Monitoraggio dei dipendenti di Microsoft Teams: una guida top secret (2022)

Oggi voglio mostrarti tutti i diversi modi in cui funziona il monitoraggio dei dipendenti dei team Microsoft. Come usi i team Microsoft, quindi cosa intendo con questo? Bene, ogni volta che fai clic su qualcosa, ogni volta che avvii un'app, ogni volta che ti unisci a una riunione e ogni volta che invii un messaggio e il contenuto di quel messaggio, tutto ciò viene tracciato e archiviato in modo che qualcuno possa tornare più tardi e possono recuperare tutte queste informazioni.

Faresti meglio a sperare di non aver detto qualcosa di malevolo perché potrebbe venire alla luce da un pubblico pubblico. Lavoravo come manager di programma e abbiamo strumentato tutto all'interno di tutte le diverse esperienze che stavamo costruendo. Ho lavorato su Exchange Online ma anche all'interno dei team Microsoft, tutto viene strumentato. Ogni volta che c'è un clic, tutte queste informazioni sono disponibili in seguito. Diciamo che lavori per un'azienda o un'organizzazione o forse vai in una scuola quell'organizzazione o quella scuola, possono scoprire cosa stavi facendo e potrebbero persino vedere il contenuto di ciò che stavi scrivendo.

Prima di impazzire e dire, stavo spettegolando su uno dei miei colleghi, non voglio davvero che questo venga alla luce. Bene, non devi preoccuparti perché non è molto pratico indossarlo solo sui casi di tutti i giorni. In effetti, se il tuo manager o il tuo capo volessero avere accesso ad alcune di queste informazioni, beh, dovrebbero elaborarle. Dovrebbero lavorare con un HR e probabilmente avrebbero bisogno di una giustificazione davvero valida per ottenere l'accesso a questo tipo di dati.

Ora, il tipo di casi in cui puoi vederlo arrivare è, beh, forse ci sono state molestie o forse qualcuno ha venduto la ricetta segreta alla Luke Cookie Company. Questi sono i tipi di casi in cui potresti voler tornare indietro, avere qualche scoperta per poter recuperare questo tipo di informazioni.

Monitoraggio dei dipendenti dei team Microsoft

• Diamo un'occhiata al tipo di informazioni che possono essere tracciate dai team Microsoft. Dobbiamo accedere ad alcuni dei diversi centri di amministrazione e per arrivarci, accedi al portale dell'ufficio per poter accedere a questo tipo di informazioni, devi essere un amministratore e per alcuni di essi hai anche bisogno di privilegi più elevati di quello .
• Se sei un amministratore, fai clic nell'interfaccia di amministrazione all'interno dell'interfaccia di amministrazione, fai clic su mostra tutto in modo da poter vedere tutte le diverse opzioni. Facciamo clic sulla conformità.

• Inizieremo nel Centro conformità Microsoft 365. Se questo ti fa venire un brivido lungo la schiena, so che l'ultima cosa che vorresti sentire al lavoro è che non sei conforme all'interno del centro di conformità.
• Possiamo cercare tutto nei team Microsoft. Ciò include cose come canali privati ​​e persino messaggi diretti che invii ad altri e non è limitato solo ai team Microsoft. Possiamo anche cercare attraverso la posta elettronica, praticamente qualsiasi prodotto che fa parte di Microsoft 365.
• Ora ricorda, in genere solo un membro del team legale o di conformità avrà accesso a questo tipo di informazioni. Non devi preoccuparti che il tuo manager curiosa tra i messaggi del tuo team per iniziare.
• Sul lato sinistro. Facciamo clic sull'opzione che dice mostra tutto. Quindi, fai clic su quello che dice ricerca contenuto.

• Con questo, posso cercare in tutto il contenuto all'interno del mio tenant di Microsoft 365. Ora, abbiamo recentemente avuto un'impiegata (Advance Vance) e non se n'è andata nel migliore dei modi. Voglio trovare tutte le comunicazioni di Adele Vance per vedere cosa stava succedendo.
• Proprio qui nell'angolo in alto a sinistra. Posso avviare una nuova ricerca cliccando qui.

