Per organizzare una riunione Zoom in Outlook , installa Zoom per Outlook, crea un evento nel calendario, imposta la data e l'ora e seleziona " Aggiungi una riunione Zoom" . Quindi invia l'invito da Outlook.
Zoom consiglia il suo componente aggiuntivo Zoom per Outlook, sia per desktop che per web. Si differenzia dal precedente plugin scaricabile per Outlook. Anche Microsoft identifica Zoom per Outlook come il componente aggiuntivo web che sostituisce il plugin Zoom per Outlook nella nuova versione di Outlook per Windows.
Per installare o utilizzare i componenti aggiuntivi è necessario un account Zoom e l'autorizzazione. I requisiti di installazione di Zoom specificano un account Exchange per il componente aggiuntivo desktop. Se la configurazione del tuo computer desktop dispone solo di un account IMAP, verifica se disponi di una casella di posta Web Outlook supportata; in caso contrario, utilizza il metodo di invito manuale descritto di seguito.
Nella nuova versione di Outlook o Outlook sul Web, seleziona Altre app > Aggiungi app . Cerca Zoom per Outlook , apri la relativa pagina e seleziona Aggiungi . Verifica le autorizzazioni richieste.
Nella versione classica di Outlook per Windows, inizia da Home > Tutte le app , quindi Aggiungi app o Ottieni componenti aggiuntivi . Le versioni precedenti potrebbero mostrare direttamente Ottieni componenti aggiuntivi. Microsoft spiega queste differenze nelle istruzioni per i componenti aggiuntivi di Outlook . Se l'amministratore ha già distribuito Zoom, salta l'installazione.
Apri Calendario e scegli Nuovo evento . In Outlook per Windows classico, scegli Home > Nuova riunione ; su Mac, scegli Nuovo evento .
Aggiungi un titolo descrittivo, i partecipanti e gli orari di inizio e fine. Conferma il calendario e il fuso orario, soprattutto per i partecipanti che si trovano in luoghi diversi. La guida alla creazione di eventi di Microsoft spiega i campi del calendario.
Imposta la data e l'ora prima di aggiungere Zoom. In caso contrario, Zoom potrebbe utilizzare l'orario predefinito iniziale dell'evento, causando potenzialmente la scadenza della riunione prima della data prevista.
Nella barra degli strumenti degli eventi, seleziona Zoom > Aggiungi una riunione Zoom . Se Zoom è nascosto, controlla App o il menu con i tre puntini. Nella versione classica di Windows Outlook potrebbe essere visualizzato Zoom > Impostazioni .
Completa la procedura di accesso a Zoom, utilizzando l'SSO se richiesto dalla tua organizzazione. Conferma l'account che dovrà ospitare la riunione.
Verifica le opzioni video, audio e di riunione disponibili. Se il riquadro delle impostazioni è aperto, seleziona Aggiungi riunione Zoom per inserire le informazioni di partecipazione.
Esamina anche le impostazioni di sicurezza predefinite. Un codice di accesso protegge l'ingresso, mentre la Sala d'attesa consente all'organizzatore di ammettere i partecipanti. Le politiche dell'account potrebbero limitare le opzioni disponibili; Zoom documenta queste impostazioni di riunione e le opzioni di sicurezza .
Verifica che i dettagli per partecipare alla riunione Zoom siano visualizzati, rivedi i destinatari e invia l'invito tramite Outlook. Le etichette dei pulsanti variano a seconda del client. Consulta le istruzioni di pianificazione di Zoom per desktop e web per le procedure specifiche della tua versione.
Riapri l'evento, modifica i dettagli e seleziona Zoom > Impostazioni > Aggiorna, se disponibile. Quindi invia l'invito Outlook aggiornato.
Le nuove configurazioni di Outlook e Web supportate offrono anche la sincronizzazione automatica dell'invio . La disponibilità dipende dal client e dallo stato di accesso; non dare per scontato che Outlook classico la supporti. La sincronizzazione automatica non copre l'annullamento o l'eliminazione delle riunioni.
Pianifica la riunione su Zoom, apri i dettagli e copia l'invito o il link di partecipazione. Incollalo in un nuovo invito del calendario di Outlook, imposta la stessa data e ora, aggiungi i partecipanti e invia. Zoom offre anche un'opzione di calendario di Outlook che scarica un file ICS; la guida agli inviti illustra entrambi i metodi.
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