E-postaları Hızlı Bulmak İçin Outlookta Arama Nasıl Kullanılır (2022)

Bu yazıda, e-postaları düzgün bir şekilde bulmak için Outlook'ta aramayı nasıl kullanacağınızı göstereceğim. Outlook'ta daha iyi aramalar için arama kriterlerinizi nasıl daraltacağınızı öğreneceğiz. Outlook'ta eklerdeki kelimeler için arama yapabilir, e-posta boyutuna göre, tarihe göre arama yapabilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz.

Outlook'ta yaşadığım sorunlardan biri, geçmişte bir şeyler aramak için harcadığım zaman, saklamak istediğim e-postaları arşivlemek için çok düzeyli bir klasör yapısı kullanıyorum , ancak eski günlerdeki gibi bir dosya dolabı gibi düzenlemeyi fark ettim. Pek çok farklı çekmece göründüğü gibi kullanılmamalı, sonra belirli bir görünüm kullanmaya başladım, ancak istediğim gibi çalışmadı. Görsel olarak filtrelemeye çalıştığım yüzlerce sonucu geri alırdım. Oradaki hayal kırıklığını hayal edebilirsiniz. Bir noktada. Arama kutusuna bir kelime bırakıp enter tuşuna basmaktan çok daha fazlasının arandığının farkındayım. Aslında tam olarak ne istediğinizi bulabilir. Sadece nasıl doğru şekilde soracağınızı bilmeniz gerekiyor.

Outlook'ta Arama Nasıl Kullanılır?

• Microsoft, Office 365 için 2019'da arama işlevini güncelleştirdi. Arama artık daha hızlı ve kendisi için arama, görünümün en üstüne, başlık çubuğuna taşındı. Bu, artık masaüstü uygulaması ve Web'in aramayı kullanması için aynıdır.

• Farenizle aramanın içini tıklayın veya Alt + Q veya Control + E kısayol tuşunu kullanın . Bu, Outlook'un son etkinliğinize dayalı olarak bazı kişiselleştirilmiş önerilerde bulunacağı bir açılır menü açar.
• Bunu özellikle yararlı bulmuyorum, ancak bir aramayı tekrarlamak isterseniz, bu sizin için yararlı olabilir.
• Geçmişte, arama kelimelerimi yazdım ve yüzlerce sonuç aldım ama bu, arabanızı sadece birinci viteste sürmeye benziyor. Bir yere varmak sonsuza kadar sürecek.
• Aramayı kullanmanın iki yolu vardır, anında arama ve gelişmiş arama. İkinize de göstereceğim.

Microsoft Outlook'ta Anında Arama

Anında arama ile başlayalım. Diyelim ki anahtar kelime testi ile bir şey arıyorum, sadece arama kutusuna yazıyorum, basın, girin ve tüm sonuçları alın. Sonuçları daraltmak için ek düğmelerle arama sekmesine gidebilirim.

Aramamı adım adım hassaslaştırabilirim. Aramanızın kapsamını daraltabilir veya genişletebilirsiniz. Aşağıdaki alanları bulabilirsiniz.

