นี่คือวิธีที่ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถลบบัญชีและผู้ใช้ Office 365 ได้

นี่คือวิธีที่ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถลบบัญชี Office 365 เก่าและนำใบอนุญาตออกเพื่อหลีกเลี่ยงการชำระเงินสำหรับบัญชีผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้/ถูกลบ

เยี่ยมชมศูนย์การจัดการMicrosoft 365

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สลับสวิตช์ลองใช้ศูนย์การจัดการใหม่อยู่ด้านบน

คลิกผู้ใช้ในแถบด้านข้าง เลือกผู้ใช้ที่จะลบและเลือกลบผู้ใช้

ไปที่หน้าการเรียกเก็บเงินของ Microsoft 365 Admin Center

คลิกหน้าสินค้าและบริการ

เลือกการสมัครใช้งาน จากนั้นเลือก เพิ่ม/ลบใบอนุญาต เพื่อลบใบอนุญาต

เมื่อใดก็ตามที่มีคนออกจากงานหรือไม่ได้อยู่กับองค์กรอีกต่อไป การลบข้อมูลของพวกเขาและลบออกจาก Office 365 เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล ซึ่งไม่เพียงเพิ่มพื้นที่ว่างสำหรับพนักงานในอนาคตเท่านั้น แต่ยังป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ย้อนกลับและเข้าถึงข้อมูลของพวกเขาอีกด้วย นอกจากนี้ยังช่วยลดการชำระค่าธรรมเนียมการสมัครใช้งาน Office 365 เพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้ ในคู่มือนี้ เราจะมาดูกันว่าผู้ดูแลระบบไอทีสามารถลบบัญชี Office 365 เก่าได้อย่างไร

ข้อมูลบางอย่าง

ก่อนจะพูดถึงอะไร เราจะพูดถึงว่านี่เป็นแนวทางสำหรับผู้ดูแลระบบไอทีเท่านั้น เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบส่วนกลางหรือการจัดการผู้ใช้ของOffice 365สำหรับธุรกิจหรือโรงเรียนเท่านั้นที่สามารถลบบัญชีผู้ใช้ได้ นอกจากนี้ยังควรสังเกตด้วยว่าผู้ดูแลระบบไอทีมีเวลาเพียง 30 วันในการกู้คืนบัญชีก่อนที่ข้อมูลของผู้ใช้จะถูกลบอย่างถาวร

นอกจากนี้ เราจะพูดถึงว่าแม้ว่าคุณจะลบผู้ใช้ Office 365 คุณจะยังคงต้องชำระค่าใบอนุญาต คุณจะต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมในการหยุดชำระค่าใบอนุญาตหรือย้ายใบอนุญาตไปยังผู้ใช้รายอื่น เพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายเพิ่ม

หากการสูญหายของข้อมูลสำคัญของบริษัทเป็นเรื่องที่น่ากังวล มีวิธีการสำรองข้อมูลของผู้ใช้รายเดิมหากจำเป็น สุดท้าย คุณยังสามารถเก็บอีเมลของผู้ใช้ไว้ได้ ก่อนที่คุณจะลบบัญชีโดยย้ายอีเมลไปยังตำแหน่งอื่น ผู้ดูแลระบบไอทีที่มีการสมัครใช้งาน Office 365 ระดับองค์กรสามารถรักษาข้อมูลกล่องจดหมายของบัญชีผู้ใช้ Office 365 ที่ถูกลบโดยเปลี่ยนเป็นกล่องจดหมายที่ไม่ใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: ลบผู้ใช้

หากคุณกำลังลบบัญชีผู้ใช้ที่คุณแปลงเป็นกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน มีการพิจารณาพิเศษก่อนที่จะลบผู้ใช้ นอกจากนี้ยังมีการพิจารณาเป็นพิเศษหากคุณตั้งค่าการส่งต่ออีเมลในบัญชี

เหตุผลที่ทำไม? เมื่อมีคนตอบกลับข้อความที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ อีเมลจะปรากฏว่ามาจากกล่องจดหมายที่แชร์ ไม่ใช่จากผู้ใช้แต่ละราย นอกจากนี้ การส่งต่ออีเมลยังขึ้นอยู่กับการที่บัญชีจริงยังคงใช้งานอยู่ และหากคุณลบบัญชี กล่องจดหมายจะไม่ทำงาน ในสถานการณ์เหล่านี้ Microsoft แนะนำให้คุณหยุดจ่ายค่าลิขสิทธิ์แทนการลบบัญชี (ซึ่งเราจะอธิบายในหัวข้อถัดไป)

อย่างไรก็ตามการเริ่มต้นด้วยการลบบัญชี Office 365 หรือผู้ใช้ที่คุณจะต้องไปที่ไมโครซอฟท์ 365 Admin Center จากที่นี่ คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สลับสวิตช์ ลองศูนย์การจัดการใหม่ ที่ด้านบน จากนั้น คุณสามารถคลิกผู้ใช้ในแถบด้านข้าง เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการลบแล้วเลือกลบผู้ใช้

ผู้ดูแลระบบไอทีที่มีประสบการณ์ในเชิงลึกมากขึ้นสามารถลบผู้ใช้จำนวนมากได้พร้อมกันด้วย cmdlet Remove-MsolUser PowerShell เราจะไม่ได้รับในด้านเทคนิคของว่า แต่คุณสามารถอ่านได้ที่นี่ถ้าต้องการ

ขั้นตอนที่ 2: หยุดชำระค่าใบอนุญาต

อีกครั้ง การลบบัญชี Office 365 ยังคงหมายความว่าคุณจะต้องชำระค่าใบอนุญาต คุณสามารถหยุดชำระค่าใบอนุญาตได้โดยทำดังนี้ ครั้งแรกที่คุณจะต้องไปที่หน้าการเรียกเก็บเงินของไมโครซอฟท์ 365 Admin Center จากนั้น คุณจะต้องคลิกหน้าผลิตภัณฑ์และบริการ จากนั้นคุณสามารถเลือกการสมัครใช้งาน จากนั้นเลือก เพิ่ม/ลบใบอนุญาต เพื่อลบใบอนุญาต คุณยังสามารถมอบหมายใบอนุญาตใหม่ให้กับบุคคลอื่นจากหน้าเดียวกันได้ หากจำเป็น โปรดทราบว่าระบบจะไม่ถูกกำหนดให้กับบุคคลอื่นโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุอื่น ๆ

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ คุณอาจไม่สามารถลบสิทธิ์การใช้งานที่เกี่ยวข้องได้เมื่อคุณลบผู้ใช้ Office 365 แล้ว (ในกรณีนี้ คุณยังสามารถมอบหมายสิทธิ์การใช้งานที่เพิ่มสิทธิ์ให้ใหม่ให้กับผู้ใช้ใหม่ได้) สิ่งนี้จะเกิดขึ้นหากคุณซื้อใบอนุญาตผ่าน Partner หรือ Volume Licensing คุณอาจไม่สามารถลบใบอนุญาตได้หากคุณชำระเงินสำหรับแผนบริการรายปีหรืออยู่ระหว่างรอบการเรียกเก็บเงิน ในกรณีนี้ คุณจะไม่สามารถลบใบอนุญาตออกจากการสมัครของคุณได้จนกว่าข้อผูกพันของคุณจะเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบ Office 365 บัญชีจากไมโครซอฟท์ที่นี่