Come utilizzare Microsoft Planner per migliorare il flusso di lavoro

Uno strumento di gestione dei progetti, Microsoft Planner è simile a servizi gratuiti oa pagamento come Trello o Asana. Integrato direttamente in Office 365, Planner può aiutarti a ridurre il caos sul lavoro e migliorare il tuo flusso di lavoro. Ecco come.

• Crea categorie per diverse attività in Planner con "bucket"
• Tieni traccia delle attività in Planner impostando i progressi, le date, aggiungendo dettagli sulle carte e altro
• Usa i filtri o raggruppa per funzionalità per aiutarti a scegliere le attività che contano
• Prova i grafici per avere uno sguardo analitico sui tuoi progressi

Se il tuo posto di lavoro o azienda è abbonato a Microsoft Office 365 , ci sono molti ottimi strumenti che puoi sfruttare per migliorare la tua efficienza. Abbiamo già parlato di alcuni di questi, tra cui Teams , Outlook , OneDrive e OneNote . Ora, tuttavia, è il momento di rivolgere la nostra attenzione a Microsoft Planner.

Uno strumento di gestione dei progetti, Planner è simile ai servizi gratuiti oa pagamento Trello o Asana. Non ha costi aggiuntivi ed è integrato direttamente in Office 365 e può aiutare la tua organizzazione a tenere traccia delle attività importanti e a migliorare i flussi di lavoro. Ecco di più su come lo usiamo in CloudO3 e una guida su come puoi usarlo anche sul tuo posto di lavoro.

Crea categorie per diverse attività con "bucket"

Al centro dell'esperienza di Planner ci sono alcune cose conosciute come "piano", "secchi" e "schede". Prima di tutto, una bacheca è ciò che ospita il tuo piano o un elenco di attività. Una volta creato un piano in Planner con il pulsante (+) nella barra laterale, avrai una nuova bacheca. È quindi possibile creare diversi "bucket" all'interno della scheda per organizzare vari tipi di attività.

Puoi farlo premendo sul link "Aggiungi nuovo bucket" nella parte superiore della scheda. Qui a CloudO3, usiamo Planner per monitorare la nostra copertura di notizie. Abbiamo anche diverse schede per i nostri altri tipi di copertura, tra cui Office 365 e How-To. In genere, disponiamo anche di bucket per Story Ideas, News Stories, DIBS e un bucket speciale per gli editori per contrassegnare le storie completate.

Dopo aver aggiunto un bucket, c'è un pulsante separato (+) sotto il nome del bucket. Ciò ti consentirà di creare una nuova scheda attività e impostare una data di scadenza o assegnarla a un membro del team. Ne abbiamo di più di seguito.

Uno sguardo a una scheda di esempio in Microsoft Planner

Tieni traccia delle attività impostando progressi, date, aggiungendo dettagli sulle carte e altro

Esistono molti modi per sfruttare le schede attività in Planner a vantaggio della produttività. Puoi utilizzare il menu a discesa per spostarlo in vari bucket, modificarne l'avanzamento e impostare la data di inizio e la data di scadenza. Puoi anche digitare una descrizione per far sapere ai tuoi colleghi su cosa stai lavorando. sopra. Per semplicità, c'è anche una lista di controllo, che può aiutare a tenere traccia dei progressi di qualunque cosa sia stata assegnata.

Ancora meglio, c'è anche un pulsante "Aggiungi allegato" che puoi usare per inserire file o collegamenti che saranno visibili sulla scheda stessa. Usiamo spesso questa funzione qui su CloudO3 per condividere collegamenti a fonti per qualsiasi articolo di cui stiamo scrivendo.

Inoltre, ci sono diverse "etichette" colorate che corrono lungo il lato di ogni scheda compito. Sono disponibili un totale di sei e puoi personalizzare il nome per ognuno. Questo farà attaccare un'etichetta colorata sul lato della carta e aiuterà a creare un indizio visivo su ciò che significa la carta. Per noi di CloudO3, utilizziamo le etichette "alta priorità" e "bassa priorità".

Una scheda campione in Microsoft Planner

Usa i filtri o raggruppa per funzionalità per aiutarti a scegliere ciò che conta

Man mano che aggiungi sempre più attività ed elenchi dei desideri al pianificatore, potrebbe diventare difficile tenere traccia di ciò che sta accadendo. Fortunatamente, c'è una funzione di filtro che può aiutare. Disponibile nella parte in alto a destra della finestra, ti consentirà di filtrare i compiti solo in base al tuo nome --- o al nome del tuo collega.

In alternativa, puoi anche utilizzare la funzione "Raggruppa per" per cambiare l'aspetto degli elenchi dei desideri. Ciò ti consentirà di raggruppare in base alla persona a cui è assegnata l'attività, allo stato di avanzamento o alle date di scadenza e alle etichette.

L'opzione "assegnato a" in Raggruppa per

Prova i grafici per avere uno sguardo analitico sui tuoi progressi

Il pianificatore può diventare disordinato a volte e (come capo o manager) potresti non riuscire sempre a vedere su cosa si sta lavorando e chi è su quale compito specifico. Fortunatamente, Microsoft ha una piccola funzionalità integrata in Planner che può aiutare.

Dalla barra dei menu in alto, accanto al nome del Piano, vedrai un'icona che assomiglia a un grafico. Se fai clic su questo, passerai alla modalità grafico. Puoi vedere lo stato totale dei piani e maggiori dettagli su quali attività sono state avviate, in corso, in ritardo o completate. Puoi anche vedere il numero di attività per bucket e il numero di attività per membro. Un elenco è anche visualizzabile a lato, con tutti gli articoli del secchio disponibili.

Una funzione simile è disponibile anche per chiunque nel team per vedere visivamente le proprie attività in tutti i piani e i bucket. Basta fare clic sull'icona del cerchio nella barra laterale sinistra per attivare una pagina panoramica. Avrai una visione visiva di quante attività ti sono rimaste e altro ancora.

Grafici nel pianificatore

Come utilizzerai Planner?

Come puoi vedere, Planner è uno strumento molto potente. C'è più di un modo in cui puoi usarlo per eliminare il caos e gestire meglio le attività nel tuo ambiente di lavoro. È integrato direttamente in Office 365 e puoi ottenere tutto ciò di cui hai bisogno per gestire il tuo team senza doversi preoccupare di dover passare da un servizio all'altro o da app. Pensi che utilizzerai Planner nella tua azienda? Fateci sapere nei commenti qui sotto.