• Geçerli Posta Kutusu – Varsayılan posta kutusudur. Gerekirse varsayılanınızı nasıl değiştirebileceğinizi size daha sonra göstereceğim.
• Tüm Posta Kutuları – Daha fazla hesabınız varsa, aramanızı tüm posta kutularına genişletmek isteyebilirsiniz.
• Geçerli Klasör – Aramanızı kısıtlamak için başka bir seçenek, onu yalnızca geçerli klasöre daraltmaktır. Bu, alt klasörler hariç gelen kutusu anlamına gelir.
• Alt klasörler – Alt klasörleri seçerseniz, gelen kutusunu ve altındaki her klasörü eklersiniz.
• Tüm Outlook Öğeleri - Tüm görünüm öğeleri, alabileceğiniz kadar geniştir. Yalnızca postada değil, aynı zamanda takviminizde ve kişilerinizde de tüm posta kutularında arama yapacak.
• Silinmiş Öğeleri Dahil Et - Sonuçların altında, aramanıza silinen öğeleri dahil etme seçeneği sunulur. Durumunuza bağlı olarak, bu gerçekten sonuçlarınızı şişirebilir, bu yüzden bunu önermiyorum. Bunun yerine, silinen öğeler klasörünü her zaman ayrı olarak arayabilirsiniz.
• Daha Eski Sonuçları Dahil Et – Aramanız aradığınızı döndürürse, daha eski sonuçları dahil etmeyi seçebilirsiniz.
• Kimden – Aramanız bu şekilde daha uzun sürebilir, arama sonuçlarınızı gerçekten daraltabilirsiniz. Aradığım mesaj banaydı. Gönderen adını tıklayıp bu şekilde enter tuşuna basabilirim. Excel anahtar sözcüğü ve kullanıcının gönderen olduğu her şeyi arar.
• Konu – Konuya tıklayıp aramama ekleyebilirim.
• Ekleri Var – İletinin bir eki olduğunu biliyorum, bu yüzden ekleri olduğunu seçtim ve belki de kelime kursunun konu satırına dahil edildiğini de biliyorum.
• Kategorize Edilmiş – E-postalarınızı kategorilere ayırırsanız, bu açılır menü ile sonuçları belirli bir kategoriyle sınırlayabilir veya size gönderilecek olan alıcılara göre arama yapabilirsiniz.
• İşaretli – İşaretlediğiniz postaları arayabilirsiniz
• Önemli – Önemli olarak işaretlediğiniz postayı arayabilirsiniz. Bu seçenekler, aradığınızı bulmanıza gerçekten yardımcı oldu.

Microsoft Outlook'ta Gelişmiş Arama

• İkinci yöntem, gelişmiş aramayı kullanmaktır. Şimdi, bu daha verimli bir yol ve anında aramada yaptığımız gibi aramayı sırayla daraltmak yerine size daha da fazla seçenek sunacak. Hepsini bir arada yapabilirsiniz.
• Bunu elde etmek için arama kutusunun içini tıklayın ve ardından önceden tanımlanmış arama alanlarını içeren bir açılır menüyü açacak olan açılır menüyü tıklayın.

• Aradığınız şeyin eki olup olmadığını nerede arayacağınızı tanımlayabilirsiniz.
• Temel olarak, arama sekmesinde gördüğümüz tüm arama seçeneklerini burada da bulabilirsiniz ve daha da fazla seçeneğiniz var. Örneğin, ek içerir ile, mesajın ekinde olduğunu bildiğiniz anahtar kelimeleri doğrudan arayabilirsiniz.
• Diyelim ki, aradığım iletinin Set 1 kelimesini içeren bir eki olduğunu biliyorum . Tam bir sıralı eşleme istediğim için tırnak içine aldım. Arama sözdizimini makalenin sonuna doğru ele alacağız, bu yüzden benimle kalın.

• Bu oldukça havalı. Ayrıca, açılır menüde gördüğümüz önceden tanımlanmış arama alanlarıyla sınırlı değilsiniz. Gelişmiş aramaya geri dönelim ve köşede daha fazla seçeneği olan düğmeye dikkat edelim.

• Ek arama alanlarını etkinleştirebileceğimiz gelişmiş arama seçeneklerine ulaşıyoruz. Diyelim ki alıcıları özel olarak BCC'de arama seçeneğini istiyorum, BCC kutusunu işaretleyin ve uygula'yı tıklayın. Şimdi arama için uygun hale geldik. Bu ek seçenekleri unutmayın. Alanları bulamadığınızda, sonuçlarınızı şimdi ile sınırlamanız gerekir.

Outlook'ta Arama için Ayarlar ve Dizin Oluşturma

• Seçenekler ve indeksleme hakkında konuşalım. Her zaman olduğu gibi, ofis ürünlerinde keşfetmemiz gereken bazı standart uygulama seçenekleri var.
• Dosyaya gidin ve seçenekleri seçin ve ardından aramayı seçin. Sonuçlar altında, anında arama için varsayılan bir klasör tanımlayabilirsiniz. İkinci seçenek, tüm öğelerde arama yaparken silinen öğeleri dahil etmeyi seçebilirsiniz. Normalde, bunu etkinleştirmiyorum. Vurgu rengini de değiştirebilirsiniz. Bu, sonuçlarda arama terimlerini en üstte vurgulamak için kullanılan renktir.

