Office 365 E-postalarını Etkili Bir Şekilde Nasıl Şifreleyebilirim?

Azure Information Protection ile ofis 365 e-postalarını şifreleme hakkında bilmeniz gerekenler burada.

1 Azure Bilgi Koruması nedir?

2 Azure Information Protection İstemcisi

3 Office 365 E-postalarını Şifreleme: Kurulum

3.1 Azure Information Protection'a abone olun

3.2 Office 365 E-postalarını Şifreleme: Etkinleştir

4 Office 365 E-postalarını Şifreleme: Koruma

4.1 “Şifrele” Etiketini Kullanma

4.2 “İletme” etiketini kullanma

4.3 “Şifrele – Koru” etiketini kullanma

5 Koruma Ekleri

6 Microsoft'a Ait Olmayan Bir 365 Pro Plus Belgesini Koruma

7 Bir Microsoft 365 Pro Plus Belgesini Koruma

8 Korunan Belgeleri Yönetme

Azure Bilgi Koruması nedir?

Azure Information Protection (bazen AIP olarak da adlandırılır), bir kuruluşun etiketler uygulayarak belgelerini ve e-postalarını sınıflandırmasına ve isteğe bağlı olarak korumasına yardımcı olan bulut tabanlı bir çözümdür. Etiketler, kural ve koşulları tanımlayan yöneticiler tarafından otomatik olarak, kullanıcılar tarafından manuel olarak veya kullanıcılara önerilerde bulunulan bir kombinasyonla uygulanabilir.

Azure Bilgi Koruma İstemcisi

• E-posta Şifreleme hizmetini sağlamak için Microsoft Azure Information Protection bulut hizmetinden ve bunun Microsoft 365 Kimlik yönetimi hizmeti ve Microsoft 365 Pro Plus istemci yazılımı paketiyle mevcut tümleştirmesinden yararlanıyoruz.
• AIP hizmet ilkeleri ve istemci belgelerine ve e-postalara atanacak kısıtlamalar koleksiyonunu tanımlayan etiketler, Azure Bulut hizmetinde yönetilir.
• Bu AIP ilkelerinden ve etiketlerinden yararlanmak için, Windows işletim sistemi iş istasyonuna AIP istemci yazılımının yüklenmesi gerekir. Şu anda yalnızca Windows 10 PC'ler ve macOS iş istasyonları bu kısıtlamaları belgelere veya e-postalara uygulayabilir.

Office 365 E-postalarını Şifreleme: Kurulum

Güvenli ileti teslimi için Microsoft 365 İleti Şifrelemesini etkinleştirmek ve yapılandırmak için aşağıdaki adımlar gereklidir:

• Azure Information Protection'a abone olun
• OME'yi etkinleştir

Azure Information Protection'a abone olun

• Azure Information Protection paketi, Microsoft 365 için kullanıcıların e-postalarıyla çok kullanışlı bazı işlevleri gerçekleştirmelerine olanak tanıyan bir eklenti aboneliğidir. Ayrıca, Veri Kaybını Önleme aracı olarak hareket etmek için SharePoint ve OneDrive ile bütünleşir.
• AIP ile kullanıcılar mesajları veya dosyaları kopyalanamayacakları, iletilemeyecekleri, silinemeyecekleri veya bir dizi başka ortak eylemin gerçekleştirilemeyeceği şekilde işaretleyebilirler. E-posta için, belirli sınıflandırma işaretleri olan veya belirli gereksinimleri karşılayan tüm mesajlar şifrelenir ve alıcıya ek olarak gönderilen kilitli bir HTML dosyasında paketlenir.
• Alıcı mesajı aldığında, e-postayı açmak için bir anahtar atanması için Azure'a kaydolmaları gerekir.
• Anahtar, e-posta adresine bağlıdır ve bir kez kaydolduktan sonra kullanıcı, HTML ekini ve gelecekteki ekleri hiçbir şeye giriş yapmak zorunda kalmadan açabilir.

Yine, kullanıcılarınıza atanmış E3 veya üzeri abonelikleriniz varsa, onların AIP'ye sahip olmaları gerekmez. Ancak, içinde gizli bilgiler bulunan iletileri gönderecek her kullanıcının bunu yapmak için ya bir AIP lisansına ya da bir E3/E5 lisansına ihtiyacı olacaktır.

