Alle Tipps zur Verbesserung der Endbenutzererfahrung Ihres Microsoft Teams

Wenn Sie ein Teams-Administrator, Champion oder Power-User sind, trägt ein Teil Ihrer Rolle wahrscheinlich dazu bei, die Endbenutzererfahrung von Microsoft Teams zu verbessern.

Selbst wenn Sie ein freundlicher Mensch sind, der möchte, dass die Leute ihre Tools produktiver nutzen, sollten Sie dies tun.

In diesem Beitrag führen wir einige wichtige Tools und Funktionen durch, um die Endbenutzererfahrung von Microsoft Teams zu verbessern:

1 – Beginnen Sie mit einem Adoptionsplan

Das Erstellen eines Einführungsplans für Benutzer unterscheidet sich grundlegend von dem Erstellen eines Einführungsplans für die gesamte Organisation.

Beginnen Sie damit, herauszufinden, warum Sie Microsoft Teams verwenden möchten. Teilen Sie dann Ihren Stakeholdern den Plan, den Weg zur Einführung und die Vorteile mit. Sie müssen diese Informationen wiederum an ihre eigenen Benutzer weitergeben.

Halten Sie während des Rollouts alle Beteiligten mit regelmäßigen Updates auf dem Laufenden. Wenn jeder weiß, was (und wann) passiert, wird es keine so große Überraschung sein.

Auf der Reise werden viele Leute nach technischen, Lern- und Einführungsmaterialien fragen.

Selbstverständlich können Sie Ihre eigenen Nuancen erstellen. Es gibt auch viele vorhandene Microsoft-Materialien.

Stellen Sie sicher, dass Sie Schulungsmaterialien wie Microsoft 365-Lernpfade, von Kursleitern geleitete Microsoft Teams-Endbenutzererfahrungsschulungen und von Azure-Technikern geleitete Webinare für Schulungen zu Supporttickets einschließen.

Sie müssen auch kommunizieren, wie Endbenutzer Tickets erstellen sollen, wenn etwas schief geht. Das Letzte, was Sie brauchen, ist ein verstopfter Posteingang, sobald Sie Teams implementieren.

Wenn Sie möchten, dass Tickets über ein zentrales Portal erstellt werden, können Sie Azure-Dienste nutzen. Informieren Sie sich jedoch zuerst über die Supportpläne.

2 – Persönliche Anpassungen in Microsoft Teams verfügbar

Sobald Ihr Team mit der täglichen Verwendung von Teams vertraut ist, ist es wichtig, eine persönliche Note hinzuzufügen.

Es gibt beispielsweise viele Barrierefreiheitsfunktionen von Microsoft Teams, die darauf warten, entdeckt zu werden. Sie bleiben jedoch unbekannt, es sei denn, Sie informieren Ihre Benutzer darüber.

Zu den Zugänglichkeitsfunktionen gehören:

• Chat-Übersetzung: Wenn sich die Muttersprache Ihrer Kollegen von Ihrer unterscheidet, ist dies ein nützliches Tool. Die Inline-Nachrichtenübersetzung hilft jedem, er selbst zu sein und dennoch effizient zu kommunizieren.

• Sprachnachrichten: Einige lange Nachrichten werden am besten mit Sprachnachrichten weitergeleitet, da die Manierismen bei Kontext und Ton helfen können. Auch ein Schriftsteller mit Arthritis oder Karpaltunnel wird dieses Tool nützlich finden, da er weniger tippen kann. Halten Sie einfach das Aufnahmesymbol gedrückt, sprechen Sie in das Mikrofon und lassen Sie es los, wenn Sie mit der Aufnahme fertig sind.

• TTY-Modus einschalten: Dies ist eine weitere Funktion, die Menschen mit Sprach- oder Hörbehinderung hilft. Um Teletypewriter (TTY) einzuschalten, folgen Sie diesem Verzeichnis, nachdem Sie auf Ihr Profilbild geklickt haben – Einstellungen > Anrufe.

• Live-Untertitel: Erhalten Sie Untertitel im Untertitelstil in Echtzeit in Teams-Besprechungen.

Notieren Sie sie auch für die spätere Verwendung.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Stream durch Ihre Microsoft 365-Lizenz abgedeckt ist.

Aktivieren Sie die Aufzeichnung von Live-Untertiteln, wenn Sie sich bei Stream anmelden. Wählen Sie Ihr Video aus und klicken Sie auf die drei Punkte, um das Optionsmenü zu öffnen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Beschriftungsdatei automatisch erstellen".

• Dunkelmodus: Diese Funktion wurde 2018 in Teams eingeführt und ist nützlich, um die Belastung der Augen zu reduzieren und Ihren Fokus zu erhalten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und öffnen Sie Einstellungen. Unmittelbar unter Allgemein sehen Sie die drei Auswahlmöglichkeiten von Standard-, Dunkel- und Hochkontrast-Beleuchtungssystemen.

