Nawet jeśli świat z roku na rok staje się coraz bardziej cyfrowy, poczta pozostaje ważnym sposobem komunikowania się z innymi — zwłaszcza w przypadku firm. Pakiet Google Apps zawiera duży wybór narzędzi i dodatków, które mogą pomóc usprawnić proces tworzenia kopert. Wszystko, czego potrzebujesz, to drukarka, komputer z systemem Windows lub Apple oraz dostęp do przeglądarki, takiej jak Google Chrome, lub aplikacji na iOS i Androida.
Oto jak możesz drukować koperty za pomocą Dokumentów Google.

Jak drukować koperty za pomocą Dokumentów Google
Istnieje kilka dodatków kopert do Dokumentów Google , które umożliwiają tworzenie i drukowanie kopert. W tym samouczku będziemy używać dodatku Mail Merge .
Uwaga: Korespondencja seryjna umożliwia wykonanie 20 połączeń do 30 wierszy w ich bezpłatnej wersji próbnej.
Krok 1: Otwórz swój dokument
Otwórz dokument Dokumentów Google, przechodząc do aplikacji internetowej Dokumenty Google (lub aplikacji na smartfony) i klikając Nowy dokument Google .
Krok 2: Otwórz korespondencję seryjną i wybierz rozmiar koperty
Jeśli nie masz jeszcze dodatku Mail Merge, możesz go zainstalować, wykonując następujące czynności. Jeśli jest już zainstalowany, przejdź do kroku 5.
- Kliknij Rozszerzenia na pasku narzędzi, a następnie wybierz Dodatki > Pobierz dodatki .

- W menu dodatków Dokumentów Google, gdzie jest napisane „Aplikacje wyszukiwania”, wpisz Korespondencja seryjna . Wybierz opcję Korespondencja seryjna z listy.

- Kliknij aplikację Mail Merge i wybierz Zainstaluj .

- Wybierz opcję Kontynuuj, a następnie potwierdź swoje konto i nadaj korespondencji seryjnej wymagane uprawnienia.

- Po zainstalowaniu kliknij Rozszerzenia > Korespondencja seryjna > Koperty . Ewentualnie wybierz Korespondencja seryjna z paska bocznego i wybierz Koperty .

- Poczekaj na załadowanie wyskakującego okienka, a następnie wybierz rozmiar koperty z menu rozwijanego lub ustaw niestandardowy rozmiar strony. Kliknij Zapisz , aby sfinalizować.

Uwaga: Jeśli nie możesz utworzyć szablonu koperty w ten sposób, wybierz Plik > Ustawienia strony . Tutaj możesz ustawić Orientację i Rozmiar papieru przed przejściem do następnego kroku.

Krok 3: Dostosuj swoją kopertę
Następnym krokiem jest edycja dokumentu w celu dodania wymaganych pól, w tym adresu odbiorcy i Twojego adresu zwrotnego. Aby to zrobić, użyj narzędzi do edycji Dokumentów Google, tak jak w przypadku zwykłego dokumentu. Na przykład:

Uwaga: Dodaj niestandardowe czcionki, kolory i oznaczenia marki, aby spersonalizować swoją kopertę.
Krok 4: Dodaj pola scalania
Jeśli drukujesz serię kopert z listy adresowej, możesz dodać pola scalania, aby przyspieszyć ten proces, tworząc szablon koperty Dokumentów Google (zamiast dodawać poszczególne szczegóły do każdej koperty). Aby to zrobić:
- Kliknij Rozszerzenia > Korespondencja seryjna > Rozpocznij .

- Wybierz Otwórz arkusz kalkulacyjny .

- Wybierz swój Arkusz Google. Jeśli nie pojawia się w menu rozwijanym, wybierz Dysk Google i użyj pola wyszukiwania, aby zlokalizować dokument. Jeśli do utworzenia arkusza kalkulacyjnego użyłeś programu Microsoft Excel, możesz łatwo przekonwertować go na Arkusz Google.

- Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić pole korespondencji seryjnej. Z listy rozwijanej Pole scalania wybierz pole, które chcesz dodać (np. Nazwa odbiorcy). Kliknij Dodaj .

- Gdy skończysz, wybierz Litery w polu rozwijanym Scal do . Następnie kliknij Scal .

- Korespondencja seryjna wyświetli liczbę kopert, które chcesz utworzyć. Kliknij Tak, jeśli to prawda.

- Twoje koperty zostaną wygenerowane zgodnie z wartościami z Twojego arkusza kalkulacyjnego.
Krok 5: Otwórz nowy dokument i wydrukuj
Po zakończeniu procesu otwórz dokument koperty. Spowoduje to wyświetlenie wszystkich nowo utworzonych kopert na liście. Sprawdź dokładnie, czy wszystko jest poprawnie sformatowane.

Jeśli tak, czas wydrukować:
- Wybierz Plik > Drukuj .

- Wybierz Więcej ustawień i upewnij się, że Rozmiar papieru i inne ustawienia są prawidłowe.

- Wybierz Drukuj .

Wysyłanie poczty nigdy nie było łatwiejsze
Dzięki temu samouczkowi powinieneś być w stanie łatwo wydrukować tyle kopert, ile chcesz. Użyliśmy korespondencji seryjnej, ponieważ jest to jeden z najpopularniejszych i najbardziej znanych dodatków do Dokumentów Google. Istnieje jednak wiele bezpłatnych opcji, jeśli skorzystasz z bezpłatnej wersji próbnej i uznasz, że ceny są zbyt wysokie.
Opcjonalnie: użyj listy mailingowej, aby automatycznie wypełnić adresy w kopertach
Powyższe kroki umożliwiają jedynie zmianę rozmiaru papieru w dokumencie Google. Ale to nie jest główna cecha korespondencji seryjnej. Czy wiesz, że możesz go używać do automatycznego wprowadzania nazw kopert i adresów z listy mailingowej? Oto jak.
Skonfiguruj swoją listę mailingową w Arkuszach Google
Listę mailingową najlepiej skonfigurować przed użyciem korespondencji seryjnej w Dokumentach Google. Dzięki temu dodawanie scalonych pól będzie wygodniejsze. Jeśli nie skonfigurowałeś wcześniej żadnej listy mailingowej, oto jak ją założyć:
- Wejdź na https://sheets.google.com/ i rozpocznij nowy arkusz kalkulacyjny.
- W pierwszym wierszu arkusza wpisz następujące nagłówki kolumn:
- Nazwisko odbiorcy
- Adres ulicy
- Miasto
- Państwo
- Kod pocztowy+4
- Wypełnij komórki pod nagłówkami kolumn informacjami pocztowymi odbiorców.

Skonfiguruj pola scalania
Nagłówki kolumn wprowadzone w arkuszu kalkulacyjnym będą służyć jako pola scalania. Utrzymuj je w czystości i prostocie, aby zapobiec niechcianym błędom. Gdy już to zrobisz, możesz dodać je do swojego dokumentu. Oto jak to zrobić:
- Wróć do swojego dokumentu Google, a następnie naciśnij przycisk „ WYBIERZ ” pod polem „ Wybierz odbiorców ”.

- W nowym oknie, które się pojawi, wybierz arkusz kalkulacyjny listy mailingowej.
- Kliknij przycisk „ Wybierz ”.

- Otwórz menu rozwijane „ Wstaw pole scalania ” i wybierz pola, które chcesz uwzględnić w kopercie.

- Naciśnij przycisk „ ROZPOCZNIJ ŁĄCZENIE POCZTY ” po skonfigurowaniu pól korespondencji seryjnej.

Wyświetl dokument scalony pocztą
Aby wyświetlić dokument drukowany na automatycznie wypełnionej kopercie w Dokumentach Google, kliknij przycisk „ OTWÓRZ ” na pasku bocznym. Możesz także kliknąć przycisk „ PDF ”, aby pobrać dokument scalony pocztą w formacie przenośnym.
