Les outils Microsoft Office deviennent de plus en plus puissants à chaque mise à jour. De nos jours, vous n'avez même pas besoin d'une application dédiée pour les organigrammes. Vous pouvez créer des organigrammes dans PowerPoint, Word et même Excel.
Nous avons déjà couvert les organigrammes dans PowerPoint . Donc, dans cet article, nous allons vous montrer comment créer un organigramme dans Word et Excel. Nous allons utiliser Microsoft Office 2019 pour les démonstrations, mais vous pouvez suivre les mêmes étapes avec Office 2010 ou Office 365. Si la version de votre suite Microsoft Office n'est pas antérieure à 2007, vous pouvez créer des organigrammes à l'aide de nos méthodes.
Table des matières
Comment créer un organigramme dans Word à l'aide de formes
Microsoft Word est un traitement de texte populaire utilisé partout dans le monde car il est compatible avec tous les ordinateurs. Au fil du temps, Word est devenu quelque chose de plus qu'un simple traitement de texte, augmentant régulièrement sa popularité sur toutes les plateformes. Désormais, il est également livré avec des outils de dessin et des outils de conception, ce qui vous permet de créer des organigrammes, de générer des codes-barres et même de créer des cartes de vœux .
L'un de ces outils est Shapes. L'outil Formes est le moyen le plus simple de créer un organigramme simple lors de vos déplacements. Commençons donc par un organigramme de base utilisant Shapes.
Lorsque vous lancez Microsoft Word, vous avez automatiquement la possibilité d'ouvrir un document vierge. Cliquez simplement sur l' option Document vierge et vous êtes prêt à partir.
Cette étape est facultative mais nous la recommandons car elle facilite tout. Le quadrillage vous aidera à tout dimensionner correctement et à placer correctement chaque élément de l'organigramme. Sans cette fonctionnalité, vous pourriez vous retrouver avec des formes inégales et des dessins mal alignés qui rendront votre organigramme peu professionnel.
Pour activer le quadrillage, accédez à l' onglet Affichage et cochez la case Quadrillage .
Votre document ressemblera maintenant à l'image ci-dessous.
Accédez à l' onglet Insertion et cliquez sur le bouton Formes pour afficher la collection de formes de Word.
Vous remarquerez plusieurs catégories de formes.
Nous sommes intéressés par les formes Lignes et Organigramme pour créer nos organigrammes. Chaque forme est utilisée dans un but différent. Bien que les règles ne soient pas immuables, il est recommandé de suivre les recommandations de Word. Par exemple, vous devez utiliser le rectangle pour les étapes du processus et la forme en losange pour les points de décision. Vous pouvez trouver ces informations en passant le pointeur de votre souris au-dessus de chaque forme.
Maintenant, ajoutons la première forme. Commençons par une forme ovale. Ouvrez le menu Forme, sélectionnez l'ovale et dessinez-le en cliquant et en faisant glisser le pointeur de votre souris.
Après avoir dessiné votre première forme, vous remarquerez un nouvel onglet en haut du document. Vous avez accès à l' onglet Format , que vous allez utiliser pour modifier vos formes, ajouter des couleurs, etc.
Pour ajouter du texte à vos formes, cliquez avec le bouton droit sur la forme et sélectionnez Ajouter du texte dans le menu.
Ajoutons maintenant une autre forme, puis relions-les en utilisant une ligne comme connecteur.
Suivez les étapes précédentes pour insérer une forme de rectangle.
Ensuite, accédez à la bibliothèque de formes et au lieu de choisir une forme dans la catégorie Organigramme, sélectionnez une flèche de ligne dans la catégorie Lignes.
Sélectionnez la première forme pour voir les points de contrôle de chaque côté de votre forme, puis sélectionnez la flèche. Cliquez sur la poignée inférieure et faites glisser la flèche vers la poignée centrale de la deuxième forme.
Répétez ces étapes en utilisant toutes les formes et lignes que vous souhaitez créer votre organigramme.
Comment créer un organigramme dans Word à l'aide de SmartArt
SmartArt est une fonctionnalité plus récente qui comprend des mises en page prédéfinies pour les organigrammes, les organigrammes, les diagrammes de Venn et bien plus encore. Alors que l'outil Formes est suffisant pour présenter vos idées, SmartArt le fait passer au niveau supérieur avec un aspect plus professionnel et vous fait gagner du temps.
Créez un nouveau document vierge et activez le quadrillage comme vous l'avez fait précédemment.
Accédez à l' onglet Insertion et à deux pas du bouton Formes, vous trouverez SmartArt .
