Toate sfaturile pentru a vă îmbunătăți experiența utilizatorului final al echipelor Microsoft

Dacă sunteți administrator Teams, campion sau utilizator puternic, o parte din rolul dvs. vă va ajuta să îmbunătățiți experiența utilizatorului final Microsoft Teams.

Heck, chiar dacă sunteți o persoană prietenoasă care dorește ca oamenii să își folosească instrumentele mai productiv, veți dori să faceți acest lucru.

În această postare, parcurgem câteva instrumente și caracteristici cheie pentru a îmbunătăți experiența utilizatorului final Microsoft Teams:

1 - Începeți cu un plan de adopție

Crearea unui plan de adopție pentru utilizatori este foarte diferită de crearea unui plan de adopție pentru întreaga organizație.

Începeți cu identificarea de ce doriți să utilizați Microsoft Teams. Apoi comunicați planului, calea spre adoptare și beneficiile părților interesate. La rândul lor, trebuie să transmită aceste informații propriilor utilizatori.

Pe măsură ce progresați prin lansare, țineți informați cu toate părțile interesate cu actualizări periodice. Dacă toată lumea știe ce se întâmplă (și când), nu va fi la fel de surprinzătoare.

De-a lungul călătoriei, mulți oameni vor cere materiale tehnice, de învățare și de adopție.

Puteți, desigur, să vă creați propriile pe baza unor nuanțe interne. Există și o mulțime de materiale Microsoft disponibile.

Asigurați-vă că includeți materiale de instruire, cum ar fi Căile de învățare Microsoft 365, Instruirea Microsoft Teams End User Experience Training și seminarii web conduse de inginerii Azure pentru instruirea biletelor de asistență.

De asemenea, va trebui să comunicați cum doriți ca utilizatorii finali să ridice bilete atunci când ceva nu merge bine. Ultimul lucru de care aveți nevoie este o cutie de mesaje înfundată odată ce ați implementat echipele.

Dacă doriți ca biletele să fie ridicate printr-un portal centralizat, puteți utiliza serviciile Azure. Cu toate acestea, explorați mai întâi planurile de asistență.

2 - Personalizări personale disponibile în Microsoft Teams

Odată ce echipa dvs. se simte confortabilă cu utilizarea echipelor de zi cu zi, este important să adăugați o notă personală.

De exemplu, există o mulțime de caracteristici de accesibilitate Microsoft Teams care așteaptă să fie descoperite. Dar ele vor rămâne necunoscute, cu excepția cazului în care vă informați utilizatorii despre acestea.

Funcțiile de accesibilitate includ:

• Traducere prin chat: dacă prima limbă a colegilor dvs. este diferită de a dvs., acesta este un instrument util. Traducerea mesajelor în linie îi ajută pe toți să fie ei înșiși și să comunice în continuare eficient.

• Mesaje vocale: unele mesaje lungi sunt transmise cel mai bine cu mesaje vocale, deoarece manierismele pot ajuta la context și ton. De asemenea, un scriitor cu artrită sau tunel carpian va găsi, de asemenea, util acest instrument, deoarece poate tasta mai puțin. Pur și simplu țineți pictograma de înregistrare, vorbiți la microfon și dați drumul când ați terminat de înregistrat.

• Activați modul TTY: Aceasta este o altă caracteristică care va ajuta persoanele cu deficiențe de vorbire sau cu deficiențe de auz. Pentru a activa Teletypewriter (TTY), urmați acest director după ce faceți clic pe fotografia de profil - Setări> Apeluri.

• Subtitrări live: obțineți subtitrări în timp real în stilul subtitrărilor în întâlnirile Teams.

Înregistrați-le și pentru utilizare ulterioară.

Mai întâi, asigurați-vă că Stream este acoperit de licența dvs. Microsoft 365.

Porniți înregistrarea subtitrărilor live când vă conectați la Stream. Selectați videoclipul și faceți clic pe cele trei puncte pentru a deschide meniul de opțiuni.

Bifați caseta „Generați automat un fișier de subtitrare”.

• Mod întunecat: această caracteristică a fost introdusă echipelor în 2018 și este utilă pentru a ajuta la reducerea oboselii ochilor și la menținerea concentrării.

