Hoe te filteren in Google Spreadsheets

Wanneer je met grote datasets werkt, is het handig om te weten hoe je kunt filteren in Google Spreadsheets.

Er zijn twee manieren om dit te doen. U kunt filterweergaven gebruiken in het Google Spreadsheets-menu, waarmee u specifieke manieren kunt aanpassen om de gegevens in het blad te filteren die u opnieuw kunt gebruiken. Een meer dynamische methode om gegevens in Google Spreadsheets te filteren, is door de functie FILTER te gebruiken.

In dit artikel leert u hoe u beide methoden kunt gebruiken.

Maak een filterweergave in Google Spreadsheets

In deze methode leert u hoe u een filter toepast dat u alleen gegevens laat zien uit een grote dataset die u wilt zien. Deze filterweergave verbergt alle andere gegevens. U kunt ook filterparameters combineren voor meer geavanceerde filterweergaven.

Een filterweergave maken

Stel je bijvoorbeeld voor dat je een set gegevens hebt die productaankopen door klanten bevat. De gegevens omvatten namen, adressen, e-mails, telefoonnummers en meer.

Stel dat u voor dit voorbeeld alleen klanten wilt zien uit Playa Vista, CA, en alleen klanten met een ".gov"-e-mailadres. 

1. Om dit filter te maken, selecteert u het pictogram Een filter maken in het menu. Dit pictogram ziet eruit als een trechter. 

2. Je ziet kleine filterpictogrammen verschijnen aan de rechterkant van elke kolomkop. Selecteer dit trechterpictogram bovenaan het veld Klantadres om het filter voor dit veld aan te passen. 

3. Er wordt een venster geopend waarin u de filteropties kunt aanpassen. Selecteer de pijl links van Filteren op waarden . Selecteer Wissen om alle items in dat veld te deselecteren. 

Opmerking : dit is een belangrijke stap omdat het de weergave reset van alle records tonen naar geen tonen. Dit bereidt Excel voor op het toepassen van het filter dat u in de volgende stappen gaat maken.

4. Typ de tekst in het onderstaande veld waarop u het veld wilt filteren. In dit voorbeeld gebruiken we 'Playa Vista' en selecteren we het zoekpictogram om alleen die records te zien die die tekst bevatten. Selecteer alle records die in de resultatenlijst verschijnen. Hiermee wordt uw filter aangepast zodat alleen de items die u selecteert in de spreadsheet worden weergegeven.

4. Nadat u de knop OK hebt geselecteerd , ziet u de gegevens in uw blad gefilterd zodat alleen klanten van Playa Vista worden weergegeven.

5. Om op een tweede veld te filteren, selecteert u het filterpictogram bovenaan dat veld. Herhaal het bovenstaande proces om het filter te maken. Wis alle vermeldingen, typ de "gov"-tekst om e-mailadressen uit te filteren die geen "gov" bevatten, selecteer die vermeldingen en selecteer OK .

Nu hebt u uw filter aangepast zodat alleen de records in de gegevensset die u belangrijk vindt, worden weergegeven. Zodat u dit proces niet elke keer hoeft te herhalen wanneer u de spreadsheet opent, is het tijd om het filter op te slaan.

Filterweergaven opslaan en bekijken

Wanneer u klaar bent met het instellen van uw filter, kunt u deze opslaan als een filterweergave die u op elk gewenst moment kunt inschakelen.

Om een ​​filterweergave op te slaan, selecteert u de vervolgkeuzepijl naast het filterpictogram en selecteert u Opslaan als filterweergave . 

Boven aan de spreadsheet ziet u een donkergrijs veld geopend. Dit toont u het geselecteerde bereik waarop het filter van toepassing is en de naam van het veld. Selecteer gewoon het veld naast Naam en typ de naam die u op dat filter wilt toepassen. 

Typ gewoon de naam en druk op Enter .

U ziet aan de rechterkant van de grijze balk dat er een tandwielpictogram is. Selecteer dit pictogram om filteropties te zien. 

Beschikbare opties zijn onder andere:

• Hernoem het filter
• Werk het bereik bij waarop het filter van toepassing is
• Dupliceer het filter om het bij te werken zonder het oorspronkelijke filter te beïnvloeden
• Verwijder het filter 

Je kunt het filter dat je hebt ingeschakeld op elk moment uitschakelen door het filterpictogram opnieuw te selecteren.

