Turni di MS Teams: tutto ciò che dovresti sapere (2022)

Oggi ti mostrerò perché i turni dei team MS sono una funzionalità utile per la gestione della tua pianificazione.

I turni dei team MS sono uno strumento di gestione della pianificazione che ti aiuta a creare, aggiornare e gestire le pianificazioni per il tuo team. Alla luce delle misure di distanziamento sociale, dobbiamo tutti abituarci a lavorare in modo diverso. Conoscere la rotazione della tua settimana e gli orari di cambio potrebbe essere più complicato e far capire al tuo capo che non sei disponibile a determinate ore.

1 In che modo questo ti semplificherà la vita?

2 Abilita o disabilita i turni dei team MS nella tua organizzazione

3 Abilitare o disabilitare i turni dei team MS per utenti specifici

4 Iniziare con i turni dei team MS

Vista dei turni di 5 squadre SM

Condivisione del programma dei turni di 6 squadre SM

7 squadre MS spostano l'orologio

Orario dei turni di 8 squadre MS

Creano 9 turni di squadre MS

Assegnazione dei turni di 10 squadre SM

11 turni di squadre MS richiedono permessi

12 squadre MS spostano la programmazione di gruppo

Copia dei turni di 13 squadre MS

14 turni di squadre SM ricorrenti

15 squadre MS spostano il programma di esportazione

16 squadre MS spostano il programma di importazione

17 Registro di controllo dei turni dei team MS

18 notifiche sui turni dei team MS

19 squadre MS spostano l'API

20 turni di squadre SM per i lavoratori in prima linea

21 squadre SM spostano i dati

22 Domande frequenti

In che modo questo ti semplificherà la vita?

Potrai vedere i movimenti dei tuoi turni sul computer o sui cellulari in tempo reale browser, purché aggiornati dal tuo capo.

• Quando non sei disponibile puoi impostare
• Puoi selezionare i turni non assegnati che desideri effettuare
• Scambia con un membro dello staff passando alle modifiche senza disturbare il tuo capo
• Dovresti avere il diritto di chiedere un congedo

Abilita o disabilita i turni dei team MS nella tua organizzazione

I turni sono abilitati per impostazione predefinita per tutti gli utenti di Teams nell'organizzazione. Puoi disattivare o attivare l'app a livello di organizzazione nella  pagina Gestisci app  nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams.

• Nella navigazione a sinistra dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams, vai su  App Teams  >  Gestisci app .
• Nell'elenco delle app, esegui una delle seguenti operazioni:
  • Per disattivare i turni per la tua organizzazione, cerca l'app turni, selezionala e fai clic su  Blocca .
  • Per attivare i turni per la tua organizzazione, cerca l'app turni, selezionala e fai clic su  Consenti .

Abilita o disabilita i turni dei team MS per utenti specifici

Per consentire o impedire a utenti specifici della tua organizzazione di utilizzare i turni, assicurati che i turni siano attivi per la tua organizzazione nella  pagina Gestisci app  , quindi crea un criterio di autorizzazione dell'app personalizzato e assegnalo a tali utenti. Per ulteriori informazioni, vedi  Gestire i criteri di autorizzazione delle app in Teams .

Iniziare con i turni dei team MS

Dovrai aprire l'app Shifts per iniziare. È integrato nelle squadre a sinistra. Se non lo vedi lì, dovrai fare clic su Altre opzioni e trovarlo nell'elenco. Mentre sei online, puoi vedere un certo numero di turni che hai programmato per la prossima settimana. Quando non ce n'è, avrai bisogno di un capo o di un amministratore che ti dia una mossa o chieda loro di allegarne una nel web.

Se sei interessato a creare turni su un canale specifico, apri i turni e aggiungi un nuovo programma e seleziona crea .

Quindi, seleziona il fuso orario che desideri. Quando sei pronto, fai clic su conferma

Ora seleziona " Aggiungi persone " a sinistra per aggiungere membri ai turni appena creati.

Lo screenshot sopra ha " Gruppo senza nome " sulla sinistra che non ha un bell'aspetto. Il nome può essere modificato utilizzando le opzioni Altro accanto al nome del gruppo.

Quindi, digita il nome desiderato e fai clic su OK. Preferisco avere la mia squadra. Non appena ho iniziato a digitare, si riflette automaticamente sullo schermo.

