Google Agenda is een geweldige app. Ik heb er vanaf elke computer toegang toe, synchroniseer het met mijn smartphone, synchroniseer het met mijn desktop-e-mailapp en nog veel meer. Het is eenvoudig te gebruiken en heeft een heleboel functies. Een van de leuke functies die ik pas sinds kort gebruik, is het delen van een Google-agenda.
Wanneer u een Google-agenda deelt, kunt u snel gecontroleerde toegang tot uw afspraken geven aan een collega, familielid of vriend. In dit artikel laat ik je de verschillende methoden zien om een agenda te delen en geef ik onderweg enkele tips.
Openbare versus privékalender
Het eerste dat u moet begrijpen, is het verschil tussen een openbare agenda en een privéagenda. Een privéagenda is alleen voor jou zichtbaar en dat betekent dat al je afspraken alleen voor jou zichtbaar zijn.
Dit betekent dat als je een afspraak maakt met een privéagenda en vervolgens probeert de afspraak te publiceren en iemand de link stuurt, deze persoon de afspraak niet kan zien. Dit komt omdat de agenda privé is. Als je het openbaar maakt, kun je het delen met individuele mensen of met de hele wereld.
Wanneer een agenda openbaar is, kun je afspraken delen en verschillende niveaus van privacy kiezen, die ik hieronder zal toelichten. De beste manier om uw persoonlijke en openbare agenda's te scheiden, is door een nieuwe agenda te maken die u kunt delen met individuen of met iedereen.
Deel een agenda
Zodra je een nieuwe agenda hebt gemaakt of een bestaande agenda hebt uitgekozen om te delen, log je in op Google Agenda en beweeg je de muis over de agenda.
Je ziet drie kleine verticale stippen verschijnen, die je de opties voor die specifieke kalender geven. Klik op Instellingen en delen . Ook kun je met het plusteken naast het vak Agenda van een vriend toevoegen een nieuwe agenda toevoegen.
Op het volgende scherm staan de opties voor delen in het midden van de pagina. Er zijn toegangsrechten , waarmee u de hele agenda openbaar kunt maken. De meeste openbare agenda's zijn afkomstig van organisaties zoals scholen, universiteiten, enz.
Wanneer u het vak Beschikbaar maken voor openbaar aanvinkt , krijgt u een waarschuwing dat de hele wereld uw agenda kan bekijken. Je kunt ook kiezen tussen Alleen beschikbaar/bezet bekijken (details verbergen) en Alle evenementdetails bekijken .
Als u uw agenda maar met een paar mensen hoeft te delen, is het gemakkelijker om ze toe te voegen in het gedeelte Delen met specifieke mensen . Klik op MENSEN TOEVOEGEN en voer het e-mailadres in van de persoon met wie je de agenda wilt delen.
U kunt ook machtigingen kiezen die de gebruiker moet hebben: alleen vrij/bezet bekijken (details verbergen) , alle afspraakdetails bekijken , wijzigingen aanbrengen in afspraken en wijzigingen aanbrengen en delen beheren .
Er is hier één ding om op te letten. Als je deelt met specifieke mensen, moeten ze ook Google Agenda gebruiken. Als je je agenda wilt delen met iemand die Google Agenda niet gebruikt, is de enige optie die je hebt de agenda openbaar te maken.
De uitnodiging wordt verzonden en de gebruiker hoeft alleen maar op de link te klikken en uw agenda verschijnt nu in zijn lijst met agenda's. Zodra u een agenda openbaar maakt, kunt u beginnen met het toevoegen van evenementen aan de agenda. U zult ook merken dat elk evenement zijn eigen zichtbaarheidsoptie heeft: openbaar of privé .
Afhankelijk van hoe je agenda is gedeeld (privé, alleen met specifieke personen of openbaar), zien mensen de afspraak als bezet of kunnen ze alle afspraakdetails bekijken. Google heeft een volledige pagina die u hier door alle verschillende combinaties van opties leidt , wat een beetje verwarrend kan zijn. Als je agenda bijvoorbeeld openbaar is, maar je privé kiest voor een individuele afspraak, dan wordt alleen dat tijdsblok als bezet weergegeven, maar kan niemand de naam van de afspraak of details zien.
Er is ook een optie die soms verschijnt genaamd Only Me . Dit evenement is voor niemand anders dan jij zichtbaar en wordt niet eens als druk weergegeven.
Op dit punt kunt u beginnen met het uitnodigen van mensen voor uw evenementen. Als je eenmaal een evenement hebt gemaakt, kun je erop klikken in Google Agenda en vervolgens op de drie verticale stippen klikken.
Een optie zou Publish event moeten zijn . U moet de optie hebben om wat HTML-code te kopiëren, die u vervolgens op een website kunt plakken of eenvoudigweg een URL kunt kopiëren, die u vervolgens kunt e-mailen of delen op sociale-mediasites, enz.
U kunt ook op het potloodpictogram aan de linkerkant klikken om het evenement te bewerken en aan de rechterkant gasten toe te voegen.
U kunt kiezen of gasten het evenement kunnen wijzigen, anderen kunnen uitnodigen voor het evenement of de gastenlijst kunnen bekijken.
Dat zijn dus vrijwel alle manieren waarop u uw Google-agenda en evenementen met andere mensen of de hele wereld kunt delen. Het kan een beetje verwarrend zijn, maar als je eenmaal met de instellingen speelt, is het niet moeilijk om erachter te komen. Genieten van!