Todas as dicas para melhorar a experiência do usuário final do Microsoft Teams

Se você for um administrador, campeão ou usuário avançado do Teams, parte de sua função provavelmente ajudará a melhorar a experiência do usuário final do Microsoft Teams.

Caramba, mesmo se você for uma pessoa amigável que deseja que as pessoas usem suas ferramentas de forma mais produtiva, você vai querer fazer isso.

Nesta postagem, examinamos algumas ferramentas e recursos importantes para melhorar a experiência do usuário final do Microsoft Teams:

1 - Comece com um plano de adoção

Criar um plano de adoção para usuários é muito diferente de criar um plano de adoção para toda a organização.

Comece identificando por que deseja usar o Microsoft Teams. Em seguida, comunique o plano, o caminho para a adoção e os benefícios para as partes interessadas. Por sua vez, eles devem fornecer essas informações aos seus próprios usuários.

Conforme você avança na implementação, mantenha todas as partes interessadas informadas com atualizações regulares. Se todos souberem o que está acontecendo (e quando), não será uma grande surpresa.

Ao longo da jornada, muitas pessoas solicitarão materiais técnicos, de aprendizagem e de adoção.

Você pode, é claro, criar o seu próprio com base nas nuances internas. Existem muitos materiais da Microsoft disponíveis também.

Certifique-se de incluir materiais de treinamento como Microsoft 365 Learning Pathways, treinamento de experiência do usuário final do Microsoft Teams conduzido por instrutor e webinars conduzidos por engenheiros do Azure para treinamento de tíquetes de suporte.

Você também precisará comunicar como deseja que os usuários finais aumentem os tíquetes quando algo der errado. A última coisa de que você precisa é uma caixa de entrada entupida depois de implementar o Teams.

Se quiser que os tíquetes sejam gerados por meio de um portal centralizado, você pode usar os serviços do Azure. Explore os planos de suporte primeiro, no entanto.

2 - Personalizações pessoais disponíveis no Microsoft Teams

Assim que sua equipe estiver confortável com o uso de equipes no dia a dia, é importante adicionar um toque pessoal.

Por exemplo, há muitos recursos de acessibilidade do Microsoft Teams esperando para serem descobertos. Mas eles permanecerão desconhecidos, a menos que você informe seus usuários sobre eles.

Os recursos de acessibilidade incluem:

• Tradução de bate-papo: se a língua materna de seus colegas for diferente da sua, esta é uma ferramenta útil. A tradução de mensagens em linha ajuda todos a serem eles mesmos e ainda se comunicarem com eficiência.

• Mensagens de voz: algumas mensagens longas são retransmitidas melhor com mensagens de voz, pois os maneirismos podem ajudar no contexto e no tom. Além disso, um escritor com artrite ou túnel do carpo também achará esta ferramenta útil, pois podem digitar menos. Basta segurar o ícone de gravação, falar no microfone e soltar quando terminar de gravar.

• Ativar modo TTY: este é outro recurso que ajudará pessoas com problemas de fala ou audição. Para ligar o teletipo (TTY), siga este diretório depois de clicar na imagem do seu perfil - Configurações> Chamadas.

• Legendas ao vivo: obtenha legendas estilo legenda em tempo real nas reuniões do Teams.

Registre-os para uso posterior também.

Primeiro, certifique-se de que o Stream está coberto por sua licença do Microsoft 365.

Ative a gravação de legendas ao vivo ao fazer login no Stream. Selecione seu vídeo e clique nos três pontos para abrir o menu de opções.

Marque a caixa “Gerar automaticamente um arquivo de legenda”.

• Modo escuro: esse recurso foi introduzido nas equipes em 2018 e é útil para ajudar a reduzir o cansaço visual e manter o foco.

Clique no botão de três pontos e abra as Configurações. Imediatamente em Geral, você pode ver as três opções de sistemas de iluminação Padrão, Escuro e Alto Contraste.

Outra parte crucial da personalização no Teams é o tipo e a frequência das notificações que você recebe. 

Frequência? Isso mesmo!

Embora nada possa ser feito sobre o número de mensagens que as pessoas enviam a você (embora mais sobre isso mais tarde), você pode personalizar quando e como receberá notificações.

3 - Melhores práticas para notificações de equipes

Você pode se preocupar com as notificações se gerenciar várias equipes e canais em sua conta do Teams.

Ou talvez você seja apenas um membro dessas equipes e canais.

A sobrecarga de notificação e a fadiga de notificação são coisas reais que podem influenciar sua saída se não forem gerenciadas de maneira adequada.

Então, como você pode gerenciar notificações de equipes?

É fácil:

• Crie configurações de notificação personalizadas: isso inclui desativar notificações de catchup e ajustar suas notificações regulares para incluir apenas coisas específicas, como @ menções pessoais, respostas a conversas que eu iniciei, etc.

• Deixe os projetos que não precisam mais do seu envolvimento: provavelmente há equipes ou canais que não são relevantes para você ou para o trabalho que você faz. Limpe a desordem deixando esses projetos.