Faceți clic pe butonul cu trei puncte și deschideți Setări. Imediat sub General, puteți vedea cele trei opțiuni ale sistemelor de iluminare implicite, întunecate și cu contrast ridicat.

O altă parte crucială a personalizării în echipe este tipul și frecvența notificărilor pe care le primiți. 

Frecvență? Asta e corect!

Deși nu se poate face nimic în ceea ce privește numărul de mesaje pe care vi le trimit (deși mai multe despre asta mai târziu), puteți personaliza când și cum primiți notificările.

3 - Cele mai bune practici pentru notificările echipelor

Este posibil să fiți îngrijorat de notificări dacă gestionați mai multe echipe și canale din contul dvs. Echipe.

Sau poate sunteți doar un membru al acestor echipe și canale.

Supraîncărcarea notificărilor și oboseala notificărilor sunt lucruri reale care vă pot influența rezultatul dacă nu sunt gestionate corect.

Deci, cum puteți gestiona notificările Teams?

Este ușor:

• Creați setări de notificare personalizate: aceasta include dezactivarea notificărilor de recuperare și modificarea notificărilor obișnuite pentru a include numai lucruri specifice, cum ar fi mențiuni personale, răspunsuri la conversațiile pe care le-am început etc.

• Părăsiți proiectele care nu mai au nevoie de implicarea dvs.: există probabil echipe sau canale care nu sunt relevante pentru dvs. sau pentru munca pe care o faceți. Eliminați dezordinea părăsind aceste proiecte.

4 - Când să utilizați chat-urile de grup față de canale

După ce ați ales canalele în care trebuie să vă aflați și ați sortat strategia de notificare, este important să știți când este mai bine să utilizați chat-urile de grup și când canalele sunt mai potrivite.

Pentru utilizatorii care sunt noi în platformele de colaborare precum Teams, trebuie să vă amintiți că aceasta este o experiență complet nouă. Microsoft Teams nu  este  o platformă de mesagerie instant, așa cum ar putea fi obișnuiți să folosească.

Poate fi atât de simplu dacă doriți, dar poate fi mult mai mult pentru colaborarea echipelor dvs.

Chaturile de grup sunt o extensie a conversațiilor individuale pentru a implica alți colegi. Aici, toți membrii grupului Teams pot partaja mesaje, GIF-uri, emoji-uri, stickere și chiar aranja întâlniri.

Cu toate acestea, dacă trebuie să duceți colaborarea puțin mai departe, puteți să o organizați în canalele Teams. Două caracteristici importante diferențiază canalele Teams de chat-urile de grup:

Fire de mesaje: conversațiile din chat-urile de grup pot deveni dezordonate și își pot pierde substanța peste program. Cu toate acestea, în canale, membrii echipei pot urmări mesajele în contextul în care sunt postate.

Acest lucru este posibil prin firele de mesaje care condensează conversațiile într-un singur bloc de chat. Puteți vedea toate răspunsurile și puteți @ menționa pe cineva sub răspunsul subiect.

2. Fișiere: spre deosebire de chaturile de grup obișnuite, canalele au o filă de fișiere. Acest lucru este excelent pentru colaborarea documentelor și fiecare fișier pe care îl încărcați este sincronizat și cu SharePoint.

5 - Avantajele firelor de mesaje

Unul dintre cele mai mari avantaje ale utilizării canalelor prin chat-urile de grup este că obțineți acces la firele de mesaje.

Totul ține de ușurința colaborării, nu?

La urma urmei, de aceea un bun plan de adopție și eliminarea supraîncărcării notificărilor sunt în partea de sus a agendei noastre.

Dar chiar și în timp ce lucrați, firele de mesaje sunt, de asemenea, un instrument excelent pentru optimizarea experienței utilizatorului final Microsoft Teams.

Firele oferă contextul mesajului dvs., arătând cu cine vorbiți. 

Beneficiile la nivel înalt includ:

• Firele păstrează contextul semnificativ și organizează conversațiile.
• Un fir încurajează discuția deschisă despre subiecte, fără a-i distrage pe ceilalți.
• Firele vă oferă o modalitate de a obține mai multă claritate, fără a începe un nou DM.
• Subiectele dvs. vă permit să urmăriți mai ușor informațiile, examinând anumite conversații.
• Firele mențin canalele de anunțuri ferite de aglomerație suplimentară.
• Firele sunt lipicioase. Când partajați un mesaj, răspunsurile cu filet partajează și ele.

