Come iniziare a utilizzare il flusso di lavoro di approvazione di Microsoft Teams (2022)

Oggi daremo una prima occhiata al flusso di lavoro di approvazione dei team Microsoft, quando useresti mai un'app di approvazione? Bene, forse hai una nuova ricetta per i biscotti e hai bisogno che il presidente della tua azienda di biscotti firmi tutte le nuove ricette. Puoi utilizzare l'app di approvazione per questo. Prima di tutto, esamineremo come puoi richiedere e concedere l'approvazione direttamente dall'app, quindi vedremo come puoi farlo da una chat o da un canale. Vedremo anche come farlo al di fuori del contesto dei team Microsoft. Diciamo, ad esempio, da SharePoint.

Voglio mostrarti come ottenere l'app di approvazione. E ci sono due modi diversi per arrivarci in basso nell'angolo in basso a sinistra, oppure possiamo fare clic sull'icona delle app una volta che si apre.

Questo ti mostra tutte le diverse app che puoi aggiungere ai team Microsoft nell'angolo in alto a sinistra. Puoi cercare app. Digitiamo l'approvazione qui nell'angolo in alto a sinistra. Vediamo un risultato per la nuova app di approvazione. Puoi cliccarci sopra qui.

In alternativa, possiamo anche fare clic sui puntini di sospensione sulla barra di navigazione sul lato sinistro. Puoi anche cercare le approvazioni e quindi puoi fare clic su di esso qui.

Facciamo clic su Approvazioni. Questo apre l'app di approvazione. Se questo è qualcosa che farà parte del tuo flusso di lavoro quotidiano, puoi anche bloccare l'app di approvazione in modo da accedervi facilmente. Sul lato sinistro, ora vedrai un'icona per l'approvazione. Se fai clic destro su di esso. Puoi aggiungere questa app alla barra di navigazione.

Ora che siamo nell'app di Approvazione, prendiamoci un momento per orientarci all'esperienza. Sul lato sinistro, vediamo due categorie separate. Il primo viene ricevuto e qui posso vedere tutte le mie richieste di approvazione, quindi fondamentalmente le persone vogliono che approvi le cose.

E qui sul lato destro, vedi anche un elenco di tutte quelle richieste sul lato sinistro. Posso anche vedere tutte le richieste di approvazione che ho inviato ad altri, quindi in pratica voglio che qualcun altro approvi qualcosa per me.

In alto, c'è l'icona di un hamburger. Quando faccio clic su questo, nasconde tutte quelle diverse categorie e quando faccio di nuovo clic su di esso, mostrerà tutte le categorie sul lato destro.

In questa tabella, posso vedere alcuni dettagli di alto livello della mia richiesta qui, titolo, stato attuale, quando è stata creata, chi l'ha richiesta e anche a chi è stata inviata. Ora vedrai nella colonna di stato alcuni di questi sono chiusi. Alcuni di questi necessitano di informazioni aggiuntive e alcuni sono ancora in attesa.

Posso applicare un filtro se diciamo che voglio solo vedere lo stato richiesto. Posso fare clic su quello per filtrare il mio elenco ora che ha filtrato il mio elenco.

Se voglio vedere ulteriori dettagli relativi a questa richiesta, posso semplicemente fare doppio clic su questo.

Questo mi mostrerà i dettagli e gli eventuali allegati associati a questa richiesta.

Bene, questa è una panoramica di alto livello dell'interfaccia di approvazione, ma ho bisogno di fare un po' di lavoro. Ho lavorato su una nuova ricetta per i biscotti e voglio che il nostro presidente la firmi, quindi ho scoperto la nuova app di approvazione per vedere se questo farà muovere le cose un po' più velocemente. Nell'angolo in alto a destra, posso dare il via a una nuova richiesta di approvazione. Facciamo clic su quello.

