كل النصائح لتحسين تجربة المستخدم النهائي لـ Microsoft Teams

إذا كنت مسؤول Teams أو بطلًا أو مستخدمًا قويًا ، فمن المحتمل أن يساعد جزء من دورك في تحسين تجربة المستخدم النهائي لـ Microsoft Teams.

هيك ، حتى لو كنت شخصًا ودودًا وتريد أن يستخدم الأشخاص أدواتهم بشكل أكثر إنتاجية ، فأنت تريد القيام بذلك.

في هذا المنشور ، نقوم بتشغيل بعض الأدوات والميزات الرئيسية لتحسين تجربة المستخدم النهائي لـ Microsoft Teams:

1 - ابدأ بخطة التبني

يختلف إنشاء خطة اعتماد للمستخدمين اختلافًا كبيرًا عن إنشاء خطة اعتماد للمؤسسة بأكملها.

ابدأ بتحديد سبب رغبتك في استخدام Microsoft Teams. ثم قم بتوصيل الخطة ، والطريق إلى التبني ، والفوائد لأصحاب المصلحة. في المقابل ، يجب عليهم تغذية هذه المعلومات لمستخدميهم.

أثناء تقدمك خلال عملية الطرح ، اجعل جميع أصحاب المصلحة على اطلاع بالتحديثات المنتظمة. إذا كان الجميع يعرف ما يحدث (ومتى) ، فلن يكون ذلك مفاجئًا.

على طول الرحلة ، سيطلب الكثير من الأشخاص المواد التقنية والتعليمية والتبني.

يمكنك ، بالطبع ، إنشاء الخاصة بك على أساس الفروق الدقيقة في المنزل. هناك الكثير من مواد Microsoft الحالية المتاحة أيضًا.

تأكد من تضمين مواد تدريبية مثل Microsoft 365 Learning Pathways ، وتدريب تجربة المستخدم النهائي لـ Microsoft Teams بقيادة معلم ، وندوات عبر الإنترنت يقودها مهندسو Azure للتدريب على تذاكر الدعم.

ستحتاج أيضًا إلى توضيح الطريقة التي تريد أن يقوم بها المستخدمون النهائيون برفع التذاكر عندما يحدث خطأ ما. آخر شيء تحتاجه هو علبة وارد مسدودة بمجرد تنفيذ Teams.

إذا كنت تريد رفع التذاكر عبر بوابة إلكترونية مركزية ، فيمكنك الاستفادة من خدمات Azure. استكشف خطط الدعم أولاً.

2 - التخصيصات الشخصية المتوفرة في Microsoft Teams

بمجرد ارتياح فريقك لاستخدام Teams على أساس يومي ، من المهم إضافة لمسة شخصية.

على سبيل المثال ، هناك الكثير من ميزات إمكانية الوصول في Microsoft Teams تنتظر من يكتشفها. لكنها ستبقى غير معروفة ما لم تخبر المستخدمين عنها.

تشمل ميزات إمكانية الوصول ما يلي:

• ترجمة الدردشة: إذا كانت اللغة الأولى لزملائك مختلفة عن لغتك ، فهذه أداة مفيدة. تساعد ترجمة الرسائل المضمنة الجميع على أن يكونوا على طبيعتهم ولا يزالون يتواصلون بكفاءة.

• الرسائل الصوتية: من الأفضل نقل بعض الرسائل الطويلة مع الرسائل الصوتية لأن السلوكيات قد تساعد في السياق والنبرة. أيضًا ، سيجد الكاتب المصاب بالتهاب المفاصل أو النفق الرسغي هذه الأداة مفيدة أيضًا حيث يمكنه الكتابة بشكل أقل. ما عليك سوى الضغط على أيقونة التسجيل ، والتحدث في الميكروفون ، وتركها عند الانتهاء من التسجيل.