Mai precis, cu firele de mesaje, veți obține asincronicitate în mesageria dvs. Teams.

Ceea ce înseamnă acest lucru este că mesajele din canal nu trebuie sincronizate - nu trebuie să răspundeți la toate mesajele în timp real.

Chiar dacă notificările dvs. sunt complet dezactivate, puteți reveni la un fir de conversație pentru a vedea noi actualizări. Într-un chat de grup, în mod normal, v-ar fi îngrijorat că ați putea pierde urmele a ceea ce se întâmplă atunci când nu sunteți în grup.

Acest lucru înseamnă că veți avea mai mult timp să vă concentrați asupra altor lucruri și să fiți în continuare la curent.

6 - Ce puteți face cu aplicația mobilă Teams

O mulțime de oameni vor folosi echipe în mișcare. În loc să trebuiască să își scoată laptopul de fiecare dată când trebuie să discute cu cineva la birou sau acasă, pot folosi în schimb aplicația mobilă Teams.

Unii  dintre utilizatorii dvs. pot ajunge să utilizeze aplicația mobilă, deoarece preferă experiența de conversare a mesajelor în interfața de utilizare mobilă.

Iată câteva alte caracteristici îngrijite ale aplicației mobile Teams:

Gesturi de glisare rapidă: ștergeți fluxul de activitate de notificări atunci când marcați mesajele ca citite sau necitite doar cu glisarea degetului.

Ore liniștite și zile liniștite: Notați anumite ore și zile în care veți lua PTO. Aceasta va dezactiva notificările pentru dvs. în acele perioade.

Faceți clic pe profilul dvs., apoi pe Notificări. Sub segmentul Notificări blocate, faceți clic pe În timp de liniște.

Aici veți avea opțiunea de a comuta orele liniștite și zilele de liniște liberă și activată, precum și de a personaliza setările ulterioare pe cont propriu.

Lentilă de birou integrată: ușurința de a face fotografii este deja o caracteristică interesantă.

Cu toate acestea, Office Lens este integrat în aplicația mobilă Teams, astfel încât atunci când capturați o tablă albă sau un document, acesta să o recunoască automat.

Indiferent de suport, Office Lens va optimiza automat imaginea, pe care o puteți face cu text sau desene.

Reordonați bara de jos: puteți crește accesibilitatea la cele mai vizitate file din echipe reordonând bara de navigare.

Faceți clic pe pictograma cu trei puncte de mai jos și veți vedea opțiunea de a trage fereastra Editare navigare pe ecran complet. Apoi, puteți reordona filele pentru a vă satisface mai bine preferințele.

Tranziție ușoară de la mobil la laptop: comutați apelurile de conferință și notificările între laptop și dispozitivul mobil în timp real.

Dacă trebuie să vă deplasați, dar participați la o conferință, puteți trece la dispozitivul mobil, fără a întrerupe întâlnirea.

You can also set notifications for your mobile device to shut off once you log in to Teams on your desktop, which decreases notification overload.

7 – Message interoperability

When you only talk to people in Teams, there’s no need for another app. 

But what happens when you work with a contractor who uses Slack? Or a client who insists on using Webex?

The most common scenario? You download their app to keep them happy.

But what does that mean for you? Constant switching between apps to manage your external contacts.

Message interoperability is the process of joining these apps together so you can send a message from Microsoft Teams to your external contact on either Slack or Webex.

Interoperability improves internal communications and enables genuine intercompany collaboration.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

Există diferite moduri prin care puteți adăuga persoane la o întâlnire în Microsoft Teams.

De exemplu, dacă aveți activat Anonim Alăturați-vă, atunci oricine se poate alătura conferinței ca utilizator anonim făcând clic pe invitația la linkul întâlnirii. 

Puteți activa Anonymous Join accesând centrul de administrare Microsoft Teams, făcând clic pe Întâlniri> Setări întâlnire> Participanți:

Dacă doriți mai mult control asupra celor care participă la întâlnirile dvs., comutați această oprire și trimiteți invitații membrilor individuali ai echipei.