AIP'ye abone olmak için şu adımları gerçekleştirin:

• " Microsoft 365 yönetim merkezini " başlatın
• “ Abonelikler ” listesine gidin
• Sağ üst köşedeki “ Abonelik Ekle ” ye tıklayın
• Azure Bilgi Korumasını bulmak için aşağı kaydırın
• Şimdi Satın Al seçeneğini tıklayın ve talimatları izleyin veya satın almadan önce denemek üzere 30 gün boyunca 25 lisans almak için “ Ücretsiz Denemeyi Başlat ” seçeneğini seçin.
• Hizmetin Microsoft kiracınızda sağlanması için yaklaşık bir saat bekleyin
• Sağlandıktan sonra, süreçteki bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

Office 365 E-postalarını Şifreleme: Etkinleştir

Bu kısım çok yakın zamanda değişti. Geçmişte, Office 365 Message Encryption'ı etkinleştirmek çok fazla Powershell çalışması gerektirdi ve düzgün çalışmasını bekledi. MS, süreci kolaylaştırmak ve birlikte çalışmayı kolaylaştırmak için OME'yi etkinleştirme yöntemini değiştirdi.

İşte yapmanız gerekenler:

• Yönetici Portalında Ayarlar seçeneğini açın
• Hizmetleri ve Eklentileri Seçin
• Hizmetler listesinde Azure Information Protection'ı bulun ve tıklayın
• Yeni bir pencere açmak için "Microsoft Azure Information Protection ayarlarını yönetin" yazan bağlantıya tıklayın
• “Hak Yönetimi etkinleştirilmedi” altındaki Etkinleştir düğmesini seçin
• Açılan Pencerede Etkinleştir'i seçin

Bu yapıldıktan sonra,   Outlook'ta hakkın yönetimi için mesajları etiketlemek üzere AIP'nin İstemci uygulamasını kullanabileceksiniz. Outlook Web App'te mesajları şifrelemenize izin verecek yeni düğmeler ve seçenekler de olacak.

Office 365 E-postalarını Şifreleme: Koruma

E-posta Şifreleme Hizmetinin temel işlevi, istenmeyen kişilerin aktarım sırasında ve posta kutusunda hareketsizken e-postanızın içeriğini okumasını önlemek için koruma sağlamaktır. E-postanızın içeriğine erişmek için alıcının doğrulanması gerekir. Microsoft Outlook gibi Microsoft 365 Pro Plus uygulamalarını kullanırken, bu doğrulama işlemi arka planda gerçekleştirilir ve alıcıdan kimlik bilgileri istenmez. Diğer tüm durumlarda, alıcının kimliğini doğrulaması istenecektir.

“Şifrele” Etiketini Kullanma

• Windows işletim sistemi iş istasyonunda yüklü Microsoft Outlook uygulamasını kullanarak bir e-postaya şifreleme uygulamak için, aşağıda gösterildiği gibi “ Hassasiyet Çubuğu ”ndaki “ Şifrele ” etiketini seçmeniz yeterlidir :

• Bu “ Şifrele ” etiketine ayrıca aşağıda gösterildiği gibi Menü – Mesaj düğmesi şeridi “ Koru ” düğmesi açılır menüsünden erişilebilir :

• Bir kez seçildiğinde, Duyarlılık Çubuğu yapılan seçimi yansıtacak ve diğer seçenekleri gizleyecektir. Atanan izinlerin ayrıntıları, aşağıda gösterildiği gibi, e-posta penceresinin sol üst köşesindeki " Hassasiyet Çubuğu " nun hemen altında bir " araç ipucu " olarak gösterilecektir:

• Aşağıda gösterildiği gibi diğer seçenekleri ortaya çıkarmak için seçilen etiketin yanındaki “ kalem ” simgesine tıklayarak koruma seçiminizi değiştirmeyi seçebilirsiniz . Bu kalem simgesi, diğer seçenekleri bir kez daha gizlemek için de kullanılabilir.