Ein weiterer wichtiger Teil der Anpassung in Teams ist die Art und Häufigkeit der Benachrichtigungen, die Sie erhalten. 

Frequenz? Korrekt!

Sie können zwar nichts an der Anzahl der Nachrichten ändern, die Ihnen von Personen gesendet werden (dazu später jedoch mehr), Sie können jedoch anpassen, wann und wie Sie Benachrichtigungen erhalten.

3 – Best Practices für Teams-Benachrichtigungen

Sie machen sich möglicherweise Sorgen über Benachrichtigungen, wenn Sie mehrere Teams und Kanäle in Ihrem Teams-Konto verwalten.

Oder vielleicht sind Sie nur ein Mitglied dieser Teams und Kanäle.

Benachrichtigungsüberlastung und Benachrichtigungsmüdigkeit sind reale Dinge, die Ihre Ausgabe beeinflussen können, wenn sie nicht richtig verwaltet werden.

Wie können Sie also Teams-Benachrichtigungen verwalten?

Es ist einfach:

• Erstellen Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungseinstellungen: Dazu gehört das Deaktivieren von Nachholbenachrichtigungen und das Optimieren Ihrer regelmäßigen Benachrichtigungen, um nur bestimmte Dinge wie persönliche @Erwähnungen, Antworten auf von mir begonnene Konversationen usw. aufzunehmen.

• Verlassen Sie Projekte, die Ihre Beteiligung nicht mehr benötigen: Es gibt wahrscheinlich Teams oder Kanäle, die für Sie oder Ihre Arbeit nicht relevant sind. Räumen Sie die Unordnung auf, indem Sie diese Projekte verlassen.

4 – Wann man Gruppenchats im Vergleich zu Kanälen verwendet

Nachdem Sie die gewünschten Kanäle ausgewählt und Ihre Benachrichtigungsstrategie sortiert haben, ist es wichtig zu wissen, wann Sie Gruppenchats am besten verwenden und wann Kanäle besser geeignet sind.

Für Benutzer, die mit Kollaborationsplattformen wie Teams noch nicht vertraut sind, müssen Sie bedenken, dass dies eine völlig neue Erfahrung ist. Microsoft Teams ist  keine  Instant-Messenger-ähnliche Plattform, wie sie es vielleicht gewohnt sind.

Es kann so einfach sein, wenn Sie möchten, aber es kann so viel mehr für die Zusammenarbeit Ihrer Teams sein.

Gruppenchats sind eine Erweiterung von Einzelgesprächen, um andere Kollegen einzubeziehen. Hier können alle Mitglieder der Teams-Gruppe Nachrichten, GIFs, Emojis, Sticker teilen und sogar Meetings vereinbaren.

Wenn Sie die Zusammenarbeit jedoch etwas weiter vorantreiben müssen, können Sie alles in Teams-Kanälen organisieren. Zwei wichtige Funktionen unterscheiden Teams-Kanäle von Gruppenchats:

Nachrichten-Threads: Gespräche in Gruppenchats können unordentlich werden und mit der Zeit an Substanz verlieren. In Kanälen können Teammitglieder jedoch Nachrichten in dem Kontext verfolgen, in dem sie gepostet wurden.

Dies ist durch Nachrichten-Threads möglich, die Konversationen zu einem einzigen Chat-Block zusammenfassen. Sie können alle Antworten sehen und Sie können jemanden unter der Thread-Antwort @ erwähnen.

2. Dateien: Im Gegensatz zu normalen Gruppenchats haben Channels eine Registerkarte für Dateien. Dies ist ideal für die Zusammenarbeit an Dokumenten und jede hochgeladene Datei wird auch mit SharePoint synchronisiert.

5 – Vorteile von Nachrichten-Threads

Einer der größten Vorteile der Verwendung von Kanälen gegenüber Gruppenchats besteht darin, dass Sie Zugriff auf Nachrichten-Threads erhalten.

Es geht um die einfache Zusammenarbeit, oder?

Aus diesem Grund stehen ein guter Einführungsplan und die Beseitigung der Benachrichtigungsflut ganz oben auf unserer Agenda.

Aber auch während der Arbeit sind Nachrichten-Threads ein großartiges Werkzeug, um die Endbenutzererfahrung von Microsoft Teams zu optimieren.

Threads geben Ihrer Nachricht den Kontext und zeigen, mit wem Sie sprechen. 

