Comment utiliser les listes déroulantes Google Sheets

Lors de la création de feuilles de calcul Google que d'autres personnes doivent remplir, une liste déroulante peut simplifier le processus de saisie des données.

Vous pouvez extraire les éléments de votre liste déroulante à partir d'une autre plage de cellules ou vous pouvez les saisir directement. Apprenez à faire les deux, ainsi qu'à modifier une liste déroulante existante.

Créer des listes déroulantes manuelles dans Google Sheets

Le moyen le plus rapide de créer une liste déroulante Google Sheets consiste à répertorier les éléments dans les paramètres de validation des données.

Pour faire ça:

1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez créer une liste déroulante. Sélectionnez Données dans le menu, puis sélectionnez Validation des données .

2. En regard de Critères, sélectionnez Liste d'éléments . 

3. Dans le champ à côté de cette sélection, tapez les éléments que vous souhaitez inclure dans la liste déroulante, séparés par des virgules.

4. Sélectionnez le Enregistrer bouton, et vous verrez que la cellule que vous avez sélectionnée a maintenant une liste déroulante.

Options de validation des données

Il y a quelques paramètres importants dans la fenêtre de validation des données à noter.

Si vous désélectionnez Afficher la liste déroulante dans la cellule , la flèche déroulante n'apparaîtra pas. Cependant, lorsque l'utilisateur commence à taper, les éléments de la liste apparaîtront.

Dans la section Sur les données non valides , si vous sélectionnez Afficher l'avertissement , un indicateur d'avertissement rouge apparaîtra. Cela affiche un message avertissant l'utilisateur que l'élément saisi ne correspond à rien dans la liste.

Si vous sélectionnez Rejeter l'entrée à la place, Google Sheets rejettera l'entrée et la remplacera par le premier élément de la liste déroulante à la place.

Dans la section Apparence , si vous sélectionnez Afficher le texte d'aide à la validation et tapez du texte dans le champ en dessous, ce texte apparaîtra lorsque l'utilisateur sélectionnera la cellule déroulante.

Créer des listes déroulantes à partir d'une plage Google Sheets

Une façon plus dynamique de créer des listes déroulantes Google Sheets consiste à utiliser le contenu d'une plage de cellules pour remplir la liste.

Pour faire ça:

1. Tout d'abord, créez vos listes de validation dans n'importe quelle plage de cellules. Ceux-ci ne doivent pas nécessairement se trouver dans la même feuille de calcul. Vous pouvez également créer et sélectionner ces listes dans d'autres onglets de feuille de calcul.

2. Ensuite, sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez créer une liste déroulante. Sélectionnez Données dans le menu, puis sélectionnez Validation des données .

3. Cette fois, sélectionnez Liste dans une plage de la liste déroulante Critères. Ensuite, sélectionnez la petite icône de sélection de grille pour ouvrir la fenêtre de sélection de plage.

4. Sélectionnez la plage que vous souhaitez utiliser comme liste et vous verrez le texte de la plage apparaître dans le champ Sélectionner une plage de données .

5. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre de sélection et revenir à la fenêtre de validation. Configurez le reste des options de liste déroulante que vous souhaitez, puis sélectionnez le bouton Enregistrer pour terminer.

6. Maintenant, vous verrez les données de la plage apparaître en tant qu'éléments de la liste déroulante dans la cellule que vous avez sélectionnée.

7. Continuez ce même processus pour toutes les autres colonnes que vous souhaitez ajouter en tant que liste déroulante dynamique.

L'utilisation de plages comme source de vos données est un excellent moyen de maintenir vos feuilles de calcul à jour sans avoir à parcourir et à mettre à jour manuellement chaque liste déroulante que vous avez créée.

Faits intéressants sur les listes déroulantes Google Sheets

Les listes déroulantes Google Sheets connectées aux plages sont les plus utiles car elles réduisent considérablement la maintenance globale de votre feuille de calcul.

Mettre à jour plusieurs cellules avec un seul changement de plage

Cela est particulièrement vrai si vous avez de nombreuses cellules tirant des données d'une seule plage d'éléments. Si vous souhaitez mettre à jour ou modifier ces éléments de liste, vous n'aurez qu'à effectuer la modification dans une seule plage.

Même s'il y a des centaines de cellules avec ces éléments de liste, la mise à jour de la plage une fois mettra à jour instantanément toutes ces cellules déroulantes.

Copier des cellules validées pour gagner du temps

Vous pouvez également gagner du temps en copiant les cellules déroulantes validées dans n'importe quelle autre cellule. Cela évite d'avoir à parcourir à nouveau les écrans de validation.

La copie de cellules validées est particulièrement utile pour les listes de sélection telles que les jours, les mois, l'heure et d'autres ensembles de données standard.

Supprimer rapidement la validation des cellules

Supposons que vous ne vouliez pas que les éléments de la liste soient inclus dans une cellule. Vous pouvez les supprimer rapidement en cliquant avec le bouton droit sur la cellule, en sélectionnant Validation , puis en sélectionnant Supprimer la validation dans la fenêtre Validation des données.

Vous verrez la flèche déroulante disparaître de la cellule et tous les éléments déroulants disparaissent. La cellule deviendra juste une autre cellule de feuille de calcul normale.

Utilisation de listes déroulantes doubles dans Google Sheets

Une autre façon utile d'utiliser les listes déroulantes de Google Sheets consiste à transmettre des informations entre les feuilles . Vous pouvez également utiliser cette technique pour relayer des informations entre les personnes.

Par exemple, si vous disposez d'une feuille d'origine contenant une liste de tâches effectuées par une équipe, vous pouvez baser une deuxième feuille de calcul sur ces tâches terminées.

Vous pouvez ou non créer cette première liste basée sur les mêmes listes déroulantes dynamiques que celles décrites dans la dernière section.

Dans les deux cas, sélectionnez la cellule de la feuille à laquelle vous souhaitez envoyer les tâches terminées dans une autre liste déroulante et ouvrez la fenêtre de validation comme décrit dans la dernière section. Lorsque vous sélectionnez la plage de données, passez à cette feuille de calcul de tâches source et sélectionnez la colonne entière de tâches (y compris les cellules vides).

Maintenant, sur la feuille de calcul de destination, vous verrez que les données de la colonne des tâches sont extraites. Cela signifie que votre deuxième équipe peut effectuer ses propres tâches de projet en fonction des tâches terminées de la première équipe.

La première équipe peut continuer à ajouter des tâches nouvellement terminées à la feuille de calcul source d'origine.

Puisque vous avez inclus les cellules vides dans la plage source, ces nouvelles tâches uniques apparaîtront dans la liste déroulante de la deuxième équipe. 

Gardez à l'esprit que seules les tâches uniques apparaîtront dans la deuxième liste déroulante. Ce n'est pas le meilleur moyen de transmettre des éléments de ligne spécifiques à partir de la source, mais c'est un excellent moyen pour une deuxième équipe de voir tous les éléments uniques ajoutés à une feuille de calcul par d'autres personnes.

Comment utiliserez-vous les listes déroulantes Google Sheets ?

Comme vous pouvez le constater, Google Sheets propose de nombreuses façons d'extraire des informations d'autres cellules pour remplir des listes déroulantes. Ou, si vos besoins de saisie de données sont assez simples, vous pouvez vous en tenir à la saisie manuelle des éléments de la liste déroulante séparés par des virgules. 

Dans tous les cas, vous devriez être en mesure de rendre la saisie de données pour n'importe laquelle de vos feuilles de calcul aussi facile et simple que possible.