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Comment utiliser Comparer et combiner des documents dans Word
Word a deux fonctionnalités vraiment utiles que presque personne n'utilise : Comparer des documents et Combiner des documents . Comme leur nom l'indique, les fonctionnalités vous permettent de comparer deux documents Word l'un contre l'autre ou d'en combiner deux.
Alors, quand auriez-vous besoin de l'utiliser ? Eh bien, si vous êtes comme moi, vous avez probablement 20 versions différentes de votre CV enregistrées à divers endroits au fil des ans. Parfois, je modifie légèrement un CV pour une entreprise particulière afin de mettre l'accent sur une compétence particulière ou parfois j'ai ajouté des éléments et j'ai simplement enregistré une nouvelle copie.
Quoi qu'il en soit, ce serait bien de voir rapidement la différence entre mon dernier CV et les plus anciens pour voir s'il y a quelque chose que je devrais ajouter au dernier ou éventuellement supprimer. Dans cet article, je vais vous montrer comment vous pouvez utiliser ces deux fonctionnalités pour trouver rapidement les différences entre deux documents et les fusionner si vous le souhaitez.
Comparer et combiner des documents
Dans mon exemple, je voulais voir quelle était la différence entre mon ancien CV rédigé en 2007 et le dernier mis à jour en 2013. Pour cela, ouvrez Word, cliquez sur l'onglet Révision puis cliquez sur Comparer .
Cela fera apparaître la boîte de dialogue Comparer les documents dans laquelle vous devrez sélectionner votre document original et votre document révisé.
En bas, vous verrez toute une série de paramètres de comparaison, que vous pouvez simplement laisser tous cochés. Par défaut, il affichera également toutes les modifications dans un nouveau document, ce qui est mieux que de jouer avec vos documents originaux ou révisés.
Un nouveau document s'ouvrira avec plusieurs sections différentes : une liste déroulante des révisions à l'extrême gauche, le document combiné montrant toutes les modifications au milieu et les deux documents originaux sur le côté droit. Examinons de plus près chaque section.
Comme vous pouvez le voir ici, j'ai supprimé quelques éléments et inséré quelques autres lignes de texte. Si vous double-cliquez sur l'un des titres ( Aseem Kishore inséré ou Aseem Kishore supprimé ), le curseur se déplacera à cette position exacte dans le document.
Au centre, vous verrez ces révisions en différentes couleurs. Par défaut, tout ce qui est barré est ce qui a été supprimé et tout ce qui est en rouge et souligné est ce qui a été ajouté au document révisé. Tout ce qui est en vert a été déplacé. L'endroit d'où il a été déplacé sera en vert double barré et l'endroit où il a été déplacé sera en vert double souligné comme indiqué ici :
Enfin, sur le côté droit, vous verrez le document original en haut et le document révisé en bas. Lorsque vous faites défiler le document du haut, celui du bas suit afin qu'ils soient synchronisés. Vous pouvez cependant faire défiler celui du bas indépendamment de l'écran du haut.
En plus de cette vue, vous pouvez également supprimer les deux documents source du volet de droite et afficher à la place des bulles pour voir facilement les modifications. Pour voir ce que je veux dire, allez-y et cliquez à nouveau sur le bouton Comparer , puis sur Afficher les documents source et enfin cliquez sur Masquer les documents source .
Cliquez maintenant sur le bouton Afficher le balisage sous Suivi et cliquez sur Bulles puis sur Afficher les révisions dans les bulles .
Sur le côté droit du document, vous verrez maintenant toutes les révisions avec des lignes provenant du document. Cela peut faciliter la visualisation de tous les changements si vous en avez beaucoup.
Notez que si vous voulez simplement voir les différences entre les documents, vous n'avez vraiment rien d'autre à faire. Si vous souhaitez créer un document final à partir de ces deux documents, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur n'importe quelle modification et choisir Accepter ou Rejeter .
Une fois que vous avez terminé, vous pouvez enregistrer le nouveau document avec toutes les modifications que vous avez apportées. Combiner des documents est à peu près exactement le même que Comparer. Si vous choisissez Combiner, vous obtiendrez la même boîte de dialogue dans laquelle vous devrez choisir le document original et révisé.
Une fois que vous faites cela, vous obtiendrez la même mise en page qu'avant où vous voyez les changements combinés au milieu. Encore une fois, le texte barré est supprimé, le texte souligné en rouge est ajouté et le texte vert a été déplacé. Faites simplement un clic droit sur chaque modification et choisissez d'accepter ou de rejeter chaque modification. Lorsque vous avez terminé, enregistrez le nouveau document combiné.
Dans l'ensemble, ceux-ci sont vraiment utiles lorsque vous avez plusieurs versions du même document ou lorsque plusieurs personnes modifient un document Word et que vous vous retrouvez avec plusieurs documents à combiner en un seul. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à commenter. Prendre plaisir!
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