Comment utiliser Microsoft Planner pour améliorer votre flux de travail

Outil de gestion de projet, Microsoft Planner s'apparente à des services gratuits ou payants comme Trello ou Asana. Intégré directement à Office 365, Planner peut vous aider à réduire le chaos au travail et à améliorer votre flux de travail. Voici comment.

• Créez des catégories pour différentes tâches dans Planner avec des « seaux »
• Suivez les tâches dans Planner en définissant la progression, les dates, en ajoutant des détails sur les cartes, etc.
• Utilisez des filtres ou regroupez par fonctionnalité pour vous aider à sélectionner les tâches importantes
• Essayez des graphiques pour avoir un aperçu analytique de vos progrès

Si votre lieu de travail ou votre entreprise est abonné à Microsoft Office 365 , il existe de nombreux excellents outils que vous pouvez utiliser pour améliorer votre efficacité. Nous avons déjà abordé certains d'entre eux, notamment Teams , Outlook , OneDrive , ainsi que OneNote . Maintenant, cependant, il est temps de tourner notre attention vers Microsoft Planner.

Outil de gestion de projet, Planner s'apparente aux services gratuits ou payants Trello ou Asana. Il est gratuit et intégré à Office 365 et peut aider votre organisation à suivre les tâches importantes et à améliorer les flux de travail. Voici plus d'informations sur la façon dont nous l'utilisons chez CloudO3 et un guide sur la façon dont vous pouvez également l'utiliser sur votre propre lieu de travail.

Créez des catégories pour différentes tâches avec des « seaux »

Au cœur de l'expérience Planner se trouvent des éléments connus sous le nom de « plan », « seaux » et « planches ». Tout d'abord, un tableau est ce qui abrite votre plan ou une liste de tâches. Une fois que vous avez créé un plan sous Planner avec le bouton (+) dans la barre latérale, vous aurez un nouveau tableau. Vous pouvez ensuite créer différents « seaux » au sein du tableau pour organiser différents types de tâches.

Vous pouvez le faire en appuyant sur le lien "Ajouter un nouveau compartiment" en haut du tableau. Chez CloudO3, nous utilisons Planner pour suivre notre couverture médiatique. Nous avons également différents tableaux pour nos autres types de couverture, y compris Office 365 et How-Tos. En règle générale, nous avons également des compartiments pour les idées d'histoires, les histoires d'actualités, les DIBS, ainsi qu'un seau spécial pour les rédacteurs afin de marquer les histoires terminées.

Une fois que vous avez ajouté un compartiment, un bouton distinct (+) se trouve sous le nom du compartiment. Cela vous permettra de créer une nouvelle fiche de tâche et de définir une date d'échéance, ou de l'attribuer à un membre de l'équipe. Nous en avons plus à ce sujet ci-dessous.

Un aperçu d'un tableau d'échantillons dans Microsoft Planner

Suivez les tâches en définissant la progression, les dates, en ajoutant des détails sur les cartes, etc.

Il existe de nombreuses façons d'exploiter les cartes de tâches dans Planner à votre avantage en termes de productivité. Vous pouvez utiliser le menu déroulant pour le déplacer vers différents compartiments, modifier sa progression et définir la date de début et la date d'échéance. Vous pouvez également saisir une description pour informer vos collègues de ce que vous travaillez. sur. Par souci de simplicité, il existe même une liste de contrôle, qui peut aider à suivre la progression de tout ce qui a été attribué.

Mieux encore, il existe également un bouton "Ajouter une pièce jointe" que vous pouvez utiliser pour insérer des fichiers ou des liens qui seront visibles sur la carte elle-même. Nous utilisons souvent cette fonctionnalité ici à CloudO3 pour partager des liens vers des sources pour tous les articles sur lesquels nous écrivons.

De plus, il existe différentes "étiquettes" colorées qui longent le côté de chaque carte de tâche. Au total, six sont disponibles et vous pouvez personnaliser le nom de chacun. Cela fera coller une étiquette de couleur sur le côté de la carte et aidera à créer un repère visuel sur ce que signifie la carte. Pour nous ici à CloudO3, nous utilisons des étiquettes "haute priorité" et "basse priorité".

Un exemple de carte dans Microsoft Planner

Utilisez des filtres ou regroupez par fonctionnalité pour vous aider à choisir ce qui compte

Au fur et à mesure que vous ajoutez de plus en plus de tâches et de listes de seaux au planificateur, il peut devenir difficile de suivre ce qui se passe. Heureusement, il existe une fonction de filtrage qui peut vous aider. Disponible en haut à droite de la fenêtre, cela vous permettra de filtrer les affectations en fonction de votre nom uniquement --- ou du nom de votre collègue.

Comme alternative, vous pouvez également utiliser la fonction "Grouper par" pour changer l'apparence des listes de seau. Cela vous permettra de regrouper par personne à qui la tâche est assignée, par progression ou par dates d'échéance et étiquettes.

L'option "affecté à" sous grouper par

Essayez des graphiques pour avoir un aperçu analytique de vos progrès

Le planificateur peut parfois être désordonné et (en tant que patron ou gestionnaire), vous ne pourrez peut-être pas toujours voir sur quoi on travaille et qui est sur quelle tâche spécifique. Heureusement, Microsoft a une petite fonctionnalité intéressante intégrée dans Planner qui peut vous aider.

Dans la barre de menu supérieure, à côté du nom du plan, vous verrez une icône qui ressemble à un graphique. Si vous cliquez dessus, cela vous fera passer en mode graphique. Vous pouvez voir l'état total des plans et plus de détails sur les tâches démarrées, en cours, en retard ou terminées. Vous pouvez également voir le nombre de tâches par compartiment et le nombre de tâches par membres. Une liste est également visible sur le côté, avec tous les éléments de seau disponibles.

Une fonctionnalité similaire est également disponible pour tous les membres de l'équipe pour voir visuellement leurs tâches dans tous les plans et compartiments. Cliquez simplement sur l'icône en forme de cercle dans la barre latérale gauche pour ouvrir une page de présentation. Vous obtiendrez une vue visuelle du nombre de tâches qu'il vous reste, et plus encore.

Graphiques dans le planificateur

Comment utiliserez-vous Planner ?

Comme vous pouvez le voir, Planner est un outil très puissant. Il existe plusieurs façons de l'utiliser pour éliminer le chaos et mieux gérer les tâches dans votre environnement de travail. Il est directement intégré à Office 365 et vous pouvez obtenir tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre équipe sans avoir à vous soucier d'avoir à basculer entre différents services ou applications. Pensez-vous utiliser Planner dans votre entreprise ? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.