Cliquez sur SmartArt et une fenêtre de modèle s'ouvrira. Word propose une grande variété de graphiques SmartArt, mais nous sommes intéressés par la section Processus .
Sélectionnez Picture Accent Process dans la catégorie Process et cliquez sur le bouton OK . Ce modèle est utilisé pour présenter visuellement un flux de travail ou un processus étape par étape.
Cette option génère des formes qui peuvent contenir des images, du texte et des flèches qui les relient dans un ordre logique.
À côté de l'organigramme, vous verrez également une fenêtre avec des options d'édition d'organigramme. Vous pouvez cliquer sur le volet de texte pour insérer du texte et sur la forme d'image correspondante pour insérer un nouveau graphique.
Vous pouvez également modifier la conception SmartArt après l'avoir générée. Vous pouvez insérer de nouvelles formes à partir du bouton Ajouter une forme dans le coin supérieur gauche, modifier les dispositions comme dans l'image ci-dessus, ajouter de nouvelles couleurs, etc.
La création d'organigrammes avec des modèles SmartArt est un processus beaucoup plus rapide que l'insertion manuelle de formes et le résultat final semble plus professionnel. Cependant, l'utilisation de formes à partir de zéro est parfois la meilleure option, car vous avez un contrôle total sur la conception et la personnalisation.
Comment créer un organigramme dans Excel avec l'outil Formes
Microsoft Excel ne sert pas seulement à créer des feuilles de calcul et à faire des calculs. Il prend en charge une variété d'outils de génération de graphiques utilisés pour créer des graphiques, des histogrammes, des graphiques et bien plus encore.
Si vous utilisez Excel plus souvent que Word, autant l'utiliser pour créer des organigrammes. Le processus est fondamentalement le même que dans Word. Voici comment vous pouvez créer un organigramme à partir de zéro à l'aide de l'outil Formes.
Que vous créiez des organigrammes dans Excel ou Word, créez toujours une grille d'organigramme. Il vous aide à positionner correctement les formes de votre organigramme.
Pour configurer une grille dans Excel, commencez par modifier les largeurs de la colonne. Une feuille de calcul Excel est déjà une grille, il vous suffit de la modifier. La largeur de la colonne doit être égale à la hauteur de la ligne.
Commencez par sélectionner toutes les cellules en cliquant sur le bouton en haut à gauche de votre feuille de calcul.
Ensuite, sélectionnez le bouton Format dans la section Cellules de l'onglet Accueil et sélectionnez Largeur de colonne dans le menu.
Par défaut, la hauteur des lignes est fixée à 15 points (20 pixels). Pour avoir une largeur de 20 pixels, définissez la largeur de la colonne sur 2,14 et sélectionnez OK .
Nous avons maintenant une grille, mais elle ne fonctionne pas comme celle de Word. Nous devons activer la fonction Aligner sur la grille pour que les formes s'alignent automatiquement sur la ligne de grille la plus proche.
Accédez à l' onglet Mise en page et sélectionnez Aligner . Sélectionnez Aligner sur la grille dans le nouveau menu.
L'ajout de formes dans Excel fonctionne exactement comme dans Word.
Allez dans l' onglet Insertion , cliquez sur le bouton Formes et sélectionnez votre première forme d'organigramme.
Dessinez la forme en faisant glisser le pointeur de votre souris.
Vous remarquerez que l'onglet Format de forme apparaît en haut. Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessus, il est identique à celui de Microsoft Word. Toutes les commandes, options et boutons fonctionnent exactement de la même manière.
Vous pouvez sélectionner une autre forme dans la section Insérer des formes dans le coin supérieur gauche et l'ajouter sous la première. Connectez-les ensuite avec une flèche, changez leurs couleurs et continuez à ajouter d'autres formes pour compléter votre organigramme.
Comment créer un organigramme dans Excel à l'aide de SmartArt
Le moyen le plus rapide de créer un organigramme dans Excel consiste à utiliser des graphiques SmartArt. Cette fonctionnalité fonctionne comme dans Word et les étapes à suivre pour créer un organigramme SmartArt sont fondamentalement les mêmes.
SmartArt dans Excel est le même que dans Word. Allez dans l' onglet Insertion et cliquez sur le bouton SmartArt .
Une fenêtre avec des modèles de diagramme de flux SmartArt s'ouvrira. Il ressemble exactement à celui de Word. Il n'y a pas de différence entre les deux, alors reportez-vous à notre section sur la création d'un organigramme dans Word à l'aide de SmartArt si vous avez besoin d'aide. Toutes les options de mise en forme et d'édition de l'organigramme sont également identiques.
