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Outlookでアーカイブメールを使用して空き容量を増やす（2022）
私たち全員が何らかの形でメールに依存していますが、これらのメールは積み重なるにつれてスペースを取り、すべてが遅くなり、メールが届かなくなります。特に何年にもわたってメッセージを収集した後、オーバーフローしたメールボックスをどのようにクリーンアップするかは悩みの種です。ここでは、Outlookでアーカイブメールを使用してメールボックスをクリーンアップする方法をご紹介します。
1. メールボックスのサイズを決定する
- アカウント情報を確認する: 上部のファイルをクリックし、アカウント情報にアクセスします。全体のメールボックスのサイズが表示されます。
- フォルダサイズの確認: メールボックスを右クリックし、ファイルのプロパティを選択し、フォルダサイズを確認します。
- 合計サイズを把握する: サブフォルダーを含む合計サイズを確認し、現在のメールボックスが5GBを超えている場合は、対策を検討してください。
2. ゴミ箱メールを削除する
まずはゴミ箱を空にすることから始めましょう。削除したアイテムを右クリックし、「フォルダーを空にする」を選択することで、そこにあるアイテムを完全に削除できます。
3. 古いアイテムのクリーンアップ – 手動アーカイブ
古いメッセージをアーカイブすることを次のステップとして考えましょう。これにより、必要なアイテムをローカルファイルまたはPSTファイルとして整理できます。
- 「ファイル」メニューから「古いアイテムのクリーンアップ」を選択します。
- アーカイブするフォルダーを選択: 「上部のメールボックス」を選択することで、全フォルダを対象にすることができます。
- 締め切り日を設定: 選択した日よりも古いアイテムはすべて移動されます。
- ファイル名と場所をブラウズして指定します。
4. 個人用フォルダを作成する
メールボックスからアイテムをオフロードする別の手動の方法として、個人用フォルダーを作成します。
- 「ファイル」からアカウント設定を選択します。
- [データファイル]タブで、[追加]をクリックします。
- データファイル名を指定し、位置を選択します。
5. 古いアイテムを自動的にアーカイブする
自動アーカイブを設定することで、手動作業を減らし、定期的に古いメールを整理できます。
- 「ファイル」メニューから「オプション」を選択し、その後「詳細設定」を選択します。
- 自動アーカイブの設定を確認し、頻度や動作を指定します。
6. OutlookのPSTファイルをバックアップする
手動アーカイブや自動アーカイブを利用する場合は、PSTファイルのバックアップを強く推奨します。ハードドライブの故障やファイルの破損を避けるために、外部ハードドライブやストレージソリューションにファイルを保存することが重要です。
さあ、あなたのメールボックスをクリーンアップしましょう！どの戦略から試しますか？質問があれば、コメントの欄に書いてください。
(29) コメント
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ダイチ -
ふと思ったのですが、アーカイブしたメールを復元する方法はあります？すごく不安になりました
さえこ -
この機能、本当に便利！アーカイブ使ったら、すべてがすっきりしました。
マキ -
このトピックに関して質問です。アーカイブされたメールは、自動で削除されることはありますか
ゆうこ -
記事を読んでアーカイブの重要性を再認識しました！これからも頑張って整理しようと思います
かずき -
アーカイブ機能は私も利用していますが、本当に助かる機能だと思います
ノリコ -
質問ですが、アーカイブしたメールはどこで検索できますか？普段使っている方法と違うので少し不安です
タカシ -
メール整理がこんなに簡単にできるなんて！もっと早く知りたかったです。
タクミ -
アーカイブしても、必要なときにすぐに見つけられる自信がないですが、試してみます。
ハルヒ -
この方法は本当に助かります！データ容量が増えるので、今後困ることがなさそうです。
ケンジ -
アーカイブの使い方、皆さんの意見を聞いてみたいです！私も最近始めたばかりで、他の人のやり方が気になります
ミキ -
このアーカイブ機能、特に仕事で使う人には必須ですね！お気に入りに入れておきます。
いくみ -
仕事で大量のメールを扱う方には、アーカイブ機能が合うと思います！
さくら -
アーカイブ機能のこと、もっと詳しく知りたかったので嬉しいです！すぐに実践してみます
まさし -
昔はメールの整理が面倒でしたが、アーカイブ機能のおかげで快適です
ユウ -
情報ありがとうございます！初めてこの機能を使って、思った以上に整理できました
優太 -
Outlookのアーカイブ機能をの使い方、すごく参考になります！最近メールが溜まって困っていたので助かりました
リョウ -
アーカイブメールって本当に便利ですね！職場で活用しまくりです
ヒロキ -
本当に助かる記事ですね！皆、是非活用してみるべきです
ひろこ -
アーカイブ機能を使ったおかげで、すっきりしました！今後はもっと管理が楽になりそう。
ちひろ -
この方法を使ったら、空き容量が確保できて助かりました。皆さん、ぜひ試してみてください！
あや -
アーカイブの利用法についてもっと具体的な説明があれば嬉しいです。例えば、期間ごとの整理法など。
サトシ -
アーカイブメールのおかげで、データ容量がかなり増えました。もっと早く試しておけばよかったです
アキラ -
いい情報ですね！アーカイブの方法がこんなに簡単だとは思っていなかった
たけし -
メールが整理できると、仕事がはかどりそうですね。嬉しい情報です
エミ -
おお、アーカイブの方法がこんなに簡単だったとは！早速実践します
りく -
アーカイブ機能を使いこなせば、仕事がもっとスムーズになると思います！実践あるのみですね
しんや -
最近、アーカイブの存在を知ったばかりで。これからちょっとずつ整理してみます
こうた -
空き容量を増やせるのは意外と知られていない情報かもしれませんね。共有してくれてありがとう！
あんずちゃん -
アーカイブの方法、もう少し詳しく教えてもらえたら、嬉しいです！参考にしたいです！