• قم بتشغيل وضع TTY: هذه ميزة أخرى ستساعد الأشخاص الذين يعانون من إعاقة في الكلام أو ضعاف السمع. لتشغيل Teletypewriter (TTY) ، اتبع هذا الدليل بعد النقر على صورة ملفك الشخصي - Settings> Calls.

• التسميات التوضيحية المباشرة: احصل على تسميات توضيحية في الوقت الفعلي بنمط الترجمة في اجتماعات Teams.

سجلها لاستخدامها لاحقًا أيضًا.

أولاً ، تأكد من أن Stream مشمول بترخيص Microsoft 365 الخاص بك.

قم بتشغيل تسجيل Live Captions عند تسجيل الدخول إلى البث. حدد الفيديو الخاص بك وانقر على النقاط الثلاث لفتح قائمة الخيارات.

ضع علامة في المربع "إنشاء ملف تسمية توضيحية تلقائيًا".

• الوضع الداكن: تم تقديم هذه الميزة إلى Teams في 2018 ، وهي مفيدة للمساعدة في تقليل إجهاد العين والحفاظ على تركيزك.

انقر فوق زر النقاط الثلاث وافتح الإعدادات. على الفور تحت عام ، يمكنك رؤية الخيارات الثلاثة لأنظمة الإضاءة الافتراضية والداكنة وعالية التباين.

جزء مهم آخر من التخصيص في Teams هو نوع وتكرار الإعلامات التي تتلقاها. 

تكرر؟ هذا صحيح!

بينما لا يمكن فعل أي شيء بخصوص عدد الرسائل التي يرسلها الأشخاص إليك (على الرغم من المزيد حول ذلك لاحقًا) ، يمكنك تخصيص وقت وكيفية تلقي الإشعارات.

3 - أفضل الممارسات لإعلامات Teams

قد تكون قلقًا بشأن الإعلامات إذا كنت تدير عدة فرق وقنوات على حساب Teams الخاص بك.

أو ربما تكون مجرد عضو في هذه الفرق والقنوات.

يعتبر الحمل الزائد للإشعارات وإرهاق الإشعارات من الأشياء الحقيقية التي يمكن أن تؤثر على مخرجاتك إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح.

إذن ، كيف يمكنك إدارة إعلامات Teams؟

من السهل:

• إنشاء إعدادات مخصصة للإشعارات: يتضمن ذلك إيقاف تشغيل إشعارات اللحاق بالركب وتعديل إشعاراتك العادية لتشمل فقط أشياء محددة مثل الإشارات الشخصية والردود على المحادثات التي بدأتها وما إلى ذلك.

• اترك المشاريع التي لم تعد بحاجة إلى مشاركتك: ربما توجد فرق أو قنوات ليست ذات صلة بك أو بالعمل الذي تقوم به. تخلص من الفوضى عن طريق ترك هذه المشاريع.

4 - متى تستخدم الدردشات الجماعية مقابل القنوات

بمجرد اختيار القنوات التي تريد أن تكون فيها وفرز استراتيجية الإشعارات الخاصة بك ، من المهم أن تعرف متى يكون من الأفضل استخدام الدردشات الجماعية ومتى تكون القنوات أكثر ملاءمة.

بالنسبة للمستخدمين الجدد في منصات التعاون مثل Teams ، يجب أن تتذكر أن هذه تجربة جديدة تمامًا. Microsoft Teams  ليس  نظامًا أساسيًا على غرار برنامج المراسلة الفورية كما هو معتاد على استخدامه.

يمكن أن يكون الأمر بهذه البساطة إذا أردت ، ولكن يمكن أن يكون أكثر من ذلك بكثير لتعاون فرقك.

تعد الدردشات الجماعية امتدادًا للمحادثات الفردية لإشراك الزملاء الآخرين. هنا ، يمكن لجميع أعضاء مجموعة Teams مشاركة الرسائل وملفات GIF والرموز التعبيرية والملصقات وحتى ترتيب الاجتماعات.