Zu den hochrangigen Vorteilen gehören:

• Threads bewahren sinnvollen Kontext und organisieren Unterhaltungen.
• Ein Thread fördert eine offene Diskussion über Themen, ohne andere abzulenken.
• Threads geben dir eine Möglichkeit, mehr Klarheit zu bekommen, ohne eine neue DM zu starten.
• Ihre Threads erleichtern das Nachverfolgen von Informationen, indem Sie sich bestimmte Konversationen ansehen.
• Threads halten Ankündigungskanäle frei von zusätzlichem Durcheinander.
• Fäden sind klebrig. Wenn Sie eine Nachricht teilen, werden auch Antworten mit Threads geteilt.

Genauer gesagt erhalten Sie mit Nachrichtenthreads Asynchronität in Ihrem Teams-Messaging.

Das bedeutet, dass Nachrichten im Kanal nicht synchronisiert werden müssen – Sie müssen nicht alle Nachrichten in Echtzeit beantworten.

Auch wenn Ihre Benachrichtigungen vollständig deaktiviert sind, können Sie zu einem Konversationsthread zurückkehren, um neue Updates anzuzeigen. In einem Gruppenchat würden Sie normalerweise befürchten, den Überblick zu verlieren, was passiert, wenn Sie nicht in der Gruppe sind.

Das bedeutet, dass Sie mehr Zeit haben, sich auf andere Dinge zu konzentrieren und trotzdem auf dem Laufenden zu bleiben.

6 – Was Sie mit der mobilen Teams-App tun können

Viele Leute werden Teams unterwegs verwenden. Anstatt jedes Mal, wenn sie mit jemandem im Büro oder zu Hause chatten müssen, ihren Laptop herausziehen zu müssen, können sie stattdessen die mobile Teams-App verwenden.

Some of your users may end up using the mobile app because they prefer the message threading experience in the mobile UI.

Here are some other neat features of the Teams mobile app:

Quick swipe gestures: Clear your activity feed of notifications when you mark messages as read or unread with just the swipe of your finger.

Quiet hours & quiet days: Notate specific hours and days when you will be taking PTO. This will turn off notifications for you during those times.

Click your profile, and then Notifications. Under the Blocked Notifications segment, click During Quiet Time.

Here you’ll have the option to toggle Quiet Hours and Quiet Days off and on, as well as customize further settings on your own.

Integrated Office Lens: The ease of taking pictures is already a cool feature.

However, Office Lens is integrated into the Teams mobile app so that when you capture a whiteboard or document, it automatically recognizes it.

Whatever medium it is, Office Lens will automatically optimize the picture, which you can with text or drawings.

Reorder the bottom bar: You can increase accessibility to your most visited tabs on teams by reordering the navigation bar.

Click the three dots icon below and you’ll see the option to drag the Edit Navigation window into full display. You can then reorder the tabs to better meet your preferences.

Easy mobile to laptop transition: Switch your conference calls and notifications between your laptop and mobile device in real time.

If you need to be on the move, but you’re on a conference call, you can switch to your mobile device, without interrupting the meeting.

You can also set notifications for your mobile device to shut off once you log in to Teams on your desktop, which decreases notification overload.

7 – Message interoperability

When you only talk to people in Teams, there’s no need for another app. 

But what happens when you work with a contractor who uses Slack? Or a client who insists on using Webex?

The most common scenario? You download their app to keep them happy.

But what does that mean for you? Constant switching between apps to manage your external contacts.

Message interoperability is the process of joining these apps together so you can send a message from Microsoft Teams to your external contact on either Slack or Webex.

Interoperability improves internal communications and enables genuine intercompany collaboration.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

Sie beinhalten eine Eins-zu-Viele-Kommunikation zwischen dem Gastgeber und dem Publikum. Die Teilnahme des Publikums umfasst das Ansehen, die Interaktion über moderierte Fragen und Antworten oder Yammer-Gespräche und das Ansehen aufgezeichneter Ereignisse.

Wenn Sie organisieren oder produzieren, benötigen Sie bestimmte Microsoft-Lizenzen. Für die Teilnahme an einer Live-Veranstaltung und das Herunterladen der Aufzeichnungen ist jedoch keine Lizenz erforderlich.

Einrichten einer Richtlinie für Live-Ereignisse

Richtlinien für Liveereignisse helfen bei der Verwaltung der Funktionen, auf die innerhalb eines Liveereignisses zugegriffen werden kann. So richten Sie Teams für Liveereignisse ein:

• Folgen Sie in Ihrem Teams Admin Center diesem Verzeichnis, Besprechungen > Richtlinien für Liveereignisse.
• Als nächstes haben Sie zwei Möglichkeiten:

Bearbeiten Sie die Standardrichtlinie, indem Sie auf Global (organisationsweiter Standard) klicken.

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Live-Ereignisrichtlinie, indem Sie Hinzufügen auswählen und dann auf Bearbeiten klicken. 