Merk op dat wanneer een filter is ingeschakeld, het filterpictogram groen wordt. Wanneer u de filters uitschakelt, wordt dit pictogram weer zwart. Dit is een snelle manier om de volledige gegevensset te bekijken of om te zien of een filter gegevens uit de huidige weergave heeft verwijderd.

Als u later een van de filters die u heeft gemaakt opnieuw wilt inschakelen, selecteert u gewoon de vervolgkeuzepijl naast het filterpictogram. Je ziet de filters die je hebt opgeslagen verschijnen in het menu. Selecteer gewoon dat filter om het in te schakelen wanneer je maar wilt.

Hierdoor wordt de weergave opnieuw gefilterd met behulp van de filterinstellingen die je hebt geconfigureerd.

De FILTER-functie gebruiken

Een andere optie om te filteren in Google Spreadsheets is het gebruik van de FILTER-functie.

Met de functie FILTER kunt u een gegevensset filteren op basis van een willekeurig aantal voorwaarden die u kiest. 

Laten we eens kijken naar het gebruik van de functie FILTER met hetzelfde voorbeeld van klantaankopen als in de laatste sectie.

De syntaxis van de functie FILTER is als volgt:

FILTER(bereik; voorwaarde1; [voorwaarde2; …])

Alleen het bereik en één voorwaarde voor filteren zijn vereist. U kunt zoveel aanvullende voorwaarden toevoegen als u wilt, maar ze zijn niet verplicht.

De parameters van de FILTER-functie zijn als volgt:

• bereik : het cellenbereik dat u wilt filteren
• condition1 : De kolom of rijen die u wilt gebruiken om resultaten te filteren 
• conditionX : Andere kolommen of rijen die u ook wilt gebruiken om resultaten te filteren

Houd er rekening mee dat het bereik dat u voor uw voorwaarden gebruikt, hetzelfde aantal rijen moet hebben als het volledige bereik.

Als u bijvoorbeeld hetzelfde filter wilt maken als in het eerste deel van dit artikel, gebruikt u de volgende FILTER-functie .

=FILTER(F1:J20,ZOEKEN(“Playa Vista”,H1:H20),ZOEKEN(“gov”,I1:I20))

Dit pakt de rijen en kolommen uit de oorspronkelijke gegevenstabel (F1:J20) en gebruikt vervolgens een ingesloten ZOEK-functie om de adres- en e-mailkolommen te doorzoeken op de tekstsegmenten waarin we geïnteresseerd zijn.

De functie ZOEK is alleen nodig als u een tekstsegment wilt zoeken. Als u meer geïnteresseerd bent in een exacte overeenkomst, kunt u dit in plaats daarvan gebruiken als voorwaarde-instructie:

I1:I20=” [email protected] ”

U kunt ook andere voorwaardelijke operatoren gebruiken, zoals > of < if="" u="" wilt="" to="" filter="" waarden="" groter="" dan="" of="" minder= "" than="" a="" vast="">

Zodra u op Enter drukt , ziet u de resultaten van de FILTER-functie als een resultatentabel.

Zoals u kunt zien, worden alleen de kolommen geretourneerd in het bereik dat u hebt geselecteerd in de eerste parameter van de functie. Het is dus belangrijk om de functie FILTER in een cel te plaatsen waar ruimte is (voldoende kolommen) om alle resultaten te laten verschijnen.

Filters gebruiken in Google Spreadsheets

Filters in Google Spreadsheets zijn een zeer krachtige manier om door zeer grote gegevenssets in Google Spreadsheets te bladeren. De FILTER-functie geeft u de flexibiliteit om de originele dataset op zijn plaats te houden, maar de resultaten elders uit te voeren.

Met de ingebouwde filterfunctie in Google Spreadsheets kunt u de weergave van de actieve dataset wijzigen op de manier die u op een bepaald moment interesseert. U kunt filters opslaan, activeren, deactiveren of verwijderen zoals u wilt.

Heeft u interessante tips voor het gebruik van filters in Google Spreadsheets? Deel die in de comments hieronder.