إذا كنت بحاجة إلى زيادة التعاون قليلاً ، على الرغم من ذلك ، يمكنك الاحتفاظ به جميعًا منظمًا في قنوات Teams. ميزتان هامتان تميزان قنوات Teams عن الدردشات الجماعية:

سلاسل الرسائل: يمكن أن تصبح المحادثات في الدردشات الجماعية فوضوية وتفقد مضمونها مع مرور الوقت. ومع ذلك ، في القنوات ، يمكن لأعضاء الفريق تتبع الرسائل في السياق الذي يتم نشرهم فيه.

هذا ممكن من خلال سلاسل الرسائل التي تكثف المحادثات في كتلة دردشة واحدة. يمكنك مشاهدة جميع الردود ، ويمكنك @ الإشارة إلى شخص ما ضمن الرد المترابط.

2. الملفات: على عكس الدردشات الجماعية العادية ، تحتوي القنوات على علامة تبويب ملفات. يعد هذا أمرًا رائعًا للتعاون في المستندات وكل ملف تقوم بتحميله تتم مزامنته مع SharePoint أيضًا.

5 - فوائد الرسائل المواضيع

واحدة من أكبر فوائد استخدام القنوات عبر الدردشات الجماعية هي أنه يمكنك الوصول إلى سلاسل الرسائل.

كل شيء عن سهولة التعاون ، أليس كذلك؟

بعد كل شيء ، هذا هو السبب وراء وضع خطة اعتماد جيدة والتخلص من الحمل الزائد للإشعارات على رأس جدول أعمالنا.

ولكن حتى أثناء عملك ، تعد سلاسل الرسائل أيضًا أداة رائعة لتحسين تجربة المستخدم النهائي لـ Microsoft Teams.

الخيوط تعطي سياق رسالتك ، وتظهر من تتحدث إليه. 

تشمل المزايا عالية المستوى ما يلي:

• الخيوط تحافظ على سياق هادف وتنظم المحادثات.
• يشجع الخيط المناقشة المفتوحة حول الموضوعات ، دون تشتيت انتباه الآخرين.
• تمنحك الخيوط طريقة للحصول على مزيد من الوضوح ، دون بدء DM جديد.
• تجعل سلاسل المحادثات الخاصة بك من السهل تتبع المعلومات من خلال النظر في محادثات محددة.
• الخيوط تحافظ على قنوات الإعلان خالية من الفوضى الزائدة.
• الخيوط لزجة. عند مشاركة رسالة ، تشارك الردود المترابطة أيضًا.

وبشكل أكثر تحديدًا ، مع سلاسل الرسائل ، تحصل على عدم التزامن في رسائل Teams الخاصة بك.

ما يعنيه هذا هو أنه لا يلزم مزامنة الرسائل في القناة - ليس عليك الرد على جميع الرسائل في الوقت الفعلي.

حتى إذا تم إيقاف تشغيل الإشعارات تمامًا ، يمكنك العودة إلى سلسلة محادثات لمشاهدة التحديثات الجديدة. في الدردشة الجماعية ، عادة ما تكون قلقًا من أنك قد تفقد ما يحدث عندما لا تكون في المجموعة.

هذا يعني أنه سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على أشياء أخرى وستظل في الحلقة.

6 - ما يمكنك فعله باستخدام تطبيق Teams للأجهزة المحمولة

سيستخدم الكثير من الأشخاص Teams أثناء التنقل. بدلاً من الاضطرار إلى سحب الكمبيوتر المحمول الخاص بهم في كل مرة يحتاجون فيها إلى الدردشة مع شخص ما في المكتب أو في المنزل ، يمكنهم استخدام تطبيق Teams للأجهزة المحمولة بدلاً من ذلك.

Some of your users may end up using the mobile app because they prefer the message threading experience in the mobile UI.

Here are some other neat features of the Teams mobile app:

Quick swipe gestures: Clear your activity feed of notifications when you mark messages as read or unread with just the swipe of your finger.