• Questo mi porta su una pagina in cui posso comporre la mia query di ricerca. Posso cercare parole chiave specifiche. Potrei anche fare clic per aggiungere ulteriori condizioni. Quando clicco su questo e si apre sul lato destro e ci sono un sacco di condizioni diverse che posso aggiungere.

• Ora, ancora una volta, voglio trovare tutti i contenuti di Adele Vance, quindi seleziona un'opzione che dice Mittente/Autore e fai clic su Aggiungi. Ora sul lato sinistro per la mia query di ricerca, vedo un nuovo campo per il mittente o l'autore qui. Digiterò l'indirizzo email di Adel.

• Non voglio cercare parole chiave specifiche. Ho selezionato tutte le condizioni e le scrivo qui. Posso anche scegliere se voglio effettuare la ricerca in luoghi specifici. Voglio solo cercare nei team o voglio includere anche le email di scambio?

• Posso specificare quali sono tutte queste diverse posizioni. Voglio semplicemente cercare in tutto, quindi tutti selezionano tutte le posizioni qui sotto, tutte le caselle di controllo selezionate e quindi fai clic su Salva ed esegui. Successivamente, posso salvare la mia ricerca e la chiamerò indagine Adell Vance. Ora ho digitato i miei dati, quindi tutti cliccano su Salva.

• Ora ho finito di eseguire la mia query e posso fare doppio clic su di essa e questo mi mostrerà un riepilogo di primo livello. Posso rivedere quale fosse la domanda e in basso posso vedere lo stato. Sembra che abbia trovato 182 oggetti diversi che coinvolgono Adele Vance.

• Ora qui sopra, posso esportare i risultati o visualizzarli direttamente usando Visualizza risultati. I risultati della visualizzazione mi riportano alla visualizzazione di ricerca contenuto e ora posso visualizzare tutto il contenuto del mio tenant che corrisponde a questi criteri. Qui posso vedere qualsiasi contenuto che coinvolga Adele Vance.

• Qui posso vedere gli elementi del suo calendario. Se salto in avanti, potrei anche vedere i messaggi di posta elettronica inviati da Adele e potrei anche vedere tutti i messaggi dei team che invia. Ho potuto vedere i dettagli del messaggio. Ho potuto vedere chi l'ha inviato, a chi l'ha inviato all'oggetto, la data e ho anche potuto vedere il contenuto specifico del messaggio.
• Ho esaminato tutti i diversi messaggi e non ho trovato nulla in cui Adele vendesse la ricetta segreta della Luke Cookie Company. Ho ancora i miei sospetti ma non ha lasciato tracce o almeno nessuna traccia digitale.
• Sul lato sinistro, c'è anche qualcosa chiamato e-discovery. Anche questo ti consente anche di cercare in tutto il contenuto all'interno del tenant, ma ti consente anche di preservare il contenuto.

• Diciamo che c'è un'indagine e un processo o forse c'è una causa legale e devi assicurarti di conservare i dati. Puoi usare l'e-discovery per farlo. Per ulteriori informazioni su eDiscovery, consulta questo articolo .
• Indietro ora nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Vediamo cosa viene monitorato nell'interfaccia di amministrazione dei team Microsoft.
• Per arrivarci, oltre sul lato sinistro. In fondo, clicchiamo nelle squadre

• All'interno dell'interfaccia di amministrazione dei team, sul lato sinistro, fai clic su analisi e rapporti, quindi fai clic su rapporti di utilizzo.

• Questo ci porta nella visualizzazione del rapporto. Esistono diversi tipi di report che posso eseguire. Daremo una rapida occhiata per vedere quali sono questi rapporti.

• Iniziamo dall'alto con l'utilizzo dell'app qui. Potrei selezionare il tipo di rapporto e selezionare l'intervallo di date. Andiamo con gli ultimi 90 giorni e quindi eseguiamo il rapporto. Il primo rapporto mi mostra quali app vengono utilizzate nella mia organizzazione in modo da poter visualizzare un elenco completo con tutti questi diversi rapporti.