• Bir etiket ayarlandıktan sonra , seçilen etiketi kaldırmanıza ve e-postanın " hassasiyetini " " ayarlanmadı " durumuna döndürmenize izin vermek için diğer etiketlere ek olarak bir " çöp kutusu " simgesi mevcut olacaktır . Etiketi çıkarma nedenini kaydetmeniz istenecektir. (Gelecekteki kullanım için)

• Ayarlandıktan sonra, e-postanız, siz göndermeden önce Taslaklar klasörünüzde, gönderdikten sonra Gönderilmiş Öğeler klasörünüzde veya alıcınızın posta kutusunda olsun, korunur. Microsoft Outlook, aşağıdaki simgeleri kullanarak bu korumayı tanımlamanıza yardımcı olur:

• Uyguladığınız korumalardan bağımsız olarak, e-posta üzerinde “ Tam Kontrol ” haklarını saklı tutarsınız. Yalnızca Kimden, Kime, Bilgi ve Gizli alanlarındaki adlandırılmış kimlikler erişebilir.
• “ Şifrele ” seçiminin kullanılması, alıcının e-postanızı, daha sonra e-posta içeriğine tam erişime sahip olacak ve her birinin erişim elde etmek için kimlik doğrulaması yapması gereken başkalarına iletmesine olanak tanır. Alıcılar şifreleme gereksinimini kaldıramaz.

“İletme” etiketini kullanma

“ İletme ” koruması, Microsoft tarafından sağlanan temel e-posta korumasıdır. Bu korumanın seçilmesi, alıcıların aşağıdakileri yapmasını engeller:

•  E-postanızı başka bir kişiye iletin (yanıt verirken "kime", "cc" veya "bcc" alanlarına yeni alıcılar eklenmesini önlemek için)
•   E-postanızı yazdırın veya e-posta metin gövdesinin içeriğini panoya kopyalayın.

Bu korumalar, duyarlılık etiketi seçilerek veya aşağıda gösterildiği gibi Menü – Mesaj düğmesi şeridinde “ İletme ” düğmesi seçilerek ayarlanabilir: “ İletme ”.

Lütfen hassasiyet çubuğunun hemen altında görünen koruma setini açıklayan “ Araç İpucu ”na dikkat edin.

DİKKAT: Aşağıda gösterildiği gibi Menü – Mesaj düğmesi şeridindeki “ İletme ” düğmesinin seçimini kaldırarak amaçladığınız korumaları yanlışlıkla kaldırmanız mümkündürAyrıca "Araç ipucu"nun kaldırıldığını ANCAK " İletme "nin de kaldırıldığını unutmayın. Etiket hala ayarlı. Bu e-posta KORUMAYACAKTIR .

Şu anda “ İletme ” düğmesinin seçimini kaldırmanızı engelleyecek bir yöntemimiz yok, bu yüzden lütfen dikkatli olun.

LÜTFEN DİKKAT: Microsoft Outlook, uygulanan bu kısıtlamalardan bağımsız olarak eklerin indirilmesine izin verir. Lütfen bu belgede daha sonra yer alan “ Eklerin Korunması ” konusuna bakın.

“Şifrele – Koru” etiketini kullanma

• " Şifrele - Koru " etiketi, alıcıların orijinal e-postanızı düzenlemesini veya değiştirmesini önlemek için ek bir kısıtlama ekleyen e-posta için özelleştirilmiş korumadır.
• Bu etiket YALNIZCA alıcının e-postanızda “Salt Görüntüleme ” haklarına sahip olmasını istediğinizde kullanılmalıdır . Yanıt verirken, alıcınız orijinal e-postanızı yeni bir mesaja ek olarak eklemek zorunda kalacak, çünkü orijinal e-postanızın başlığına eklemeleri engellenecektir.
• Bu etiket aynı zamanda, yukarıdaki “İletmeyin” etiketinin Kullanılması bölümünde açıklanan Yazdırma ve Kopyalama kısıtlamalarını da uygular .

LÜTFEN DİKKAT: Microsoft Outlook, uygulanan bu kısıtlamalardan bağımsız olarak eklerin indirilmesine izin verir. Lütfen bu belgede daha sonra yer alan “ Eklerin Korunması ” konusuna bakın.

Ekleri Koruma

Azure Information Protection istemcisi, korumalı bir belgenin şifresini çözmek ve açmak için GEREKLİDİR. Windows OS, macOS, iOS ve Android için Microsoft 365 Pro Plus yazılımına bir “ okuyucu ” zaten dahil edilmiştir. Ancak, Microsoft'a ait olmayan Microsoft Office Pro Plus belgelerini okumak için ayrı bir uygulama gerekir ( burada mevcuttur ). AIP Okuyucu PC, iPhone, iPad ve Android için kullanılabilir.

