Outlookta Boş Alana Arşiv E-postası Kullan (2022)

Bugün, posta kutunuzu temizlemek için Outlook'ta arşiv e-postasının nasıl kullanılacağını göstereceğim (FAST)

Hepimiz bir şekilde e-postalara güveniyoruz, ancak bu e-postalar yığıldıkça yer kaplıyor, her şey daha yavaş, e-postalar size ulaşmıyor ve bir gün posta kutunuzu açıyorsunuz ve “POSTA KUTUSU DOLU Posta kutunuz dolu. , öğe gönderemeyebilir veya alamayabilirsiniz”. Ne yapıyorsun? Özellikle yıllarca mesaj topladıktan sonra, taşan bir posta kutusunu nasıl temizlersiniz? Neyse ki, birkaç numara öğrendikten sonra zor değil.

Posta Kutusu Boyutunu Belirleyin

• Mevcut posta kutunuzun boyutunu bularak başlayalım. Bunu yapmak için üstteki dosyaya tıklamanız yeterlidir, bu sizi hesap bilgilerine götürecektir. Posta kutusu ayarları altında toplam boyutu göreceksiniz.

• Posta kutusuna sağ tıklayıp dosya özelliklerini seçmeniz ve ardından klasör boyutuna tıklamanız gerekir.

• İlginç sayı, alt klasörler dahil toplam boyuttur.

• Posta kutunuz şu anda ne kadar büyük. 5 GB'ın üzerindeyse, üzerinde çalışmayı düşünmelisiniz.

Çöp Postalarını Sil

Posta kutunuzun boyutunu nasıl küçültebilirsiniz? Peki, seçenekleri gözden geçirelim. Birinci seçenek, manuel temizleme kullanmaktır. Başlamanın iyi bir yolu her zaman çöpünüzü boşaltmaktır. Silinen öğelerinize sağ tıklayın ve boş klasörü seçin. Oradaki öğeleri kalıcı olarak siler. Bu tersine çevrilemez, bu yüzden açıkçası artık bu öğelere ihtiyacınız olmadığından emin olun. Benim durumumda, eminim.

Eski Öğeleri Temizleme – Manuel Arşivleme

Sonraki adım, bir noktada erişmeniz gerekebilecek eski mesajları arşivlemektir. Genellikle, vergi ve yasal nedenlerle öğeleri belirli bir süre boyunca saklamanız gerekir, böylece onları silmek istemezsiniz, ancak aynı zamanda posta kutunuzda yer kaplamasını da istemezsiniz. Bu, arşivleme içindir. Arşivleme, yerel bilgisayarınızdaki veri dosyasını veya PST dosyasını ayırmak için eski öğeleri görünüm posta kutunuzdan fiziksel olarak kaldırır.

• Bunu nasıl yapabileceğinizi size göstereyim. En üstteki dosyaya geri dönelim ve Araçlar açılır menüsünden, iletişim kutusundan eski öğeleri temizle'yi seçelim.

• Bu klasörü ve tüm alt klasörleri arşivlemek için ikinci seçeneği seçeceğiz. Gelen Kutusu veya gönderilen öğeler gibi tek tek klasörleri seçebilirsiniz, ancak genellikle üstteki posta kutusuna tıklıyorum, bu da her şeyin üzerinden geçeceği anlamına geliyor.
• Ana ayar bitiş tarihidir, bu nedenle seçtiğiniz günlerden daha eski olan tüm öğeler taşınacak ve arşiv dosyasına taşınacaktır.
• Gözat ile dosyanın konumunu ve adını değiştirebilirsiniz. Sadece varsayılanla gideceğim, sonra bir tuşa basacağım ve arşivleme işe yarayacak.

• Şimdi, ihtiyaç duymanız durumunda arşiv mesajlarını nerede bulabileceğinizi size tekrar göstereyim. Arşivler adlı klasörü göreceksiniz.

• İletilerin daha önce bulunduğu tüm klasörler kullanılabilir olacak, böylece her şeyi tek bir büyük klasöre dökmeyecektir. Elbette, ihtiyacınız olanı bulmak için aramayı kullanabilirsiniz. Bu şekilde, eski e-postalara Outlook'ta hala erişebilirsiniz ve posta kutunuzda yer kaplamazlar. Ancak, çevrimiçi veya cep telefonunuzda Outlook'ta kullanılamayacaklarını unutmayın.

Kişisel Klasörler Oluşturun

Bazıları, neyin taşınacağına Outlook'un karar vermesi fikrinden hoşlanmaz. Size posta kutunuzdaki öğeleri boşaltmanın başka bir manuel yolunu göstermeme izin verin, bu kişisel klasörler oluşturmaktır. Teknik olarak arşivlemeye çok benzer çünkü kişisel klasörler aynı zamanda yerel bilgisayarınızdaki veri dosyalarıdır. Bunun dışında, öğeleri kendiniz taşıyabilirsiniz ve kişisel bir klasör oluşturmak için kendi klasör yapınızı oluşturabilirsiniz.