Hier sind die Einstellungen, die Sie an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen können. Sie können jetzt Ihre Einstellungen für die Planung, Aufzeichnungen und Transkriptionen für Teilnehmer festlegen.

12 – Microsoft Teams-Übertragungen

Live-Event-Übertragungen müssen für die Teilnehmer von höchster Qualität sein, was der wichtigste Aspekt dieser Teams-Funktion ist.

Die Live-Event-Übertragungen werden wie folgt verbreitet:

• Azure Media Services: Azure Media Services ist für die sichere und verbesserte Zugänglichkeit, Verteilung und Skalierbarkeit Ihrer Streamingdienste für Ihr lokales und weltweites Publikum verantwortlich.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN rendert Ihre Inhalte für Betrachter, sobald sie live gehen. Mit Azure CDN werden Ihre hochwertigen Streams ohne Pufferung an ein weltweites Publikum übertragen.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): Dieses Tool überträgt Ihre Videoinhalte aus dem Internet im gesamten Unternehmen unter Beibehaltung der Netzwerkleistung. Zu den zertifizierten eCDN-Partnern für Live-Ereignisübertragungen in Microsoft Teams, Stream und Yammer gehören Hive, Kollective, Ramp und Riverbed.

13 – So verwenden Sie die Hintergrundunschärfe von Teams

Während jeder Art von Teams-Besprechung arbeiten Sie möglicherweise an einem Ort, den Sie der Welt nicht präsentieren möchten.

Eine Lösung besteht darin, die Hintergrundunschärfeoption in Teams zu verwenden.

Dazu einfach:

• Klicken Sie auf Ihren Bildschirm mit den Audio- und Videoeinstellungen, wenn Sie einem Meeting beitreten
• Wählen Sie die Auslassungspunkte „…“ für weitere Optionen
• Tippen Sie auf Hintergrund verwischen.

Wenn Sie kein Fan eines verschwommenen Hintergrunds sind, können Sie sich stattdessen für einen vollständigen Hintergrundersatz entscheiden.

14 – Verwenden eines virtuellen Teams-Hintergrunds

Wenn Sie nach etwas Aufregenderem als einer Unschärfe suchen, können Sie Ihr Video mit virtuellen Hintergründen anpassen.

Microsoft hat im April 2020 virtuelle Hintergründe für Teams eingeführt, damit Benutzer ihren echten Besprechungshintergrund durch ein „frisches und helles Homeoffice“ ersetzen können.

So finden Sie virtuelle Hintergründe:

• Starten Sie einen Video-Chat und tippen Sie auf die Auslassungspunkte „…“
• Klicken Sie auf Hintergrundeffekte anzeigen.

• Dadurch wird eine Seitenleiste mit alternativen Hintergrundoptionen angezeigt.
• Wählen Sie Ihre Wahl.

Für etwas fortgeschritteneres und um sich von Ihrem Chef, Kollegen oder Kunden abzuheben, können Sie sich für einen Hintergrund von Drittanbietern entscheiden.

Um eine Auswahl an hochwertigen Microsoft Teams-Hintergründen herunterzuladen, wählen Sie hier aus 300 hochwertigen Bildern aus.

15 – So fügen Sie Integrationen in Teams hinzu

Microsoft Teams hat über 600 Apps in seinem App Store aufgelistet, die Integrationen als Bots, Konnektoren und Messaging-Tools umfassen.

Der App Store ist technisch gesehen die erste Integration, da Sie direkt über die Teams-App direkt auf die anderen Integrationen zugreifen können.

Sie können eine Integration über verschiedene Terminals der App hinzufügen:

• Von der Seitenleiste: Auf der linken Seite des Bildschirms befindet sich die Seitenleiste und unten befindet sich das Symbol Hinzufügen.

Sobald Sie darauf klicken, sehen Sie die Option zum Hinzufügen der App.

• Apps zu einer Registerkarte hinzufügen: Klicken Sie in einem Chat, einer Gruppe oder einem Kanal auf das Pluszeichen (+), um eine App zu Ihren Registerkarten hinzuzufügen. 

Wählen Sie die gewünschte App aus dem Apps-Fenster aus.

Jede App kann unterschiedliche nächste Schritte haben, je nachdem, wo Sie die App verwenden möchten (in Nachrichten, Kanälen, Besprechungen usw.).

Dieses Beispiel zeigt, wie einfach die Integration die Zusammenarbeit in Microsoft Teams machen kann.

Das Hinzufügen von 600 Integrationen bedeutet jedoch, all die Feinarbeit rückgängig zu machen, die wir bisher geleistet haben, um Ihre Benutzererfahrung in Teams zu verbessern.

Wählen Sie stattdessen aus unseren ausgewählten Rosinen die besten Microsoft Teams-Integrationen aus, die die Endbenutzererfahrung von Microsoft Teams verbessern können.