วิธีกรองใน Google ชีต

เมื่อคุณทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ การทราบวิธีกรองใน Google ชีตจะเป็นประโยชน์

มีสองวิธีในการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้มุมมองตัวกรองในเมนู Google ชีต ซึ่งช่วยให้คุณปรับแต่งวิธีการกรองข้อมูลในชีตที่คุณใช้ซ้ำได้ วิธีการกรองข้อมูลใน Google ชีตแบบไดนามิกมากขึ้นคือการใช้ฟังก์ชัน FILTER

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ทั้งสองวิธี

สร้างมุมมองตัวกรองใน Google ชีต

ในวิธีนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ตัวกรองที่จะแสดงเฉพาะข้อมูลจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่ที่คุณต้องการดู มุมมองตัวกรองนี้จะซ่อนข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด คุณยังสามารถรวมพารามิเตอร์ตัวกรองสำหรับมุมมองตัวกรองขั้นสูงเพิ่มเติมได้อีกด้วย

วิธีสร้างมุมมองตัวกรอง

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลที่มีการซื้อสินค้าของลูกค้า ข้อมูลประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และอื่นๆ

สำหรับตัวอย่างนี้ สมมติว่าคุณต้องการดูเฉพาะลูกค้าจาก Playa Vista, CA และเฉพาะลูกค้าที่มีที่อยู่อีเมล ".gov" 

1. หากต้องการสร้างตัวกรองนี้ ให้เลือก ไอคอน สร้างตัวกรองในเมนู ไอคอนนี้ดูเหมือนช่องทาง 

2. คุณจะเห็นไอคอนตัวกรองขนาดเล็กปรากฏขึ้นที่ด้านขวาของส่วนหัวแต่ละคอลัมน์ เลือกไอคอนช่องทางนี้ที่ด้านบนของช่องที่อยู่ลูกค้าเพื่อปรับแต่งตัวกรองสำหรับช่องนี้ 

3. จะเป็นการเปิดหน้าต่างที่คุณสามารถปรับแต่งตัวเลือกตัวกรองได้ เลือกลูกศรทางด้านซ้ายของกรองตามค่า เลือกล้างเพื่อยกเลิกการเลือกรายการทั้งหมดในฟิลด์นั้น 

หมายเหตุ : นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญ เนื่องจากจะรีเซ็ตมุมมองจากการแสดงบันทึกทั้งหมดเป็นไม่แสดงเลย เพื่อเตรียม Excel ให้ใช้ตัวกรองที่คุณจะสร้างในขั้นตอนถัดไป

4. พิมพ์ข้อความในช่องด้านล่างที่คุณต้องการกรองช่องตาม ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ “Playa Vista” และเลือกไอคอนค้นหาเพื่อดูเฉพาะระเบียนที่มีข้อความนั้น เลือกระเบียนทั้งหมดที่แสดงในรายการผลลัพธ์ ซึ่งจะปรับแต่งตัวกรองของคุณเพื่อให้เฉพาะรายการที่คุณเลือกเท่านั้นที่จะแสดงในสเปรดชีต

4. เมื่อคุณเลือก ปุ่ม ตกลงคุณจะเห็นข้อมูลในชีตของคุณถูกกรองเพื่อให้แสดงเฉพาะลูกค้าจาก Playa Vista เท่านั้น

5. ในการกรองฟิลด์ที่สอง ให้เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนของฟิลด์นั้น ทำขั้นตอนด้านบนซ้ำเพื่อสร้างตัวกรอง ล้างรายการทั้งหมด พิมพ์ข้อความ "gov" เพื่อกรอง ที่อยู่อีเมลที่ไม่มี "gov" เลือกรายการเหล่านั้น และเลือกตกลง

ตอนนี้ คุณได้ปรับแต่งตัวกรองของคุณเพื่อให้แสดงเฉพาะระเบียนในชุดข้อมูลที่คุณสนใจเท่านั้น เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องทำขั้นตอนนี้ซ้ำทุกครั้งที่เปิดสเปรดชีต ถึงเวลาบันทึกตัวกรองแล้ว

การบันทึกและดูมุมมองตัวกรอง

เมื่อคุณตั้งค่าตัวกรองเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกเป็นมุมมองตัวกรองที่คุณสามารถเปิดใช้งานได้ตลอดเวลา

หากต้องการบันทึกมุมมองตัวกรอง เพียงเลือกลูกศรแบบเลื่อนลงที่ อยู่  ถัดจากไอคอนตัวกรอง แล้วเลือกบันทึกเป็นมุมมองตัวกรอง

คุณจะเห็นช่องสีเทาเข้มเปิดอยู่ที่ด้านบนของสเปรดชีต นี่จะแสดงช่วงที่เลือกซึ่งใช้ตัวกรองและชื่อของฟิลด์ เพียงเลือกฟิลด์ถัดจากชื่อแล้วพิมพ์ชื่อที่คุณต้องการใช้กับตัวกรองนั้น 

เพียง พิมพ์ชื่อแล้วกดEnter

คุณจะสังเกตเห็นทางด้านขวาของแถบสีเทาว่ามีไอคอนรูปเฟืองอยู่ เลือกไอคอนนี้เพื่อดูตัวเลือกตัวกรอง 

ตัวเลือกที่มีอยู่ ได้แก่ :

