Microsoft hat seine To-Do-Listenerstellungs-App zu einem umfassenden Aufgabenverwaltungssystem umgestaltet. Um das Beste daraus zu machen, können Sie
Vorhandene Listen importieren
Listen erstellen und teilen
Mit Aufgaben arbeiten
Verwenden Sie intelligente Listen
To Do ist eine der neuesten Ergänzungen der Microsoft-Produktpalette an Produktivitätstools. Es hat vor kurzem nach einer Reihe neuer Funktionen eine umfassende Aktualisierung der Benutzeroberfläche erhalten. Daher haben wir uns entschlossen, 2019 noch einmal einen Blick darauf zu werfen, was es bieten kann.
To Do entstand aus der Übernahme von Wunderlist durch Microsoft. Obwohl Wunderlist heute noch in Betrieb ist, wurden technische Ressourcen auf To Do umgeleitet. Microsoft hat die App auf seiner Office 365-Infrastruktur neu erstellt, um sicherzustellen, dass sie die Compliance-Anforderungen für den Einsatz in Unternehmen erfüllt. Diese Architektur ermöglicht es auch, To Do mit E-Mails und Aufgaben in Outlook zu synchronisieren.
Das Redesign von To Do Anfang dieses Monats hat die App näher an die Designsprache von Wunderlist gebracht. Es gibt eine stärkere Verwendung von Farben und eine sorgfältigere Beachtung des Abstands zwischen den Elementen der Benutzeroberfläche. Der neue Look, der mit einer subtilen Namensänderung (von To-Do zu To Do) einhergeht, zeigt das wachsende Vertrauen von Microsoft in das Produkt.
Das heutige To Do ist auf fast allen wichtigen Plattformen verfügbar. Apps werden für Windows 10, macOS, iOS, Android und das Web angeboten. Darüber hinaus lässt sich To Do in eine wachsende Auswahl an Microsoft-Produkten integrieren. Dazu gehören Outlook, Cortana und Microsoft Planner, sodass die App zu einer Drehscheibe für alle Ihre Aufgaben werden kann.
Für die Zwecke dieses Handbuchs verwenden wir To Do auf einem Windows 10-PC. Die meisten Bildschirme sind auf allen Plattformen sehr ähnlich, sodass Sie auf Ihrem eigenen Gerät keine Probleme haben sollten.
Nachdem Sie To Do heruntergeladen haben, müssen Sie sich zuerst anmelden. Sowohl persönliche Microsoft-Konten als auch Office 365-Unternehmenskonten werden unterstützt. Über den Einstellungsbildschirm der App können Sie später zusätzliche Konten hinzufügen.
Sobald Sie sich angemeldet haben, landen Sie auf dem Bildschirm "Mein Tag" von To Do. Es lohnt sich, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um die Schnittstelle zu bewerten. Auf Desktop-Geräten verwendet To Do eine Ansicht mit zwei Fenstern. Ihre Aufgabenlisten werden auf der linken Seite angezeigt, während der mittlere Abschnitt aktualisiert wird, um den Inhalt der Listen anzuzeigen. Wenn Sie eine Aufgabe auswählen, wird rechts ein zusätzlicher Bereich zum Bearbeiten ihrer Eigenschaften angezeigt. Das mobile Layout ist sehr ähnlich, wobei die Navigation hinter einem Hamburger-Menü versteckt ist.
Um zur Einstellungsseite der App zu gelangen, klicken Sie oben links auf Ihr Profilbild. Wählen Sie "Einstellungen" aus dem Dropdown-Menü oder "Konten verwalten", um Office 365-Konten hinzuzufügen und zu entfernen.
Der Bildschirm Einstellungen ermöglicht es Ihnen, Ihre bestehenden Aufgaben von Wunderlist zu importieren. Das bedeutet, dass Sie in der älteren App dort weitermachen können, wo Sie aufgehört haben. To Do erstellt automatisch Listen, um Ihre Wunderlist-Listen zu ersetzen, und füllt sie mit Ihren Aufgaben in Wunderlist.
In den Einstellungen können Sie auch einige grundlegende Optionen innerhalb der App ändern. Es gibt Unterstützung für helle oder dunkle Themen und die Möglichkeit, Löschbestätigungen und Abschlusstöne zu deaktivieren.
