Outlookでアーカイブメールを使用して空き容量を増やす（2022）

今日は、Outlookでアーカイブメールを使用してメールボックスをクリーンアップする方法を紹介します（FAST）

私たち全員が何らかの形でメールに依存していますが、これらのメールは積み重なるにつれてスペースを取り、すべてが遅くなり、メールが届かず、ある日メールボックスを開くと、「メールボックスがいっぱいです。メールボックスがいっぱいです。 、商品の送受信ができない場合があります。」職業はなんですか？特に何年にもわたってメッセージを収集した後、オーバーフローしたメールボックスをどのようにクリーンアップしますか？幸いなことに、いくつかのトリックを知っていれば、それは難しくありません。

メールボックスのサイズを決定する

• 現在のメールボックスのサイズを確認することから始めましょう。これを行うには、上部のファイルをクリックするだけで、アカウント情報に移動します。メールボックスの設定の下に、全体のサイズが表示されます。

• メールボックスを右クリックしてファイルのプロパティを選択し、フォルダサイズをクリックする必要があります。

• 興味深い数は、サブフォルダーを含む合計サイズです。

• これは、現在のメールボックスの大きさです。5 GBを超える場合は、作業を検討する必要があります。

ゴミ箱メールを削除する

メールボックスのサイズをどのように減らすことができますか？さて、オプションを見てみましょう。オプション1は、手動クリーンアップを使用することです。始めるための良い方法は、常にゴミ箱を空にすることです。削除したアイテムを右クリックして、空のフォルダを選択します。そこにあるアイテムは完全に削除されます。これを元に戻すことはできないので、明らかにこれらのアイテムがもう必要ないことを確認してください。私の場合、きっと。

古いアイテムのクリーンアップ–手動アーカイブ

次のステップは、ある時点でアクセスする必要があるかもしれない古いメッセージをアーカイブすることです。多くの場合、税金や法的な理由でアイテムを一定の年数保持する必要があるため、アイテムを削除したくはありませんが、メールボックスのスペースを占有したくない場合もあります。これはアーカイブ用です。アーカイブは、Outlookメールボックスから古いアイテムを物理的に削除して、ローカルコンピューター上のデータファイルまたはPSTファイルを分離します。

• それをどのように行うことができるかをお見せしましょう。上部のファイルに戻り、[ツール]ドロップダウンから、ダイアログボックスから[古いアイテムのクリーンアップ]を選択しましょう。

• このフォルダとすべてのサブフォルダをアーカイブするには、2番目のオプションを選択します。受信トレイや送信済みアイテムなどの個々のフォルダを選択できますが、通常は上部のメールボックスをクリックするだけです。つまり、すべてを通過します。
• 主な設定は締め切り日であるため、選択した日より古いアイテムはすべて移動され、アーカイブファイルに移動されます。
• ブラウズを使用して、ファイルの場所と名前を変更できます。デフォルトを使用してからキーを押すと、アーカイブが機能します。

• それでは、必要な場合に備えて、アーカイブメッセージをもう一度見つけることができる場所を紹介します。Archivesというフォルダが表示されます。

• メッセージが以前にあったすべてのフォルダが利用可能になるため、1つの大きなフォルダにすべてがダンプされるわけではありません。もちろん、検索を使用して必要なものを見つけることができます。このようにして、Outlookの古い電子メールに引き続きアクセスでき、メールボックスのスペースを占有しません。ただし、OutlookOnlineやモバイルでは利用できないことに注意してください。

個人用フォルダを作成する

Outlookに何を移動するかを決定させるというアイデアを好まない人もいます。それでは、メールボックスからアイテムをオフロードする別の手動の方法を紹介します。それは、個人用フォルダーを作成することです。技術的には、個人用フォルダはローカルコンピュータ上のデータファイルでもあるため、アーカイブと非常によく似ています。ここを除いて、アイテムを自分で移動し、独自のフォルダー構造を作成して個人用フォルダーを作成できます。

• 上部のファイルに移動し、アカウント設定のドロップダウンでアカウント設定を選択します。

• [データファイル]タブに移動して、[追加]をクリックします。

• データファイル名を指定するか、場所を変更できます。これらのデータとアーカイブファイルを同じ場所に保管することをお勧めします。この投稿の最後で、その理由を説明します。完了したら、[OK]をクリックします。これで完了です。

• これで、独自の個人用フォルダが作成されました。このフォルダがフォルダペインに表示されます。

• このフォルダは必要に応じて構成できます。個人用フォルダを右クリックして新しいフォルダを選択することで、Contractsという名前の新しいフォルダを作成します。

• これで、メッセージまたはフォルダ全体を選択して、メールボックスからこの個人用フォルダに移動できます。
• このようにして、削除およびアーカイブされるものを完全に制御できます。これらは、Outlookの手動クリーンアップオプションです。手動アーカイブと個人用フォルダはローカルファイルとコンピュータに基づいているため、これらのファイルに移動したものは、別のコンピュータやオンラインでは利用できないことを覚えておいてください。

古いアイテムを自動的にアーカイブする

• それでは、自動アーカイブという別のオプションを見てみましょう。この手動のアプローチを何度も繰り返さなければならないことは、非常に面倒になる可能性があります。Outlookでこれを行うためのより効率的な方法は、自動アーカイブを使用することです。
• この機能は永遠に存在しています。定義した設定に基づいて、Outlook2003で導入されたと思います。
• バックグラウンドで実行され、すべてのメールボックスフォルダを通過します。次に、手動アーカイブと同様に、古い電子メールをこれらのフォルダーからローカルコンピューター上の別のデータファイルまたはPSTファイルに物理的に移動します。一度設定すると、もう考える必要はありません。
• 自動アーカイブの課題は、設定を理解することです。設定を正しく行うことが重要ですが、残念ながら、実際には直感的ではありません。