• เปลี่ยนชื่อตัวกรอง
• อัปเดตช่วงที่ใช้ตัวกรอง
• ทำสำเนาตัวกรองเพื่ออัปเดตโดยไม่กระทบกับตัวกรองเดิม
• ลบตัวกรอง 

คุณสามารถปิดตัวกรองที่คุณเปิดใช้งานได้ทุกเมื่อโดยการเลือกไอคอนตัวกรองอีกครั้ง

โปรดทราบว่าเมื่อเปิดใช้งานตัวกรอง ไอคอนตัวกรองจะเปลี่ยนเป็นสีเขียว เมื่อคุณปิดใช้งานตัวกรอง ไอคอนนี้จะเปลี่ยนกลับเป็นสีดำ นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการดูชุดข้อมูลทั้งหมด หรือหากตัวกรองใดลบข้อมูลออกจากมุมมองปัจจุบัน

ในภายหลัง หากคุณต้องการเปิดใช้ตัวกรองใดๆ ที่คุณสร้างขึ้นอีกครั้ง เพียงเลือกลูกศรแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจากไอคอนตัวกรอง คุณจะเห็นตัวกรองที่คุณบันทึกไว้ปรากฏในเมนู เพียงเลือกตัวกรองนั้นเพื่อเปิดใช้งานเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ

การดำเนินการนี้จะกรองข้อมูลพร็อพเพอร์ตี้อีกครั้งโดยใช้การตั้งค่าตัวกรองที่คุณกำหนดค่าไว้

การใช้ฟังก์ชันกรอง

ตัวเลือกอื่นในการกรองใน Google ชีตคือการใช้ฟังก์ชัน FILTER

ฟังก์ชัน FILTER ช่วยให้คุณกรองชุดข้อมูลตามเงื่อนไขจำนวนเท่าใดก็ได้ที่คุณเลือก 

มาดูการใช้ฟังก์ชัน FILTER โดยใช้ตัวอย่างการซื้อของลูกค้าเดียวกันกับส่วนสุดท้าย

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน FILTER เป็นดังนี้:

FILTER(ช่วง, condition1, [condition2, …])

ต้องการเฉพาะช่วงและเงื่อนไขเดียวสำหรับการกรอง คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติมได้มากเท่าที่คุณต้องการ แต่ไม่จำเป็น

พารามิเตอร์ของฟังก์ชัน FILTER มีดังนี้:

• range : ช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการกรอง
• เงื่อนไข 1 : คอลัมน์หรือแถวที่คุณต้องการใช้เพื่อกรองผลลัพธ์ 
• conditionX : คอลัมน์หรือแถวอื่นๆ ที่คุณต้องการใช้เพื่อกรองผลลัพธ์

โปรดทราบว่าช่วงที่คุณใช้สำหรับเงื่อนไขของคุณต้องมีจำนวนแถวเท่ากันกับทั้งช่วง

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการสร้างตัวกรองเดียวกันกับส่วนแรกของบทความนี้ คุณจะต้องใช้ฟังก์ชันFILTER ต่อไปนี้

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“พลาย่าวิสต้า”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

ซึ่งจะดึงแถวและคอลัมน์จากตารางข้อมูลต้นฉบับ (F1:J20) จากนั้นใช้ฟังก์ชัน SEARCH ที่ฝังไว้เพื่อค้นหาที่อยู่และคอลัมน์อีเมลสำหรับกลุ่มข้อความที่เราสนใจ

จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชัน SEARCH เฉพาะในกรณีที่คุณต้องการค้นหาส่วนข้อความเท่านั้น หากคุณสนใจการจับคู่แบบตรงทั้งหมด คุณสามารถใช้สิ่งนี้เป็นคำสั่งเงื่อนไขแทน:

I1:I20=” [email protected] ”

คุณยังสามารถใช้ตัวดำเนินการเงื่อนไขอื่นๆ เช่น > หรือ < if="" you="" want="" to="" filter="" values="" above="" than="" or="" less= "" มากกว่า="" a="" คงที่="">

เมื่อคุณกดEnterคุณจะเห็นผลลัพธ์ของฟังก์ชัน FILTER เป็นตารางผลลัพธ์

อย่างที่คุณเห็น เฉพาะคอลัมน์ในช่วงที่คุณเลือกในพารามิเตอร์แรกของฟังก์ชันเท่านั้นที่จะถูกส่งกลับ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องวางฟังก์ชัน FILTER ไว้ในเซลล์ที่มีที่ว่าง (คอลัมน์เพียงพอ) เพื่อให้ผลลัพธ์ทั้งหมดปรากฏขึ้น

การใช้ตัวกรองใน Google ชีต

ตัวกรองใน Google ชีตเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการเจาะลึกชุดข้อมูลขนาดใหญ่มากใน Google ชีต ฟังก์ชัน FILTER ช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในการรักษาชุดข้อมูลเดิม แต่ให้ผลลัพธ์อยู่ที่อื่น

คุณลักษณะตัวกรองในตัวของ Google ชีตช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนมุมมองชุดข้อมูลที่ใช้งานอยู่ได้ไม่ว่าคุณจะสนใจในช่วงเวลาใดก็ตาม คุณสามารถบันทึก เปิดใช้ ปิดใช้งาน หรือลบตัวกรองได้ตามต้องการ

คุณมีคำแนะนำที่น่าสนใจเกี่ยวกับการใช้ตัวกรองใน Google ชีตหรือไม่ แบ่งปันในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง