Come inviare un invito a una riunione di Microsoft Teams

Per inviare un invito a una riunione di Microsoft Teams , apri Calendario, crea un evento, aggiungi i partecipanti, attiva la riunione di Teams e invia l'invito. Per una riunione già in corso, utilizza Condividi invito o richiedi a qualcuno di partecipare direttamente dal pannello Persone.

Le istruzioni seguenti si concentrano su Teams per lavoro o studio. Il layout del calendario e le etichette dei pulsanti possono variare. Un invito programmato fornisce ai destinatari l'orario della riunione e il link per partecipare; la condivisione del solo link è più adatta a un invito rapido.

Invia un invito per una riunione Teams programmata

1. Apri l'editor degli eventi. In Teams, seleziona Calendario, quindi Nuovo oppure una fascia oraria. Puoi programmare una riunione regolare senza scegliere un team o un canale.

   

2. Aggiungi i dettagli e i destinatari. Inserisci un titolo chiaro, la data, l'ora di inizio e di fine e un breve programma. Aggiungi i partecipanti in "Invita partecipanti obbligatori" o "Partecipanti obbligatori". Per i partecipanti esterni alla tua organizzazione, inserisci il loro indirizzo email completo. Nel nuovo calendario, utilizza "Opzioni di risposta" > "Aggiungi partecipanti facoltativi" per i partecipanti la cui presenza è facoltativa.

   

3. Abilita la riunione online. Avvia la riunione di Teams. Utilizza lo strumento di pianificazione per verificare la disponibilità e i fusi orari dei partecipanti prima di scegliere un orario. Controlla attentamente la data e il fuso orario se i partecipanti lavorano in luoghi diversi.

   

4. Invia l'invito. Seleziona Invia per invitare i partecipanti elencati. Alcuni layout di calendario utilizzano Salva per completare la creazione dell'evento. I destinatari riceveranno un'e-mail contenente il link alla riunione. Riapri l'evento per controllare l'elenco dei partecipanti e i dettagli di accesso.

   

Microsoft documenta i controlli attualmente disponibili nella sua guida alla pianificazione delle riunioni e nella guida al calendario di Teams . Le illustrazioni evidenziano i controlli pertinenti; la loro posizione potrebbe variare nella tua app.

Aggiungi qualcuno dopo aver inviato l'invito

Se hai organizzato tu la riunione, aggiorna l'evento esistente anziché crearne una seconda.

5. Apri la riunione per modificarla. Trovala nel Calendario, selezionala e scegli Altre opzioni > Modifica. Nel caso di una riunione ricorrente, verifica se stai modificando una singola occorrenza o l'intera serie.

   

6. Aggiungi il partecipante e invia l'aggiornamento. Inserisci il nome o l'indirizzo email completo della persona nel campo "Partecipante", quindi seleziona "Invia" o "Invia aggiornamento". Non è necessario aprire l'Assistente di pianificazione solo per aggiungere un destinatario.

   

Se sei un partecipante, utilizza l'opzione "Inoltra" dell'evento, se disponibile. L'organizzatore riceverà una notifica quando inoltri l'evento. L'inoltro non è disponibile se l'organizzatore ha disabilitato l'opzione "Consenti inoltro". Consulta la guida di Microsoft sull'invito e l'inoltro .

Invita le persone a una riunione Meet Now

È possibile condividere una riunione istantanea senza dover comporre manualmente un'e-mail.

7. Avvia la riunione. Dal Calendario, seleziona Avvia riunione. Dai un nome alla riunione, seleziona Avvia riunione, quindi Partecipa ora. Ottieni un link da condividere ti consente di distribuire il link prima di accedere.

   

8. Scegli come invitare le persone. Usa Copia link riunione per incollare il link in una chat o in un messaggio. In alternativa, seleziona Condividi invito > Condividi tramite email predefinita, aggiungi i destinatari e invia. Per un partecipante presente nella tua rubrica, apri Persone, cercalo e usa Richiedi di partecipare.

   

Le istruzioni di Microsoft per le riunioni istantanee spiegano anche che l'opzione "Riunione immediata" di Calendar richiede una casella di posta di Exchange Online.

Altri modi per inviare un invito a Teams

Su dispositivo mobile: Apri Teams > Calendario > Nuovo evento, inserisci un titolo, usa Aggiungi partecipanti, completa i dettagli e tocca Fine.

Nella nuova versione di Outlook: apri Calendario > Nuovo evento, abilita la riunione di Teams, aggiungi i partecipanti e i dettagli, quindi seleziona Invia. Le informazioni di partecipazione vengono aggiunte dopo l'invio; il salvataggio come bozza non le aggiunge. La guida alla pianificazione di Outlook di Microsoft specifica che questa integrazione richiede un account Microsoft 365 Business Exchange supportato.

Risolvere i problemi comuni relativi agli inviti

• Nessun link di partecipazione: verifica che la riunione di Teams sia abilitata. In Outlook, assicurati di aver inviato l'evento anziché lasciarlo come bozza.
• Qualcuno non ha ricevuto l'invito: verifica il suo indirizzo email e assicurati di aver inviato l'evento o l'aggiornamento. Chiedigli di controllare la cartella spam.
• È sufficiente condividere il link: apri l'evento programmato e seleziona Condividi > Copia link di partecipazione. In questo modo vengono condivise le informazioni di accesso anziché inviare un invito tramite calendario.
• Un ospite esterno non può accedere: la ricezione di un link non prevale sulle policy della riunione. Potrebbe essere necessario effettuare l'accesso, verificare l'indirizzo email o attendere nella sala d'attesa. Prima di presumere che l'invito non sia andato a buon fine, consultare le linee guida di Microsoft per la partecipazione degli ospiti .