Microsoft Word et Excel sont également parfaits pour la conception d'organigrammes et vous pouvez utiliser des graphiques SmartArt avec les deux. Lequel préférez-vous pour faire des organigrammes ? Dites-nous dans les commentaires ci-dessous quel est votre logiciel préféré pour créer des organigrammes et pourquoi.
Microsoft Word vous propose deux méthodes pratiques pour créer des organigrammes MS Word. Pour obtenir les meilleurs résultats, gardez ces conseils à l’esprit :
1. Planifiez-le
Ayez une vision claire de ce à quoi vous voulez que votre organigramme ressemble. Dessinez-le avec un stylo et du papier et sachez exactement quel texte et quelles images vous allez utiliser.
2. Rendre les éléments de conception cohérents
Utilisez un style cohérent parmi les formes et les connecteurs de votre organigramme. Par exemple, utilisez la même ou deux polices pour le texte.
3. Ajuster l'intégralité du graphique sur une seule page
Pour une meilleure lisibilité, assurez-vous que votre graphique tient sur une seule page. Vous devrez peut-être modifier l'orientation du document de portrait à paysage pour s'adapter à un organigramme long ou large.
4. Ne comptez pas sur les gens qui savent ce que signifient les formes des organigrammes
Comme mentionné ci-dessus, les formes ont des significations spécifiques lorsqu’elles sont utilisées dans les organigrammes. Mais vos lecteurs ne savent peut-être pas de quoi il s’agit. Assurez-vous que votre organigramme a du sens même si tel est le cas. C'est également une bonne idée d'inclure une légende ou une clé de symbole pour faire savoir à vos lecteurs ce que représentent les différentes formes.
5. Suivez la direction de lecture conventionnelle
En anglais, les lecteurs lisent de gauche à droite et de haut en bas. Si votre organigramme comporte plusieurs niveaux, continuez avec le deuxième niveau sur le côté gauche de la page. (Bien sûr, si votre document est dans une langue qui se lit de droite à gauche, de bas en haut, vous suivrez également cette direction pour votre organigramme.)
6. Validez votre organigramme
Après avoir créé un organigramme dans Word, effectuez une présentation pas à pas de votre organigramme. Parcourez l’organigramme avec les personnes impliquées. Ils sauront combien de temps leur travail prend. Ils pourront également vous dire à quel point c'est précis.
Si l'organigramme concerne un processus qui n'est pas encore en place, essayez de demander à vos collègues de simuler le processus avec vous.
7. Évitez les flèches de connexion qui se chevauchent
Lorsque vous créez votre modèle d'organigramme Microsoft Word, évitez les flèches de connexion qui se chevauchent. Lorsque des lignes se croisent, il est difficile de savoir où elles se connectent. Le lecteur peut également interpréter les deux lignes comme un point avec deux itinéraires possibles, ce qui n'est peut-être pas ce que vous vouliez.
Si vous devez traverser des lignes, ajoutez une bosse croisée pour montrer qu'une flèche de connecteur saute par-dessus l'autre flèche.
8. Fournissez une clé de symbole d'organigramme
Pensez à créer une clé de symbole d’organigramme lors de la création d’un organigramme dans Word. Certaines personnes ne savent peut-être pas ce que signifient toutes les formes et tous les symboles. Si vous fournissez une clé, cela évitera toute confusion.
9. N’utilisez jamais de majuscules
Lorsque vous créez votre organigramme Microsoft Word, n'utilisez pas de majuscules. Toutes les majuscules prennent de la place, ce qui peut rendre difficile la conception d'un organigramme soigné. Les majuscules sont également plus difficiles à lire que les lettres minuscules.
10. Codez les étapes par couleur
Vous pouvez coder en couleur les étapes des organigrammes dans Word pour identifier les ressources. Si vous ajoutez des étapes codées par couleur, assurez-vous d'ajouter les couleurs à votre clé. Il est courant de voir des organigrammes colorés à des fins esthétiques.
Mathématiquement, vous calculez une plage en soustrayant la valeur minimale de la valeur maximale d'un ensemble de données particulier. Il représente la répartition des valeurs au sein d'un ensemble de données et est utile pour mesurer la variabilité - plus la plage est large, plus vos données sont dispersées et variables.
Trouvé dans un endroit étrange de l'application, vous pouvez ajouter des boutons d'action à une diapositive PowerPoint pour rendre votre présentation plus interactive et plus facile à utiliser pour le spectateur. Ces boutons d'action peuvent simplifier la navigation dans une présentation et faire en sorte que les diapositives de votre présentation se comportent comme des pages Web.