• En üstteki dosyaya gidin ve ardından hesap ayarları için açılır menüden hesap ayarlarını seçin.

• Veri dosyaları sekmesine gidelim ve Ekle'ye tıklayalım.

• Veri dosyası adını verebilir veya konumu değiştirebilirsiniz. Bu verileri ve arşiv dosyalarını aynı yerde tutmanızı öneririm. Nedenini bu yazının sonunda anlatacağım. İşiniz bittiğinde, Tamam'a tıklayın ve hepsi bu kadar.

• Artık kendi kişisel klasörünüzü oluşturdunuz. Bu klasörün klasör bölmesinde göründüğünü göreceğiz.

• Bu klasörü istediğiniz gibi yapılandırabilirsiniz. Kişisel klasöre sağ tıklayıp yeni klasör seçerek Sözleşmeler adlı yeni bir klasör oluşturacağım.

• Artık mesajları veya tüm klasörleri seçebilir ve bunları posta kutunuzdan bu kişisel klasöre taşıyabilirsiniz.
• Bu şekilde, nelerin kaldırıldığı ve arşivlendiği üzerinde tam kontrole sahip olursunuz. Bunlar, Outlook'taki el ile temizleme seçenekleridir. El ile arşivlemenin ve kişisel klasörlerin yerel dosyalara ve bilgisayarınıza dayalı olduğunu unutmayın; bu nedenle, bu dosyalara ne taşırsanız taşıyın, başka bir bilgisayarda veya çevrimiçi olarak size sunulmayacaktır.

Eski Öğeleri Otomatik Olarak Arşivleyin

• Şimdi bir diğer seçeneğiniz olan otomatik arşivlemeye bir göz atalım. Bu manuel yaklaşımı tekrar tekrar yapmak zorunda kalmak oldukça can sıkıcı olabilir. Bunu Outlook'ta yapmanın daha etkili bir yolu, otomatik arşivlemeyi kullanmaktır.
• Bu özellik sonsuza kadar oradaydı. Tanımladığınız ayarlara göre Outlook 2003'te tanıtıldığını düşünüyorum.
• Arka planda çalışır ve tüm posta kutusu klasörlerinizden geçer. Daha sonra, eski e-postaları fiziksel olarak bu klasörlerden, tıpkı manuel arşivleme gibi, yerel bilgisayarınızdaki ayrı bir veri dosyasına veya PST dosyasına taşır. Bir kez kurulduktan sonra, artık düşünmek zorunda değilsiniz.
• Otomatik arşivleme ile ilgili zorluk, ayarları anlamaktır, onları doğru yapmak önemlidir, ancak ne yazık ki, gerçekten sezgisel değildir.

Endişelenmeyin, sadece burayı takip edin ve otomatik arşiv ayarlarına erişmeniz için sizi hemen hazır hale getirelim.

• Dosya menüsüne gidin ve seçenekleri seçin ve ardından Gelişmiş'i seçin ve Otomatik Arşiv'i göreceksiniz.

• Göremiyorsanız, ya kurumsal bir ortamdasınız ve yöneticiniz bu özelliği devre dışı bırakmış ya da bir exchange hesabınız var ve Microsoft 365 çevrimiçi arşivi sizin için etkinleştirildi. Bu durumlarda, Outlook kurumsal ilkelerinize göre arşivlenir ve bunun dışında otomatik arşivlemeyi kullanamazsınız.

Otomatik Arşiv Ayarları

• Tıkladığınızda otomatik arşiv ayarlarını göreceksiniz. İlk onay kutusu ile otomatik arşivlemeyi açarsınız ve işleme başlamadan önce bilgilendirilmek istiyorsanız ne sıklıkla çalıştırmanız gerektiğini belirleyebilir, otomatik arşivlemeden önce sor onay kutusunu seçebilirsiniz. Bu şekilde, süresi dolmuş öğeleri silmeniz gerekiyorsa, yalnızca son kullanma tarihi olan e-postalara atıfta bulunarak iptal edebileceksiniz. Bu bazen zamana duyarlı mesajlar için kullanılır.
• Süresi dolmuş e-postaların kaybolmasını isteyebilirsiniz. Öyleyse, Süresi dolmuş öğeleri sil (yalnızca e-posta klasörleri) yazan kutuyu işaretleyin.
• Öğeleri etkin tutmak için arşivlemek veya silmek istiyoruz.
• Klasör listesinde arşiv klasörünü göster seçeneği işaretlenmelidir. Arşivler, klasör bölmesinde sizin için kolayca erişilebilir olacaktır.
• Öğelerin arşivlenmesini istediğiniz varsayılan yaşı belirtebilirsiniz. 12 ay ile gideceğim ama senin için neyin işe yaradığını kontrol et. Öğelerimizin taşınmasını ve kalıcı olarak silinmemesini istiyoruz.
• Zaten benim için iyi olan varsayılan bir klasöre sahip. Farklı bir klasör kullanmak istiyorsanız, tıklayın, göz atın.
• Silinen öğeler klasörünü atlayacağından, yalnızca bu öğelerden gerçekten kurtulmak istediğinizden eminseniz kalıcı olarak sil seçeneğini işaretleyin.
• Sonunda, bu varsayılan ayarları tüm klasörlere uygulama seçeneğine sahibiz. Bu düğmeye tıklayarak bunu anlamak önemlidir. Az önce değiştirdiğimiz bu varsayılan ayarlar, tüm klasörlerinize uygulanacaktır. Bu şekilde her klasör için ayrı ayrı değişiklik yapmanız gerekmez. Aynı şekilde arşivlemek istediğiniz çok sayıda klasörünüz varsa, bu doğru bir seçim olabilir. Ancak süreç üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak istiyorsanız bu düğmeyi kullanmayın.
• Örneğin, üç ay sonra, bazılarını belki altı ay sonra, bazılarını hiç arşivlemek istemediğiniz birkaç klasörünüz olduğunu varsayalım. Bazıları için içeriğin belirli bir süre sonra silinmesini isteyebilirsiniz. Bu durumda, klasör düzeyindeki ayarlara başvurmak daha iyidir.
• Hadi bunu yapalım. Herkese uygula düğmesine tıklamayacağım, bunun yerine güvenlik ayarları için bir tuşa basacağım.