4 - Quando usar bate-papos em grupo vs canais

Depois de escolher os canais nos quais você precisa estar e organizar sua estratégia de notificação, é importante saber quando é melhor usar bate-papos em grupo e quando os canais são mais apropriados.

Para usuários que são novos em plataformas de colaboração como Teams, você deve se lembrar que esta é uma experiência completamente nova. O Microsoft Teams não  é  uma plataforma do tipo mensageiro instantâneo como eles estão acostumados a usar.

Pode ser tão simples se você quiser, mas pode ser muito mais para a colaboração de suas equipes.

Os bate-papos em grupo são uma extensão das conversas individuais para envolver outros colegas. Aqui, todos os membros do grupo Teams podem compartilhar mensagens, GIFs, emojis, adesivos e até mesmo organizar reuniões.

Se precisar levar a colaboração um pouco mais longe, no entanto, você pode mantê-la organizada em canais de equipes. Dois recursos importantes distinguem canais de equipes de bate-papos em grupo:

Tópicos de mensagens: conversas em bate-papos em grupo podem se tornar confusas e perder seu conteúdo com o passar do tempo. Nos canais, no entanto, os membros da equipe podem controlar as mensagens no contexto em que foram postadas.

Isso é possível por meio de threads de mensagens que condensam as conversas em um único bloco de bate-papo. Você pode ver todas as respostas e pode @ mencionar alguém na resposta encadeada.

2. Arquivos: Ao contrário dos chats de grupo regulares, os canais têm uma guia de arquivos. Isso é ótimo para colaboração de documentos e cada arquivo que você carrega também é sincronizado com o SharePoint.

5 - Benefícios dos tópicos de mensagens

Um dos maiores benefícios de usar canais em vez de bate-papos em grupo é que você obtém acesso a threads de mensagens.

É tudo uma questão de facilidade de colaboração, certo?

Afinal, é por isso que um bom plano de adoção e livrar-se da sobrecarga de notificações estão no topo de nossa agenda.

Mas, mesmo enquanto você trabalha, os threads de mensagens também são uma ótima ferramenta para otimizar a experiência do usuário final do Microsoft Teams.

Os tópicos fornecem o contexto da sua mensagem, mostrando com quem você está falando. 

Os benefícios de alto nível incluem:

• Os tópicos preservam o contexto significativo e organizam as conversas.
• Um tópico incentiva a discussão aberta sobre os tópicos, sem distrair os outros.
• Os tópicos fornecem uma maneira de obter mais clareza, sem iniciar um novo mestre.
• Seus tópicos facilitam o rastreamento de informações, observando conversas específicas.
• Os tópicos mantêm os canais de anúncio livres de confusão extra.
• Os tópicos estão pegajosos. Quando você compartilha uma mensagem, as respostas encadeadas também são compartilhadas.

Mais especificamente, com encadeamentos de mensagens, você obtém assincronicidade nas mensagens de suas equipes.

Isso significa que as mensagens no canal não precisam ser sincronizadas - você não precisa responder a todas as mensagens em tempo real.

Mesmo que suas notificações estejam completamente desativadas, você pode retornar a um tópico de conversa para ver as novas atualizações. Em um bate-papo em grupo, você normalmente fica preocupado em perder o controle do que acontece quando você não está no grupo.

Isso significa que você terá mais tempo para se concentrar em outras coisas e ainda estar por dentro.

6 - O que você pode fazer com o aplicativo móvel Teams

Muitas pessoas usarão as equipes em movimento. Em vez de ter que pegar o laptop toda vez que precisam bater um papo com alguém no escritório ou em casa, eles podem usar o aplicativo móvel Teams.

Some of your users may end up using the mobile app because they prefer the message threading experience in the mobile UI.

Here are some other neat features of the Teams mobile app:

Quick swipe gestures: Clear your activity feed of notifications when you mark messages as read or unread with just the swipe of your finger.

Quiet hours & quiet days: Notate specific hours and days when you will be taking PTO. This will turn off notifications for you during those times.

Click your profile, and then Notifications. Under the Blocked Notifications segment, click During Quiet Time.

Here you’ll have the option to toggle Quiet Hours and Quiet Days off and on, as well as customize further settings on your own.

Integrated Office Lens: The ease of taking pictures is already a cool feature.

However, Office Lens is integrated into the Teams mobile app so that when you capture a whiteboard or document, it automatically recognizes it.

Whatever medium it is, Office Lens will automatically optimize the picture, which you can with text or drawings.

Reorder the bottom bar: You can increase accessibility to your most visited tabs on teams by reordering the navigation bar.

Click the three dots icon below and you’ll see the option to drag the Edit Navigation window into full display. You can then reorder the tabs to better meet your preferences.

Easy mobile to laptop transition: Switch your conference calls and notifications between your laptop and mobile device in real time.

If you need to be on the move, but you’re on a conference call, you can switch to your mobile device, without interrupting the meeting.

You can also set notifications for your mobile device to shut off once you log in to Teams on your desktop, which decreases notification overload.

7 – Message interoperability

When you only talk to people in Teams, there’s no need for another app. 

But what happens when you work with a contractor who uses Slack? Or a client who insists on using Webex?

The most common scenario? You download their app to keep them happy.

