Come creare e utilizzare un calendario di Microsoft Teams

Per utilizzare il calendario di Microsoft Teams , seleziona Calendario in Teams e crea una riunione o un evento. Per una pianificazione condivisa all'interno di un team, aggiungi una scheda Calendario canale a un canale standard. Questi calendari hanno scopi diversi: il calendario principale organizza i tuoi impegni, mentre il calendario del canale raccoglie le riunioni di quel canale.

Questa guida illustra Teams per uso aziendale o scolastico su desktop. I controlli possono variare a seconda delle impostazioni dell'organizzazione e della versione dell'app; gli esempi evidenziano i controlli pertinenti.

Di quale calendario di Teams hai bisogno?

  • Calendario principale: i tuoi appuntamenti e i tuoi eventi, collegati al calendario di Outlook/Exchange per lo stesso account.
  • Calendario del canale: una visualizzazione specifica del canale del calendario di gruppo di Microsoft 365 del team. Mostra le riunioni di quel canale, anziché gli appuntamenti personali di tutti i membri o tutti gli eventi del team.

Normalmente non è necessario un amministratore per creare il calendario quotidiano. L'assistenza dell'amministratore diventa necessaria quando Calendario non è disponibile o non riesce ad accedere alla casella di posta.

Apri il tuo calendario e programma una riunione

  1. Apri Calendario. Seleziona Calendario sul lato sinistro di Teams. Usa il selettore di visualizzazione per passare da un layout all'altro, ad esempio Settimana lavorativa, Settimana o Mese. Scegli una visualizzazione che ti permetta di individuare facilmente i conflitti di pianificazione.
Teams Calendar selezionato nella barra delle app accanto a una griglia del calendario e al pulsante Nuovo
La visualizzazione principale del calendario riunisce tutti i tuoi appuntamenti.
  1. Crea un evento. Seleziona "Nuovo" o uno spazio vuoto nel calendario. Inserisci un titolo, i partecipanti, la data, l'ora di inizio e di fine e un ordine del giorno. Attiva la riunione di Teams quando i partecipanti necessitano di un link per la riunione online.
Nuovo editor di eventi con partecipanti obbligatori, Salva e attivazione della riunione di Teams
Abilita le riunioni di Teams quando l'evento richiede un link di partecipazione online.
  1. Verifica la disponibilità. Apri lo strumento di pianificazione per confrontare gli orari e i fusi orari dei partecipanti. Controlla le fasce orarie più richieste prima di scegliere una fascia oraria, soprattutto se i partecipanti lavorano in regioni diverse.
Griglia di pianificazione che mostra i periodi di maggiore attività per l'organizzatore, Alex Morgan e Taylor Lee.
Lo strumento di pianificazione ti aiuta a confrontare la disponibilità prima di inviare gli inviti.
  1. Salva e utilizza la riunione. Seleziona Salva o Invia , come mostrato nel modulo. Successivamente, apri l'evento e seleziona Partecipa . Gli organizzatori possono modificare i dettagli della riunione e inviare un aggiornamento in caso di cambiamenti di programma.
Scheda per la riunione di pianificazione con pulsante "Partecipa" e due nomi dei partecipanti.
Apri una riunione programmata per trovare il relativo controllo di partecipazione.

Le riunioni programmate in Teams vengono visualizzate anche in Outlook per l'account connesso e viceversa. Prima di risolvere un apparente problema di sincronizzazione, verifica che entrambe le app utilizzino lo stesso account. Consulta le istruzioni di Microsoft per la pianificazione delle riunioni .

Creare un calendario di canali condivisi

Utilizzate un canale standard a cui possano accedere i membri del team interessati. I calendari dei canali non sono disponibili nei canali privati. L'aggiunta della scheda non pubblica il calendario personale di tutti.

  1. Trova l'app del calendario. Apri il canale, seleziona Aggiungi una scheda (+) > App in alto e cerca Calendario canale . Seleziona l'app corrispondente.
Risultato della ricerca nel calendario dei canali nel selettore dell'app del canale di pianificazione del progetto
Quando si aggiunge una scheda a un canale standard, cercare "Calendario canale".
  1. Assegna un nome alla scheda. Inserisci un nome utile, ad esempio "Calendario del progetto", e seleziona Salva . I membri potranno utilizzare la scheda per visualizzare e partecipare alle riunioni associate a quel canale.
Finestra di dialogo per la configurazione del calendario del canale, con la scheda "Calendario progetto" e un pulsante "Salva".
Assegna al calendario del canale un nome che i membri possano riconoscere.

Microsoft illustra le regole di configurazione e visibilità nella sua guida al calendario dei canali .

Aggiungi riunioni di canale e mantieni aggiornato il tuo programma.

  1. Pianifica una riunione nel canale. Apri il menu a tendina accanto a "Avvia riunione" e scegli "Pianifica una riunione" . Completa i dettagli, controlla il canale e seleziona "Invia" . Per gli inviti personali, aggiungi i partecipanti desiderati singolarmente oppure utilizza "Invia inviti personali" se disponibile.
Menu a tendina "Incontra ora" che mostra "Pianifica una riunione nel canale di pianificazione del progetto".
Utilizza il menu Riunioni del canale per programmare una riunione del canale.
  1. Aggiungi un evento del canale al tuo calendario. Se non è presente nel tuo programma personale, apri l'evento nel calendario del canale e seleziona "Aggiungi al calendario" . Non dare per scontato che un post sul canale riservi automaticamente del tempo a tutti i membri.
Pianificazione della revisione dell'evento del canale con azioni Aggiungi al calendario e Partecipa
Aggiungi un evento del canale al tuo calendario personale, se non è già presente.

La pianificazione di una riunione di canale crea un post in quel canale. L'organizzatore visualizza l'evento nel proprio calendario personale; gli inviti agli altri membri dipendono da come sono stati invitati e dalle impostazioni di gruppo applicabili. Le persone esterne alla tua organizzazione non possono accedere al calendario del canale, quindi invitale direttamente quando dovrebbero partecipare. Le istruzioni di Microsoft relative alle riunioni di canale spiegano i controlli per gli inviti.

Condividi la tua disponibilità o correggi un calendario mancante

Per accedere al tuo calendario, usa Calendario > Altre opzioni > Condividi . Scegli una persona e l'autorizzazione appropriata, quindi condividi. L'accesso con sola disponibilità mostra meno dettagli; la modifica e la delega garantiscono maggiori privilegi. La tua organizzazione potrebbe limitare queste opzioni. Prima di concedere l'accesso, verifica le autorizzazioni di condivisione del calendario di Microsoft .

  • Calendario mancante o non caricato: verifica che l'account aziendale o scolastico sia corretto e che Outlook si apra correttamente. Chiedi al reparto IT di verificare la disponibilità del calendario nelle policy delle app assegnate e l'accesso di Teams alla casella di posta Exchange.
  • La riunione del canale non è presente nel tuo calendario: controlla il calendario del canale e lo stato del tuo invito, quindi, se necessario, utilizza "Aggiungi al calendario".

Gli amministratori possono seguire la guida alla risoluzione dei problemi di Teams ed Exchange di Microsoft per verificare le caselle di posta e i criteri.

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