De vervolgkeuzelijsten van Google Spreadsheets gebruiken

Bij het maken van Google Spreadsheets die andere mensen moeten invullen, kan een vervolgkeuzelijst het gegevensinvoerproces vereenvoudigen.

U kunt de items voor uw vervolgkeuzelijst uit een ander celbereik halen of u kunt ze rechtstreeks invoeren. Leer hoe u beide kunt doen en hoe u een bestaande vervolgkeuzelijst kunt wijzigen.

Maak handmatige vervolgkeuzelijsten in Google Spreadsheets

De snelste manier om een ​​vervolgkeuzelijst voor Google Spreadsheets te maken, is door de items in de instellingen voor gegevensvalidatie op te sommen.

Om dit te doen:

1. Selecteer de cel waarin u een vervolgkeuzelijst wilt maken. Selecteer Gegevens in het menu en selecteer vervolgens Gegevensvalidatie .

2. Selecteer Lijst met items naast Criteria . 

3. Typ in het veld naast deze selectie de items die u wilt opnemen in de vervolgkeuzelijst, gescheiden door komma's.

4. Selecteer de knop Opslaan en u zult zien dat de cel die u hebt geselecteerd nu een vervolgkeuzelijst heeft.

Opties voor gegevensvalidatie

Er zijn enkele belangrijke instellingen in het venster Gegevensvalidatie om op te merken.

Als u Toon vervolgkeuzelijst in cel uitschakelt , wordt de vervolgkeuzepijl niet weergegeven. Wanneer de gebruiker echter begint te typen, verschijnen de lijstitems.

Als u in het gedeelte Bij ongeldige gegevens Toon waarschuwing selecteert , verschijnt er een rode waarschuwingsindicator. Hierdoor wordt een bericht weergegeven dat de gebruiker waarschuwt dat het getypte item met niets in de lijst overeenkomt.

Als u in plaats daarvan Invoer weigeren selecteert , weigert Google Spreadsheets de invoer en vervangt deze door het eerste item van de vervolgkeuzelijst.

Als u in het gedeelte Uiterlijk de optie Validatiehulptekst weergeven selecteert en tekst typt in het veld eronder, wordt die tekst weergegeven wanneer de gebruiker de vervolgkeuzelijst selecteert.

Maak vervolgkeuzelijsten uit een bereik van Google Spreadsheets

Een meer dynamische manier om vervolgkeuzelijsten voor Google Spreadsheets te maken, is door de inhoud van een reeks cellen te gebruiken om de lijst te vullen.

Om dit te doen:

1. Maak eerst uw validatielijsten in elk celbereik. Deze hoeven niet in dezelfde spreadsheet te staan. U kunt deze lijsten ook in andere spreadsheettabbladen maken en selecteren.

2. Selecteer vervolgens de cel waarin u een vervolgkeuzelijst wilt maken. Selecteer Gegevens in het menu en selecteer vervolgens Gegevensvalidatie .

3. Selecteer deze keer Lijst uit een bereik in de vervolgkeuzelijst Criteria. Selecteer vervolgens het kleine rasterselectiepictogram om het bereikselectievenster te openen.

4. Selecteer het bereik dat u als uw lijst wilt gebruiken en u ziet de bereiktekst verschijnen in het veld Selecteer een gegevensbereik .

5. Selecteer OK om het selectievenster te sluiten en terug te keren naar het validatievenster. Configureer de rest van de gewenste dropdown-opties en selecteer vervolgens de knop Opslaan om te voltooien.

6. Nu ziet u de bereikgegevens verschijnen als items in de vervolgkeuzelijst in de cel die u hebt geselecteerd.

7. Ga door met hetzelfde proces voor alle andere kolommen die u wilt toevoegen als een dynamische vervolgkeuzelijst.

Het gebruik van reeksen als de bron van uw gegevens is een geweldige manier om uw spreadsheets up-to-date te houden zonder dat u elke vervolgkeuzelijst die u heeft gemaakt handmatig hoeft door te nemen en bij te werken.

Interessante feiten over de vervolgkeuzelijsten van Google Spreadsheets

De vervolgkeuzelijsten van Google Spreadsheets die zijn gekoppeld aan bereiken, zijn het handigst omdat ze het algehele onderhoud van uw spreadsheet drastisch verminderen.

Werk meerdere cellen bij met één bereikwijziging

Dit is met name het geval als u veel cellen hebt die gegevens uit een enkele reeks items halen. Als u die lijstitems wilt bijwerken of wijzigen, hoeft u de wijziging slechts in één bereik aan te brengen.

Zelfs als er honderden cellen zijn met die lijstitems, zal het één keer bijwerken van het bereik al die dropdown-cellen onmiddellijk bijwerken.

Gevalideerde cellen kopiëren om tijd te besparen

U kunt ook tijd besparen door gevalideerde vervolgkeuzelijsten naar andere cellen te kopiëren. Dit bespaart tijd om het proces van het opnieuw doorlopen van de validatieschermen te doorlopen.

Het kopiëren van gevalideerde cellen is vooral handig voor selectielijsten zoals dagen, maanden, tijd en andere standaard datasets.

Verwijder snel celvalidatie

Stel dat u niet wilt dat de lijstitems in een cel worden opgenomen. U kunt ze snel verwijderen door met de rechtermuisknop op de cel te klikken, Validatie te selecteren en vervolgens Validatie verwijderen te selecteren in het venster Gegevensvalidatie.

U ziet de vervolgkeuzepijl uit de cel verdwijnen en alle vervolgkeuzelijsten verdwijnen. De cel wordt gewoon een normale spreadsheetcel.

Dubbele vervolgkeuzelijsten gebruiken in Google Spreadsheets

Een handigere manier om de vervolgkeuzelijsten van Google Spreadsheets te gebruiken, is door informatie tussen bladen door te geven . U kunt deze techniek ook gebruiken om informatie tussen mensen door te geven.

Als u bijvoorbeeld een origineel blad hebt met een lijst met taken die door één team zijn voltooid, kunt u een tweede spreadsheet op die voltooide taken baseren.

U kunt die eerste lijst wel of niet maken op basis van dezelfde dynamische vervolgkeuzelijsten als beschreven in de laatste sectie.

Hoe dan ook, selecteer de cel op het blad waarnaar u de voltooide taken wilt verzenden als een andere vervolgkeuzelijst en open het validatievenster zoals beschreven in de laatste sectie. Wanneer u het gegevensbereik selecteert, schakelt u over naar deze brontaakspreadsheet en selecteert u de volledige kolom met taken (inclusief lege cellen).

Nu, in de bestemmingsspreadsheet, ziet u dat de gegevens uit de takenkolom worden opgehaald. Dit betekent dat uw tweede team hun eigen projecttaken kan uitvoeren op basis van voltooide taken van het eerste team.

Het eerste team kan doorgaan met het toevoegen van nieuw voltooide taken aan de oorspronkelijke bronspreadsheet.

Aangezien u de lege cellen in het bronbereik hebt opgenomen, verschijnen die nieuwe unieke taken in de vervolgkeuzelijst van het tweede team. 

Houd er rekening mee dat alleen unieke taken in de tweede vervolgkeuzelijst verschijnen. Het is niet de beste manier om specifieke rij-items van de bron door te geven, maar het is een geweldige manier voor een tweede team om alle unieke items te zien die door andere mensen aan een spreadsheet zijn toegevoegd.

Hoe gaat u de vervolgkeuzelijsten van Google Spreadsheets gebruiken?

Zoals u kunt zien, biedt Google Spreadsheets vele manieren waarop u informatie uit andere cellen kunt halen om vervolgkeuzelijsten in te vullen. Of, als uw behoefte aan gegevensinvoer vrij eenvoudig is, kunt u vasthouden aan het handmatig invoeren van items in de vervolgkeuzelijst, gescheiden door komma's. 

Hoe dan ook, u zou de gegevensinvoer voor al uw spreadsheets zo gemakkelijk en eenvoudig mogelijk moeten kunnen maken.