• Nell'angolo in alto a destra, ho alcune opzioni diverse. Potrei esportare il rapporto in Excel in modo da poterlo analizzare lì. Potrei anche filtrare il rapporto.
• Diciamo che voglio filtrare in base a un nome di app specifico qui. Potrei anche vederlo a schermo intero. Se faccio clic sull'ingranaggio delle impostazioni, posso modificare le colonne visualizzate nel rapporto. Ancora una volta, ho accesso a questi stessi controlli ea tutte le diverse visualizzazioni dei rapporti sui rapporti.

• Ora ho una serie di tre rapporti aggiuntivi e tutti hanno a che fare con PSTN. Cos'è questo? Bene, questo sta per passaggio pubblico al telefono di rete. Fondamentalmente, se puoi effettuare telefonate tradizionali dai team, puoi visualizzare le analisi su di esso. Sarai in grado di vedere cose come i minuti di chiamata o quanti SMS sono stati inviati.

• C'è anche un rapporto sull'utilizzo dei dispositivi da parte dei team. Facciamo clic su questo ed eseguiamo il rapporto.
• Questo mi mostra quali dispositivi utilizzano gli utenti della mia organizzazione per connettersi ai team Microsoft. Vedo che molti dei miei utenti utilizzano Windows. Ho anche alcuni utenti su iOS e poi ho un gruppo di utenti che si connettono sul Web, quindi questo mi fornisce informazioni per utente su quale dispositivo stanno usando per connettersi ai team. Potevo anche vedere quando la loro ultima attività era tornata nell'elenco dei rapporti.

• C'è anche un rapporto per gli eventi live delle squadre . Se ospiti eventi dal vivo, puoi vedere le analisi su questo.

• Quindi, facciamo clic su quello chiamato utilizzo dei team e quindi eseguiamo il rapporto.
• L'utilizzo dei team mi mostrerà il coinvolgimento a livello di team. Qui posso vedere per tutti i miei diversi team, quanti utenti attivi ci sono, quanti post, quante risposte. Puoi vedere i tipi di informazioni che puoi vedere qui. Potrei avere un'idea di quali siano i team più attivi della mia organizzazione che sono tornati in cima.

• All'interno del menu a discesa del rapporto, facciamo clic su quello chiamato Attività utente di Teams.
• Questo è interessante qui. Quando faccio clic su Visualizza rapporto o Esegui rapporto qui, posso vedere come tutti i diversi utenti della mia organizzazione interagiscono con i team Microsoft.
• Mi prenderò come esempio qui. Posso vedere quanti messaggi di canale ho pubblicato, quante risposte, quanti messaggi di chat. Posso anche vedere come tutti interagiscono con i team Microsoft. Mentre esamino altre informazioni interessanti, posso vedere quanto tempo ho trascorso in chiamate audio, quanto tempo sono stato in video e quanto tempo ho dedicato alla condivisione dello schermo. Potevo anche vedere quando è stata la mia ultima attività.

• L'ultimo rapporto all'interno di questo elenco è chiamato Diagnostica e questo ti indicherà la qualità delle tue diverse chiamate.
• Insieme a tutte le analisi e i rapporti che abbiamo qui. Abbiamo anche alcune informazioni aggiuntive a livello di utente.
• Sul lato sinistro dell'interfaccia di amministrazione di Teams, fai clic su Utenti.

• Verranno visualizzati tutti i diversi utenti nella mia organizzazione. Farò clic su me stesso come esempio. Qui sopra, puoi vedere cose come la qualità delle chiamate, quante riunioni e quante chiamate ho avuto negli ultimi sette giorni.

• Proprio qui sotto posso visualizzare una cronologia delle chiamate che mostra tutte le diverse chiamate che ho avuto e per quanto tempo erano.

• Se ci clicco sopra, posso persino vedere chi era l'organizzatore, i diversi partecipanti alla chiamata, il tipo di sessione, la durata della chiamata e la qualità audio della chiamata.

• Nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 sono disponibili alcuni report di livello superiore che i team Microsoft alimentano. Sul lato sinistro, facciamo clic sull'opzione che dice rapporti. Iniziamo con quello chiamato punteggio di produttività.

• Il punteggio di produttività valuta la tua organizzazione in base a quanto stai sfruttando i diversi strumenti forniti con Microsoft 365. Qui posso vedere quanto stiamo comunicando, quante riunioni stiamo tenendo e quanto stiamo collaborando ai contenuti .