În plus față de invitarea tuturor la un canal sau conversație la o întâlnire dintr-o dată, puteți trimite și un e-mail și invitații la numărul de telefon. 

Înainte de o întâlnire, puteți utiliza caseta Invitați persoane când începeți întâlnirea pentru a căuta persoane și a invita pe oricine doriți.

Când vă aflați într-o întâlnire, faceți clic pe pictograma Afișați participanții comenzile întâlnirii pentru a vedea cine este acolo, cine a fost invitat și cine nu este încă acolo.

Pentru a cere cuiva să se alăture unei întâlniri, puteți face clic pe Mai multe opțiuni (...), apoi Solicitați să vă înscrieți.

Alternativ, tastați numele unei persoane în caseta de căutare (dacă este în organizația dvs.) sau numărul de telefon sau adresa de e-mail a acesteia.

Controale în cadrul întâlnirilor și ce puteți face cu Microsoft Teams

În calitate de administrator, veți putea utiliza setările întâlnirilor pentru a controla o mulțime de factori, inclusiv dacă persoanele anonime se pot alătura echipelor.

Poti:

• Permiteți conferința audio: cu o licență de conferință audio, oamenii vor putea să apeleze la întâlnirile dvs. din peste 90 de țări diferite. 
• Configurați un lobby virtual: Orice participanți care nu fac parte din organizația dvs. vor apărea în mod implicit într-un lobby virtual cu Microsoft Teams. Acest lucru vă permite să alegeți cine ar trebui să aibă acces la conversație. 
• Ignorați participanții: la întâlnirile mari, puteți face clic pe opțiunea Dezactivare sunet din profilul unui participant pentru a preveni deranjarea altor persoane din grupul dvs. Puteți, de asemenea, să le dezactivați mai târziu sau să le dezactivați pe toți, în afară de dvs. 
• Partajarea ecranului sau a aplicației: faceți clic pe pictograma ecranului din întâlnirea Microsoft Teams pentru a partaja ecranul. Dacă doriți doar să partajați o anumită fereastră sau aplicație, puteți alege exact cât să partajați. 
• Depanarea interactivă: echipele vă vor spune automat dacă detectează probleme. De exemplu, veți primi o notificare dacă încercați să vorbiți cu echipa dvs. atunci când sunteți dezactivat. 
• Accesați analizele și înregistrările apelurilor: făcând clic pe butonul ... Mai multe opțiuni din Echipe vă va permite să înregistrați o întâlnire, care poate fi trimisă direct în căsuța de e-mail după finalizarea discuției. Microsoft oferă o serie de analize pentru a ajuta la depanarea problemelor potențiale și la întâlnirile dvs.

11- Folosirea evenimentelor live

Evenimentele live sunt o caracteristică specifică în cadrul echipelor pentru .... evenimente live! Evenimentele live sunt similare întâlnirilor, însă vă permit să transmiteți către un public online în afara membrilor echipei dvs. și în timp real.

În plus față de Microsoft Teams, puteți găzdui evenimente live cu Stream și Yammer.

Aceste tipuri de evenimente live au potențialul de a înlocui funcționalitățile Skype Meeting Broadcasts, cu care ați putea fi familiarizați.

Acestea implică comunicații unu-la-multe între gazdă și public. Participarea publicului implică vizionarea, interacțiunea prin conversație moderată Q&A sau Yammer și vizionarea evenimentelor înregistrate.

Dacă organizați sau produceți, veți avea nevoie de anumite licențe Microsoft. Participarea la un eveniment live și descărcarea înregistrărilor nu necesită o licență.

Configurarea unei politici privind evenimentele live

Politicile privind evenimentele live vă ajută să gestionați funcțiile care sunt accesibile în cadrul unui eveniment live. Iată cum puteți configura echipe pentru evenimente live:

• Din centrul de administrare Teams, urmați acest director, întâlniri> politici privind evenimentele live.
• Aveți două opțiuni în continuare:

Editați politica implicită făcând clic pe Global (implicit la nivelul întregii organizații).

Creați o politică personalizată pentru evenimente live selectând Adăugare, apoi făcând clic pe Editare. 

