Una guida dettagliata per lamministratore di Microsoft Teams (2022)

Questa è una guida dettagliata per l'amministratore dei team Microsoft.

Se stai cercando di svolgere un ruolo fondamentale nella distribuzione, adozione e utilizzo di Microsoft Teams nella tua organizzazione, adorerai questa nuova guida.

Entriamo subito.

1 Comprendi Microsoft Teams

1.1 Differenziatori

1.2 Definizioni

1.2.1 Organizzazione

1.2.2 Squadra

1.2.3 Canale

1.2.4 Appartenenza al team

1.2.5 Ruoli della squadra

1.2.6 Impostazioni della squadra

2 Distribuire Microsoft Teams

2.1 Abilita Microsoft Teams per la tua organizzazione

2.2 Connettori

2.3 Distribuzione dei clienti

2.4 Abilita o disabilita le licenze di Microsoft Teams

2.5 URL di Microsoft Teams e intervalli di indirizzi IP

3 Avviare squadre pilota 3.1 Piano

3.1.1 Identificare le squadre pilota

3.1.2 Identificare i campioni della squadra

3.1.3 Configurare i piloti per il successo

3.2 Lancio

3.2.1 Organizzare una riunione iniziale con i campioni della squadra

3.2.2 Invita i campioni del team in Microsoft Teams

3.2.3 Aiutare i campioni della squadra a mettere in scena e lanciare i piloti

3.2.3.1 Gestione temporanea di Microsoft Teams

3.2.3.2 Avvio di Microsoft Teams

3.3 Nutrire

3.3.1 Lavoro a turni in Microsoft Teams

3.3.2 Integrare Microsoft Teams

3.3.3 Monitorare Microsoft Teams

4 Avvia al resto della tua organizzazione

4.1 Aumentare la consapevolezza

4.2 Fornire formazione

4.3 Consentire l'innovazione

Comprendi Microsoft Teams

Microsoft Teams è progettato per i team che lavorano a stretto contatto per fare le cose:

• Condividi informazioni e aggiornamenti all'aperto per rimanere sempre aggiornato
• Affidati alla discussione del team e al supporto per prendere una decisione rapida al volo
• Collabora a progetti e attività, inclusi contenuti e risultati

Microsoft Teams è l'area di lavoro basata su chat in Microsoft 365. È un servizio di collaborazione in Microsoft 365 che risponde alle esigenze e alle sfide uniche del lavoro in team. Poiché le esigenze di un'azienda in merito alla collaborazione sono uniche, non esiste una taglia unica. Le aziende si affidano a una, due o più applicazioni in Microsoft 365, come Outlook, SharePoint, Skype for Business e Yammer, per soddisfare le diverse esigenze di collaborazione.

Differenziatori

• Far parte di Microsoft 365 significa che Microsoft Teams include integrazioni integrate con Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Gruppi di Microsoft 365 e altro ancora. Ciò ti consente di massimizzare i tuoi investimenti in Microsoft 365 fornendo al contempo un'esperienza utente semplice e sicura tra gli strumenti.
• Microsoft 365 ha forti impegni in materia di sicurezza, conformità, privacy e trasparenza. Microsoft Teams è stato creato utilizzando questi stessi principi per fornire una piattaforma di livello aziendale.
• Fin dall'inizio, Microsoft Teams è stato progettato tenendo conto della conformità, dell'autenticazione e della privacy. Microsoft Teams avrà la conformità integrata, con supporto per gli standard di settore, inclusi ISO 27001 e 27018, SOC 1 e SOC 2, HIPPA, clausole modello UE e altro ancora.
• Microsoft Teams protegge i dati del team in modo sicuro utilizzando solide misure di sicurezza tra cui l'autenticazione a due fattori, password complesse e criteri di accesso. I tuoi dati sono crittografati, che si tratti di chat, note o file. Sono i tuoi dati, li possiedi, li controlli. Microsoft non estrae i dati dei clienti per scopi pubblicitari e salvaguarda i dati dei clienti con forti impegni contrattuali.
• In linea con il nostro impegno a fornire ai clienti la massima trasparenza, i clienti possono visualizzare i tempi di attività, la posizione dei loro dati e report dettagliati su come i controlli di Microsoft 365 si associano ai controlli di sicurezza, privacy, conformità e gestione dei rischi definiti in Cloud Security Matrice di controllo del cloud dell'alleanza (CSA CCM).
• Microsoft Teams è di livello aziendale, con supporto in 18 lingue in 181 mercati e 6 data center in tutto il mondo, uno SLA sostenuto finanziariamente al 99,9% e supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Definizioni

