Comment gérer les réunions dans Outlook

Voici nos choix sur la façon dont vous pouvez gérer les réunions dans Outlook

Utilisez l'assistant de planification. Cette fonctionnalité intégrée d'Outlook peut être trouvée en cliquant sur l'onglet Accueil, puis en cliquant sur la flèche vers le bas à côté de Nouvel e-mail, puis en choisissant Réunion.

Avant d'accepter de rejoindre une réunion à partir d'un e-mail, vous pouvez rapidement afficher votre calendrier pour voir comment votre journée ou votre semaine se déroule. Passez simplement votre souris sur l'icône Calendrier pour afficher le calendrier mensuel.

Ouvrez l'e-mail de demande de réunion. Vous devriez voir Accepter, Provisoire ou Refuser. Cliquez sur l'un de ceux-ci pour informer les participants à la réunion de votre statut et pour l'ajouter au calendrier.

Si vous travaillez à domicile ou que vous retournez maintenant au bureau, quelque chose s'est toujours reproduit au fil du temps, ce sont les réunions. Qu'il s'agisse de discuter de sujets importants, d'organiser des entretiens en tête-à-tête et bien plus encore, une partie de toute entreprise ou travail implique des réunions afin que tout le monde puisse se mettre au courant et rester sur la même longueur d'onde.

Plus vous avez de réunions, cependant, plus votre calendrier peut devenir désordonné. Eh bien, l'application Outlook sur Windows 10, telle qu'elle est incluse dans Microsoft 365, facilite la gestion des réunions. Voici nos choix sur la façon dont vous pouvez gérer les réunions dans Outlook.

Utiliser l'assistant de planification

Notre choix numéro un pour gérer les réunions dans Outlook est d'utiliser l'assistant de planification. Cette fonctionnalité intégrée d'Outlook peut être trouvée en cliquant sur l'onglet Accueil, puis en cliquant sur la flèche vers le bas à côté de Nouvel e-mail, puis en choisissant Réunion. Vous devriez alors voir un onglet apparaître en haut pour Scheduling Assistant. Cliquez dessus.

En regardant l'assistant de planification, une zone ombrée avec des barres verticales affichera les heures de réunion que vous souhaitez. Vous pouvez faire glisser les barres pour régler l'heure. Une grille indiquera également quand les participants sont disponibles. Vous verrez qu'Outlook proposera également des heures et le nombre de conflits pour cette réunion, le cas échéant.

L'assistant de planification permet de s'assurer que tous les participants à la réunion seront sur la même longueur d'onde et qu'il n'y a pas de conflits. Cela bloquera les moments où vos collègues ne sont pas disponibles et vous permettra même de voir quand les salles de réunion sont et ne sont pas disponibles lorsque vous organisez une réunion.

Consultez rapidement votre calendrier

La prochaine étape pour gérer les réunions dans Outlook consiste à utiliser le calendrier d'Outlook à votre avantage. Avant d'accepter de rejoindre une réunion à partir d'un e-mail, vous pouvez rapidement afficher votre calendrier pour voir comment votre journée ou votre semaine se déroule. Passez simplement votre souris sur l'icône Calendrier pour afficher le calendrier mensuel. Avec la vue rapide du calendrier, vous pourrez voir votre emploi du temps sans laisser vos e-mails.

Une fois que vous passez la souris sur l'icône, vous pourrez voir les réunions et rendez-vous à venir pour la semaine. Vous pouvez également voir dans quelles pièces ils se produisent et à quelles heures. Si vous le souhaitez, vous pouvez également sélectionner l'icône Ancrer l'aperçu dans le coin supérieur droit du calendrier (près de la barre de défilement) pour ancrer l'aperçu et le faire suivre pendant que vous lisez vos e-mails.

Utilisez la fonction de demande de réunion à votre avantage

Notre dernier choix concerne la fonctionnalité de demande de réunion dans Outlook. Avec celui-ci, vous avez le contrôle total de la réponse aux demandes de réunion au fur et à mesure que vous les recevez, en vous assurant que vous disposez des informations les plus récentes dans votre calendrier. Cela permet également de vider votre boîte de réception des invitations.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez ouvrir l'e-mail de demande de réunion. Vous devriez voir Accepter, Provisoire ou Refuser. Cliquez sur l'un de ceux-ci pour informer les participants à la réunion de votre statut et pour l'ajouter au calendrier. Si vous acceptez, vous pouvez modifier la réponse avant l'envoi, envoyer la réponse maintenant ou ne pas envoyer de réponse. Ces choix aideront l'organisateur de la réunion à avoir une meilleure idée de qui prévoit d'y assister. Si vous ne répondez pas, la personne qui l'a organisé ne saura pas si vous avez l'intention d'y assister ou non.

Bien sûr, vous pouvez également cliquer sur l'option Proposer une nouvelle heure pour proposer une autre heure pour la réunion. Ou, une fois que vous avez accepté, vous pouvez modifier la réunion à partir de votre calendrier, par exemple pour modifier l'heure, en cliquant dessus avec le bouton droit.

Découvrez également d'autres fonctionnalités

Bien que nous ayons discuté de l'application Outlook sur Windows, il existe également d'autres moyens de gérer les réunions. Ceux-ci couvrent Outlook pour le web et Outlook mobile. Comme annoncé en juillet , Outlook sur le web donne désormais aux utilisateurs plus de contrôle sur les invitations aux réunions en affichant les messages, les détails de la réunion, les réponses des participants, etc. Outlook sur Android, quant à lui, affiche les informations que vous pouvez trouver pertinentes, telles que les e-mails et les fichiers, dans les détails de l'événement sur votre calendrier pour vous aider à mieux planifier vos réunions. Il existe certainement plusieurs façons de gérer les réunions dans Outlook, alors faites-nous savoir comment vous gérez vos réunions en nous laissant un commentaire ci-dessous.