana. Por lo general, To Do sugerirá tareas con una fecha de vencimiento cercana. También incluirá las tareas que agregaste a Mi día ayer pero que no pudiste completar. Esto le ayuda a volver rápidamente a donde estaba mientras administra su carga de trabajo del día.

Actualmente hay otras tres listas inteligentes dentro de Tareas pendientes: correo electrónico planificado, marcado y asignado a mí. Planificado muestra cada tarea con una fecha de vencimiento. Correo electrónico marcado muestra los correos electrónicos que haya marcado para la acción con Outlook. Cada correo electrónico se convierte en una tarea pendiente normal.

Asignado a mí, que es específico de las cuentas de Office 365, contiene las tareas de Microsoft Planner en las que está trabajando actualmente. Esto significa que puede utilizar un planificador de equipo sin dejar de mantener su lista de tareas personal. No es necesario cambiar entre aplicaciones cuando se utilizan tanto Outlook como Planner en paralelo.

Microsoft para hacer

Este es el final de nuestro recorrido rápido por To Do. Como es de esperar que haya visto, To Do se ha convertido en una solución de gestión de tareas cada vez más completa. Está repleto de funciones y es capaz de integrarse con gran parte del ecosistema de Microsoft.

Para aprovecharlo al máximo, debe hacer uso de funciones como las listas inteligentes. Son estos toques los que elevan a To Do por encima de la multitud. Sin embargo, es igualmente útil como una aplicación de tarea simple para uso personal: agregar nuevos elementos lleva unos segundos.

Podría decirse que las mayores ganancias de productividad de To Do se obtienen cuando se combinan con otros productos de Microsoft. Microsoft está utilizando la aplicación para combinar sus distintos servicios. To Do se está convirtiendo en un centro de productividad que agrega datos de Outlook, Cortana y Planner. La capacidad de utilizar la aplicación en todas las plataformas garantiza que siempre pueda acceder a todas sus tareas, esté donde esté.

Con soporte para trabajo colaborativo, opciones sólidas en tareas individuales y funcionalidad de planificador diario, To Do se ha convertido en una plataforma de administración de tareas completa. Ha podido hacerlo sin dejar de ser extremadamente simple para comenzar, por lo que sean cuales sean sus requisitos, To Do probablemente pueda cumplirlos.