Come annullare una riunione in Microsoft Teams

Microsoft Teams consente agli utenti di tenere riunioni ad hoc e consente loro di pianificare una riunione con largo anticipo. Una riunione pianificata in Microsoft Teams verrà visualizzata nel calendario per tutti gli utenti invitati a condizione che abbiano impostato un calendario di Exchange. Gli utenti ricevono anche inviti e se la riunione viene pubblicata in un canale, potranno visualizzarla.

Come annullare una riunione in Microsoft Teams

Gli incontri, programmati o meno, possono essere annullati. Con una riunione ad hoc, annullare è facile. Tutto quello che devi fare è fare clic sul pulsante "Esci" e selezionare l'opzione Fine riunione. Questa opzione sarà visibile se sei tu quello che ha iniziato la riunione, cioè gli altri partecipanti non possono terminare una riunione che hai iniziato tu.

Per le riunioni programmate, è un po' diverso.

Annullare una riunione in Microsoft Teams - Riunioni pianificate

Per annullare una riunione in Microsoft Teams;

• Devi essere l'organizzatore della riunione
• La riunione deve essere pianificata e salvata (non deve essere una bozza)
• La riunione non deve essere iniziata (fai attenzione ai diversi fusi orari se lavori con team dislocati geograficamente)

Segui questi passaggi per annullare una riunione in Microsoft Teams.

1. Apri Microsoft Teams.
2. Accedi con l'account utilizzato per organizzare la riunione che desideri annullare.
3. Vai alla scheda Calendario o Riunioni nella colonna a sinistra (potrebbe essere nascosta nel menu di overflow Altre opzioni).
4. Cerca l' incontro nel calendario. 
5. Fare clic e selezionare Modifica dal menu.

1. Nella schermata dei dettagli della riunione, fai clic su Annulla riunione in alto.
2. Inserisci un motivo per l'annullamento della riunione. 
3. Fare clic su Annulla riunione.

Riunione e invitati annullati

Tutti gli inviti possono essere avvisati o meno dell'annullamento di una riunione.

• Se è stato impostato un calendario Exchange, la riunione annullata scomparirà dai calendari di tutti.
• Agli utenti invitati verrà inviato un messaggio che informa che la riunione è stata annullata con il motivo che hai fornito.
• Se gli inviti sono stati inviati dall'esterno di Microsoft Teams, ad esempio, è stato utilizzato il collegamento , gli invitati non sapranno che la riunione è stata annullata a meno che non facciano clic sul collegamento al momento della riunione.
• Se gli invitati hanno aggiunto la riunione a un'app di calendario esterna, ad esempio Google Calendar, l'annullamento della riunione non la rimuoverà da Google Calendar.

Per evitare confusione, è sempre una buona idea;

• Annunciare nel canale pertinente quando una riunione è stata annullata.
• Invia una mail a tutti gli invitati che la riunione è stata annullata. 

Conclusione

Microsoft Teams ha un sistema di gestione delle riunioni intelligente, ma funziona bene solo se tutti sono connessi a Microsoft Teams, lo utilizzano come strumento di comunicazione principale e strumenti come il calendario di Exchange sono stati configurati per un team. In assenza di ciò, mantenere tutti sulla stessa pagina comporterà sempre più lavoro e passaggi extra.