Organizzazione

Tutti i team creati dai dipendenti dell'organizzazione sono associati al tenant di Microsoft 365. Puoi designare tutti i dipendenti o un sottoinsieme di dipendenti con la possibilità di creare team, usando i gruppi di Microsoft 365.

Squadra

Un team è progettato per riunire un gruppo di persone che lavorano a stretto contatto per portare a termine le cose. I team possono essere dinamici per il lavoro basato su progetti (ad es. lancio di un prodotto, creazione di una stanza della guerra digitale), nonché in corso, per riflettere la struttura interna dell'organizzazione (ad es. dipartimenti e sedi di uffici). Conversazioni, file e note attraverso i canali del team sono visibili solo ai membri del team.

Canale

• Un canale aiuta a organizzare le conversazioni, i contenuti e gli strumenti del team su un argomento specifico.
• I canali possono essere organizzati, ad esempio, per argomento (eventi), disciplina (design), progetto (lancio) o semplicemente per divertimento (roba divertente).
• I proprietari del team possono creare canali e consentire ai membri del team di creare canali, se necessario. Le schede nella parte superiore di un canale consentono ai team di conservare file, note e contenuto personalizzato come metriche di Power BI, obiettivi aziendali in un documento Word o organigramma in una diapositiva di PowerPoint.
• Questo contenuto è quindi facilmente accessibile a tutti i membri del team. Ulteriori connettori per applicazioni di terze parti possono essere personalizzati a livello di canale per importare dati da strumenti quotidiani come Trello, Asana, GitHub e altri.

Appartenenza alla squadra

• Quando Microsoft Teams viene attivato per l'intera organizzazione, i proprietari del team designati possono invitare qualsiasi dipendente con cui lavorano a unirsi al proprio team. Microsoft Teams consente ai proprietari di team di aggiungere facilmente persone nell'organizzazione in base al loro nome.
• I proprietari del team possono anche creare un team basato su un gruppo Microsoft 365 esistente. Eventuali modifiche apportate al gruppo verranno sincronizzate automaticamente con Microsoft Teams. La creazione di un team basato su un gruppo Microsoft 365 esistente non solo semplifica il processo di invito e gestione dei membri, ma sincronizza anche i file di gruppo all'interno di Microsoft Teams.

Ruoli di squadra

Esistono due ruoli principali in Microsoft Teams : il proprietario del team, la persona che crea il team e i membri del team, le persone che invitano a unirsi al proprio team. I proprietari del team possono nominare qualsiasi membro del proprio team come comproprietario quando lo invitano nel team o in qualsiasi momento dopo che si sono uniti al team. La presenza di più proprietari di team consente di condividere le responsabilità di gestione delle impostazioni e dell'appartenenza, inclusi gli inviti.

Impostazioni della squadra

I proprietari del team possono gestire le impostazioni a livello di team direttamente in Microsoft Teams. Le impostazioni includono la possibilità di aggiungere un'immagine del team, impostare le autorizzazioni tra i membri del team per creare canali, aggiungere schede e connettori, @menzionare l'intero team o canale e l'utilizzo di GIF, adesivi e meme.

In qualità di amministratore di Microsoft Teams, hai accesso alle impostazioni a livello di sistema nell'interfaccia di amministrazione. Queste impostazioni possono influire sulle opzioni e sulle impostazioni predefinite che i proprietari del team vedono nelle impostazioni del team. Ad esempio, puoi abilitare un canale predefinito, " Generale ", per annunci, discussioni e risorse a livello di team, che verranno visualizzati in tutti i team.