ただし、心配しないでください。ここに従ってください。すぐに自動アーカイブ設定にアクセスできるようになります。

• ファイルメニューに移動してオプションを選択し、[詳細設定]を選択すると、自動アーカイブが表示されます。

• 表示されない場合は、企業環境にいて、管理者がこの機能を無効にしているか、Exchangeアカウントを持っていて、Microsoft365オンラインアーカイブが有効になっています。このような場合、Outlookは企業ポリシーに従ってアーカイブされ、それ以外の場合は自動アーカイブを使用できません。

自動アーカイブ設定

• クリックすると自動アーカイブ設定が表示されます。最初のチェックボックスで、自動アーカイブをオンにし、処理を開始する前に通知を受け取る場合に実行する頻度を指定できます。[自動アーカイブの前にプロンプ​​トを表示する]チェックボックスをオンにします。このように、期限切れのアイテムを削除する必要がある場合は、有効期限のある電子メールのみを参照している場合にキャンセルすることができます。これは、時間に敏感なメッセージに使用されることがあります。
• 期限切れのメールを消したい場合があります。その場合は、[期限切れのアイテムを削除する（メールフォルダのみ）]チェックボックスをオンにします。
• アイテムをアーカイブまたは削除したいので、有効のままにしておきます。
• フォルダリストにアーカイブフォルダを表示するをチェックする必要があります。アーカイブは、フォルダペインから簡単にアクセスできます。
• アイテムをアーカイブするデフォルトの年齢を指定できます。私は12か月で行くつもりですが、何があなたのために働くかをチェックしてください。アイテムを完全に削除するのではなく、移動する必要があります。
• すでにデフォルトのフォルダがありますが、これは私にとっては問題ありません。別のフォルダを使用する場合は、をクリックして参照してください。
• 削除されたアイテムフォルダをバイパスするため、これらのアイテムを本当に削除したい場合にのみ、完全に削除をチェックしてください。
• 最後に、これらのデフォルト設定をすべてのフォルダーに適用するオプションを取得します。これは、このボタンをクリックして理解することが重要です。変更したこれらのデフォルト設定は、すべてのフォルダに適用されます。このように、フォルダごとに個別に変更を加える必要はありません。同じ方法でアーカイブしたいフォルダがたくさんある場合は、これが正しい選択かもしれません。ただし、プロセスをより細かく制御したい場合は、このボタンを使用しないでください。
• たとえば、3か月後にアーカイブしたいフォルダがいくつかあるとします。他のフォルダは、おそらく6か月後に、まったくないものもあります。一部の人にとっては、一定時間後にコンテンツを削除したい場合があります。その場合は、フォルダレベルの設定に適用することをお勧めします。
• それをしましょう。すべてに適用するボタンをクリックするのではなく、安全設定のキーを押すだけです。

フォルダ固有の自動アーカイブ設定

• 送信されたアイテムの特定のアーカイブオプションを定義したいとします。フォルダを右クリックしてプロパティを選択し、[自動アーカイブ]タブに移動します。
• 3つのオプションが表示されます。このフォルダをアーカイブしないでください。デフォルト設定に従ってアイテムをアーカイブしてください。これが今見た設定です。デフォルトのアーカイブ設定をクリックすると、選択したフォルダ固有の設定のウィンドウに戻ります。
• 3番目のオプション。送信済みアイテムを3か月後に移動したいので、期間を3か月に変更するとします。デフォルトのアーカイブフォルダで問題ありません。完了したら、[OK]をクリックします。

• 削除されたアイテムのオプションも設定しましょう。すべてのアイテムをアーカイブしたくはありませんが、完全に削除してほしいです。
• フォルダを右クリックし、デフォルトのアーカイブ設定に移動して、3番目のオプションをもう一度選択します。たとえば、削除されたアイテムの場合です。4か月後にそれらをクリーンアップしたいのですが、移動したくないので、これらを削除するので、最後のオプションを選択して、古いアイテムを完全に削除します。

• アーカイブするフォルダを調べて、変更を加えるだけです。
• Outlookで自動アーカイブを開始することは、最も直感的なエクスペリエンスではないことを認めますが、希望どおりにセットアップすると、バックグラウンドで静かに動作し、スペースが解放されます。

OutlookのPSTファイルをバックアップする

• それでは、バックアップについて簡単に説明しましょう。個人用フォルダ、手動アーカイブ、自動アーカイブのいずれを使用する場合でも、これらのソリューションはすべて、すべてのメッセージをコンピュータ上のローカルファイルに移動します。
• リスクは、ハードドライブに障害が発生し、ファイルが破損する可能性があるため、これらのファイルを外付けハードドライブまたはその他のストレージソリューションにバックアップすることが非常に重要です。そのため、すべてのファイルを1か所に保管することをお勧めします。これにより、バックアップが簡単になります。

• 最後のアドバイス。アーカイブPSTファイルを会社のネットワークドライブに置いて、Outlookで直接アクセスする人をよく見かけます。さて、これは中央バックアップを利用したくなるかもしれませんが、そうしないでください。ネットワーク経由でPCに接続すると、パフォーマンスが低下したり、データが破損したりする可能性があります。Microsoftはまた、Webサイトで、これはサポートされていない構成であると述べています。

これらは、Outlookでアーカイブメールを使用してメールボックスをクリーンアップするさまざまな方法です。

今、私はあなたにそれを引き渡したいと思います：

今日のガイドのどの戦略を最初に試しますか？あるいは、私が取り上げた何かについて質問があるかもしれません。いずれにせよ、私はあなたから聞きたいです。だから先に進んで、下にコメントを残してください。