如何在 Outlook 中管理會議

以下是我們關於如何在 Outlook 中管理會議的選擇

使用調度助手。通過單擊“主頁”選項卡，然後單擊“新建電子郵件”旁邊的向下箭頭，然後選擇“會議”，可以找到 Outlook 的此內置功能。

在通過電子郵件同意加入會議之前，您可以快速查看日曆以了解一天或一周的情況，只需將鼠標懸停在日曆圖標上即可查看月曆。

打開會議請求電子郵件。您應該看到接受、暫定或拒絕。單擊其中之一，讓與會者知道您的狀態，並將其添加到日曆中。

如果您在家工作，或者現在返回辦公室，那麼隨著時間的推移，會議總是會反復發生。從討論重要話題、舉行面試、一對一等等，任何業務或工作的一部分都涉及會議，因此每個人都可以跟上進度並保持在同一頁面上。

但是，您的會議越多，您的日曆就會變得越混亂。嗯，Microsoft 365 中包含的 Windows 10 上的 Outlook 應用程序可以輕鬆管理會議。以下是我們關於如何在 Outlook 中管理會議的選擇。

使用調度助手

我們在 Outlook 中管理會議的第一選擇是使用計劃助手。通過單擊“主頁”選項卡，然後單擊“新建電子郵件”旁邊的向下箭頭，然後選擇“會議”，可以找到 Outlook 的此內置功能。然後您應該會看到一個選項卡出現在調度助手的頂部。點擊這個。

查看日程安排助手，帶有豎條的陰影區域將顯示您想要的會議時間。您可以拖動條來調整時間。網格還將顯示與會者何時有空，您會看到 Outlook 還會建議該會議的時間和衝突數量（如果有）。

日程安排助理有助於確保會議中的每個人都在同一頁面上，並且沒有衝突。它會阻止您的同事不在的時間，甚至可以讓您在開會時查看會議室何時可用和不可用。

快速查看您的日曆

在 Outlook 中管理會議的下一步是充分利用 Outlook 的日曆。在通過電子郵件同意加入會議之前，您可以快速查看日曆以了解一天或一周的情況，只需將鼠標懸停在日曆圖標上即可查看月曆。借助日曆快速視圖，您無需留下電子郵件即可查看您的日程安排。

將鼠標懸停在該圖標上後，您將能夠看到本週即將舉行的會議和約會。您還可以查看它們出現在哪些房間以及什麼時間。如果需要，您還可以選擇日曆右上角（滾動條附近）的停靠 peek 圖標以停靠 peek 並讓它在您閱讀電子郵件時跟隨您。

充分利用會議請求功能

我們的最終選擇與 Outlook 中的會議請求功能有關。有了這個，您可以在收到會議請求時完全控制對它們的響應，確保您在日曆中擁有最新的信息。它還有助於清除您的收件箱中的邀請。

要使用此功能，您需要打開會議請求電子郵件。您應該看到接受、暫定或拒絕。單擊其中之一，讓與會者知道您的狀態，並將其添加到日曆中。如果您接受，您可以在發送前編輯回复、立即發送回复或不發送回复。這些選擇將幫助會議組織者更好地了解誰計劃參加。如果您不回复，組織者將不知道您是否打算參加。

當然，您也可以單擊“提議新時間”選項來提議會議的備用時間。或者，一旦您接受，您就可以從日曆中編輯會議，例如通過右鍵單擊來更改時間。

查看其他一些功能

儘管我們已經討論了 Windows 上的 Outlook 應用程序，但還有一些其他方法可以管理會議。這些涵蓋 Outlook 網頁版和 Outlook 移動版。正如7 月宣布的那樣，Web 上的 Outlook 現在通過顯示消息、會議詳細信息、與會者的回復等，讓用戶可以更好地控制會議邀請。同時，Android 版 Outlook 會在日曆上的事件詳細信息中顯示您可能會發現的相關信息，例如電子郵件和文件，以幫助您更好地計劃會議。在 Outlook 中管理會議的方法肯定不止一種，因此請在下方給我們留言，讓我們知道您如何管理會議。