Microsoft'a Ait Olmayan Bir 365 Pro Plus Belgesini Koruma

• Microsoft'a ait olmayan Office belgeleri, aşağıda gösterildiği gibi Windows Gezgini'nde bir belgeye sağ tıklayarak bulunan " Sınıflandır ve Koru " adlı ek " Sıcak Menü " seçimi kullanılarak korunabilir :

• Bu uygulama (aşağıda gösterilmiştir) , dosyayı kaplamak ve şifrelemenin yanı sıra seçtiğiniz korumaları eklemek için bir " sarıcı " oluşturacaktır.

• İstediğiniz her kullanım için, önce e-postanız için istediğiniz duyarlılık etiketini seçmek isteyeceksiniz. Bu etiket, korunan dosyanız eklendiğinde e-postanız tarafından devralınacaktır. İstediğiniz korumaları yüklemek için gereken iki parça vardır : “ İzinler ” ve “ Kimlik ”

Verilebilecek “izinler” şunlardır:

• Görüntüleyici – Yalnızca Görüntüleme
  Bu izin, E-posta Korumasına eşdeğerdir: “ Şifrele – Koru ”
• Gözden Geçiren – Görüntüle, Düzenle
  Bu izin E-posta Korumasına eşdeğerdir: “ İletmeyin .”
• Ortak Yazar – Görüntüle, Düzenle, Kopyala, Yazdır
  Bu izin E-posta Korumasına eşdeğerdir: “ Şifrele ”
• Ortak Sahip – Tam İzinler
• Bu izin aynı zamanda “ Şifrele ” etiketine eşdeğerdir ancak bu izin, kullanıcıya ayarlanmış izinleri VE şifrelemeyi kaldırma yeteneği verir.
• Yalnızca benim için – Bu ayarın başkalarına belge göndermek için bir değeri yoktur, ancak bireysel belgelerinizi korumak için sizin için yararlı olabilir.

Karışıklığı önlemek için tavsiye edilmemesine rağmen, istenen e-posta şifreleme etiketinden daha katı izinler seçmek mümkündür (örn . Bu kombinasyon, belgeyi istenmeyen kimlikler tarafından görüntülenmesini engelleyecek şekilde kısıtlayacak ve alıcıya tüm işlevleri e-posta metin gövdesine verirken alıcıların kopyalamasını, yazdırmasını veya düzenlemesini kısıtlayacaktır. Yine, yukarıda belirtildiği gibi, bu kafa karıştırıcı olabilir ve önerilmez.

"Kimlik" aşağıdaki türlere ayarlanabilir:

Kullanıcılar – Bu, belgeyi alan bireysel kullanıcı(lar)ın e-posta adresleridir. Bu, belgenize kimlerin erişebileceğini belirlemek için kullanacağınız birincil yöntemdir.

Gruplar – Bu, hedeflenen alıcılarınızın ait olduğu Dağıtım Listelerinin e-posta adresleridir.  LÜTFEN DİKKAT : Bu SADECE alıcılar için çalışacaktır.

Kuruluşlar – Bir Active Directory etki alanı içindeki HERKESE erişim de verebilirsiniz

Kimlikler doğrudan sağlanan kutuya yazılabilir veya alıcılarınızı Outlook Adres Defterinden (Outlook uygulamasının zaten başlatılmış ve çalışıyor olması koşuluyla) “ kitap ” simgesine tıklayarak seçebilirsiniz.

Eklerin Korunması için üçüncü bir kontrol mevcuttur. Doğrudan tarihi yazarak veya “ takvim ” ikonuna tıklayarak tarihi seçerek verilen izinler için bir Bitiş Tarihi belirleyebilirsiniz . Son kullanma tarihine ulaşıldığında, seçilen kullanıcılar için TÜM İZİNLER iptal edilir.

Yukarıdaki ayarlardan bağımsız olarak, belgeniz üzerinde Tam Kontrol sizde kalır. Korumaları belgenize " Uyguladığınızda ", belgeniz " sarılmış " dosyayla DEĞİŞTİRİLMİŞTİR ve dosya uzantısı değiştirilir (dosya adı SADECE örnek amaçlar için manuel olarak değiştirilir)

Azure Information Protection istemcisinin bu dosyanın şifresini çözmesi ve açması ZORUNLUDUR .

Microsoft 365 Pro Plus Belgesini Koruma

Microsoft Office belgeleri, Office Uygulaması içinden korunabilir. Microsoft Outlook'ta olduğu gibi, Ana Sayfa düğmesi şeridi “ Koru ” düğmesi açılır menüsünü barındırır. Bu, Office belgelerine “ Özel İzinlerin ” uygulanmasına izin verir. Duyarlılık Etiketi uygulamak, Outlook'un belgenin eklendiği tüm e-postalara aynı izin kısıtlamalarını uygulamasına neden olur.

