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Cómo imprimir en un sobre usando Google Docs
A pesar de que el mundo se vuelve más digital cada año, el correo físico sigue siendo una forma importante de comunicarse con los demás, especialmente para las empresas. El paquete de Google Apps tiene una gran selección de herramientas y complementos que pueden ayudarlo a optimizar el proceso de creación de sobres. Todo lo que necesita es una impresora, una PC con Windows o Apple y acceso a un navegador como Google Chrome o las aplicaciones de iOS y Android.
Así es como puede imprimir sobres con Google Docs.
Cómo imprimir sobres usando Google Docs
Hay varios complementos de sobres para Google Docs que le permiten crear e imprimir sobres. Para este tutorial, usaremos el complemento Combinar correspondencia .
Nota: Mail Merge le permitirá realizar 20 fusiones de hasta 30 filas en su prueba gratuita.
Paso 1: abre tu documento
Abra un documento de Google Docs yendo a la aplicación web de Google Docs (o aplicación para teléfono inteligente) y haciendo clic en Nuevo Google Doc .
Paso 2: Abra la combinación de correspondencia y elija el tamaño del sobre
Si aún no tiene el complemento Combinar correspondencia, puede instalarlo con los siguientes pasos. Si ya está instalado, vaya al paso 5.
- Haga clic en Extensiones en la barra de herramientas, luego seleccione Complementos > Obtener complementos .
- En el menú de complementos de Google Docs, donde dice "Buscar aplicaciones", escribe Combinar correspondencia . Seleccione Combinar correspondencia de la lista.
- Haga clic en la aplicación Combinar correspondencia y seleccione Instalar .
- Seleccione Continuar, luego confirme su cuenta y otorgue a Combinar correspondencia los permisos que requiere.
- Una vez instalado, haga clic en Extensiones > Combinar correspondencia > Sobres . Como alternativa, seleccione Combinar correspondencia en la barra lateral y seleccione Sobres .
- Espere a que se cargue la ventana emergente, luego seleccione su Tamaño de sobre en el menú desplegable o establezca un tamaño de página personalizado. Haga clic en Guardar para finalizar.
Nota: si no puede crear una plantilla de sobre de esta manera, seleccione Archivo > Configurar página . Aquí puede establecer la Orientación y el Tamaño del papel antes de pasar al siguiente paso.
Paso 3: personaliza tu sobre
El siguiente paso es editar su documento para agregar los campos obligatorios, incluida la dirección del destinatario y su dirección de devolución. Para hacerlo, use las herramientas de edición de Google Docs como lo haría en un documento normal. Por ejemplo:
Nota: agregue fuentes, colores y marcas personalizadas para personalizar su sobre.
Paso 4: agregue campos de combinación
Si está imprimiendo una serie de sobres de una lista de correo, puede agregar campos de combinación para acelerar el proceso creando una plantilla de sobre de Google Docs (en lugar de agregar detalles individuales a cada sobre). Para hacerlo:
- Haga clic en Extensiones > Combinar correspondencia > Iniciar .
- Seleccione Abrir hoja de cálculo .
- Seleccione su Hoja de Google. Si no aparece en el menú desplegable, seleccione Google Drive y utilice el cuadro de búsqueda para localizar el documento. Si usó Microsoft Excel para crear la hoja de cálculo, puede convertirla fácilmente en una hoja de cálculo de Google.
- Coloque el cursor donde desee insertar un campo de combinación. En el menú desplegable Campo de combinación , seleccione el campo que desea agregar (p. ej., Nombre del destinatario). Haga clic en Agregar .
- Cuando haya terminado, seleccione Letras en el cuadro desplegable Combinar con . Luego haga clic en Fusionar .
- Combinar correspondencia mostrará cuántos sobres desea crear. Haga clic en Sí si esto es correcto.
- Sus sobres se generarán de acuerdo con los valores de su hoja de cálculo.
Paso 5: Abra el nuevo documento e imprima
Una vez completado el proceso, abra el documento del sobre. Esto mostrará todos los sobres recién creados en una lista. Vuelva a verificar que todo esté formateado correctamente.
Si es así, es hora de imprimir:
- Seleccione Archivo > Imprimir .
- Seleccione Más configuraciones y asegúrese de que el Tamaño del papel y otras configuraciones sean correctas.
- Seleccione Imprimir .
Enviar correo nunca ha sido tan fácil
Con este tutorial, debería poder imprimir fácilmente tantos sobres como desee. Usamos Mail Merge ya que es uno de los complementos de Google Docs más populares y conocidos. Sin embargo, hay muchas opciones gratuitas si usa la versión de prueba gratuita y encuentra que el precio es demasiado alto.
Opcional: use una lista de correo para completar automáticamente las direcciones de sus sobres
Los pasos anteriores sólo le permiten modificar el tamaño del papel en su documento de Google. Pero esa no es la característica principal de Mail Merge. ¿Sabía que puede usarlo para ingresar automáticamente los nombres y direcciones de sus sobres desde una lista de correo? Así es cómo.
Configure su lista de correo en Google Sheets
Es mejor configurar su lista de correo antes de utilizar Mail Merge para Google Docs. Esto hace que sea más conveniente para usted agregar sus campos combinados. Si no ha configurado ninguna lista de correo antes, aquí le mostramos cómo iniciar una:
- Vaya a https://sheets.google.com/ y comience una nueva hoja de cálculo.
- En la primera fila de su hoja de trabajo, escriba los siguientes encabezados de columna:
- Nombre del destinatario
- Dirección
- Ciudad
- Estado
- Código postal+4
- Complete las celdas debajo de los encabezados de estas columnas con la información postal de sus destinatarios.
Configure sus campos de combinación
Los encabezados de columna que ingresó en su hoja de cálculo servirían como campos de combinación. Mantenlos limpios y simples para evitar errores no deseados. Una vez que haya hecho esto, puede agregarlos a su documento. He aquí cómo hacerlo:
- Vuelva a su documento de Google, luego presione el botón " SELECCIONAR " debajo del campo " Seleccionar destinatarios ".
- Seleccione la hoja de cálculo de su lista de correo en la nueva ventana que aparece.
- Haga clic en el botón “ Seleccionar ”.
- Abra el menú desplegable para " Insertar un campo de combinación " y elija los campos que desea incluir en su sobre.
- Presione el botón " INICIAR COMBINACIÓN DE CORREO " una vez que haya configurado los campos de combinación.
Ver su documento combinado por correspondencia
Para ver su documento de impresión de sobres autocompletado en Google Docs, haga clic en el botón " ABRIR " en la barra lateral. También puede hacer clic en el botón " PDF " para descargar su documento combinado por correspondencia en un formato portátil.
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