• Ayrıca indeksleme seçeneklerimiz de var. Bu, arama söz konusu olduğunda önemli bir konudur. Dizin oluşturma, daha hızlı arama sonuçları almanıza yardımcı olur.
• Yalnızca görünüm araması için değil, Windows'ta yaptığınız herhangi bir arama, esasen dizin oluşturma, dosyalarınızı, iletilerinizi ve PC'nizdeki diğer içerikleri gözden geçirir. Bilgileri katalogluyor.
• Outlook'un araması aradığınızı bulamadığında veya yalnızca size eksik sonuçlar verdiğinde, dizin oluşturma düzgün çalışmıyor.

• İndeksleme hakkında çok daha fazlası var ama hatırlanması gereken iki önemli şey var. İndeksleme seçeneklerine tıkladığımızda mevcut durumu göreceksiniz, indekslemenin tamamlandığından emin olun. İkincisi, görünümün indekslemenin bir parçası olarak dahil edildiğinden emin olun. Bu konumları dizin altında, Microsoft Outlook'u görmelisiniz. Değilse, değiştir'i seçin ve son çare olarak etkinleştirmek için tıklayın.

• Hala doğru arama sonuçlarıyla ilgili sorun yaşıyorsanız veya dizin oluşturma işlemi bitmiyorsa, arama kataloğunu yeniden oluşturmanız gerekebilir. Bu, veri dosyalarınızın indekslenmesini yeniden başlatacaktır.

Outlook Arama Sözdizimi ve Operatörleri

• Son olarak, arama sözdiziminden bahsedelim. Artık görünüm aramasının tekniklerini anlıyoruz. Arama sözdizimi hakkında bazı temel bilgileri ele alalım.
• Outlook araması önek eşleştirmeyi kullanır. Arama kutusuna artı yazarsanız , artı artılar ve artılar içeren ancak excel artı veya fazla olmayan iletileri bulur. Ayrıca, büyük/küçük harfe duyarlı değildir, bu nedenle uygun durumda artı, diğer durumlarda artı bulur.

• Pekala, zaten 1. küme gibi tam bir ifade aramak istiyorsanız, onu tırnak içine almanız gerektiğini gördük. Bunu yapmazsanız, tüm varyasyonları döndürür.
• Aramanızda ve, veya ve gibi mantıksal operatörleri de kullanabilirsiniz, ancak büyük harf kullanmanız gerekir. Örneğin, Leelah ve Garani'yi ararsanız, hem Lillah hem de Karijini'yi içeren öğeleri döndürür, ancak zorunlu değildir. Bu sırayla, Lillah veya Garani, Lailah, Leyla's Garani veya herhangi bir büyük ve küçük harf kombinasyonunu içeren öğeleri bulacaktır. Lillah değil Kirani, Lillah ile Garani kelimesini içermeyen tüm öğeleri bulacaktır.

• Boyuttan daha büyük veya daha küçük gibi karşılaştırma operatörlerini bile kullanabilirsiniz. Örneğin, mesaj boyutu yazarsanız, arama kutusuna iki nokta üst üste ve ardından 5 MB'den büyük işareti koyun. Beş megabayttan büyük öğeleri döndürür.

• Oldukça havalı, değil mi? Alınan sözdizimini 6 Şubat 2021'de koyduğumuzdan daha büyük kullanırsam, 6 Şubat 2021'den sonra alınan tüm e-postaları döndürür.

Arama sözdizimi ve operatörler hakkında daha fazla bilgi için Microsoft web sitesini ziyaret edin .

E-postaları gerçekten hızlı bulmak için Outlook'ta aramayı bu şekilde kullanabilirsiniz.

Ayrıca Okuyun : Office 365 Arşiv Posta Kutusuna Genel Bakış

Şimdi senin sıran:

Bugünkü rapordan hangi bulguyu en ilginç buldunuz? Ya da belki ele aldığım bir şey hakkında bir sorunuz var.

Her iki durumda da, sizden haber almak isterim. Öyleyse devam edin ve aşağıya bir yorum bırakın.