Come utilizzare gli elenchi a discesa di Fogli Google

Quando si creano fogli Google che devono essere compilati da altre persone, un elenco a discesa può semplificare il processo di immissione dei dati.

Puoi estrarre gli elementi per il tuo elenco a discesa da un altro intervallo di celle oppure puoi inserirli direttamente. Scopri come fare entrambe le cose e come modificare un elenco a discesa esistente.

Crea elenchi a discesa manuali in Fogli Google

Il modo più rapido per creare un elenco a discesa di Fogli Google consiste nell'elencare gli elementi all'interno delle impostazioni di convalida dei dati.

Per farlo:

1. Selezionare la cella in cui si desidera creare un elenco a discesa. Seleziona Dati dal menu, quindi seleziona Convalida dati .

2. Accanto a Criteri, seleziona Elenco di elementi . 

3. Nel campo accanto a questa selezione, digitare gli elementi che si desidera includere nell'elenco a discesa, separati da virgole.

4. Seleziona il pulsante Salva e vedrai che la cella che hai selezionato ora ha un elenco a discesa.

Opzioni di convalida dei dati

Ci sono alcune impostazioni importanti nella finestra Convalida dati da notare.

Se deselezioni Mostra l'elenco a discesa nella cella , la freccia del menu a discesa non verrà visualizzata. Tuttavia, quando l'utente inizia a digitare, verranno visualizzate le voci dell'elenco.

Nella sezione In caso di dati non validi , se selezioni Mostra avviso , verrà visualizzato un indicatore di avviso rosso. Viene visualizzato un messaggio che avvisa l'utente che l'elemento digitato non corrisponde a nulla nell'elenco.

Se invece selezioni Rifiuta input , Fogli Google rifiuterà la voce e la sostituirà con il primo elemento dell'elenco a discesa.

Nella sezione Aspetto , se selezioni Mostra il testo della guida di convalida e digiti il ​​testo nel campo sottostante, tale testo verrà visualizzato quando l'utente seleziona la cella a discesa.

Crea elenchi a discesa da un intervallo di fogli Google

Un modo più dinamico per creare elenchi a discesa di Fogli Google consiste nell'utilizzare il contenuto di un intervallo di celle per riempire l'elenco.

Per farlo:

1. Innanzitutto, crea i tuoi elenchi di convalida in qualsiasi intervallo di celle. Questi non devono essere nello stesso foglio di calcolo. Puoi creare e selezionare questi elenchi anche in altre schede del foglio di lavoro.

2. Successivamente, seleziona la cella in cui desideri creare un elenco a discesa. Seleziona Dati dal menu, quindi seleziona Convalida dati .

3. Questa volta selezionare Elenco da un intervallo dall'elenco a discesa Criteri. Quindi, seleziona la piccola icona di selezione della griglia per aprire la finestra di selezione dell'intervallo.

4. Seleziona l'intervallo che desideri utilizzare come elenco e vedrai apparire il testo dell'intervallo nel campo Seleziona un intervallo di dati .

5. Selezionare OK per chiudere la finestra di selezione e tornare alla finestra di convalida. Configura il resto delle opzioni del menu a discesa che desideri, quindi seleziona il pulsante Salva per terminare.

6. Ora vedrai apparire i dati dell'intervallo come elementi dell'elenco a discesa nella cella selezionata.

7. Continua questa stessa procedura per tutte le altre colonne che desideri aggiungere come elenco a discesa dinamico.

L'utilizzo degli intervalli come origine dei tuoi dati è un ottimo modo per mantenere aggiornati i tuoi fogli di lavoro senza dover passare manualmente e aggiornare ogni elenco a discesa che hai creato.

Fatti interessanti sugli elenchi a discesa di Fogli Google

Gli elenchi a discesa di Fogli Google collegati agli intervalli sono i più utili perché riducono drasticamente la manutenzione complessiva del foglio di lavoro.

Aggiorna più celle con un cambio di intervallo

Ciò è particolarmente vero se hai molte celle che estraggono dati da un singolo intervallo di elementi. Se desideri aggiornare o modificare tali elementi dell'elenco, dovrai solo apportare la modifica in un singolo intervallo.

Anche se ci sono centinaia di celle con quegli elementi dell'elenco, l'aggiornamento dell'intervallo una volta aggiornerà istantaneamente tutte quelle celle a discesa.

Copia di celle convalidate per risparmiare tempo

Puoi anche risparmiare tempo copiando le celle a discesa convalidate in qualsiasi altra cella. Ciò consente di risparmiare il tempo di dover eseguire nuovamente il processo di passaggio attraverso le schermate di convalida.

La copia di celle convalidate è particolarmente utile per elenchi di selezione come giorni, mesi, ora e altri set di dati standard.

Rimuovi rapidamente la convalida della cella

Si supponga di non voler includere gli elementi dell'elenco in nessuna cella. È possibile rimuoverli rapidamente facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cella, selezionando Convalida e quindi selezionando Rimuovi convalida nella finestra Convalida dati.

Vedrai la freccia del menu a discesa scomparire dalla cella e tutti gli elementi del menu a discesa scompariranno. La cella diventerà solo un'altra normale cella del foglio di calcolo.

Utilizzo di elenchi a discesa doppi in Fogli Google

Un altro modo utile per utilizzare gli elenchi a discesa di Fogli Google consiste nel passare le informazioni tra i fogli . Puoi anche utilizzare questa tecnica per trasmettere informazioni tra le persone.

Ad esempio, se disponi di un foglio originale che contiene un elenco di attività completate da un team, puoi basare un secondo foglio di calcolo su tali attività completate.

Potresti o meno voler creare quel primo elenco basato sugli stessi elenchi a discesa dinamici descritti nell'ultima sezione.

In entrambi i casi, seleziona la cella del foglio a cui desideri inviare le attività completate come un altro elenco a discesa e apri la finestra di convalida come descritto nell'ultima sezione. Quando selezioni l'intervallo di dati, passa a questo foglio di calcolo delle attività di origine e seleziona l'intera colonna di attività (comprese le celle vuote).

Ora, nel foglio di calcolo di destinazione, vedrai che i dati della colonna delle attività vengono inseriti. Ciò significa che il tuo secondo team può eseguire le proprie attività di progetto in base alle attività completate dal primo team.

Il primo team può continuare ad aggiungere attività appena completate al foglio di lavoro originale.

Poiché hai incluso le celle vuote nell'intervallo di origine, queste nuove attività univoche verranno visualizzate nell'elenco a discesa del secondo team. 

Tieni presente che nel secondo elenco a discesa verranno visualizzate solo attività univoche. Non è il modo migliore per passare elementi riga specifici dall'origine, ma è un ottimo modo per un secondo team di vedere tutti gli elementi unici aggiunti a un foglio di calcolo da altre persone.

Come utilizzerai gli elenchi a discesa di Fogli Google?

Come puoi vedere, Fogli Google offre molti modi per estrarre informazioni da altre celle per compilare elenchi a discesa. Oppure, se le tue esigenze di immissione dei dati sono abbastanza semplici, puoi limitarti a inserire manualmente gli elementi dell'elenco a discesa separati da virgole. 

In ogni caso, dovresti essere in grado di rendere l'inserimento dei dati per qualsiasi foglio di calcolo il più semplice e semplice possibile.