Quiet hours & quiet days: Notate specific hours and days when you will be taking PTO. This will turn off notifications for you during those times.

Click your profile, and then Notifications. Under the Blocked Notifications segment, click During Quiet Time.

Here you’ll have the option to toggle Quiet Hours and Quiet Days off and on, as well as customize further settings on your own.

Integrated Office Lens: The ease of taking pictures is already a cool feature.

However, Office Lens is integrated into the Teams mobile app so that when you capture a whiteboard or document, it automatically recognizes it.

Whatever medium it is, Office Lens will automatically optimize the picture, which you can with text or drawings.

Reorder the bottom bar: You can increase accessibility to your most visited tabs on teams by reordering the navigation bar.

Click the three dots icon below and you’ll see the option to drag the Edit Navigation window into full display. You can then reorder the tabs to better meet your preferences.

Easy mobile to laptop transition: Switch your conference calls and notifications between your laptop and mobile device in real time.

If you need to be on the move, but you’re on a conference call, you can switch to your mobile device, without interrupting the meeting.

You can also set notifications for your mobile device to shut off once you log in to Teams on your desktop, which decreases notification overload.

7 – Message interoperability

When you only talk to people in Teams, there’s no need for another app. 

But what happens when you work with a contractor who uses Slack? Or a client who insists on using Webex?

The most common scenario? You download their app to keep them happy.

But what does that mean for you? Constant switching between apps to manage your external contacts.

Message interoperability is the process of joining these apps together so you can send a message from Microsoft Teams to your external contact on either Slack or Webex.

Interoperability improves internal communications and enables genuine intercompany collaboration.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

إنها تنطوي على اتصالات فردية بأطراف بين المضيف والجمهور. تتضمن مشاركة الجمهور العرض والتفاعل عبر الأسئلة والأجوبة أو محادثة Yammer ، ومشاهدة الأحداث المسجلة.

إذا كنت تقوم بالتنظيم أو الإنتاج ، فستحتاج إلى تراخيص معينة من Microsoft. ومع ذلك ، فإن حضور حدث مباشر وتنزيل التسجيلات لا يتطلب ترخيصًا.

إعداد سياسة الأحداث الحية

تساعد سياسات الأحداث المباشرة في إدارة الميزات التي يمكن الوصول إليها داخل الحدث المباشر. فيما يلي كيفية إعداد Teams للأحداث المباشرة:

• من مركز إدارة Teams الخاص بك ، اتبع هذا الدليل ، الاجتماعات> سياسات الأحداث المباشرة.
• لديك خياران بعد ذلك:

قم بتحرير السياسة الافتراضية بالنقر فوق عام (افتراضي على مستوى المؤسسة).

أنشئ سياسة مخصصة للحدث المباشر من خلال تحديد إضافة ، ثم النقر على تعديل. 

فيما يلي الإعدادات التي يمكنك تغييرها لتناسب احتياجات مؤسستك. يمكنك الآن تعيين تفضيلاتك للجدولة والتسجيلات وتدوين صوتي للحضور.

12- Microsoft Teams Broadcasts

يجب أن تكون عمليات بث الأحداث المباشرة من أعلى مستويات الجودة للحضور ، وهو الجانب الأكثر أهمية في ميزة Teams هذه.

يتم نشر عمليات بث الأحداث المباشرة من خلال الجهات التالية:

• خدمات وسائط Azure: تعد خدمات وسائط Azure مسؤولة عن الوصول الآمن والمحسّن والتوزيع وقابلية التوسع لخدمات البث الخاصة بك إلى جمهورك المحلي والعالمي.
• شبكة توصيل المحتوى في Azure (CDN): يعرض Azure CDN المحتوى الخاص بك إلى المشاهدين بمجرد نشره. باستخدام Azure CDN ، يتم بث التدفقات عالية الجودة إلى الجماهير في جميع أنحاء العالم دون تخزين مؤقت.
• شبكة توصيل محتوى المؤسسة (eCDN): تبث هذه الأداة محتوى الفيديو الخاص بك من الإنترنت في جميع أنحاء مؤسستك ، مع الحفاظ على أداء الشبكة. يتضمن بعض شركاء eCDN المعتمدين لعمليات البث المباشر للأحداث على Microsoft Teams و Stream و Yammer Hive و Kollective و Ramp و Riverbed.