But what does that mean for you? Constant switching between apps to manage your external contacts.

Message interoperability is the process of joining these apps together so you can send a message from Microsoft Teams to your external contact on either Slack or Webex.

Interoperability improves internal communications and enables genuine intercompany collaboration.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

Eles envolvem comunicações um-para-muitos entre o anfitrião e o público. A participação do público envolve ver, interagir por meio de perguntas e respostas moderadas ou conversa do Yammer e assistir a eventos gravados.

Se você estiver organizando ou produzindo, precisará de algumas licenças da Microsoft. Assistir a um evento ao vivo e baixar as gravações não requer uma licença, no entanto.

Configurando uma política de eventos ao vivo

As políticas de eventos ao vivo ajudam a gerenciar os recursos acessíveis em um evento ao vivo. Veja como você pode configurar equipes para eventos ao vivo:

• No centro de administração de equipes, siga este diretório, Reuniões> políticas de eventos ao vivo.
• Você tem duas opções a seguir:

Edite a política padrão clicando em Global (padrão para toda a organização).

Crie uma política de evento ao vivo personalizada selecionando Adicionar e clicando em Editar. 

Aqui estão as configurações que você pode alterar para atender às necessidades de sua organização. Agora você pode definir suas preferências de agendamento, gravações e transcrições para os participantes.

12 - Transmissões do Microsoft Teams

As transmissões de eventos ao vivo devem ser da mais alta qualidade para os participantes, que é o aspecto mais crítico desse recurso de equipes.

As transmissões de eventos ao vivo são propagadas pelo seguinte:

• Serviços de Mídia do Azure: os Serviços de Mídia do Azure são responsáveis ​​pela acessibilidade, distribuição e escalabilidade seguras e aprimoradas de seus serviços de streaming para seu público local e mundial.
• Rede de entrega de conteúdo do Azure (CDN): a CDN do Azure renderiza seu conteúdo aos visualizadores assim que entra no ar. Com o Azure CDN, seus fluxos de alta qualidade são transmitidos para públicos em todo o mundo sem armazenamento em buffer.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): Esta ferramenta transmite seu conteúdo de vídeo da Internet para toda a sua empresa, enquanto mantém o desempenho da rede. Alguns parceiros certificados eCDN para transmissões de eventos ao vivo no Microsoft Teams, Stream e Yammer incluem Hive, Kollective, Ramp e Riverbed.

13 - Como usar o desfoque de fundo das equipes

Durante qualquer tipo de reunião de equipes, você pode estar trabalhando em algum lugar que não deseja exibir para o mundo.

Uma solução é usar a opção de desfoque de fundo nas equipes.

Para fazer isso, basta:

• Clique na tela de configurações de áudio e vídeo ao entrar em uma reunião
• Escolha as reticências “…” para mais opções
• Toque em Desfocar meu fundo.

Se você não é fã de um fundo desfocado, pode optar por uma substituição completa do fundo.

14 - Usando um fundo virtual de equipes

Se você está procurando por algo um pouco mais empolgante do que um borrão, pode personalizar seu vídeo com planos de fundo virtuais.

A Microsoft introduziu planos de fundo virtuais para Teams em abril de 2020, para que os usuários possam substituir seu plano de fundo de reunião real por um "escritório doméstico novo e brilhante".

Para encontrar fundos virtuais:

• Inicie um bate-papo por vídeo e toque nas reticências “…”
• Clique em Mostrar efeitos de fundo.

• Isso abrirá uma barra lateral com opções alternativas de plano de fundo.
• Selecione sua escolha.

Para algo mais avançado e para se destacar na frente de seu chefe, colegas ou clientes, você pode optar por uma experiência de terceiros.

Para baixar uma seleção de planos de fundo premium do Microsoft Teams, escolha entre 300 imagens de alta qualidade aqui.

15 - Como adicionar integrações em equipes

O Microsoft Teams tem mais de 600 aplicativos listados em sua App Store, que incluem integrações como bots, conectores e ferramentas de mensagens.

A App Store é tecnicamente a primeira integração, pois você pode acessar diretamente as outras integrações facilmente do aplicativo Teams.

Você pode adicionar uma integração por meio de diferentes terminais do aplicativo:

• Na barra lateral: no lado esquerdo da tela está a barra lateral e, na parte inferior, está o ícone Adicionar.

Depois de clicar nele, você verá a opção de Adicionar o aplicativo.

• Adicionar aplicativos a uma guia: clique em + em um bate-papo, grupo ou canal para adicionar um aplicativo a suas guias. 

Selecione o aplicativo desejado na janela de aplicativos.

Cada aplicativo pode ter próximas etapas diferentes com base em onde você deseja usar o aplicativo (em mensagens, canais, reuniões, etc.)

Este exemplo mostra como a integração pode facilitar a colaboração no Microsoft Teams.

No entanto, adicionar 600 integrações desfaz todo o bom trabalho que fizemos até agora para melhorar a experiência do usuário no Teams.

Em vez disso, selecione a partir de nossas selecionadas as melhores integrações do Microsoft Teams que podem melhorar a experiência do usuário final do Microsoft Teams.