Questo apre una nuova fantastica finestra di dialogo per la richiesta di approvazione e compila tutti i dettagli della mia richiesta qui in alto. Devo digitare un nome per essere facile da capire, quindi quando il presidente lo vede nella sua lista, sa rapidamente di cosa si tratta, quindi ho inventato un nuovo biscotto, quindi sii semplice. Nuovi biscotti, menta Sriracha. Successivamente, devo entrare nell'approvatore.

E come ho detto prima, ho bisogno che il nostro presidente lo firmi, quindi digiterò il nome del presidente (Patty come esempio) e spero che lei mi dia il via libera. Ora potrei inserire anche altri nomi. Diciamo che volevo inserire il direttore della nostra azienda. Quando inserisco almeno due nomi in questo interruttore mi consente di selezionare se voglio solo una risposta da uno degli approvatori o da tutti gli approvatori.

Ora, in questo caso, ho solo bisogno che Patty lo firmi, quindi rimuoverò il regista per ora. Posso anche digitare ulteriori dettagli. Probabilmente guarderà solo il titolo qui e poi deciderà se andare avanti o meno solo sulla base di questo, ma potrei anche inserire alcuni dettagli aggiuntivi nel caso tu voglia saperne di più.

Posso anche aggiungere un allegato a questa richiesta di approvazione. Penso che allegare una foto di come sono questi cookie aiuterà davvero a fare il caso. Farò clic su AGGIUNGI allegato e potrò caricare un file dal mio computer quando faccio clic su questo.

C'è un'ultima domanda che dobbiamo compilare prima di poter finalizzare la nostra richiesta di approvazione, ed è se vogliamo utilizzare le risposte personalizzate per impostazione predefinita. Se lo lasciamo disattivato, Patty sarà in grado di approvare la richiesta, cosa che probabilmente farà. Oppure sarà in grado di rifiutarlo ora, diciamo che vogliamo darle l'opportunità di utilizzare altre risposte qui, potremmo attivarlo e potremmo dire, sì, questa è un'idea fantastica o possiamo avere un'altra risposta del cliente che dice semplicemente no. Ora, proprio qui, sei limitato a due risposte personalizzate.

Se utilizzi Power Automate, puoi aggiungere ancora più risposte personalizzate. Ma dobbiamo farlo al di fuori delle squadre. Più avanti nel post. Ti mostrerò come puoi farlo. Per ora, voglio semplicemente usare il set predefinito, quindi lo disattiverò. Procediamo ora e inviamo la nostra richiesta di approvazione.

Ora posso vedere nella mia scaletta che ho una nuova richiesta.

Ancora una volta, vedo tutti i dettagli. Se per qualsiasi motivo volessi cancellarlo, potrei fare clic sulla richiesta di annullamento qui sotto.

Ora, se guardo allo stato attuale, sembra che sia in sospeso con Patty. Non vedo l'ora di vedere cosa ne pensa di questa nuova fantastica ricetta. Ora sono nell'account di Patty e ha un sacco di richieste in attesa della sua approvazione. Ci sono diversi modi in cui può rimanere aggiornata su ciò che richiede la sua attenzione sul lato sinistro della barra di navigazione, facciamo clic su Attività, l'app di approvazione, Diritti sul feed attività.

Qui vedete la mia richiesta per il nuovo Saroja Main Cookie. Patty può anche tornare alla barra di navigazione e fare clic nell'app di approvazione. E anche qui vede anche la richiesta di approvazione e per impostazione predefinita la fa apparire per attirare la sua attenzione in modo che possa guardare subito questa richiesta. Biscotti Sriracha per uomini. Oh, suona terribile. Dovrei semplicemente rifiutarlo subito. Oh, ecco una foto. Immagino che potrei dare un'occhiata veloce. Hmm. Questi in realtà sembrano piuttosto gustosi.

Probabilmente almeno ci provo. Voglio dire, abbiamo una cultura della sperimentazione. Lascerò alcuni commenti qui. La foto l'ha venduta. Continuare. Tutto bene. Approviamo questo.

Di nuovo all'interno della mia interfaccia, posso vedere la mia lista di profumi. Vedo che Patty ha esaminato la richiesta e sembra che abbia approvato questo nuovo cookie.