DİKKAT: Özel İzinlerinizi atamadan ÖNCE Duyarlılık Etiketinizi seçmek isteyeceksinizAksi takdirde, gerçeğin ardından etiketi seçmek, ÜZERİNE YAZILIR ve YALNIZCA HERKESİN belgenin şifresini çözmesineizin veren etiketinvarsayılan “ izinlerini ” uygular

Yukarıdaki “ Microsoft 365 Pro Plus Dışı Belgeyi Koruma ”da olduğu gibi, belgenizle etkileşime girmesine izin verilen kişinin “ kimliğini ” ve vermek istediğiniz “ izinleri ” belirleyerek belgenizi korumak isteyeceksiniz . İzin seçenekleri ve kimliği atama süreci, “ Microsoft 365 Pro Plus Belgesine Sahip Olmayan Bir Belgeyi Koruma ” ile neredeyse aynı grafik kullanıcı arabirimini kullanır .

LÜTFEN DİKKAT EDİN : Bir kez korunup kaydedildikten sonra, dosya türünün DEĞİŞMEDİĞİNİ unutmayın :

Office Belgelerinizi yerel biçiminde kaydetmeniz gerekecektir. Dosyayı “ uyumlu ” bir biçimde kaydetmeye çalışırsanız, yapılandırdığınız kısıtlamalar kaldırılacaktır.

Kaydedildikten sonra, belgenin artık Kısıtlı Erişime sahip olduğu konusunda sizi uyaran yeni bir bilgi çubuğu göreceksiniz.

Korunan Belgeleri Yönetme

Bir belgede korumalar ayarlandıktan sonra , o belgenin görünümlerini "İzleyebilir" ve belgenize erişimi " İptal edebilirsiniz" . Bir Microsoft Office Belgesi için bu özelliğe Office Uygulaması içinden erişebilirsiniz.

Microsoft'a Ait Olmayan bir Office Belgesi için, bu özelliğe Windows Gezgini'nde belgeyi çift tıklatarak veya sağ tıklatarak erişebilirsiniz.

Her ikisi de web tarayıcınızı başlatacak ve sizi AIP Belge İzleme merkezine götürecektir .

Buradan şunları yapabilirsiniz:

• Alıcılarınız tarafından belgenizin Etkileşim Özetini inceleyin
• Belgenizi kimlerin görüntülediğini ve görüntülenme tarihini listeleyin
• Belgenizle etkileşimin Zaman Çizelgesini gözden geçirin
• Birisi belgenizle etkileşim kurmaya çalıştığında sizi uyarmak için bildirim Ayarlarını ayarlayın
• Artık bir alıcı tarafından erişilmemesi için belgenize Erişimi iptal edin

Bu istatistikleri bir CSV dosyasına da aktarabilirsiniz.

Mac Kullanıcıları, Microsoft Office 365 Bulut hizmetlerinden koruma seçenekleri alınmadan önce “ Kimlik Bilgilerini Doğrulama ” görevine sahiptir .

Bir kez ayarlandı; korumayı kaldırmak veya değiştirmek için Koruma düğmesi altında “ Kısıtlama Yok ” seçimini yapmanız gerekir.

Bir Microsoft 365 belgesinde koruma ayarlamak için , " İnceleme " menüsündeki " İzin Kısıtla " düğmesini kullanın.

İstediğiniz özelleştirilmiş erişimi vermek için “ Kısıtlı Erişim… ” menü seçeneğini seçin.

Yazdırma ve Kopyalama izinlerini ayarlamak için “Daha Fazla Seçenek…” düğmesini kullanın.

Tebrikler! Artık Azure Information Protection ile ofis 365 e-postalarını nasıl şifreleyeceğinizi biliyorsunuz. Başka sorunuz varsa, lütfen bana bildirin.

Daha iyi üretkenlik için Exchange Online deneyiminizi geliştirmek mi istiyorsunuz? Burada bahsedilen ipuçlarına ve püf noktalarına göz atın .

Sizden duymak isterim:

Bugünkü rapordan hangi bulguyu en ilginç buldunuz? Ya da belki ele aldığım bir şey hakkında bir sorunuz var.

Her iki durumda da, sizden haber almak isterim. Öyleyse devam edin ve aşağıya bir yorum bırakın.