13 - كيفية استخدام ضبابية خلفية Teams

أثناء أي نوع من اجتماعات Teams ، قد تكون تعمل في مكان لا تريد التباهي به أمام العالم.

يتمثل أحد الحلول في استخدام خيار تمويه الخلفية داخل Teams.

للقيام بذلك ، ببساطة:

• انقر فوق شاشة إعدادات الصوت والفيديو عند انضمامك إلى اجتماع
• اختر علامات الحذف "..." لمزيد من الخيارات
• اضغط على Blur my background.

إذا لم تكن من محبي الخلفية الضبابية ، فيمكنك اختيار استبدال الخلفية بالكامل بدلاً من ذلك.

14- استخدام خلفية افتراضية Teams

إذا كنت تبحث عن شيء أكثر إثارة من التعتيم ، يمكنك تخصيص الفيديو الخاص بك بخلفيات افتراضية.

قدمت Microsoft خلفيات افتراضية لـ Teams في أبريل 2020 ، بحيث يمكن للمستخدمين استبدال خلفية اجتماعاتهم الحقيقية بـ "مكتب منزلي جديد ومشرق."

للعثور على الخلفيات الافتراضية:

• ابدأ محادثة فيديو واضغط على علامات الحذف "..."
• انقر فوق إظهار تأثيرات الخلفية.

• سيظهر هذا شريطًا جانبيًا بخيارات خلفية بديلة.
• حدد اختيارك.

للحصول على شيء أكثر تقدمًا ، وللتميز أمام رئيسك أو زملائك أو عملائك ، يمكنك اختيار خلفية جهة خارجية.

لتنزيل مجموعة مختارة من خلفيات Microsoft Teams المتميزة ، اختر من بين 300 صورة عالية الجودة هنا.

15 - كيفية إضافة عمليات تكامل في Teams

يحتوي Microsoft Teams على أكثر من 600 تطبيق مدرج في متجر التطبيقات الخاص به ، والذي يتضمن عمليات تكامل مثل برامج الروبوت والموصلات وأدوات المراسلة.

يعد App Store من الناحية الفنية أول تكامل حيث يمكنك الوصول مباشرة إلى عمليات الدمج الأخرى بسهولة من تطبيق Teams.

يمكنك إضافة تكامل من خلال محطات مختلفة للتطبيق:

• من الشريط الجانبي: على الجانب الأيسر من الشاشة يوجد الشريط الجانبي ، وفي الجزء السفلي يوجد رمز الإضافة.

بمجرد النقر فوقه ، سترى خيار إضافة التطبيق.

• إضافة تطبيقات إلى علامة تبويب: انقر فوق + في دردشة أو مجموعة أو قناة لإضافة تطبيق إلى علامات التبويب الخاصة بك. 

حدد التطبيق الذي تريده من نافذة التطبيقات.

قد يكون لكل تطبيق خطوات تالية مختلفة بناءً على المكان الذي تريد استخدام التطبيق فيه (في الرسائل والقنوات والاجتماعات وما إلى ذلك)

يوضح هذا المثال مدى سهولة التكامل الذي يمكن أن يجعل التعاون على Microsoft Teams.

ومع ذلك ، فإن إضافة 600 تكامل يعني التراجع عن كل العمل الجيد الذي قمنا به حتى الآن لتحسين تجربة المستخدم الخاصة بك في Teams.

بدلاً من ذلك ، اختر من أفضل تكاملات Microsoft Teams التي تم اختيارها بعناية والتي يمكنها تحسين تجربة المستخدم النهائي لـ Microsoft Teams.