Quando clicco sulla richiesta qui, posso vedere che l'ha appena approvata proprio ora. In basso, sembra che abbia detto che la foto l'ha venduta. È un bene che io sappia come funziona Patty. Per creare una nuova richiesta di approvazione, non devo passare attraverso l'app di approvazione.

Potrei anche crearne uno direttamente tramite una chat o da un canale. Abbiamo creato un nuovo canale per le approvazioni qui. Potrei dare il via a una nuova conversazione e vedere un'icona in basso qui per le approvazioni.

Quando clicco su questo, probabilmente noterai che c'è un dialogo. È lo stesso che abbiamo visto prima. Creerò rapidamente una richiesta di approvazione. Di recente abbiamo creato un nuovo manuale sui benefici per i dipendenti e vogliamo che Patti lo firmi. Ho inserito tutti i dettagli e sono pronto per partire, quindi ora clicchiamo su Invia qui.

Ora vedrai la nuova richiesta di approvazione mostrata nella vista conversazione del canale.

E qui hai tutti i dettagli associati a questa richiesta. Di nuovo sotto gli occhi di Patti. Può vedere la richiesta e si è preso un momento per rivedere questo nuovo manuale sui vantaggi, e non è d'accordo con molti dei vantaggi, quindi farà clic su Visualizza dettagli. Proprio come prima, potrebbe rifiutare o approvare e dovrà respingere questa volta. Ora, dal mio punto di vista, posso vedere che Patty ha rifiutato il nuovo manuale sui benefici per i dipendenti.

Finora abbiamo creato tutte le nostre richieste di approvazione direttamente nel contesto dei team Microsoft. Tuttavia, puoi anche connetterti a molte altre app e servizi direttamente al flusso di lavoro di approvazione. Desidero connettere SharePoint al flusso di lavoro di approvazione. Eccomi su un sito di SharePoint e abbiamo un elenco di un sacco di fantastiche idee di marketing. Ora, idealmente, ogni volta che un membro del team entra qui e fa clic su Nuovo per aggiungere una nuova idea, voglio che questo avvii un flusso di lavoro di approvazione.

Per ottenere questo risultato, accederemo a Power Automate sul portale dell'ufficio . Sul lato sinistro in fondo, c'è un'icona per tutte le app. Questo mostrerà tutte le diverse app a cui hai accesso. Facciamo clic su quello che dice Power Automate. Questo apre gli automatismi di potenza. Se non hai mai utilizzato Power Automate prima, ti consente di automatizzare i processi aziendali collegando diverse app e servizi per poter creare il nostro flusso sul lato sinistro. Facciamo clic sull'icona che dice crea.

Questo ci porta sulla schermata di creazione e ci sono molti diversi tipi di flussi che possiamo creare. Vogliamo creare un flusso cloud automatizzato oggi. Fondamentalmente, quando qualcuno aggiunge un nuovo elemento a SharePoint Power, Automate lo rileverà e quindi avvierà il flusso di approvazione. Facciamo clic su questa prima icona. Questo apre un prompt in cui posso creare il mio flusso cloud automatizzato.

Per prima cosa, devo dargli un nome e chiamerò questa idea di marketing necessita di approvazione. Posso anche scegliere il trigger dei flussi in pratica quando si verifica questa azione, questo avvierà il flusso ora ancora una volta quando qualcuno aggiunge un elemento a sharepoint. Voglio che inizi, quindi seleziona questo elemento, tuttavia puoi vedere che puoi connettere tutti i tipi di app e servizi diversi per dare il via al tuo flusso. Per ora scegliamo quando viene creato un elemento e poi clicchiamo su crea.

Immettere quindi alcuni dettagli relativi al sito di SharePoint. Digita l'indirizzo del sito e io digiterò l'indirizzo del sito per il nostro team di marketing. Una volta digitato, posso anche selezionare il nome dell'elenco. Quando faccio clic su questo, abbiamo due elenchi diversi associati a questo sito di SharePoint e desidero utilizzare l'elenco delle idee di marketing e fare clic sul nuovo passaggio.