Le squadre della SM cambiano la visuale

Sono disponibili diverse opzioni per la visualizzazione di orari e turni:

• È possibile scegliere di visualizzare la pianificazione come visualizzazione giornaliera, settimanale o mensile. Puoi anche utilizzare le opzioni mostrate sopra per raggruppare la visualizzazione del programma per turno anziché per persone e configurare quali informazioni vengono visualizzate come gruppi e turni aperti ecc.
• I diversi livelli di visualizzazione consentono ai manager di tenere facilmente traccia della copertura del proprio personale per un determinato giorno, settimana o mese. Le informazioni non necessarie possono essere nascoste, in modo che il loro schermo non sia ingombra di informazioni non necessarie.
• I turni sono disponibili anche nel client mobile di Microsoft Teams. La versione mobile è una versione ridotta del client desktop completo ed è progettata per consentire ai lavoratori in prima linea di visualizzare i turni, creare richieste di permessi e scambiare i turni con i colleghi.
• È possibile accedere all'app Microsoft teams turni sul client mobile premendo il menu waffle nell'angolo in alto a sinistra dell'app mobile Teams e quindi selezionando Altre app .

Condivisione del programma dei turni dei team MS

Quando aggiungi i turni, le modifiche vengono etichettate con un asterisco che indica che solo tu le vedrai come proprietario. Per pubblicare gli aggiornamenti, fai clic su Condividi con il team * in alto in modo da comunicare con il team e consentire agli altri di vedere il piano.

Scegli quali date " pubblicare " dopo aver fatto clic su Condividi con il team e se notificare l'intero team o solo coloro che sono interessati dalle modifiche/aggiunte.

Devi condividere ogni volta che apporti modifiche in modo che i membri siano a conoscenza dei tuoi aggiornamenti.

I team MS spostano l'orologio

Il prossimo passo logico dopo la programmazione è l'effettiva prestazione del turno stesso. Shifts include anche una funzione Time Clock che consente l'ingresso e il check-out mobile con rilevamento della posizione opzionale per la segnalazione. Per accedere all'orologio, seguire i passaggi seguenti.

Aprire il relativo “ programma turni ”. Fai clic su " Impostazioni " in alto e scorri verso il basso. Seleziona "Inizia configurazione " e fai clic su Avanti .

Se scegli di attivare il rilevamento della posizione, devi inserire le coordinate da cui ti aspetti che i dipendenti entrino e riescano.

Orario dei turni delle squadre SM

La funzione dei turni dei team MS è spesso collegata a un team. I proprietari del team sono i gestori dei turni e possono creare pianificazioni da condividere con i membri del team. Si noti che almeno per il momento i visitatori non possono utilizzare i turni.

Facendo clic sull'icona Turni possono accadere tre cose:

• Quando sei un proprietario con almeno un team, ma nessuno di loro ha cambiamenti di turno, ti verrà offerta l'opportunità di costruire un piano per tutti i tuoi team.
• Quando non sei un proprietario, nessuna delle squadre di cui fai parte ha già un programma di turni, vedrai un messaggio: "Sembra che non ci sia ancora un programma di squadra per te".
• Se c'è un programma di turni con almeno una delle squadre di cui fai parte o di cui sei proprietario, verrai guidato a quel piano. Se sono aperti più orari, verrà mostrato l'ultimo che hai visto.
• Quando non sei mai stato a turni prima, vedrai un grafico in cui puoi scegliere quale programma di squadra vorresti utilizzare come primo giorno in assoluto.
• Puoi aprire un elenco di tutti i tuoi programmi quando hai accesso ad almeno un programma e passare da uno all'altro tramite il menu "hamburger" nell'angolo in alto a sinistra di Turni.
• Utilizzerai anche la connessione Ultima pianificazione per allegare gli orari dei turni per le altre tue squadre nella stessa prospettiva.

I turni dei team MS creano

Quando crei i turni hai le seguenti opzioni:

• Data di inizio, fine e ora del turno
• Il turno è aperto o è assegnato qualcuno?
• Se hai un turno disponibile puoi scegliere il numero di posti. Allo stesso tempo, ciò implica che vengano realizzate più copie dello stesso turno e che queste possano essere assegnate a più persone che operano contemporaneamente, creando lo stesso tipo di cambiamento.
• Un'etichetta/titolo personalizzato da utilizzare nella visualizzazione della pianificazione (se lasciato vuoto, viene visualizzata la data di modifica)
• La durata di un intervallo disponibile non pagato.
• Un'area di avviso per qualsiasi dettaglio che potresti voler includere nella mossa.
• Una sintesi delle sotto-attività durante il passaggio
• Muoviti di colore! Per ogni particolare forma della mossa, seleziona un colore e otterrai un piacevole programma con codice colore per un monitoraggio più semplice.

Assegnazione dei turni delle squadre SM

• Puoi creare un turno per essere un turno aperto (da delegare in seguito) o crearlo specificamente per un individuo (questa è l'unica scelta nell'app mobile attualmente).
• Devi collegarli alla stessa community in cui hai o intendi creare il cambiamento prima di poter nominare un consumatore per un cambiamento.
• L'aggiunta di membri ai gruppi di pianificazione è limitata ai membri del team. Se scegli di applicare una modifica a una persona che non è visibile nel selettore persone, assicurati innanzitutto che sia un team leader.
• Dopo aver accettato il consumatore come partecipante, potrebbe anche essere opportuno attendere che i dettagli del cliente siano coordinati con le modifiche.