Iată setările pe care le puteți modifica pentru a se potrivi nevoilor organizației dvs. Acum puteți seta preferințele pentru programare, înregistrări și transcrieri pentru participanți.

12 - Emisiuni Microsoft Teams

Transmisiile de evenimente live trebuie să fie de cea mai înaltă calitate pentru participanți, care este cel mai critic aspect al acestei funcții Echipe.

Transmisiile de evenimente live sunt propagate prin următoarele:

• Azure Media Services: Azure Media Services este responsabil pentru accesibilitatea, distribuția și scalabilitatea securizate și îmbunătățite a serviciilor dvs. de streaming către publicul dvs. local și mondial.
• Rețeaua de livrare a conținutului Azure (CDN): Azure CDN redă conținutul dvs. spectatorilor odată ce este difuzat. Cu Azure CDN, fluxurile dvs. de înaltă calitate sunt difuzate către publicul din întreaga lume fără tampon.
• Rețeaua de livrare a conținutului întreprinderii (eCDN): acest instrument transmite conținutul dvs. video de pe internet în întreaga companie, menținând în același timp performanța rețelei. Unii parteneri eCDN certificați pentru transmisiuni de evenimente live pe Microsoft Teams, Stream și Yammer includ Hive, Kollective, Ramp și Riverbed.

13 - Cum se utilizează neclaritatea fundalului Teams

În timpul oricărui tip de întâlnire a echipelor, este posibil să lucrați undeva pe care nu doriți să-l prezentați lumii.

O soluție este utilizarea opțiunii de estompare a fundalului în cadrul echipelor.

Pentru a face acest lucru, pur și simplu:

• Faceți clic pe ecranul de setări audio și video când vă înscrieți la o întâlnire
• Alegeți elipsele „…” pentru mai multe opțiuni
• Apăsați pe Blur my background.

Dacă nu sunteți un fan al unui fundal neclar, puteți opta pentru o înlocuire completă a fundalului.

14 - Utilizarea unui fundal virtual Teams

Dacă căutați ceva puțin mai interesant decât o estompare, puteți să vă personalizați videoclipul cu fundaluri virtuale.

Microsoft a introdus fundaluri virtuale pentru echipe în aprilie 2020, astfel încât utilizatorii să poată înlocui fondul real al întâlnirii cu un „birou acasă proaspăt și luminos”.

Pentru a găsi fundaluri virtuale:

• Lansați un chat video și atingeți elipsele „…”
• Faceți clic pe Afișare efecte de fundal.

• Aceasta va afișa o bară laterală cu opțiuni de fundal alternative.
• Selectați alegerea dvs.

Pentru ceva mai avansat și pentru a ieși în evidență în fața șefului, colegilor sau clienților, puteți opta pentru un fundal terță parte.

Pentru a descărca o selecție de fundaluri premium Microsoft Teams, alegeți dintre 300 de imagini de înaltă calitate aici.

15 - Cum se adaugă integrări în echipe

Microsoft Teams are peste 600 de aplicații listate în App Store, care includ integrări ca roboți, conectori și instrumente de mesagerie.

App Store este din punct de vedere tehnic prima integrare, deoarece puteți accesa direct celelalte integrări cu ușurință din aplicația Teams.

Puteți adăuga o integrare prin diferite terminale ale aplicației:

• Din bara laterală: în partea stângă a ecranului este bara laterală, iar în partea de jos este pictograma Adăugare.

După ce faceți clic pe acesta, veți vedea opțiunea Adăugați aplicația.

• Adăugați aplicații într-o filă: faceți clic pe + într-un chat, grup sau canal pentru a adăuga o aplicație în filele dvs. 

Selectați aplicația dorită din fereastra de aplicații.

Fiecare aplicație poate avea pași următori diferiți în funcție de locul în care doriți să utilizați aplicația (în mesaje, canale, întâlniri etc.)

Acest exemplu arată cât de ușoară integrarea poate face colaborarea pe Microsoft Teams.

Cu toate acestea, adăugarea a 600 de integrări înseamnă a anula toată munca fină pe care am făcut-o până acum pentru a vă îmbunătăți experiența de utilizare a echipelor.

În schimb, selectați dintre cele mai bune integrări Microsoft Teams ale noastre, care pot îmbunătăți experiența utilizatorului final Microsoft Teams.