Distribuisci Microsoft Teams

Microsoft Teams è disponibile per i clienti commerciali di Microsoft 365 con uno dei piani seguenti: Business Essentials, Business Premium, E1, E3 ed E5. Microsoft Teams sarà disponibile anche per i clienti che hanno acquistato E4 prima del suo ritiro. In qualità di cliente di Microsoft 365, Microsoft Teams è disponibile per l'intera organizzazione. Prima di distribuire Microsoft Teams, è necessario sapere alcune cose sulle impostazioni nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

Abilita Microsoft Teams per la tua organizzazione

Gli amministratori devono usare l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 per abilitare Microsoft Teams per l'organizzazione.

• Vai a " Interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 "
• Passa a Impostazioni > Impostazioni organizzazione.
• Selezionare “ Servizi ” e fare clic su Microsoft Teams .

• Nella schermata delle impostazioni di Microsoft Teams che si apre, abilita Business & Enterprise e altro se vuoi abilitare Microsoft Teams per la tua organizzazione. Puoi anche abilitare l'accesso come ospite e fare clic su Salva .

• Puoi controllare quali utenti della tua organizzazione possono usare Microsoft Teams. Per impostazione predefinita, la creazione di gruppi di Microsoft 365 è abilitata in Exchange Online. Tuttavia, ci sono un paio di modi in cui gli amministratori possono limitare la creazione di nuovi gruppi a utenti specifici.
• Ogni utente di Exchange Online dispone di un criterio cassetta postale OWA che determina ciò che può e non può fare con la propria cassetta postale. Utilizzando il cmdlet Set-OwaMailboxPolicy , è possibile configurare il parametro GroupCreationEnabled in modo che sia $true per gli utenti che possono creare gruppi e $false per gli utenti che non sono autorizzati a creare gruppi. Al momento, l'unico modo per aggiornare il criterio della cassetta postale è tramite Windows PowerShell.
• Per ulteriori informazioni, vedere Usare PowerShell per gestire i gruppi di Microsoft 365 – Guida per l'amministratore .

Nota: questi comandi disattivano la creazione di gruppi solo per OWA e Outlook.

Se vuoi disattivare la creazione di gruppi nell'organizzazione, usa le impostazioni di Azure Active Directory. Oppure, la disponibilità generale di Microsoft 365 Planner offre l'opportunità di modificare il meccanismo di controllo in un criterio archiviato in Azure Active Directory. Il vantaggio di questo approccio è che Azure Active Directory fornisce un punto centrale che tutte le applicazioni Microsoft 365 possono controllare. Dopo aver creato un criterio adeguato, il controllo sulla creazione di nuovi gruppi di Microsoft 365 è coerente ovunque. Per ulteriori informazioni, vedere il post del blog Controllo della creazione di gruppi di Microsoft 365 tramite criteri di Azure Active Directory .

Connettori

I connettori consentono agli utenti di Microsoft Teams di ricevere aggiornamenti da servizi popolari come Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub e VSTS.

Per ulteriori informazioni, vedi Connettere le app ai tuoi gruppi e alla piattaforma Office Connectors .

Distribuzione dei clienti

• I file di installazione per il client Microsoft Teams sono un eseguibile che può essere scaricato da amministratori e utenti finali da https://teams.microsoft.com/downloads . Gli utenti finali sui desktop possono installare l'applicazione a condizione che dispongano dei privilegi appropriati. Gli amministratori possono anche distribuire il programma di installazione e distribuirlo tramite gli strumenti di distribuzione del client.
• Gli utenti finali che utilizzano dispositivi mobili possono scaricare l'app Microsoft Teams dall'app store della piattaforma mobile.
• Microsoft Teams è disponibile su Windows (Windows 7 e versioni successive) e desktop Mac (Mac 10.10 e versioni successive).
• È disponibile anche su iOS v9 e versioni successive (iPhone e iPad), Android 4.4 e versioni successive e Windows Phone 10.0.10586 e versioni successive. Microsoft Teams supporta il client Web su Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ e Chrome 51.0+
• Gli utenti che tentano di aprire il client Web Microsoft Teams su Safari verranno indirizzati a scaricare il client desktop. Il supporto per Safari arriverà in un secondo momento.