I turni dei team MS richiedono permessi

• I rappresentanti del team possono chiedere permessi e i leader del team possono accettare o rifiutare tali richieste.
• Il permesso approvato nella pianificazione viene automaticamente bloccato per l'utente.
• Un membro del team può consigliare di sostituire uno dei propri turni nello stesso orario con uno dei turni dell'altro dipendente. Il collega invece o respinge il ricorso o lo sostiene.
• L'altra mossa non deve essere nello stesso gruppo, quindi le persone interessate non devono essere partecipanti di tutte le classi.
• Se l'altro dipendente approva lo scambio, a un manager viene chiesto di approvare lo scambio come passaggio finale. Se gli utenti non erano già partecipanti alle altre classi di pianificazione, ora vengono inclusi automaticamente.
• Questo non è un problema di sicurezza poiché i membri del team possono comunque vedere tutti i gruppi di pianificazione e i turni anche se non sono membri dei gruppi.
• I team leader possono spesso assegnare facilmente a qualsiasi team leader uno dei loro turni senza avere una mossa in cambio. Il metodo di liquidazione funziona allo stesso modo degli scambi di modifiche.

È possibile accedere a tutte queste funzionalità nella scheda Turni .

I team MS spostano la pianificazione del gruppo

• Mentre un team può avere un solo programma, un progetto può includere una quantità quasi infinita di gruppi.
• Un programma semplice può avere un solo gruppo, ma se sono necessarie più categorie o sezioni, i gruppi possono supportare tale esigenza.
• Quando crei i turni, devi comunque crearli nella pianificazione per un team. Non puoi spostare i turni intergruppo.
• Se si verifica un errore o si decide di creare modifiche identiche con più classi nel calendario, è possibile replicare la semplice modifica, quindi se è stata eseguita un'azione per la mossa, non ne conterrà alcuna.
• Se copi intere pianificazioni, copia anche le attività.

Copia dei turni dei team MS

Invece di assegnare i turni al personale manualmente, dovresti passare facilmente un piano stabilito a un altro membro del tuo team che opererà nella stessa posizione. Fare clic sul pulsante Altre opzioni sulla singola mossa da copiare e quindi inserirla in un altro punto.

Quanto sopra mostra come è possibile copiare un programma di turno singolo da un membro all'altro. Sì, puoi anche copiare e incollare più modifiche nell'arco di più giorni.

Lo stesso programma può essere copiato per tutto il resto della settimana per risparmiare tempo sullo sforzo manuale. Basta trascinare i giorni e copiarli, trascinarli di nuovo e incollarli.

I turni delle squadre della SM sono ricorrenti

• Gli sviluppatori non hanno (dimenticato?) implementato un'opportunità per i turni dei team ricorrenti in alcun modo.
• La sua omissione ha fatto arrabbiare molte persone e questa funzionalità tanto attesa deve ancora venire con Microsoft.
• Fortunatamente, esiste una soluzione che ti permetterebbe di impostare modifiche regolari, ma con un piccolo sforzo in più. Fare prima un nuovo cambiamento.
• Quando ti piace lo stesso turno ogni giorno, copia e incolla il contenuto del turno nel giorno dell'istanza. Allo stesso modo, se decidi di replicare regolarmente la modifica, trasferiscila al giorno successivo se desideri che accada di nuovo.
• Microsoft ha confermato che si adopererà per implementare i turni ricorrenti ma non abbiamo la data di rilascio.

I team MS spostano il programma di esportazione

Puoi esportare il programma dei turni come file CSV che include orari giornalieri, permessi e note sui turni. Roba forte. Per farlo,

• Vai a "Turni" sui team Microsoft
• In alto, fai clic su Altre opzioni (...)
• Seleziona " Programma di esportazione "
• Dopo alcuni secondi, un file CSV verrà esportato nel tuo file di download.

• Se sei interessato a spostare la pianificazione su un canale diverso, puoi utilizzare la pianificazione di importazione sulle stesse opzioni.

I team MS spostano il programma di importazione

• Sul tuo programmatore
• In alto, fai clic su Altre opzioni (...)
• Seleziona " Importa pianificazione "

• Scarica il modello excel di esempio.
• Quando hai finito, salva il file come CSV (delimitato da virgola)
• Carica il file CSV
• Modifica le colonne sconosciute se necessario
• Rivedi i turni importati, apporta modifiche e aggiungi altri turni se necessario
• Rivedi il riepilogo e clicca su “ conferma ”
• Tutti i turni sono ora inseriti nel tuo programma e non pubblicati
• Pubblica il tuo programma quando è pronto

• Modifica il tuo file excel. Ogni riga è un turno.