Weiter unten finden Sie eine Reihe von Umschaltflächen für "Intelligente Listen". Wir werden Smart Lists später noch einmal besuchen, aber im Moment wissen Sie nur, dass es möglich ist, zu verhindern, dass nicht verwendete Smart Lists in der App angezeigt werden. Mit der letzten Umschaltfläche können Sie steuern, ob gekennzeichnete Outlook-E-Mails in Aufgaben angezeigt werden sollen – durch Deaktivieren wird der Abschnitt „Gekennzeichnete E-Mails“ aus der Navigationsleiste entfernt.
Um eine Liste zu erstellen, klicken Sie unten im Navigationsmenü auf die Schaltfläche "Neue Liste". Geben Sie einen Namen für Ihre Liste ein und drücken Sie die Eingabetaste. Optional können Sie ein benutzerdefiniertes Emoji hinzufügen, das als Navigationssymbol der Liste verwendet wird. Klicken Sie im mittleren Bereich auf den Namen der Liste und dann auf die Smiley-Schaltfläche, um ein Emoji auszuwählen.
Sie haben mehrere Themenlisten? Versuchen Sie, eine Gruppe zu erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben der Schaltfläche "Neue Liste", um Ihre Gruppe zu erstellen und zu benennen. Sie können dann einzelne Listen in die Gruppe ziehen und sie zu Kindern darin machen. Dies kann helfen, Ihr Navigationsmenü aufzuräumen, indem selten verwendete Listen ausgeblendet werden.
Sie können auf das Optionsmenü einer Liste zugreifen, indem Sie oben rechts in der App auf das Symbol mit den drei Punkten klicken. Sie können das Thema der App für jede Liste individuell anpassen, die Sortierreihenfolge der Aufgaben ändern oder die Liste umbenennen.
Dieses Menü bietet Ihnen auch die Möglichkeit, erledigte Aufgaben in Ihrer Liste anzuzeigen (oder auszublenden). Schließlich gibt es Menüelemente zum Anheften einer Verknüpfung an Ihr Startmenü oder zum Löschen der Liste. Dadurch werden alle Aufgaben in der Liste sowie die Liste selbst entfernt.
Sie können Listen mit anderen Benutzern teilen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Klicken Sie zunächst auf das Personensymbol neben der Schaltfläche mit den Listenoptionen.
Klicken Sie auf "Einladungslink erstellen", um Ihren gemeinsam nutzbaren Link zu erhalten. Geben Sie den Link an Personen weiter, die Zugriff auf die Liste benötigen. Sie können Aufgaben innerhalb der Liste anzeigen, hinzufügen und bearbeiten. Um die Freigabeoptionen in Zukunft zu verwalten, klicken Sie erneut auf die Freigabeschaltfläche. Es werden Mitbearbeiter zur Liste hinzugefügt und eine Option zum Widerrufen des gemeinsamen Zugriffs angezeigt.
Aufgaben sind die wichtigsten Objekte innerhalb von To Do. Das Erstellen einer Aufgabe ist einfach: Wählen Sie eine Liste aus und klicken Sie dann unten auf dem Bildschirm auf "Aufgabe hinzufügen". Geben Sie einen Aufgabennamen ein und drücken Sie die Eingabetaste.
In seiner einfachsten Form ist das alles. Sie können weiterhin Aufgaben hinzufügen, indem Sie Beschreibungen eingeben und die Eingabetaste drücken. Für Aufgaben stehen jedoch viele weitere Optionen zur Verfügung. Versuchen Sie also, auf eine zu klicken, um den Detailbereich anzuzeigen.
Hier können Sie eine Erinnerung, ein Fälligkeitsdatum und einen Wiederholungsplan für die Aufgabe festlegen. Es gibt ein Textfeld für zusätzliche Notizen (praktisch für Website-Adressen) und eine Dateiauswahl zum Hinzufügen von Anhängen.
Oben im Bereich können Sie über den Link "Schritt hinzufügen" eine Reihe von Unteraufgaben erstellen. Dies ist nützlich, um einfache Checklisten innerhalb eines größeren Prozesses zu erstellen. Sie können beispielsweise "Teppiche", "Fußböden" und "Oberflächen" zu einer "Hausreinigung"-Aufgabe hinzufügen.