Abilita o disabilita le licenze di Microsoft Teams

• Gli amministratori gestiscono le licenze di Microsoft Teams usando l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Devi essere un amministratore globale di Microsoft 365 o un amministratore della gestione degli utenti per gestire le licenze di Microsoft Teams.
• Se desideri limitare gli utenti che hanno accesso a Microsoft Teams nella tua organizzazione o rimuovere un utente che desideri limitare, puoi farlo disabilitando la licenza di Microsoft Teams per quella persona o persone.
• Una volta disabilitata la licenza, gli utenti non potranno più vedere Microsoft Teams nell'icona di avvio delle app di Microsoft 365 e nella home page.
• Assegni o annulli l'assegnazione della licenza di Microsoft Teams agli utenti nello stesso modo in cui assegni qualsiasi altra licenza di Microsoft 365 Business o Enterprise. Accedi a Microsoft 365, vai all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e nella pagina Utenti > Utenti attivi assegnare o annullare l'assegnazione della licenza di Microsoft Teams per gli utenti. Per ulteriori informazioni, vedere Assegnare o rimuovere licenze per Microsoft 365 for business .

URL di Microsoft Teams e intervalli di indirizzi IP

Se l'organizzazione impedisce ai computer della rete di connettersi a Internet, controlla gli URL di Microsoft 365 e gli intervalli di indirizzi IP . Questo articolo elenca gli endpoint da includere negli elenchi di autorizzazioni in uscita e nella zona dei siti attendibili di Internet Explorer dei computer client per garantire che i computer possano utilizzare correttamente Microsoft Teams in Microsoft 365.

Avvia squadre pilota

Prima di distribuire Microsoft Teams all'intera organizzazione, è consigliabile iniziare con 2-3 team pilota. Questo ti aiuterà a perfezionare il tuo piano di lancio e ad assicurarti di essere pronto per un'implementazione a livello di organizzazione. I piloti di successo aiutano anche a spargere la voce sulle loro esperienze, il che genera entusiasmo in tutta l'organizzazione per la prossima ondata di lancio.

Piano

Identificare le squadre pilota

Contatta alcuni dipartimenti per identificare 2-3 team pilota. Per partecipare al pilota, l'intero team dovrebbe impegnarsi a utilizzare Microsoft Teams come modo principale per comunicare tra loro e collaborare ai progetti per almeno una settimana. Ciò offre ai team pilota l'opportunità di comprendere appieno le funzionalità di Microsoft Teams e identificare il modo migliore per integrarlo nei propri flussi di lavoro.

Identifica i campioni della squadra

Identifica i campioni nei team pilota e arruolali per promuovere l'adozione di Microsoft Teams. I campioni non sono solo appassionati di ciò che fanno, ma sono anche entusiasti di evangelizzare e aiutare i loro coetanei ad apprendere soluzioni più efficaci.

Configura i piloti per il successo

Offri ai campioni la flessibilità di personalizzare Microsoft Teams per i loro piloti, assicurandoti al contempo di mantenere il controllo attraverso funzionalità avanzate di sicurezza e gestione nell'interfaccia di amministrazione. Avere impostazioni aperte consente ai team pilota di esplorare tutto ciò che Microsoft Teams ha da offrire. Puoi sempre modificare le impostazioni man mano che i team si evolvono.

Lancio

Tieni un incontro di avvio con i campioni della squadra

Il modo migliore per entusiasmare i team pilota per Microsoft Teams è riunire tutti, di persona o virtualmente. Pianifica una riunione iniziale per presentare Microsoft Teams, discutere il programma pilota e far provare Microsoft Teams ai campioni del team. Mostra il tour del prodotto come una panoramica di Microsoft Teams e dell'Onboarding per mostrare come far funzionare il proprio team.