Klasöre Özgü Otomatik Arşiv Ayarları

• Gönderilen öğeler için belirli arşivleme seçenekleri tanımlamak istediğinizi varsayalım, sadece klasöre sağ tıklayın ve özellikleri seçin, ardından otomatik arşiv sekmesine gidin.
• Üç seçenek göreceksiniz. Bu klasörü arşivlemeyin, öğeleri varsayılan ayarlara göre arşivleyin. Az önce baktığımız ayarlar buydu. Varsayılan arşiv ayarlarına tıkladığınızda, seçilen klasöre özel ayarlar için sizi o pencereye geri götürecektir.
• Üçüncü seçenek. Diyelim ki gönderilen eşyaların üç ay sonra taşınmasını istiyoruz, bu yüzden süreyi üç ay olarak değiştireceğim. Varsayılan bir arşiv klasörü benim için iyi. İşiniz bittiğinde, Tamam'ı tıklayın.

• Silinen öğeler için seçenekleri de ayarlayalım. Tüm öğeleri arşivlemek istemiyorum ama kalıcı olarak silinmelerini istiyorum.
• Klasöre sağ tıklayın, varsayılan arşiv ayarlarına gidin ve silinen öğeler için diyelim ki üçüncü seçeneği tekrar seçin. Dört ay sonra bunların temizlenmesini istiyorum ve taşımak istemediğim için bunları silmek yerine son seçeneği seçiyorum, eski öğeleri kalıcı olarak sil.

• Arşivlemek istediğiniz klasörlerinizi gözden geçirin ve değişikliklerinizi yapın.
• Outlook'ta otomatik arşivlemeye başlamanın en sezgisel deneyim olmadığını kabul ediyorum, ancak istediğiniz şekilde kurduğunuzda, arka planda sessizce çalışacak ve size yer açacaktır.

Outlook PST Dosyalarını Yedekle

• Şimdi hızlıca yedekleme hakkında konuşalım. Kişisel klasörler, manuel veya otomatik arşivleme ile gitseniz de, bu çözümlerin tümü tüm mesajları bilgisayarınızdaki yerel bir dosyaya taşır.
• Risk, sabit sürücülerin arızalanması ve dosyaların bozulmasıdır, bu nedenle bu dosyaları harici bir sabit sürücüye veya başka bir depolama çözümüne yedeklemeniz gerçekten önemlidir. Bu yüzden tüm dosyalarınızı tek bir yerde tutmanızı öneririm. Bu onları yedeklemeyi kolaylaştırır.

• Son bir tavsiye. Genellikle, arşiv PST dosyalarını doğrudan görünümleriyle erişmek için bir şirket ağ sürücüsüne koyan insanlar görüyorum. Şimdi, bunun merkezi bir yedeklemeden yararlanmanın cazip gelebileceğini biliyorum ama bunu yapmayın, ağ üzerinden bir PC'ye bağlanmak düşük performansa ve hatta veri bozulmasına neden olabilir. Microsoft ayrıca web sitelerinde bunun desteklenmeyen bir yapılandırma olduğunu belirtir.

Bunlar, posta kutunuzu temizlemek için Outlook'ta arşiv e-postasını kullanmanın farklı yollarıdır.

Şimdi size devretmek istiyorum:

İlk önce bugünün kılavuzundan hangi stratejiyi deneyeceksiniz? Ya da belki ele aldığım bir şey hakkında bir sorunuz var. Her iki durumda da, sizden haber almak isterim. Öyleyse devam edin ve aşağıya bir yorum bırakın.