¿Qué es G Suite y cómo empezar?

G Suite , anteriormente Google Apps, es una colección de aplicaciones empresariales basadas en la nube de Google. Solo necesita una conexión a Internet activa y un navegador para usar estas aplicaciones en la nube. Las aplicaciones comerciales tradicionales crean y almacenan documentos localmente. Esto restringe el uso compartido y la colaboración. 

En G Suite, el documento se guarda en línea y cualquiera puede acceder a él con los permisos adecuados. La colaboración en una empresa es el objetivo principal de G Suite. G Suite está diseñado para empresas, escuelas, organizaciones sin fines de lucro y cualquier otra organización que elija uno de los tres planes de precios.

G Suite es un servicio de suscripción de pago

Muchas personas se confunden entre G Suite y otras aplicaciones gratuitas de Google que también se basan en Google Drive y la colaboración . Debe recordar que G Suite es de nivel empresarial y, por lo tanto, incluye muchos extras que no forman parte de las aplicaciones gratuitas para el consumidor de Google, aunque los nombres pueden ser los mismos. 

Aquí hay una breve lista de esos extras:

• Controles administrativos para cuentas de usuario.
• Dirección de correo electrónico comercial personalizada (con un nombre de dominio @tuempresa).
• 30 GB de espacio en Google Drive por usuario (en el plan G Suite Basic) frente a los 15 GB de espacio en el Google Drive gratuito.
• Archive todos los mensajes de correo electrónico y chats, y controle cuánto tiempo puede conservarlos.
• Cree múltiples calendarios para diferentes propósitos. Por ejemplo, un calendario basado en proyectos. Los miembros pueden colaborar en horarios, citas y más.
• Utilice la gestión de puntos finales para mantener seguros los datos de su empresa en todos los dispositivos.
• Tiempo de actividad garantizado del 99,9 % en el correo electrónico comercial con soporte telefónico y por correo electrónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Potentes opciones de seguridad como autenticación en dos pasos y SSO.
• Interoperabilidad perfecta con Microsoft Outlook .

Qué aplicaciones están incluidas en G Suite

Puede parecer que G Suite y una cuenta gratuita de Google tienen las mismas aplicaciones. Muchas aplicaciones son comunes como Gmail, Docs, Sheets, Slides, Forms, Apps Script, etc. G Suite agrega funciones de nivel empresarial a algunas de estas aplicaciones. 

Por ejemplo, el Gmail heredado gratuito y la versión de G Suite son similares. Este último le permite deshacerse de la dirección @gmail.com por su propio dominio personalizado para una dirección de correo electrónico más profesional. 

Incluso Google Calendar está mejorado con calendarios compartidos que pueden manejar los horarios de equipos completos. En G Suite Calendar puede configurar eventos con unos pocos clics e incluso reservar salas de reuniones. 

Los usuarios empresariales valoran la seguridad por encima de todo. Los controles administrativos admiten protocolos de seguridad avanzados para todos los usuarios. La autenticación multifactor y la gestión de puntos finales son dos barreras estrictas contra cualquier ataque. Los administradores pueden cifrar de forma remota los datos de los dispositivos, bloquear los dispositivos móviles perdidos o robados y borrar los dispositivos del Centro de seguridad de G Suite. 

¿Cuánto cuesta G Suite?

Hay tres versiones disponibles para equipos y empresas de cualquier tamaño. G Suite también ofrece una prueba gratuita de 14 días. Los planes de pago son flexibles, ya que puede ajustar la cantidad de miembros del equipo en cualquier momento y Google le facturará en consecuencia cada mes.

Básico: El plan básico comienza en $6 por usuario / por mes. Cada usuario obtiene 30 GB de almacenamiento compartido seguro en todas las aplicaciones de Google. Incluye todas las aplicaciones de productividad de Google, pero carece de Cloud Search (una función de búsqueda para acceder a todo el contenido de su empresa en G Suite), App Maker (una herramienta rápida de desarrollo de aplicaciones de arrastrar y soltar para crear aplicaciones personalizadas) y Vault (una herramienta de archivo para G Suite). 

Algunas funciones que faltan en las aplicaciones individuales incluyen un límite menor de 100 participantes en Google Meet (en comparación con 150 y 250 en los planes Business y Enterprise respectivamente) y no hay transmisión en vivo para aquellos en el mismo dominio. 

Negocios: El plan de negocios comienza en $12 por usuario / por mes. Tiene las mismas funciones que el plan básico, pero ofrece almacenamiento ilimitado para todos los usuarios. Los extras incluyen Vault, Cloud Search y App Maker. 

Enterprise: El plan ejecutivo comienza en $25 por usuario / por mes. Este plan incluye todas las funciones del plan empresarial con almacenamiento ilimitado, pero lo admite con controles avanzados de seguridad y administración, así como funciones de generación de informes. 

Hay algunas instalaciones adicionales en aplicaciones individuales. Por ejemplo, puede transmitir en vivo una presentación a través de Google Meet a un máximo de 100 000 usuarios en el mismo dominio.

Puede comparar las diferentes ediciones de G Suite y comprar un plan que se ajuste a su equipo. 

Google también tiene versiones especiales llamadas G Suite for Education y G Suite for Nonprofits con planes de menor precio. 

Cómo comenzar con G Suite

Comenzar en G Suite es simple. Elige tu plan primero. Seleccione el botón azul Iniciar prueba gratuita y G Suite lo guiará a través del proceso de registro. Recuerde, está limitado a 10 usuarios en el período de prueba. 

1. Seleccione la fuerza de su equipo y el país. 

2. Al iniciar sesión, necesita un nombre de dominio que será su dirección única en lugar del estándar "@gmail.com". En caso de que no tengas uno, Google puede ayudarte a elegir y comprar uno.

3. Su nombre de dominio único se utiliza para la dirección de correo electrónico de su empresa. Ahora, comienza la configuración .

4. La configuración lo lleva directamente a la consola de administración . Aquí tendrás que verificar que eres el propietario del nombre de dominio que utilizaste en los primeros pasos. Google omite esto si el dominio se compra a través de Google.

5. Inicie sesión en el host de su dominio (el servicio de alojamiento donde compró su nombre de dominio) y agregue el código de verificación de texto a los registros DNS o la configuración de DNS de su dominio.

6. Google verifica su dominio en unos minutos. Ahora, puede agregar nuevos usuarios con sus cuentas de correo electrónico. Durante el período de prueba, solo puede agregar 10 usuarios. 

7. Active Gmail para su dominio y estará listo para sumergirse en G Suite y configurarlo para su empresa. Una vez que esté configurado, puede comenzar a migrar los datos de su organización, como el correo electrónico, el calendario, los contactos, las carpetas y los archivos a G Suite.

8. Para configurar un plan de suscripción, vaya a la consola de administración de Google > Facturación . Configure la facturación desde esta pantalla con la ayuda de estas instrucciones . 

Hacer que trabajar juntos sea más fácil

Hoy en día, todas las suites de productividad utilizan la colaboración para ayudar a los equipos a trabajar juntos de forma remota. G Suite tiene un rival en Office 365. Tanto G Suite como Office 365 se basan en suscripciones y ofrecen una amplia cartera de herramientas. Si usa alguno de ellos, cuéntenos sobre sus gustos y disgustos.