Microsoft Teams: come organizzare i file File

Se filtri e organizzi attentamente i tuoi file, troverai rapidamente i documenti che stai cercando. Un altro vantaggio è che manterrai le tue cartelle in ordine.

Se hai ricevuto centinaia di file tramite Microsoft Teams e non avevi un piano chiaro fin dall'inizio, le cose possono sembrare un po' disorganizzate ora. Gli utenti spesso si sentono sopraffatti dal compito di organizzare i propri file, quindi preferiscono rimandarlo ancora e ancora. In effetti, organizzare i tuoi file è un'attività che richiede tempo, ma i vantaggi che porta valgono lo sforzo.

Per semplificarti l'intero processo, abbiamo creato questa guida. Condivideremo una serie di suggerimenti e trucchi utili per aiutarti a organizzare meglio i tuoi file MS Teams.

Best practice per organizzare i file in MS Teams

Seleziona il tuo servizio di archiviazione cloud principale

Microsoft Teams usa diversi servizi di archiviazione per archiviare file e documenti. Per impostazione predefinita, i tuoi file sono archiviati su OneDrive e SharePoint. I file condivisi nei thread del team sono archiviati in SharePoint. Tutti i file scambiati nelle chat sono archiviati in OneDrive.

Ma puoi anche aggiungere manualmente un servizio di cloud storage con cui hai già familiarità.

Sincronizzare i file con OneDrive

Ti consigliamo di utilizzare il servizio di archiviazione cloud di Microsoft per archiviare i file di Teams. Entrambi i servizi sono stati sviluppati da Microsoft e non ci sono problemi di integrazione o compatibilità tra di loro.

Sincronizzando i tuoi file Teams con OneDrive puoi accedervi direttamente da Esplora file. In altre parole, non è più necessario aprire Teams per visualizzare quei file.

Crea cartelle specifiche

Indipendentemente dal servizio di archiviazione cloud che usi per archiviare i file di Teams, è importante creare cartelle specifiche. Quindi aggiungi tutti i tuoi file nelle cartelle appropriate. La cosa più importante è decidere una struttura e attenersi ad essa.

Ad esempio, puoi creare una cartella individuale per ogni persona con cui interagisci spesso. E salva i file che hai ricevuto da loro nella rispettiva cartella. Oppure puoi utilizzare nomi descrittivi per i tuoi file come Report, Contratti, Assegnazioni, Marketing, Contabilità, Presentazioni, ecc.

Puoi anche organizzare le tue cartelle per progetto, cliente, data, scadenza, ecc.

Usa nomi di canali chiari e specifici

Tutti i file relativi ai team sono archiviati in SharePoint. Ogni volta che crei un nuovo team in Microsoft Teams, viene creato automaticamente un nuovo sito del team di SharePoint. Quando crei un canale, SharePoint crea automaticamente una nuova raccolta documenti per quel canale.

La libreria prende il nome dal nome del canale. Quindi, assicurati di scegliere nomi di canali specifici per evitare ambiguità.

Usa i filtri dei file

Microsoft Teams ha una serie di filtri che puoi usare per elencare i tuoi file in un ordine specifico. Ad esempio, puoi elencare i file in ordine cronologico. Oppure puoi filtrarli in base al nome della persona che li ha modificati.

Aggiungi in alto

Puoi anche appuntare un file in alto. Questa funzione consente di contrassegnare i file che sono molto importanti o urgenti. In questo modo, saprai esattamente dove trovare quel file.

Innanzitutto, è necessario contrassegnare il file e quindi fare clic  sull'opzione Aggiungi in alto .

Suggerimenti rapidi per organizzare con successo i tuoi file

• Non archiviare i tuoi file sul desktop. Un desktop disordinato sembra confuso e crea rumore visivo.
• Archivia i tuoi file non appena li ricevi. Non aspettare di ottenere 5o file per iniziare a organizzarli. Mettili nella cartella giusta subito dopo averli ricevuti.
• Usa nomi chiari e descrittivi per i tuoi file. L'uso di nomi generici come "File", "Documenti", "Stuff" non aiuta affatto.

Quali suggerimenti e trucchi usi per organizzare i tuoi file di Microsoft Teams? Condividili nei commenti qui sotto.