Quindi, scegli un'azione che si verifica quando viene aggiunto un nuovo elemento di SharePoint. Posso cercare connettori diversi per poter sfruttare il flusso di lavoro di approvazione, digitiamo semplicemente le approvazioni e vediamo l'app delle approvazioni.

Quando faccio clic su questo, vedrò tutte le diverse azioni che possono essere eseguite ora. Voglio iniziare e attendere un'approvazione, quindi farò clic su questa opzione.

Potrei entrare nel tipo di approvazione. Quando faccio clic su questo, posso impostarlo sull'impostazione predefinita semplicemente approva e rifiuta o qui.

Posso selezionare risposte personalizzate se ricordi in precedenza nella finestra di dialogo possiamo inserire solo fino a due risposte personalizzate usando Power Automate possiamo inserirne quante ne vogliamo qui Voglio inserire alcune risposte personalizzate e voglio almeno una risposta patty è sul punto di approvare, quindi una sola persona è sufficiente Ho iniziato digitando tre diverse risposte personalizzate Patty quando riceve una di queste richieste potrebbe dire sì no o ho bisogno di maggiori informazioni qui. Potrei entrare e aggiungere più opzioni se voglio, ma sono soddisfatto di questi tre.

Posso inserire qui i dettagli della richiesta di approvazione a partire dal titolo. Digiterò l'idea di marketing deve essere approvata. Inserirò i due punti e poi sul lato destro, vedo diversi contenuti dinamici che possono includere come parte del titolo che voglio includere, quindi lo selezionerò e l'idea di marketing apparirà qui.

Quindi, indica a chi voglio assegnarlo. Assegnerò questo a Patty, il nostro presidente e aggiungerò altri dettagli, ma per ora tutto questo sembra a posto e fai clic su Salva.

Volevo dare un piccolo assaggio di ciò che potresti fare con l'automazione di potenza a seconda della risposta scelta da Patty. Puoi fare in modo che Power Automate intraprenda diverse azioni. Ad esempio, supponiamo che Patty dica " sì " potresti fare in modo che Power Automate faccia partire un'e-mail che dice per favore procedi con questa idea di marketing o forse paddy dice che ho bisogno di ulteriori informazioni puoi far sì che Power Automate invii automaticamente un messaggio al richiedente dicendo per favore fornire ulteriori informazioni prima che io possa approvare in modo che sia estremamente potente.

Andremo avanti con questo ora che ho finito di creare il mio flusso. Se voglio vedere tutti i miei diversi flussi, sul lato sinistro, fai clic sui miei flussi e qui vedo che il mio nuovo flusso chiamato idea di marketing deve essere approvato.

Proviamolo ora per vedere come funziona. Torno sul sito di SharePoint e faccio clic per aggiungere una nuova idea. Sono piuttosto ottimista nel cuocere il biscotto più grande del mondo. Penso che se prepariamo il biscotto più grande del mondo, probabilmente avremo molta copertura da parte della stampa e questo susciterà molto interesse. Sono davvero fiducioso su questa idea, quindi la metterò giù e la salverò.

Ora sono tornato nella visualizzazione di Paddy e qui viene visualizzata una nuova richiesta di approvazione basata sull'aggiunta di un elemento in SharePoint da parte mia.

Quando patty fa clic su questo, può visualizzare tutti i dettagli della richiesta di approvazione e una delle cose davvero carine quaggiù in fondo vediamo tutte le opzioni personalizzate che può scegliere sì, no o ho bisogno di maggiori informazioni e sappiamo tutti la cottura il cookie più grande del mondo, questo è il più vicino possibile a una schiacciata, quindi andremo con sì e sottometteremo.

Ecco come funziona il flusso di lavoro di approvazione dei team Microsoft.

Ora te lo voglio consegnare:

Quale risultato del rapporto di oggi hai trovato più interessante? O forse hai una domanda su qualcosa che ho trattato.

Fammi sapere lasciando un breve commento qui sotto in questo momento.