Tạo bảng nội dung tự động trong MS Word

Các tính năng hàng đầu của Microsoft Word bao gồm trình kiểm tra chính tả, gạch dưới lỗi đánh máy và một số lỗi ngữ pháp, WordArt cho các hiệu ứng đặc biệt trên các từ và Macro cho các quy tắc và tác vụ kịch bản có thể được thực thi tự động và tạo các bảng nội dung tự động.

Với tính năng này, bạn không phải đối chiếu các tiêu đề theo cách thủ công và nhập hoặc dán chúng trên trang nội dung. Khi tài liệu được định dạng theo một cách nhất định, Microsoft Word sẽ nhận dạng các tiêu đề và nhóm chúng thành mục lục cho bạn.

Cách tự động bao gồm mục lục

Điều quan trọng cần lưu ý là trước khi bạn có thể tự động tạo mục lục trong Microsoft Word, bạn phải sử dụng bất kỳ Kiểu tiêu đề nào đã xác định cho các tiêu đề nội dung của mình. Nếu không, Microsoft Word sẽ không nhận ra chúng là tiêu đề cho bảng.

Để áp dụng các tiêu đề được xác định trước của Microsoft Word cho các tiêu đề tài liệu Microsoft Word của bạn, hãy đánh dấu tiêu đề và bấm vào Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, v.v. tùy trường hợp, trong  Trang chủ  và sau đó là Tiêu  đề . Sử dụng Tiêu đề 1 cho các tiêu đề chính của bạn, Tiêu đề 2 cho các tiêu đề phụ và Tiêu đề 3 cho các tiêu đề cấp thấp hơn, v.v.

Bước một

Sau khi tài liệu của bạn được định dạng bằng các Kiểu Tiêu đề cho các tiêu đề của bạn, hãy chuyển đến trang mà bạn muốn chèn mục lục. Mục lục chủ yếu được chèn trên các trang trống, vì vậy hãy chèn một trang trống gần đầu tài liệu của bạn và đặt con trỏ ở đầu trang. Vị trí của con trỏ là vị trí mà Word sẽ chèn mục lục.

Bấm vào  Tham chiếu  trên Dải băng MS Word. Các  tài liệu tham khảo  tab sẽ mở ra để hiển thị nhiều biểu tượng. Bấm lại vào  Mục lục  ở ngoài cùng bên phải của tab Tài liệu tham khảo.

Bước hai

Tab Mục lục sẽ mở ra để hiển thị danh sách các kiểu cho Mục lục. Chọn một trong những lựa chọn của bạn. Nhấn vào nó. Tùy chọn thứ ba, là Bảng thủ công, sẽ chỉ cung cấp định dạng cho mục lục, nhưng bạn sẽ phải nhập các đề mục theo cách thủ công.

Điều chỉnh Tiêu đề và Định dạng

Bạn đã thêm mục lục vào tài liệu của mình, mục lục này được tạo tự động bởi MS Word. Bạn có thể thêm tiêu đề cho mục lục của mình ở đầu trang, chẳng hạn như “Mục lục”.

Lưu ý rằng nếu bạn đặt nó bất kỳ kiểu Tiêu đề nào, nó cũng sẽ được đưa vào mục lục. Ngoài ra, trong số các kiểu tiêu đề, có một kiểu tiêu đề mà bạn có thể sử dụng cho tiêu đề của tài liệu Microsoft Word của mình. Đây là dòng thứ tư sau Heading 2. Nó sử dụng cỡ chữ 28, làm cho nó in đậm.

Tất cả các phong cách được xác định trước là để giúp giảm thiểu thời gian mà người viết nên dành cho việc thiết kế hoặc sắp xếp tài liệu và thay vào đó là tập trung vào nội dung của tài liệu.

Cập nhật bảng của bạn

Mục lục là tĩnh, vì vậy bất kỳ thay đổi nào trong tài liệu sẽ không được cập nhật tự động trong mục lục. Để cập nhật mục lục, nhấp chuột phải vào mục lục và nhấp vào  Cập nhật trường . Một cửa sổ bật lên mới sẽ hiển thị.

Chọn bảng thứ hai  Cập nhật Toàn bộ Bảng  và nhấp vào  Ok . Toàn bộ mục lục sẽ được cập nhật, cả tiêu đề và số trang. Tùy chọn đầu tiên sẽ chỉ cập nhật số trang được đính kèm với mục lục. Điều này rất hữu ích khi số trang tăng hoặc giảm sau khi chèn hoặc xóa hình ảnh hoặc phương tiện khác khỏi tài liệu.

Bây giờ, tài liệu của bạn phải có một mục lục rõ ràng và có tổ chức để bạn có thể tự động cập nhật khi làm việc và viết.