• In passato, Microsoft aveva un punteggio di produttività individuale che misurava gli individui su metriche simili e sì, questo ha avuto un bel po' di contraccolpo e Microsoft si è rapidamente ritirato sull'idea di essere valutato in base alle app che stai utilizzando semplicemente non era così bene con gli utenti finali.
• Sul lato sinistro, il rapporto successivo è chiamato utilizzo.
• Con l'utilizzo, puoi visualizzare il modo in cui i diversi utenti interagiscono con app e servizi all'interno della tua organizzazione. Se passo con il mouse sui team Microsoft, posso vedere in aggregato quanti utenti attivi hanno i team.
• Ciò è particolarmente utile se dici che forse stai cercando di implementare team nella tua organizzazione e vuoi vedere qual è il miglioramento, puoi vederlo proprio qui.

• Inoltre, in basso, puoi vedere l'utilizzo di tutti i tuoi diversi servizi. Puoi anche visualizzare l'attività dei team Microsoft in modo da poter vedere i messaggi o le chat del canale e quanti utenti interagiscono qui.

• Facciamo clic su Visualizza di più all'interno del rapporto sull'utilizzo dei team Microsoft. Questo ha molte informazioni simili a quelle che abbiamo visto nell'interfaccia di amministrazione dei team.

• Posso vedere le informazioni generali e in basso posso vedere le informazioni generali per i miei utenti individuali. Posso anche scegliere le colonne e ottenere colonne simili a quelle che avevo nell'interfaccia di amministrazione dei team.
• Finora abbiamo esaminato tutte le diverse informazioni che i team Microsoft tengono traccia dall'interfaccia di amministrazione, ma cosa succede se non si ha accesso all'interfaccia di amministrazione. Puoi ancora tenere traccia di alcune di queste informazioni.
• Se sei nel settore dell'istruzione, hai accesso a qualcosa chiamato approfondimenti.
• L'ho già aggiunto qui sul lato sinistro se non ce l'hai. Puoi fare clic sui puntini di sospensione e cercare approfondimenti e questo mi fa entrare in approfondimenti.

• Per impostazione predefinita, nella visualizzazione dashboard, posso selezionare i tipi di attività che desidero visualizzare e avere alcune opzioni diverse.
• Per ora, mi atterrò a tutte le attività. Potrei anche scegliere l'intervallo di date e vedere quanti utenti attivi giornalieri ho avuto. Questo mi dà dati aggregati e posso anche vederli per ora del giorno.

• Proprio in alto, fai clic e genera rapporti. All'interno dei report, posso generare un report che mi mostra il coinvolgimento a livello di utente per tutte le diverse attività. Posso scegliere il mio intervallo di date e ho già selezionato gli ultimi 28 giorni. Quando sarò pronto per eseguire il rapporto, farò clic su Esporta in CSV.

• Posso vedere quanto tempo hanno trascorso nelle riunioni e quante riunioni hanno aderito quotidianamente.

• Diciamo che hai uno studente e hai una classe ogni giorno, puoi usarlo in un certo senso come un rilevatore di presenze e puoi vedere quanto tempo quello studente ha trascorso alle riunioni ogni giorno e quante riunioni hanno finito per partecipare.
• Ora, abbiamo esaminato molti modi diversi in cui i team possono monitorare il tuo utilizzo e la maggior parte di questi sono disponibili solo per l'amministratore o se sei un insegnante all'interno di un account Education, ma c'è un modo aggiuntivo per monitorare gli utenti e questo è disponibile per chiunque ospita una riunione.
• Quando ti trovi all'interno di una riunione nei team Microsoft e apri la visualizzazione dei partecipanti nell'angolo in alto a destra, sono presenti i puntini di sospensione ed è possibile scaricare un elenco delle presenze.

• Questo verrà scaricato in formato CSV e potrai vedere chi si è unito alla tua riunione, quando ha lasciato la tua riunione, se si è unito nuovamente e per quanto tempo ha fatto parte della tua riunione, quindi questo è disponibile per qualsiasi organizzatore della riunione.

Ecco come funziona il monitoraggio dei dipendenti dei team Microsoft.