Schließlich können Sie mit dem kleinen Sternsymbol eine Aufgabe als wichtig markieren. Dies führt dazu, dass es in der Liste "Wichtig" im Navigationsmenü von To Do angezeigt wird. Ebenso zeigt "Zu meinem Tag hinzufügen" die Aufgabe in der Liste "Mein Tag" an – mehr dazu im nächsten Abschnitt...
Intelligente Listen sind To Dos Art, Listen zu beschreiben, die automatisch Aufgaben aus anderen Listen zusammenfassen. Sie können keine intelligenten Listen erstellen, aber Sie können auswählen, welche angezeigt werden, wie wir auf der Seite Einstellungen gesehen haben.
Wir haben uns bereits zwei intelligente Listen angesehen: Wichtig und Mein Tag. My Day verdient weitere Erläuterungen, da sich To Do auf diese Weise von der Konkurrenz unterscheidet.
Anstatt sich ausschließlich auf Fälligkeitstermine zu verlassen, können Sie mit To Do jeden Tag Aufgaben auswählen, an denen Sie arbeiten möchten. Die Idee ist, dass Sie morgens Ihre ausstehenden Aufgaben überprüfen, einige zu "Mein Tag" hinzufügen und dann von dieser Liste aus arbeiten. So vermeiden Sie Ablenkungen durch nicht umsetzbare Aufgaben in Ihren Listen.
To Do ist intelligent genug, um Aufgaben vorschlagen zu können, die zu My Day hinzugefügt werden können. Möglicherweise werden morgens Vorschläge angezeigt, wenn Sie My Day besuchen. Normalerweise schlägt To Do Aufgaben mit einem nahen Fälligkeitsdatum vor. Es enthält auch alle Aufgaben, die Sie gestern zu My Day hinzugefügt, aber nicht abgeschlossen haben. Dies hilft Ihnen, schnell dorthin zurückzukehren, wo Sie bei der Verwaltung Ihrer Arbeitsbelastung für den Tag waren.
Derzeit gibt es drei weitere intelligente Listen in den Aufgaben: Geplant, Gekennzeichnete E-Mail und Mir zugewiesen. Geplante Oberflächen jede Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum. Gekennzeichnete E-Mails zeigt alle E-Mails an, die Sie mit Outlook zur Aktion gekennzeichnet haben. Jede E-Mail wird in eine reguläre To-Do-Aufgabe umgewandelt.
Mir zugewiesen, das für Office 365-Konten spezifisch ist, enthält Microsoft Planner-Aufgaben, an denen Sie gerade arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie einen Teamplaner verwenden können und gleichzeitig Ihre persönliche Aufgabenliste pflegen. Wenn Sie Outlook und Planner nebeneinander verwenden, müssen Sie nicht zwischen Anwendungen wechseln.
Dies ist das Ende unserer kurzen Tour durch To Do. Wie Sie hoffentlich gesehen haben, hat sich To Do zu einer immer umfassenderen Aufgabenverwaltungslösung entwickelt. Es ist funktionsreich und kann in einen Großteil des Microsoft-Ökosystems integriert werden.
Um das Beste daraus zu machen, müssen Sie Funktionen wie intelligente Listen verwenden. Es sind diese Berührungen, die To Do von der Masse abheben. Es ist jedoch ebenso nützlich wie eine einfache Aufgaben-App für den persönlichen Gebrauch – das Hinzufügen neuer Elemente dauert nur wenige Sekunden.
Die größten Produktivitätsgewinne von To Do werden wohl in Kombination mit anderen Microsoft-Produkten erzielt. Microsoft nutzt die App, um seine unterschiedlichen Dienste zu kombinieren. To Do wird zu einem Produktivitäts-Hub, der Daten aus Outlook, Cortana und Planner aggregiert. Die Möglichkeit, die App auf jeder Plattform zu verwenden, stellt sicher, dass Sie immer und überall auf alle Ihre Aufgaben zugreifen können.
Mit Unterstützung für kollaboratives Arbeiten, robusten Optionen für einzelne Aufgaben und Funktionen für den Tagesplaner hat sich To Do zu einer abgerundeten Aufgabenverwaltungsplattform entwickelt. Es war in der Lage, dies zu tun, während der Einstieg äußerst einfach geblieben ist. Was auch immer Ihre Anforderungen sind, To Do kann sie wahrscheinlich erfüllen.
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