Microsoft Teams: invitare utenti esterni a una riunione

Per invitare utenti esterni a una riunione di Microsoft Teams , inserisci i loro indirizzi email completi nell'invito alla riunione oppure invia loro il link per partecipare. Non è necessario che diventino membri del tuo team. È possibile partecipare anche senza un account, se la tua organizzazione lo consente; alcune riunioni richiedono l'accesso o la verifica dell'indirizzo email.

I passaggi seguenti descrivono le riunioni standard di lavoro o scolastiche. Il layout del calendario e le etichette dei pulsanti possono variare a seconda della versione di Teams.

Invita gli utenti esterni prima della riunione

1. Apri il tuo calendario di Teams

Seleziona Calendario , quindi Nuovo oppure una fascia oraria del calendario. Aggiungi il titolo della riunione, la data e gli orari di inizio e fine.

2. Aggiungere l'indirizzo email del partecipante esterno

Nella sezione "Partecipanti obbligatori" , inserisci l'indirizzo email completo della persona, ad esempio jordan@example.com. Attiva l' interruttore per la riunione di Teams , quindi invia l'invito. Il destinatario riceverà un'email contenente il link per partecipare.

3. Copia il link quando necessario

Apri l'evento del calendario e seleziona Condividi > Copia link di partecipazione . Incollalo nella tua email o chat. Teams fornisce direttamente un link utilizzabile; non è necessario estrarre un indirizzo HTML con Blocco note.

Per una riunione esistente, aggiungi il partecipante e seleziona Invia aggiornamento . Consulta le istruzioni di Microsoft per la pianificazione delle riunioni .

4. Rivedi le impostazioni della lobby

Apri le Opzioni dell'evento e trova Accesso alla riunione . Verifica Chi può saltare la lobby? Selezionando Persone della mia organizzazione , i partecipanti esterni dovranno attendere l'ingresso. Seleziona Applica dopo aver apportato le modifiche.

Un invito dal calendario non garantisce l'accesso immediato. Le opzioni per la sala d'attesa possono essere limitate dall'amministratore e i partecipanti anonimi potrebbero comunque dover attendere anche se è selezionata l'opzione "Tutti" . La guida di Microsoft per le sale d'attesa illustra le impostazioni disponibili.

Invita qualcuno mentre è in corso una riunione

È possibile condividere una riunione senza tornare al calendario. Nei controlli della riunione, selezionare Persone , quindi Condividi invito e copiare il link della riunione. Inviarlo privatamente al partecipante esterno.

Per una riunione istantanea, Teams offre anche l'opzione "Copia il link della riunione" nella richiesta di invito iniziale. "Condividi tramite email predefinita" apre un invito via email nell'app di posta predefinita. Queste opzioni sono documentate nella guida alle riunioni istantanee di Microsoft .

Come un utente esterno può partecipare alla riunione

1. Apri il link di invito

Da computer, seleziona il collegamento alla riunione e scegli Continua in questo browser per partecipare senza installare Teams. Microsoft documenta questa opzione per Edge e Chrome . In alternativa, apri l'app Teams già installata.

2. Prepara il tuo nome, l'audio e la verifica

Consenti l'accesso al microfono e alla videocamera, se necessario. Quando ti colleghi senza aver effettuato l'accesso, inserisci il tuo nome se richiesto, verifica le impostazioni audio e video e seleziona " Partecipa ora" . Puoi lasciare la videocamera spenta.

Se è richiesta la verifica, segui le istruzioni ricevute via e-mail o tramite l'account. Potrebbe essere necessario un codice monouso inviato via e-mail o un account autorizzato. Su smartphone o tablet, utilizza l'app mobile Teams. Consulta le istruzioni di Microsoft per l'accesso senza un account .

3. Attendere l'ammissione, se necessario.

Se entri nella hall, attendi che qualcuno autorizzato ti faccia entrare. L'organizzatore può aprire la sezione Persone , trovarti nella sezione In attesa nella hall e selezionare Ammetti .

Cosa verificare se un utente esterno non riesce ad accedere

• È necessario effettuare l'accesso: l'organizzazione che gestisce l'evento potrebbe bloccare la partecipazione anonima. Si prega di registrarsi o di chiedere all'organizzatore di confermare un metodo di partecipazione consentito.
• L'account è stato rifiutato: utilizzare l'account associato all'invito. In caso di problemi, gli amministratori potrebbero dover esaminare le regole di accesso esterno o le restrizioni di dominio da parte di una delle due organizzazioni.
• Il partecipante è in attesa: controlla la hall prima di reinviare l'invito. Una nuova copia dello stesso link non modifica le autorizzazioni di accesso.

Invia all'organizzatore il messaggio di errore esatto. La guida alla risoluzione dei problemi relativi ai partecipanti esterni di Microsoft distingue tra restrizioni dell'account e criteri di partecipazione anonima.

Un invito a una riunione consente l'accesso al team?

No. Un invito da solo non aggiunge automaticamente qualcuno a un team né garantisce l'accesso ai suoi canali. La collaborazione continuativa tramite accesso come ospite è un accordo separato.

L'accesso alla chat durante le riunioni varia anche in base all'identità e al tipo di invito. I partecipanti anonimi hanno accesso temporaneo alla chat durante la riunione; alcuni partecipanti esterni di fiducia possono mantenere l'accesso anche in seguito. Prima di promettere l'accesso alla chat dopo la chiamata, consulta le regole di accesso alla chat delle riunioni di Microsoft .