Il registro di controllo dei turni dei team MS

Prima di poter eseguire ricerche nel registro di controllo , devi prima attivare il controllo nel  Centro sicurezza e conformità . Per ulteriori informazioni, consulta  Attivare o disattivare la ricerca nei log di controllo . Tieni presente che i dati di controllo sono disponibili solo dal momento in cui hai attivato il controllo.
Puoi cercare nel registro di controllo per visualizzare l'attività dei turni nella tua organizzazione. Per ulteriori informazioni su come cercare nel registro di controllo e per visualizzare un elenco di  attività dei turni  registrate nel registro di controllo.

Notifiche sui turni dei team MS

• I turni dei team Microsoft non hanno attualmente la parità di funzionalità con Staffhub (cose come Time Clock che molte persone vogliono vedere)
• C'è anche il problema più ampio delle notifiche con i turni, come mostrato da questo thread TC di lunga durata in cui MS sta attualmente lavorando alla riparazione.
• Voterei su uservoice e questo ti avviserà che viene raccolto.

I team MS spostano l'API

L'ho appena visto sulla  Roadmap di Microsoft 365 . Attualmente il lancio (quindi, non ancora qui ma si spera presto) saranno nuovi endpoint API per supportare i turni dei team Microsoft per i lavoratori in prima linea. Queste nuove chiamate API includeranno:

• Crea, leggi e aggiorna le pianificazioni
• Crea, leggi e aggiorna i gruppi di pianificazione
• Crea, leggi, aggiorna ed elimina i turni e le attività dei turni
• Crea, leggi, aggiorna ed elimina le ferie, i motivi delle ferie e le richieste di ferie
• Tieni traccia della data dell'ultima modifica di uno qualsiasi degli elementi di cui sopra

Quando arriveranno, suppongo che verranno visualizzati nella  documentazione di riferimento della versione beta dell'API Graph  (non sono presenti mentre scrivo questo). Questo tende ad essere il punto in cui vanno prima le novità nell'API Graph, prima di passare allo spazio dei nomi 1.0.

L'unica cosa da tenere presente con lo spazio dei nomi /beta è che contiene funzionalità attualmente in anteprima e dovresti aspettarti modifiche sostanziali. Non è consigliabile utilizzare API/beta in produzione.

Se la tua organizzazione utilizza i turni per fornire funzionalità di pianificazione avanzate ai tuoi dipendenti in prima linea, questa API ti darà la possibilità di incorporare i dati dei turni in altre applicazioni o di abilitare un certo livello di automazione nella gestione dei turni.

I turni delle squadre SM per i lavoratori in prima linea

Turni è il tuo strumento di gestione della pianificazione ora disponibile in Teams, in cui i manager possono pianificare e creare facilmente orari dei turni e i membri del team possono rivedere gli orari e fare richieste di turno dai loro dispositivi mobili, il tutto in tempo reale. L'esperienza Turni è attiva per impostazione predefinita e accessibile tramite l'app Teams.

I team MS spostano i dati

I dati dei turni dei team MS sono attualmente archiviati in Azure nei data center in Nord America, Europa occidentale e Asia Pacifico. Per ulteriori informazioni su dove vengono archiviati i dati, vedere  Dove sono i miei dati?

Domande frequenti

1. Come eliminare gli orari sui turni?

   Al momento non è possibile eliminare una pianificazione una volta creata, quindi la tua decisione sarà definitiva per il momento. Secondo UserVoice , la funzionalità dovrebbe essere implementata in futuro.

2. Come riassegnare il turno a un'altra persona?

   Se vuoi riassegnare un turno da una persona all'altra, devi prima spostare il turno in turni aperti e poi riassegnarlo. Questo comportamento non solo è goffo, ma causa anche grossi problemi quando si tratta di automatizzare le operazioni relative ai turni.

3. I turni funzionano con persone esterne all'organizzazione?

   Al momento, i turni non supportano gli utenti guest, anche se si utilizzano utenti guest in Microsoft Teams.

4. Qual è la dimensione massima del gruppo nei turni dei team Microsoft?

   Il limite per un gruppo nei turni è lo stesso del limite per una squadra.

Vuoi migliorare la tua esperienza con Microsoft Teams per una migliore produttività? Dai un'occhiata ai suggerimenti e ai trucchi menzionati qui .

Ora vorrei sentirti:

Quale risultato del rapporto di oggi hai trovato più interessante? O forse hai una domanda su qualcosa che ho trattato.

Ad ogni modo, mi piacerebbe avere tue notizie. Quindi vai avanti e lascia un commento qui sotto.