Vous avez donc une magnifique photo de vos enfants ou de vos chiens et vous voulez vous amuser en supprimant l'arrière-plan et en déposant un arrière-plan différent. Ou peut-être souhaitez-vous simplement supprimer l'arrière-plan d'une image afin de pouvoir l'utiliser sur un site Web ou un document numérique.
Voici un scénario courant : vous avez reçu un document Word par e-mail que vous devez signer et renvoyer. Vous pouvez imprimer, signer, numériser et renvoyer le document, mais il existe un moyen plus simple, meilleur et plus rapide d'insérer une signature dans Word.
Peu de choses dans la vie sont pires que de perdre un document Word sur lequel vous avez passé des heures à travailler. Même la sauvegarde n'est pas toujours suffisante si votre disque dur tombe en panne et que vous perdez tout.
Il arrive souvent que je doive inclure des calculs de données simples dans un document Word et qu'un tableau soit la meilleure option. Vous pouvez toujours essayer d'insérer une feuille de calcul Excel entière dans votre document Word, mais c'est parfois exagéré.
Word a deux fonctionnalités vraiment utiles que presque personne n'utilise : Comparer des documents et Combiner des documents. Comme leur nom l'indique, les fonctionnalités vous permettent de comparer deux documents Word l'un contre l'autre ou d'en combiner deux.
Une présentation est comme un train. Une chaîne ininterrompue d'entraîneurs suit le moteur et va là où il mène.
Les trois formules les plus couramment utilisées dans Excel pour effectuer des calculs mathématiques simples sont COUNT, SUM et AVERAGE. Que vous gériez un budget financier dans Excel ou que vous suiviez simplement vos prochaines vacances, vous avez probablement déjà utilisé l'une de ces fonctions auparavant.
Si vous souhaitez envoyer une correspondance d'aspect professionnel, ne laissez pas la première chose que votre destinataire voit être une enveloppe manuscrite en désordre. Prenez une enveloppe, mettez-la dans votre imprimante et tapez le nom et l'adresse à l'aide de Microsoft Word.
Lorsque votre classeur Excel comporte plusieurs feuilles identiques dans la disposition et la structure, vous pouvez rationaliser votre travail en regroupant des feuilles similaires. Pour être plus précis, une fois que vous avez appris à regrouper des feuilles de calcul dans Excel, vous pouvez appliquer une modification aux cellules correspondantes dans toutes les feuilles groupées en modifiant une seule des feuilles groupées.
Si la même application Microsoft Office a des fonctionnalités différentes sur différents appareils, c'est probablement parce qu'il s'agit de versions différentes. Certains compléments et modèles tiers ont également des fonctionnalités qui ne fonctionnent que dans des versions spécifiques d'Office.
Un fichier MDI, qui signifie Microsoft Document Imaging, est un format d'image propriétaire de Microsoft utilisé pour stocker des images de documents numérisés créés par le programme Microsoft Office Document Imaging (MODI). Le programme était inclus avec Office XP, Office 2003 et Office 2007.
Il est facile de confondre Microsoft Office et Office 365 ou Microsoft 365. Microsoft Office est la suite bureautique standard que vous utilisez depuis des années et peut inclure les versions d'applications de bureau de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access et Publisher selon l'édition. vous obtenez.
Microsoft Outlook se bloque-t-il par intermittence lorsque vous ouvrez l'application sur votre ordinateur Windows. L'application gèle-t-elle occasionnellement et affiche-t-elle une alerte "Microsoft Outlook ne répond pas" à intervalles aléatoires.
Vous pouvez améliorer l'apparence de votre feuille de calcul Excel et la rendre visuellement plus attrayante pour un public. La meilleure façon de le pimenter est d'ajouter une image d'arrière-plan Excel.
Microsoft Excel reste l'application de feuille de calcul la plus populaire au monde. Les données des feuilles de calcul Excel sont souvent sensibles et contiennent des données personnelles ou financières.
Vous avez un classeur Excel avec des milliers de chiffres et de mots. Il y a forcément des multiples du même nombre ou mot là-dedans.
Effectuer les mêmes actions encore et encore n'est pas seulement ennuyeux, mais cela peut aussi être une perte de temps et une perte de productivité. Cela est particulièrement vrai pour les utilisateurs débutants d'Excel, qui ne réalisent peut-être pas qu'il est facile d'automatiser des tâches courantes en enregistrant une macro.
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