Invita i campioni del team in Microsoft Teams

Inizia a usare Microsoft Teams con i campioni del tuo team mentre pianifichi il lancio. Comunica aggiornamenti importanti relativi al lancio, acquisisci feedback dai team pilota, rispondi a domande rapide e condividi il successo in Microsoft Teams.

Aiuta i campioni della squadra a mettere in scena e lanciare i piloti

Messa in scena di Microsoft Teams

Assisti i campioni nella messa in scena dei loro Microsoft Teams, incluse le impostazioni del team, i canali e le integrazioni con applicazioni di terze parti come Trello, Asana, GitHub e altro ancora. Incoraggia i campioni del team a creare post di benvenuto e risorse del team che gli utenti possono scoprire all'interno del prodotto. Si consiglia di mantenere lo staging iniziale molto minimo per consentire agli utenti di creare canali organicamente, personalizzare le schede e aggiungere connettori secondo necessità.

Avvio di Microsoft Teams

• I campioni del team sono responsabili della definizione dello scopo dei loro team, dell'ambito di utilizzo rispetto ad altri strumenti, delle norme per comunicare all'aperto e delle convenzioni per la creazione di canali del team.
• Mentre i campioni del team si preparano per il lancio, incoraggiali a organizzare un incontro con il loro team pilota, simile al tuo incontro iniziale.
• I campioni del team dovrebbero assicurarsi che i membri del team siano configurati correttamente per utilizzare Microsoft Teams dedicando tempo a tutti per accedere, scaricare le applicazioni desktop e mobili e iniziare a chattare tra loro.

Nutrire

Lavoro a turni in Microsoft Teams

Aiuta i team pilota a decollare incoraggiando i campioni a trasferire conversazioni, aggiornamenti e progetti importanti su Microsoft Teams. Ciò farà sentire i membri del team sicuri di effettuare il passaggio da soli.

Integra Microsoft Teams

Porta aggiornamenti in tempo reale e dati da applicazioni e servizi di terze parti come Trello, Asana, GitHub direttamente in Microsoft Teams. Ciò farà risparmiare tempo ai dipendenti controllando più strumenti per ottenere informazioni tempestive. Incoraggia i campioni del team a condividere le loro idee per integrazioni personalizzate con applicazioni e bot di terze parti, realizzati su misura per i loro team.

Monitora Microsoft Teams

Condividi le analisi sull'adozione e l'utilizzo di Microsoft Teams con i campioni del team e ricorda loro di condividere il feedback dei membri del team nel canale " Feedback ".

Avvia al resto della tua organizzazione

Aumentare la consapevolezza

Vai oltre i team pilota per far conoscere all'intera organizzazione Microsoft Teams. FastTrack fornisce risorse di amministrazione IT a tal fine includendo risorse per aiutare a spargere la voce, come il modello di annuncio, il modello di conto alla rovescia, il volantino, il poster e le e-mail di suggerimenti e trucchi.

Fornire addestramento

Organizza eventi di formazione e sessioni di domande e risposte su misura per team e casi d'uso specifici.

Abilita l'innovazione

Collabora con i campioni dell'organizzazione per identificare casi d'uso avanzati, incluse integrazioni personalizzate e bot per ottenere il massimo da Microsoft Teams. Prendi in considerazione la creazione di un team per i campioni di Microsoft Teams in tutta l'organizzazione per condividere idee che trasformeranno il modo in cui i loro team collaborano. Condividi il feedback di Microsoft Teams tramite la voce utente o tramite il collegamento Feedback nel prodotto. Interagisci con altri professionisti IT nella community tecnologica di Microsoft Teams .

Ora vorrei sentirti:

Quale risultato del rapporto di oggi hai trovato più interessante? O forse hai una domanda su qualcosa che ho trattato.

Ad ogni modo, mi piacerebbe avere tue notizie. Quindi vai avanti e lascia un commento qui sotto.